Inviter des membres de l'espace de travail

Inviter des membres lorsqu'une personne doit appartenir à l'espace de travail

Utilisez une invitation à l'espace de travail lorsqu'une personne doit faire partie de l'équipe, apparaître dans la section Personnes, être disponible dans la recherche de membres, rejoindre des équipes et travailler sur plusieurs éléments de l'espace de travail. C'est le chemin d'accès idéal pour les employés, les collaborateurs à long terme, les enseignants, les étudiants qui appartiennent à l'espace de travail d'une classe ou les collaborateurs réguliers ayant besoin du contexte de l'espace de travail.

N'utilisez pas une invitation à l'espace de travail pour toutes les personnes qui ont simplement besoin d'un lien.

Cela permet de garder l'annuaire de l'espace de travail propre, de limiter les accès et d'éviter toute confusion concernant les licences et les droits d'administration. Pour comprendre la différence, consultez Membres, invités et collaborateurs externes.

Disponibilité et autorisations

Où trouver les invitations de membres

Les invitations de membres de l'espace de travail commencent généralement à partir de l'espace de gestion des membres de l'espace de travail.

1. Confirmez que vous êtes dans le bon espace de travail à l'aide de l'option Changer d'espace de travail.
2. Ouvrez Accueil → Personnes ou Paramètres de l'espace de travail → Membres, selon l'endroit où votre espace de travail affiche la gestion des membres.
3. Choisissez Inviter un membre ou l'action d'invitation équivalente.
4. Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
5. Choisissez le rôle ou le niveau d'autorisation disponible dans votre espace de travail.
6. Envoyez l'invitation.

Si l'action d'invitation est absente, vérifiez d'abord votre rôle dans l'espace de travail. Les options d'invitation de membres sont généralement masquées pour les personnes qui ne disposent pas de ces droits. Si vous êtes administrateur et que l'action reste absente, vérifiez les limites de licences ou les restrictions du forfait. Consultez Gérer les membres de l'espace de travail et les Limites de licences.

Les espaces de travail Edu et Edu Pro peuvent masquer les options de gestion et d'invitation des membres car il s'agit de forfaits individuels dans l'architecture actuelle du produit. Si vous vous attendiez à ce qu'une classe ou une liste d'équipe se trouve dans un seul espace de travail partagé, vérifiez le forfait avant de considérer l'absence du bouton d'invitation comme un bug.

Avant d'envoyer l'invitation

Choisir un rôle

La plupart des équipes devraient inviter les personnes en tant que membres réguliers de l'espace de travail, à moins qu'elles n'aient réellement besoin de responsabilités d'administration. Un administrateur de l'espace de travail peut généralement gérer les listes de membres, les rôles, les paramètres de facturation et d'autres actions au niveau de l'espace de travail. Cet accès est bien plus large que le simple accès en modification sur un canvas.

Si une personne a besoin de modifier un seul canvas, ne la nommez pas administratrice de l'espace de travail. Partagez le canvas avec une autorisation de modification. Si elle doit approuver la facturation, gérer les licences ou tenir à jour la liste des membres, un rôle d'administrateur peut être approprié. Consultez Modifier le rôle d'un membre avant d'augmenter ses privilèges d'accès.

Ce qui se passe après l'envoi de l'invitation

Le destinataire reçoit une invitation et doit se connecter avec le compte invité. Une fois l'invitation acceptée, il devient membre de l'espace de travail. Il peut apparaître dans la section Personnes, la recherche de membres, l'attribution d'équipe, les sélecteurs de mentions et les interfaces de gestion des membres.

Devenir membre de l'espace de travail n'accorde pas automatiquement un accès en modification à tous les projets ou canvases. Les travaux privés ou restreints peuvent toujours nécessiter un partage au niveau de l'élément. Si le nouveau membre peut accéder à l'espace de travail mais ne peut pas ouvrir un canvas spécifique, ouvrez la boîte de dialogue de partage de ce canvas et mettez à jour ses autorisations d'accès.

Exemples d'invitations

Si vous accueillez un nouvel employé, invitez-le dans l'espace de travail en tant que membre, ajoutez-le à la bonne équipe, puis partagez les projets ou canvases spécifiques dont il aura besoin pour sa première semaine.

Si un prestataire externe doit modifier un canvas de lancement pendant deux jours, partagez ce canvas avec un accès en modification plutôt que de l'ajouter comme membre de l'espace de travail. Une fois le travail terminé, supprimez son accès au canvas.

Si un enseignant souhaite que chaque étudiant apparaisse dans l'annuaire de l'espace de travail de la classe, les invitations à l'espace de travail peuvent être appropriées. Si les étudiants ont uniquement besoin d'un canvas d'activité, un accès invité ou collaborateur externe sera plus adapté.

Si un client indique qu'il ne peut pas ouvrir le lien, vérifiez si vous souhaitiez l'inviter en tant que membre de l'espace de travail ou simplement partager un élément avec lui. L'envoi d'une invitation à l'espace de travail alors que le canvas lui-même reste privé ne résoudra pas son problème d'accès au canvas.

Renvoyer, annuler ou corriger une invitation

Si une invitation a été envoyée à la mauvaise adresse e-mail, ne demandez pas au destinataire de l'accepter depuis un autre compte. Annulez ou ignorez l'invitation incorrecte si votre espace de travail le permet, puis envoyez une nouvelle invitation à la bonne adresse e-mail.

Si le destinataire indique n'avoir jamais reçu l'e-mail :

1. Vérifiez l'adresse avant de renvoyer l'invitation.
2. Demandez-lui de vérifier ses courriers indésirables (spam), la quarantaine de son entreprise, les filtres de son école et ses autres boîtes de réception.
3. Si son organisation bloque les e-mails automatisés, avant d'accuser réception, demandez-lui de s'assurer que les e-mails ALLO sont autorisés.
4. Suivez la liste de contrôle complète dans le guide Lorsque l'invitation n'arrive pas.

S'ils ont accepté l'invitation mais ne voient toujours pas l'espace de travail, vérifiez le compte avec lequel ils sont connectés. De nombreux échecs d'invitation sont en réalité des problèmes d'incohérence entre les comptes.

Remarques sur les autorisations et la visibilité

Seuls les membres de l'espace de travail apparaissent dans la section Personnes et dans les équipes. Les invités et collaborateurs externes s'affichent généralement sur l'interface de partage de l'élément auquel ils ont accès, et non dans l'annuaire de l'espace de travail.

L'invitation d'une personne dans l'espace de travail peut affecter la facturation ou l'utilisation des licences en fonction de votre forfait. Si l'action d'invitation vous invite à ajouter des licences ou à ajuster la facturation, examinez le coût avant de continuer. Consultez Ouvrir la facturation.

Si une personne est désactivée dans l'espace de travail, les anciens liens ne doivent pas lui rouvrir l'accès. Demandez à un administrateur d'espace de travail d'examiner son statut. La récupération peut impliquer la réactivation du membre, et non l'envoi d'une autre invitation. Consultez Accéder à un espace de travail désactivé.

Si un espace de travail utilise un domaine de messagerie autorisé, les invitations doivent être envoyées à une adresse appartenant à ce domaine. Si le destinataire accepte l'invitation avec un compte personnel ou un autre compte d'organisation, il peut se voir bloquer par les règles de l'espace de travail, même si l'e-mail d'invitation est bien parvenu.

Erreurs courantes

La plus grande erreur consiste à inviter une personne dans l'espace de travail alors qu'elle a uniquement besoin d'accéder à un seul canvas. Cela en fait un membre de l'espace de travail, et pas seulement un réviseur de cet élément.

Une autre erreur fréquente consiste à accorder un accès administrateur sous prétexte qu'une personne a besoin d'un accès en modification. L'accès administrateur contrôle l'espace de travail. L'accès en modification contrôle un élément spécifique. Utilisez l'autorisation la plus restreinte qui convient à la tâche.

De plus, les équipes envoient parfois l'invitation à une adresse e-mail personnelle alors que la personne se connecte avec un compte professionnel ou scolaire. ALLO traite ces comptes comme des identités distinctes. Demandez au destinataire quel compte il utilise avant d'envoyer une nouvelle invitation.

Résoudre les problèmes lorsqu'une invitation ne fonctionne pas

Si le bouton d'invitation est absent, d'abord demandez à un administrateur d'espace de travail de confirmer votre rôle, le forfait de l'espace de travail, la capacité des licences et les règles de domaine. Si vous n'êtes pas autorisé à envoyer des invitations, ou si l'espace de travail utilise un forfait individuel Edu/Edu Pro, l'option peut être masquée.

Si l'e-mail ne parvient pas, vérifiez l'adresse, renvoyez l'invitation une fois, puis consultez le guide Lorsque l'invitation n'arrive pas pour vérifier les spams, la quarantaine et les filtres de messagerie.

Si le destinataire a accepté l'invitation mais ne trouve pas l'espace de travail, demandez-lui de se déconnecter et de se connecter avec l'adresse e-mail invitée. Confirmez ensuite l'espace de travail actif à l'aide de l'option Changer d'espace de travail.

Si le destinataire peut voir l'espace de travail mais pas le travail, vérifiez l'autorisation de l'élément. Utilisez Partager le travail avec des collaborateurs ou Partager un canvas.

Si l'invitation était destinée à un ancien membre, vérifiez son état désactivé avant de réessayer. Un membre désactivé peut nécessiter une récupération par l'administration, et non une invitation en double.