Приглашение членов рабочего пространства

Приглашайте пользователей, когда они должны войти в состав рабочего пространства

Используйте приглашение в рабочее пространство, если пользователь должен войти в команду, отображаться в справочнике «Люди», быть доступен в поиске пользователей, вступать в команды и работать с множеством различных элементов внутри пространства. Это правильный путь для штатных сотрудников, долгосрочных партнеров, преподавателей, учащихся в рамках одного учебного пространства или регулярных соавторов, которым необходим полный контекст работы.

Не отправляйте приглашение в рабочее пространство каждому, кому нужна ссылка.

Такой подход сохраняет справочник пользователей в чистоте, ограничивает избыточный доступ и предотвращает путаницу с тарификацией лицензий и правами администратора. Различия подробно описаны в статье Члены пространства, гости и внешние участники.

Доступность и разрешения

Где найти управление приглашениями

Приглашение новых членов рабочего пространства обычно начинается в интерфейсе управления пользователями.

1. Убедитесь, что вы находитесь в нужном рабочем пространстве, с помощью функции Переключение рабочих пространств.
2. Перейдите в раздел Главная → Люди или Настройки рабочего пространства → Члены пространства, в зависимости от структуры вашего пространства.
3. Нажмите кнопку приглашения пользователя или аналогичное действие.
4. Введите адрес электронной почты получателя.
5. Выберите роль или уровень доступа, доступный в вашем пространстве.
6. Отправьте приглашение.

Если кнопка отправки приглашений отсутствует, в первую очередь проверьте вашу роль в пространстве. Эти элементы управления скрыты от пользователей, у которых нет соответствующих прав. Если вы являетесь администратором, но кнопка все равно отсутствует, проверьте ограничения по количеству лицензий или лимиты тарифного плана. См. статьи Управление членами рабочего пространства и Лимиты лицензий.

В рабочих пространствах Edu и Edu Pro функции управления членами пространства и отправки приглашений могут быть скрыты, поскольку в текущей логике продукта данные тарифы ориентированы на одного пользователя. Если вы ожидали увидеть полноценный класс или список группы в рамках одного пространства, проверьте условия вашего тарифа перед тем, как сообщать об ошибке интерфейса.

Перед отправкой приглашения

Выбор роли

Рекомендуется приглашать пользователей в качестве обычных членов пространства, если только им действительно не требуются административные функции. Администратор рабочего пространства обычно может управлять списком пользователей, изменять роли, настраивать оплату и выполнять другие критически важные действия. Эти возможности гораздо шире, чем просто право редактировать холст.

Если пользователю требуется отредактировать один холст, не делайте его администратором рабочего пространства. Поделитесь этим холстом с правами на редактирование. Если пользователю действительно нужно одобрять финансовые счета, управлять лицензиями или следить за списком команды, роль администратора будет оправдана. Ознакомьтесь со статьей Изменение роли члена пространства перед повышением уровня доступа.

Что происходит после отправки приглашения

Получатель принимает приглашение по электронной почте и должен войти в систему под тем адресом, на который оно было отправлено. После подтверждения он становится официальным членом рабочего пространства. Он будет отображаться в разделе «Люди», поиске пользователей, меню назначения задач, упоминаниях и интерфейсах управления командой.

Статус члена рабочего пространства не дает автоматического права на редактирование абсолютно любого проекта или холста. Приватные документы по-прежнему могут требовать персонального совместного доступа. Если новый член команды вошел в пространство, но не может открыть конкретный холст, откройте меню «Поделиться» на этом холсте и обновите его индивидуальные права доступа.

Примеры приглашений

При оформлении нового сотрудника пригласите его в рабочее пространство в качестве члена команды, добавьте в соответствующие внутренние группы, а затем предоставьте доступ к конкретным проектам и холстам, которые понадобятся ему для работы.

Если подрядчику необходимо отредактировать один холст в течение двух дней, поделитесь с ним этим холстом с правами на редактирование вместо добавления в члены рабочего пространства. По завершении работы просто закройте для него доступ к этому холсту.

Если преподавателю нужно, чтобы все студенты отображались в общем справочнике учебного пространства, отправка приглашений в пространство будет правильным решением. Если студентам нужен только один холст для практического занятия, гостевой доступ или доступ для внешних участников будет более лаконичным решением.

Если клиент сообщает, что не может открыть ссылку, проверьте, планировали ли вы добавить его в члены пространства или просто хотели поделиться одним документом. Отправка приглашения в рабочее пространство при закрытом доступе к самому холсту не решит проблему с просмотром этого холста.

Повторная отправка, отмена или исправление приглашения

Если приглашение было отправлено на неверную электронную почту, не просите получателя войти под другой учетной записью. Отмените ошибочное приглашение в интерфейсе настроек (если это поддерживается) и отправьте новое на корректный адрес.

Если получатель сообщает, что письмо не пришло:

1. Проверьте правильность написания адреса перед повторной отправкой.
2. Попросите получателя проверить папку спама, корпоративный карантин писем, школьные фильтры и альтернативные папки входящих сообщений.
3. Если организация получателя блокирует автоматические рассылки, попросите их ИТ-администратора добавить адреса ALLO в белый список.
4. Ознакомьтесь со всеми рекомендациями в статье Если приглашение не приходит.

Если получатель принял приглашение, но по-прежнему не видит рабочее пространство, проверьте учетную запись, под которой он выполнил вход в систему. Большинство таких ошибок связаны с несоответствием почтовых адресов.

Примечания по правам доступа и видимости

Только официальные члены рабочего пространства отображаются в разделе «Люди» и командах. Гости и внешние участники обычно отображаются в меню совместного доступа конкретного документа, к которому у них есть доступ, а не в общем справочнике пространства.

Приглашение пользователей в рабочее пространство может повлиять на финансовые счета и количество используемых лицензий в зависимости от вашего тарифа. Если при отправке приглашения система просит вас докупить лицензии или изменить тарифный план, внимательно оцените расходы перед подтверждением. См. статью Просмотр платежной информации.

Если пользователь был деактивирован в рабочем пространстве, его старые ссылки не должны возобновлять доступ. Попросите администратора проверить его статус. Для восстановления может потребоваться активация старого профиля, а не отправка дублирующего приглашения. См. статью Доступ к деактивированному рабочему пространству.

Если в рабочем пространстве настроена политика разрешенных доменов, приглашения должны отправляться исключительно на адреса внутри этих доменов. Если получатель примет приглашение под личной почтой или адресом другой организации, он может быть заблокирован политикой безопасности, даже если само письмо с приглашением до него дошло.

Распространенные ошибки

Самая частая ошибка: приглашение человека в рабочее пространство, когда ему нужен доступ только к одному холсту. В результате он получает доступ ко всему рабочему пространству, а не только к конкретному элементу для рецензирования.

Еще одна популярная ошибка: предоставление административного доступа из-за необходимости отредактировать контент. Права администратора позволяют управлять пространством. Права редактирования позволяют изменять конкретный документ. Используйте минимально необходимые права для каждой задачи.

Также команды часто отправляют приглашение на личную почту сотрудника, в то время как он входит в систему под своей рабочей или учебной учетной записью. ALLO рассматривает эти адреса как совершенно разные профили. Заранее уточните у получателя, какую учетную запись он использует, перед отправкой письма.

Действия при проблемах с приглашениями

Если кнопка приглашения отсутствует, попросите администратора проверить вашу роль, тарифный план пространства, количество свободных лицензий и политику почтовых доменов. Если вам запрещено приглашать пользователей, либо пространство находится на индивидуальном тарифе Edu/Edu Pro, этот элемент управления будет скрыт.

Если письмо не приходит на почту, проверьте адрес, отправьте приглашение повторно один раз, а затем используйте инструкции из статьи Если приглашение не приходит для анализа спам-фильтров и карантина писем.

Если получатель принял приглашение, но не видит пространство, попросите его выйти из системы и войти заново под тем адресом, на который пришло письмо. Затем убедитесь в правильности активного пространства с помощью функции Переключение рабочих пространств.

Если получатель видит пространство, но не может открыть документы, проверьте права совместного доступа к элементам. Воспользуйтесь статьями Совместная работа с коллегами или Предоставление доступа к холсту.

Если приглашение предназначалось для бывшего члена пространства, проверьте его статус в списке деактивированных пользователей перед повторной отправкой. Ему может потребоваться восстановление профиля администратором, а не создание дублирующей учетной записи.