Управление лимитами лицензий

Лицензии определяют, сколько участников может быть добавлено в рабочий тарифный план

Лицензия является оплаченным местом для участника рабочего пространства. Если в вашем пространстве активных участников больше, чем допускает ваш тариф, ALLO покажет предупреждение о превышении. Администраторы могут исправить ситуацию путем добавления лицензий, смены тарифа или сокращения числа участников.

Лимиты лицензий являются платежными лимитами рабочего пространства. Они отличаются от количества активных сессий, прав доступа к общим холстам, прав доступа к панелям управления или лимитов хранилища. Если один пользователь вошел в систему на слишком большом количестве устройств, воспользуйтесь разделом Управление активными сессиями. Если же в рабочем пространстве состоит слишком много людей, используйте рекомендации из этой статьи.

Доступность

Что учитывается как лицензия

Первое, что следует проверить — это список участников рабочего пространства. Полноценные активные участники всегда расходуют оплаченные лицензии. Удаленные или деактивированные пользователи в расчете лицензий не учитываются. Гости, внешние соавторы и пользователи, просматривающие холст по общей ссылке, могут учитываться по-разному в зависимости от того, как они были приглашены и какими правами обладают.

Откройте раздел Управление участниками для детального анализа списка активных аккаунтов, ролей, отправленных приглашений и деактивированных профилей. Если пользователь получил доступ только к одному общему холсту и не является полноценным участником рабочего пространства, не стоит считать его причиной превышения лимитов, не заглянув сначала в общий список участников.

Как ALLO отображает проблему с превышением лимита лицензий

ALLO показывает информационный баннер вверху страницы рабочего пространства, когда число участников превышает оплаченный лимит лицензий. Если в пространстве также существуют проблемы с хранилищем или оплатой, в приоритете может отображаться другой баннер. Ошибки списания средств всегда выводятся в первую очередь, так как неоплаченный счет блокирует работу всего рабочего пространства.

Администраторам предлагается кнопка быстрого перехода в раздел оплаты или управления пользователями. Обычные пользователи видят сообщение с просьбой обратиться к администратору пространства. Такое разделение ролей сделано намеренно — покупка лицензий или удаление пользователей является зоной ответственности администраторов.

Способы восстановления для администраторов

Не удаляйте пользователей хаотично только ради скрытия предупреждающего баннера. Сначала убедитесь, что они не являются владельцами критически важных проектов, холстов, файлов или аналитических панелей. Если сотрудник покинул компанию, обязательно передайте права владения его наработками другому коллеге перед его полным удалением.

Добавление лицензий

Откройте раздел оплаты и выберите действие для управления тарифом или лицензиями. Перед подтверждением проверьте новое количество лицензий, стоимость, интервал оплаты и предварительный просмотр счета. Если ваше рабочее пространство использует индивидуальный контракт, система перенаправит вас на форму связи с отделом продаж вместо окна мгновенной онлайн-оплаты.

Для платных рабочих пространств добавление лицензий в середине платежного цикла рассчитывается пропорционально оставшемуся времени до следующего списания. Биллинг подготовит предварительный просмотр счета, чтобы администратор мог сверить количество лицензий и итоговую сумму к оплате перед подтверждением. Если ваш способ оплаты требует авторизации, завершите проверку в окне платежной системы, прежде чем вернуться в ALLO.

Некоторые тарифы автоматически синхронизируют количество оплачиваемых лицензий с числом активных участников. В таком случае добавление или удаление пользователей в списке будет автоматически инициировать обновление параметров подписки. Система ALLO при этом надежно защищает вас от случайного снижения количества оплачиваемых лицензий ниже числа реально существующих активных участников на текущий момент.

Удаление или деактивация участников может снизить стоимость будущих списаний на гибких тарифах подписки, однако это не приводит к автоматическому возврату ранее списанных средств.

Если платежный провайдер применил пропорциональный расчет при сокращении количества мест:

• система зачислит разницу как кредит на баланс рабочего пространства в биллинге;
• этот кредит не превращается в ИИ-кредиты;
• этот баланс уменьшит сумму следующего регулярного счета, а не вернется автоматически на вашу карту.

Полная модель описана в статье Честный биллинг и пропорциональный расчет.

После успешной покупки лицензий обновите страницу, если баннер предупреждения сохраняется. Передача платежного статуса и обновление лимитов могут занять несколько минут. Если количество участников все еще превышает количество лицензий после пересчета, добавьте еще лицензии или скорректируйте список участников.

Сокращение числа участников

Откройте меню Управление участниками, изучите список активных аккаунтов, отправленных приглашений и назначенных ролей, а затем удалите или деактивируйте пользователей, которым больше не требуется доступ к рабочему пространству. Если неотвеченные приглашения учитываются в биллинге вашего тарифа как занятые лицензии, отмена старых неиспользованных приглашений поможет освободить места.

Перед удалением аккаунта убедитесь, что у пользователя не осталось уникальных наработок. Удаление профиля может изменить отображение созданного им контента и полностью заблокирует для него вход на общие холсты, панели управления и проекты рабочего пространства. Если пользователю требуется совместная работа только на одном конкретном холсте, настройте для него внешний доступ по ссылке без добавления в постоянные участники пространства.

Действия для обычных пользователей

Если вы не являетесь администратором рабочего пространства, скопируйте текст баннера и отправьте его администратору. Для ускорения решения вопроса прикрепите контекст: например, «сегодня мы добавили трех новых подрядчиков» или «в списке участников все еще числятся двое уволившихся сотрудников».

Если предупреждение о лимите лицензий полностью блокирует вашу работу, а администраторы недоступны, обратитесь в службу поддержки. Пожалуйста, помните, что поддержке все равно может потребоваться авторизация от владельца рабочего пространства или платежного контакта перед изменением емкости платных лицензий.

Сравнение лимита лицензий и проблем с доступом

Предупреждение о превышении лимита лицензий влияет на общие настройки администрирования, но далеко не каждая проблема с открытием страниц вызвана нехваткой лицензий.

Изменение количества лицензий по индивидуальным контрактам

Если в биллинге вместо оплаты отображается кнопка связи с отделом продаж, используйте именно эту форму для любых корректировок количества лицензий. Рабочие пространства с индивидуальными условиями могут иметь уникальные скидки, платежные интервалы или зафиксированные в договоре объемы мест, которые невозможно изменить через стандартный онлайн-эквайринг.

При обращении к вашему менеджеру или в службу поддержки укажите текущее число участников, требуемый объем лицензий, сроки продления подписки и степень влияния проблемы на рабочие процессы вашей команды.

Что может пойти не так с лимитом лицензий

Когда обращаться в поддержку

Обратитесь в службу поддержки (/support), если количество лицензий в биллинге расходится с реальным списком участников даже после ручного обновления страницы, покупка лицензий успешно списана с карты, но предупреждение на баннере сохраняется, ответственный за оплату администратор покинул компанию, или если пространство работает по индивидуальному контракту и работа вашей команды полностью заблокирована. Укажите название рабочего пространства, текущее количество пользователей, требуемое число лицензий и скриншот ошибки.