Gérer les limites de licences

Les licences contrôlent le nombre de personnes pouvant appartenir au forfait de l'espace de travail

Une Licence correspond à une capacité payante pour un membre de l'espace de travail. Si votre espace de travail compte plus de membres actifs que le forfait ne le permet, ALLO peut afficher un avertissement de dépassement de Licences. Les administrateurs peuvent résoudre ce problème en ajoutant des Licences, en changeant de forfait ou en réduisant le nombre de membres.

La Limite de licences est une limite financière de l'espace de travail. Elle est différente des sessions actives, des autorisations de canvas partagé, des autorisations de tableau de bord ou des limites de stockage. Si une personne est connectée sur un trop grand nombre d'appareils, utilisez Gérer les sessions actives. Si trop de personnes appartiennent à l'espace de travail, utilisez cet article.

Disponibilité

Ce qui correspond à une licence

La liste des membres de l'espace de travail est le premier endroit à vérifier. Les membres actifs sont généralement pris en compte dans l'utilisation des Licences. Les membres supprimés ou désactivés ne sont pas traités de la même manière que les collaborateurs actifs. Les Invités, les collaborateurs externes et les spectateurs via lien partagé peuvent se comporter différemment selon la manière dont ils ont été invités et l'accès dont ils disposent.

Utilisez Gérer les membres pour examiner la liste réelle des membres, les rôles, les invitations et les utilisateurs désactivés. Si quelqu'un dispose uniquement d'un accès à un canvas partagé et n'est pas un membre à part entière de l'espace de travail, ne supposez pas qu'il est à l'origine d'un avertissement de dépassement sans avoir vérifié la liste des membres.

Comment ALLO signale un problème de licences

ALLO peut afficher une bannière d'espace de travail lorsque le nombre de membres dépasse la Limite de licences payantes. S'il existe également des problèmes de paiement ou de stockage, une bannière différente peut apparaître en premier. Les échecs de paiement sont généralement prioritaires, car une facture impayée peut affecter l'ensemble de l'espace de travail.

Les administrateurs reçoivent généralement une suggestion d'action de récupération qui ouvre la Facturation ou la gestion des membres. Les non-administrateurs peuvent voir un message leur demandant de contacter un administrateur. Cette séparation des rôles est intentionnelle. L'achat de Licences ou le retrait de membres est une décision réservée aux administrateurs de l'espace de travail.

Options de récupération pour les administrateurs

Ne retirez pas des personnes uniquement pour faire disparaître une bannière. Vérifiez d'abord si elles possèdent des projets, des tableaux de bord, des fichiers ou des canvases critiques. Si quelqu'un a quitté l'entreprise, transférez la propriété de ses éléments ou confirmez ses accès avant de le supprimer.

Ajouter des licences

Ouvrez la Facturation et choisissez l'action liée aux Licences ou au forfait. Vérifiez le nouveau nombre de Licences, le prix, l'intervalle de facturation et l'aperçu de la facture avant de confirmer. Si votre espace de travail utilise un contrat personnalisé, ALLO peut vous rediriger vers Contacter le service commercial au lieu de finaliser l'achat directement.

Pour les espaces de travail payants, l'ajout de Licences peut générer une facturation proratisée automatique pour la période restante du cycle de facturation en cours. La Facturation affiche un aperçu de la facture avant votre confirmation afin qu'un administrateur puisse vérifier le nouveau nombre de Licences et le montant immédiat dû. Si le moyen de paiement requiert une validation supplémentaire, effectuez cette étape de vérification sécurisée avant de revenir dans ALLO.

Certains forfaits synchronisent le nombre de Licences avec le nombre de membres actifs. Dans ce cas, l'ajout ou le retrait de membres facturables peut déclencher une mise à jour de la quantité d'abonnements au lieu d'un champ de saisie manuel distinct pour les Licences. ALLO empêche tout de même l'espace de travail de définir une quantité payante inférieure au nombre de membres actifs facturables.

Le fait de retirer ou de désactiver des membres peut réduire les besoins futurs en Licences pour les forfaits éligibles à l'ajustement flexible, mais cela ne déclenche pas automatiquement un remboursement.

Si le prestataire de facturation applique un crédit proratisé après une baisse de Licences :

• La Facturation l'affiche sous forme de crédit de facture ou de compte.
• Il ne se transforme pas en crédits IA.
• Il peut s'appliquer sur une prochaine facture au lieu d'être remboursé directement sur la carte bancaire.

Consultez Facturation équitable et prorata pour le modèle de facturation complet.

Après avoir ajouté des Licences, actualisez l'espace de travail si la bannière persiste. La confirmation du paiement et la synchronisation de la facturation peuvent prendre quelques minutes. Si le nombre de membres dépasse toujours le nouveau nombre de Licences après actualisation, ajoutez des Licences supplémentaires ou réduisez la liste des membres.

Réduire le nombre de membres

Ouvrez Gérer les membres, examinez les membres actifs, les invitations en attente et les rôles, puis retirez ou désactivez les personnes qui n'ont plus besoin d'accéder à l'espace de travail. Si une invitation en attente entre en compte dans le calcul des Licences de votre espace de travail, annuler les anciennes invitations peut aider. Si ce n'est pas le cas, la liste des membres actifs reste l'élément principal à vérifier.

Avant de retirer quelqu'un, vérifiez s'il possède des travaux partagés. Retirer un membre peut modifier la façon dont ses contenus apparaissent aux autres et peut l'empêcher d'ouvrir les tableaux de bord, projets et canvases de l'espace de travail. Si cette personne doit encore collaborer sur un seul canvas, déterminez si un partage externe est plus approprié qu'une adhésion complète à l'espace de travail.

Récupération pour les non-administrateurs

Si vous n'êtes pas administrateur, envoyez à un administrateur le texte de la bannière et le nom de l'espace de travail. Si vous savez pourquoi l'espace de travail a dépassé la limite, ajoutez cette information : par exemple, "trois prestataires ont été invités aujourd'hui" ou "deux anciens employés sont toujours répertoriés comme membres actifs".

Si l'avertissement de dépassement de licences bloque votre travail et qu'aucun administrateur n'est disponible, contactez le support. Le support pourra avoir besoin de l'autorisation d'un propriétaire d'espace de travail ou d'un contact de facturation agréé avant de modifier la capacité payante.

Limite de licences versus problèmes d'accès

Un avertissement de dépassement de licences peut affecter l'administration de l'espace de travail, mais tous les problèmes d'accès ne sont pas liés à un problème de licences.

Modifications de licences sur les contrats personnalisés

Si la Facturation affiche Contacter le service commercial, utilisez ce parcours pour toute modification de licences. Les espaces de travail bénéficiant d'un contrat personnalisé peuvent avoir des conditions spécifiques, des remises, des intervalles de facturation ou des engagements de Licences qui ne peuvent pas être modifiés de manière sûre via un flux de paiement classique.

Lorsque vous contactez le service commercial ou le support, indiquez le nombre actuel de membres, le nombre de Licences souhaité, la date de renouvellement et précisez si l'avertissement bloque un travail urgent.

Dépannage des avertissements de licences

Quand contacter le support

Contactez le support lorsque le nombre de licences dans la Facturation ne correspond pas à la liste des membres après actualisation, si un achat de licences a été effectué mais que la bannière persiste, si l'administrateur de facturation a quitté l'entreprise, ou si l'espace de travail utilise un contrat personnalisé et qu'un accès urgent est bloqué. Veuillez indiquer le nom de l'espace de travail, le nombre actuel de membres, le nombre de Licences souhaité et fournir une capture d'écran de l'avertissement.