Convidar membros para o espaço de trabalho

Convide membros quando alguém precisar pertencer ao espaço de trabalho

Use um convite para o espaço de trabalho quando uma pessoa precisar fazer parte da equipe, aparecer em Pessoas, estar disponível na busca de membros, participar de equipes e trabalhar em mais de um item no espaço de trabalho. Esse é o caminho ideal para funcionários, colegas de equipe de longo prazo, instrutores, alunos que pertencem a um espaço de trabalho de turma ou colaboradores recorrentes que precisam do contexto do espaço de trabalho.

Não use um convite para o espaço de trabalho para todas as pessoas que precisarem apenas de um link.

Isso mantém o diretório do espaço de trabalho organizado, limita o acesso e evita confusões sobre Licenças e direitos de administrador. Para entender as diferenças, leia Membros, Convidados e colaboradores externos.

Disponibilidade e permissões

Onde encontrar os convites para membros

Os convites para novos membros do espaço de trabalho geralmente são iniciados na área de gerenciamento de membros.

1. Confirme se você está no espaço de trabalho correto com a opção Alternar espaços de trabalho.
2. Abra Início → Pessoas ou Configurações do espaço de trabalho → Membros, dependendo de onde o gerenciamento de membros é exibido em seu espaço de trabalho.
3. Selecione Convidar membro ou a ação de convite equivalente.
4. Insira o endereço de e-mail da pessoa.
5. Escolha a função ou nível de permissão disponível no seu espaço de trabalho.
6. Envie o convite.

Se a ação de convite estiver ausente, verifique primeiro sua função no espaço de trabalho. Os controles de convite de membros costumam ser ocultados para pessoas que não têm permissão para convidar membros. Se você for um administrador e a ação ainda estiver ausente, verifique o Limite de licenças ou as restrições do plano. Consulte Gerenciar membros do espaço de trabalho e o Limite de licenças.

Os espaços de trabalho Edu e Edu Pro podem ocultar os controles de gerenciamento e convite de membros porque são planos de espaço de trabalho individuais na lógica atual do produto. Se você esperava que uma lista de alunos ou de equipe fizesse parte de um único espaço de trabalho compartilhado, revise o plano antes de analisar o botão de convite como uma falha.

Antes de enviar o convite

Escolha uma função

A maioria das equipes deve convidar as pessoas como membros regulares do espaço de trabalho, a menos que realmente precisem de responsabilidades de administrador. Um administrador do espaço de trabalho normalmente pode gerenciar listas de membros, funções, configurações críticas de faturamento e outras ações no nível do espaço de trabalho. Esse acesso é muito mais amplo do que a permissão de edição em um canvas.

Se alguém precisa editar um único canvas, não conceda a essa pessoa a função de administrador do espaço de trabalho. Compartilhe o canvas com permissão de edição. Se alguém precisa aprovar faturamentos, gerenciar Licenças ou manter a lista de membros do espaço de trabalho ativa, a função de administrador pode ser apropriada. Consulte Alterar a função de um membro antes de aumentar o nível de acesso.

O que acontece após o envio do convite

O destinatário recebe um convite e deve fazer login com a conta convidada. Após aceitar, ele se torna um membro do espaço de trabalho. Ele poderá aparecer em Pessoas, na busca de membros, em atribuições de equipe, em seletores de menção e em telas de gerenciamento de membros.

Tornar-se um membro do espaço de trabalho não concede automaticamente permissão de edição para todos os projetos ou canvases. Trabalhos privados ou restritos ainda podem exigir compartilhamento específico no nível do item. Se o novo membro conseguir acessar o espaço de trabalho, mas não conseguir abrir um canvas específico, abra o menu de compartilhamento do canvas e atualize a permissão dele.

Exemplos de convites

Se você estiver integrando um novo funcionário, convide-o para o espaço de trabalho como membro, adicione-o à equipe correspondente e compartilhe os projetos ou canvases específicos necessários para sua primeira semana.

Se um prestador de serviços precisar editar um canvas de lançamento por apenas dois dias, compartilhe esse canvas com permissão de edição em vez de adicioná-lo como membro do espaço de trabalho. Quando o trabalho for concluído, remova o acesso dele ao canvas.

Se um professor deseja que todos os alunos apareçam no diretório do espaço de trabalho da turma, os convites para o espaço de trabalho são adequados. Se os alunos precisarem apenas de um canvas de atividade, o acesso de Convidado ou colaborador externo pode ser mais limpo.

Se um cliente disser que não consegue abrir o link, verifique se você pretendia convidá-lo como membro do espaço de trabalho ou compartilhar um único item. Enviar um convite para o espaço de trabalho quando o canvas em si ainda é privado pode não resolver o acesso a esse canvas.

Reenviar, cancelar ou corrigir um convite

Se um convite foi enviado para o e-mail errado, não peça para o destinatário aceitá-lo usando outra conta. Cancele ou desconsidere o convite incorreto se as configurações do espaço de trabalho permitirem e, em seguida, envie um novo convite para o e-mail correto.

Se o destinatário disser que nunca recebeu o e-mail:

1. Verifique o endereço de e-mail antes de reenviar.
2. Peça para ele verificar as pastas de spam, quarentena corporativa, filtros escolares e caixas de entrada alternativas.
3. Se a organização dele bloquear e-mails automáticos, peça para o administrador de TI liberar os e-mails enviados pelo ALLO.
4. Utilize a lista de verificação completa no artigo Quando um convite não chega.

Notas sobre permissão e visibilidade

Apenas membros do espaço de trabalho aparecem em Pessoas e equipes. Convidados e colaboradores externos geralmente aparecem apenas nas opções de compartilhamento do item que podem acessar, e não no diretório geral do espaço de trabalho.

Convidar alguém para o espaço de trabalho pode afetar o faturamento ou o uso de Licenças dependendo do seu plano. Se a ação de convite solicitar a adição de Licenças ou o ajuste do faturamento, analise os custos antes de continuar. Consulte Abrir o faturamento.

Se uma pessoa estiver desativada no espaço de trabalho, links antigos não reabrirão o acesso dela. Peça para um administrador do espaço de trabalho revisar o status do membro. A recuperação do acesso deve ser feita por meio da reativação do membro, e não enviando um novo convite. Consulte Acessar um espaço de trabalho desativado.

Se o espaço de trabalho utiliza uma política de domínio de e-mail permitido, os convites devem ser enviados para um endereço que pertença a esse domínio. Se o destinatário aceitar o convite usando uma conta pessoal ou de outra organização, ele poderá violar a política do espaço de trabalho, mesmo que o convite por e-mail tenha chegado.

Erros comuns

O maior erro é convidar uma pessoa para o espaço de trabalho quando ela precisa apenas de acesso a um único canvas. Isso faz dela um membro do espaço de trabalho, e não apenas um revisor daquele item.

Outro erro comum é conceder acesso de administrador porque alguém precisa de permissão de edição. O acesso de administrador controla o espaço de trabalho. O acesso de edição controla um item específico. Use sempre a permissão mais restrita adequada para o trabalho.

As equipes também costumam enviar o convite para um e-mail pessoal enquanto a pessoa faz login com uma conta de trabalho ou de escola. O ALLO trata essas contas como identidades diferentes. Pergunte ao destinatário qual conta ele está usando antes de enviar um novo convite.

Recuperar quando um convite não funciona

• O botão de convite está ausente: sua função, plano do espaço de trabalho, capacidade de Licenças ou política de domínio podem estar ocultando o controle. Se você não tem permissão para convidar ou se o espaço de trabalho usa um plano individual Edu/Edu Pro, o botão não será exibido.
• O e-mail de convite não chega: verifique o endereço digitado, reenvie uma vez e consulte o artigo Quando um convite não chega para verificar pastas de spam, quarentena ou filtros de e-mail.
• O destinatário aceitou o convite, mas não encontra o espaço de trabalho: peça para ele sair da conta atual e fazer login com o e-mail exato que recebeu o convite. Em seguida, confirme o espaço de trabalho ativo usando a opção Alternar espaços de trabalho.
• O destinatário consegue visualizar o espaço de trabalho, mas não o conteúdo: a permissão de acesso ao item específico precisa ser verificada. Use as opções Compartilhar trabalho com colegas de equipe ou Compartilhar um canvas.
• O convite foi enviado para um ex-membro: verifique se o status dele está como desativado antes de tentar novamente. Um membro desativado precisa de reativação pelo administrador, e não de um convite duplicado.