Совместный доступ к работе

Предоставление доступа к необходимым элементам работы

Совместный доступ позволяет привлечь коллегу к конкретному элементу работы: холсту, проекту, задаче, дашборду, файлу или элементу раздела «Цели и OKR». Правильная настройка доступа дает пользователю возможность выполнить свои задачи, не делая его полноправным участником рабочего пространства, если ему нужен только один документ.

Наиболее надежный подход: сначала определить задачу. Что именно должен делать пользователь: просматривать, комментировать, редактировать или постоянно работать в пространстве? Ответ на этот вопрос поможет выбрать подходящий способ: поделиться отдельным элементом, использовать комментарии, отправить приглашение в рабочее пространство или предоставить гостевой доступ.

Информацию о ролях пользователей можно найти в статье Участники, гости и внешние соавторы. Для настройки доступа к конкретному холсту ознакомьтесь со статьей Как поделиться холстом. Чтобы привлечь внешних рецензентов, используйте инструкцию Приглашение гостей и внешних соавторов.

Доступность и права

Где найти настройки совместного доступа

Параметры общего доступа обычно находятся непосредственно внутри рабочего элемента.

Если кнопка «Поделиться» отсутствует, элемент может быть доступен вам только для чтения, заархивирован или недоступен. Также возможно, что ваша роль не позволяет настраивать совместный доступ. Ознакомьтесь со статьей Когда работа доступна только для чтения, прежде чем делать вывод о неисправности кнопки.

Выбор уровня доступа

Для большинства проверок рекомендуется предоставлять доступ уровня Комментарий. Это позволит сохранить отзывы непосредственно в документе и защитит его от случайных изменений. Уровень доступа с возможностью редактирования следует использовать только тогда, когда коллега должен вносить изменения напрямую.

Ссылка не всегда гарантирует доступ

Копирование ссылки помогает пользователю перейти к работе, но не всегда автоматически предоставляет к ней доступ. Это одна из самых частых причин появления сообщений об отсутствии прав.

Перед отправкой ссылки убедитесь, является ли она простым ярлыком для перехода или она также предоставляет доступ в соответствии с настройками элемента. Если получатель является участником рабочего пространства, ссылка откроет элемент только в том случае, если у него уже есть соответствующие права. Если он не входит в рабочее пространство, ему может потребоваться гостевой доступ или доступ для внешних соавторов.

Если кто-то запрашивает доступ после перехода по ссылке, рассмотрите этот запрос вместо повторной отправки той же ссылки. В запросе будет указано, под какой учетной записью вошел пользователь и какую именно работу он пытался открыть.

Как поделиться работой с коллегой

1. Откройте элемент, к которому вы хотите предоставить доступ.
2. Нажмите кнопку «Поделиться» или откройте настройки управления доступом элемента.
3. Используйте функцию Поиск, чтобы найти коллегу по имени или адресу электронной почты.
4. Выберите уровень доступа (просмотр, Комментарий или редактирование) в зависимости от стоящей перед коллегой задачи.
5. Добавьте краткое сообщение вне ALLO или в ветке комментариев, объяснив суть вашей просьбы.
6. Попросите коллегу открыть ссылку, предварительно войдя в правильную учетную запись рабочего пространства.

Если коллегу не удается найти через Поиск, проверьте, является ли он участником рабочего пространства. Прежде чем пользователь появится в результатах поиска, ему может потребоваться приглашение в рабочее пространство. См. раздел Приглашение участников в рабочее пространство.

Если коллеге понадобится найти эту работу позже, ему следует использовать соответствующий раздел в зависимости от способа получения: раздел Доступные мне для полученных элементов, Входящие для уведомлений или Недавние на главной для недавно открытых материалов.

Как поделиться работой с внешним пользователем

Предоставляйте ограниченный доступ клиентам, поставщикам, фрилансерам, партнерам, участникам разовых мероприятий и всем тем, кто не должен становиться постоянным участником рабочего пространства.

Начните с нужного холста или проекта. Выберите статус Гость или доступ для внешнего соавтора, если они доступны. Предоставьте права на просмотр, доступ уровня Комментарий или редактирование в зависимости от конкретной задачи. Если пользователю требуется регулярный доступ ко многим проектам, уточните у администратора рабочего пространства, стоит ли пригласить его в качестве полноценного участника.

Подробное описание модели внешнего взаимодействия приведено в статье Приглашение гостей и внешних соавторов.

Добавление контекста при отправке доступа

Ссылка на общий доступ без сопроводительного контекста усложняет работу. Объясните получателю, что именно от него требуется и на чем следует сосредоточить внимание.

Полезные примеры примечаний при отправке доступа:

Примечания о правах доступа и видимости

Предоставление доступа к одному элементу не делает получателя участником рабочего пространства. Внешние соавторы и гости обычно не отображаются в списках пользователей или команд. Вы можете управлять их доступом непосредственно из элемента, которым поделились.

Членство в рабочем пространстве не гарантирует право редактирования каждого элемента. Участник может иметь доступ только для просмотра на одном холсте и права редактора на другом.

Если элемент принадлежит другому рабочему пространству, значение имеет то, какое пространство сейчас активно. Пользователь может быть участником одного рабочего пространства, но не иметь доступа к пространству, владеющему соответствующим элементом.

Если при переходе по ссылке или уведомлению возникает ошибка, возможно, исходный элемент был удален, перемещен, заархивирован, доступ к нему был закрыт или учетная запись создателя ссылки была деактивирована.

Распространенные ошибки

Не отправляйте необработанный URL-адрес без предварительной настройки. Всегда открывайте меню «Поделиться» и проверяйте права доступа.

Не приглашайте клиентов в рабочее пространство, если достаточно предоставить доступ уровня Комментарий к одному холсту. Доступ к рабочему пространству предоставляет более широкие полномочия и влияет на управление местами (Лицензия).

Не повышайте роль пользователя до администратора рабочего пространства только потому, что ему нужно отредактировать холст. Используйте права редактирования для конкретного холста.

Не полагайте, что Гость имеет право оставить Комментарий, если ссылка настроена только на просмотр. Гостевой статус не отменяет ограничения прав доступа по ссылке.

Не спешите воссоздавать работу заново, если коллега говорит, что не может ее открыть. Сначала проверьте рабочее пространство, адрес электронной почты учетной записи и права доступа к элементу.

Устранение неполадок при совместном доступе

Если получатель сталкивается с трудностями при открытии ссылки, выполните следующие действия по устранению неполадок.

• Появление ошибки доступа при переходе по ссылке:

  • Запросите у пользователя адрес электронной почты, под которым он вошел в систему.
  • Получите точную ссылку, по которой он переходит.
  • Попросите прислать снимок экрана с сообщением об ошибке.
  • Проверьте настройки совместного доступа для данного элемента.

• Пользователь является участником рабочего пространства, но не может открыть элемент:

  • Возможно, ему не предоставлены индивидуальные права. Предоставьте доступ к конкретному элементу.
  • Если пользователь не добавлен в рабочее пространство, но должен в нем состоять, используйте функцию Приглашение участников в рабочее пространство.
  • Если он должен оставаться внешним пользователем, предоставьте ему статус Гость или доступ в качестве внешнего соавтора.

• Ссылка из уведомления, почты или старого чата возвращает ошибку:

  • Исходный элемент мог быть удален или перенесен.
  • Права доступа к элементу могли быть изменены.
  • Полный перечень возможных причин приведен в инструкции Когда вы не можете получить доступ к работе.

• Деактивированному участнику требуется доступ к конкретному элементу:

  • Обратитесь к администратору рабочего пространства для восстановления или изменения статуса участника.
  • Деактивация учетной записи блокирует старые ссылки еще до того, как вступят в силу индивидуальные настройки доступа.