Arbeit mit Teammitgliedern teilen

Die Arbeit teilen, die tatsächlich überprüft werden muss

Durch das Teilen laden Sie Personen zu einer bestimmten Arbeit ein: zu einem Canvas, einem Projekt, einer Aufgabe, einem Dashboard, einer Datei oder einem Goals-/OKRs-Element. Eine durchdachte Freigabe gibt der Person genau den Zugriff, den sie für ihre Aufgabe benötigt, ohne sie direkt als volles Workspace-Mitglied hinzuzufügen, wenn eigentlich nur Zugriff auf ein einzelnes Element erforderlich ist.

Am sichersten ist es, wenn Sie sich zuerst überlegen, welche Aufgabe die Person hat. Muss sie die Arbeit nur ansehen, kommentieren, bearbeiten oder möchte sie langfristig dem Workspace beitreten? Die Antwort bestimmt, ob Sie die Freigabe einzelner Elemente, Kommentare, eine Workspace-Einladung oder einen Gastzugriff nutzen sollten.

Um mehr über die verschiedenen Rollen zu erfahren, lesen Sie den Artikel Mitglieder, Gäste und externe Projektpartner. Für das Teilen von Canvases nutzen Sie bitte Einen Canvas teilen. Für externe Prüfer verwenden Sie Gäste und externe Projektpartner einladen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie Freigabeoptionen finden

Freigabeoptionen befinden sich in der Regel direkt am jeweiligen Element.

Wenn die Option „Teilen“ fehlt, ist das Element für Sie möglicherweise schreibgeschützt, archiviert, nicht verfügbar oder Ihre Rolle erlaubt das Teilen nicht. Überprüfen Sie den Artikel Wenn Inhalte schreibgeschützt sind, bevor Sie annehmen, dass die Schaltfläche fehlerhaft ist.

Berechtigungen auswählen

Nutzen Sie für die meisten Reviews den Kommentar-Zugriff. Dadurch bleibt das Feedback direkt mit der Arbeit verknüpft, während versehentliche Bearbeitungen verhindert werden. Verwenden Sie den Bearbeitungszugriff nur dann, wenn die Person die Arbeit direkt anpassen soll.

Ein Link bedeutet nicht automatisch eine Zugriffsberechtigung

Das Kopieren eines Links hilft Personen, zur entsprechenden Arbeit zu navigieren. Es gewährt jedoch nicht automatisch Zugriff. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für die Fehlermeldung „Keine Berechtigung“.

Bevor Sie einen Link senden, sollten Sie prüfen, ob es sich lediglich um eine Navigationsverknüpfung handelt oder ob der Link gemäß den Freigabeeinstellungen des Elements tatsächlich Zugriff gewährt. Wenn der Empfänger ein Workspace-Mitglied ist, führt der Link ihn nur dann zum Element, wenn er bereits die entsprechende Berechtigung besitzt. Befindet sich die Person außerhalb des Workspaces, benötigt sie möglicherweise einen Gast- oder externen Partnerzugriff.

Wenn jemand nach dem Öffnen eines Links Zugriff anfordert, sollten Sie die Zugriffsanfrage prüfen, anstatt denselben Link erneut zu senden. Die Anfrage zeigt Ihnen, welches Konto die Person verwendet und welche Arbeit sie zu öffnen versucht hat.

Mit einem Teammitglied teilen

1. Öffnen Sie das Element, das Sie teilen möchten.
2. Öffnen Sie die Freigabeeinstellungen (Teilen) oder das Zugriffsmenü des Elements.
3. Nutzen Sie die Suche nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Teammitglieds.
4. Wählen Sie basierend auf der anstehenden Aufgabe die Berechtigung „Ansehen“, „Kommentar“ oder „Bearbeiten“ aus.
5. Fügen Sie außerhalb von ALLO oder im Kommentar-Thread eine kurze Nachricht hinzu, in der Sie erklären, was von der Person benötigt wird.
6. Bitten Sie das Teammitglied, den Link zu öffnen, während es im richtigen Workspace-Konto angemeldet ist.

Wenn das Teammitglied nicht gefunden werden kann, prüfen Sie, ob die Person bereits Mitglied des Workspaces ist. Gegebenenfalls muss erst eine Einladung in den Workspace erfolgen, bevor sie in der Mitgliedersuche erscheint. Weitere Informationen finden Sie unter Workspace-Mitglieder einladen.

Wenn das Teammitglied die Arbeit später wiederfinden muss, kann es den Pfad nutzen, der der Art des Empfangs entspricht: Mit mir geteilt für freigegebene Elemente, Posteingang für Benachrichtigungen oder Zuletzt geöffnete Elemente auf der Startseite für kürzlich geöffnete Inhalte.

Mit einer externen Person teilen

Verwenden Sie einen eingeschränkten Zugriff für Kunden, Dienstleister, Freelancer, Partner, Teilnehmer an einer einzelnen Aktivität und Personen, die keine Workspace-Mitglieder werden sollten.

Beginnen Sie direkt auf dem Canvas oder im Projekt, das benötigt wird. Wählen Sie den Gast- oder externen Partnerzugriff, sofern verfügbar. Gewähren Sie Lese-, Kommentar- oder Bearbeitungsrechte entsprechend der tatsächlichen Aufgabe. Wenn fortlaufender Zugriff auf many verschiedene Projekte benötigt wird, fragen Sie einen Workspace-Admin, ob die Person stattdessen als Mitglied hinzugefügt werden sollte.

Eine vollständige Übersicht zur Zusammenarbeit mit Externen finden Sie unter Gäste und externe Projektpartner einladen.

Kontext beim Teilen hinzufügen

Ein freigegebener Link ohne Kontext führt zu unnötigem Mehraufwand. Teilen Sie dem Empfänger mit, was Sie benötigen und worauf er sich konzentrieren soll.

Hilfreiche Begleitnotizen beim Teilen sind beispielsweise:

Hinweise zu Berechtigungen und Sichtbarkeit

Das Teilen eines einzelnen Elements macht den Empfänger nicht zu einem Workspace-Mitglied. Externe Projektpartner und Gäste erscheinen in der Regel nicht in den Listen für Personen oder Teams. Verwalten Sie deren Zugriff direkt über das freigegebene Element.

Die Workspace-Mitgliedschaft garantiert keinen Bearbeitungszugriff auf alle Elemente. Ein Mitglied kann für einen Canvas nur Leserechte besitzen, während es bei einem anderen Bearbeitungsrechte hat.

Wenn ein Element zu einem anderen Workspace gehört, ist der jeweils aktive Workspace entscheidend. Eine Person kann zwar Mitglied in einem Workspace sein, jedoch nicht in dem Workspace, dem die verlinkte Arbeit gehört.

Wenn eine Benachrichtigung oder ein freigegebener Link zu einer Fehlermeldung führt, wurde das ursprüngliche Element möglicherweise gelöscht, verschoben, archiviert, die Freigabe aufgehoben oder der Zugriff wurde durch eine deaktivierte Workspace-Mitgliedschaft blockiert.

Häufige Fehler

Senden Sie nicht einfach nur eine rohe URL, um ein Element zu teilen. Öffnen Sie das Freigabemenü (Teilen) und bestätigen Sie die Berechtigung.

Laden Sie Kunden nicht in den Workspace ein, wenn ein Kommentar-Zugriff auf einen einzelnen Canvas ausreicht. Die Workspace-Mitgliedschaft umfasst deutlich mehr Berechtigungen und kann sich auf die Verwaltung der Lizenzen auswirken.

Ernennen Sie niemanden zum Workspace-Admin, nur weil diese Person einen Canvas bearbeiten muss. Verwenden Sie stattdessen den Bearbeitungszugriff direkt auf dem Canvas.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Gast kommentieren kann, wenn der Link nur Leserechte gewährt. Der Status als Gast überschreibt nicht die Berechtigungen des Links.

Erstellen Sie eine Arbeit nicht komplett neu, wenn ein Teammitglied angibt, sie nicht öffnen zu können. Prüfen Sie zuerst den Workspace, die E-Mail-Adresse des Kontos und die Berechtigungen des Elements.

Probleme bei der Freigabe beheben

Falls beim Teilen Probleme auftreten, finden Sie hier typische Fehlerbilder und entsprechende Lösungsansätze:

• Es wird ein Zugriffsfehler angezeigt:
  • Bitten Sie die Person um die E-Mail-Adresse, mit der sie angemeldet ist, sowie um den genauen Link und einen Screenshot der Fehlermeldung.
  • Prüfen Sie anschließend die Freigabeeinstellungen des Elements.
• Ein Workspace-Mitglied kann ein freigegebenes Element nicht öffnen:
  • Gewähren Sie dem Mitglied explizit Zugriff auf das jeweilige Element.
  • Falls die Person noch kein Mitglied des Workspaces ist, nutzen Sie den Prozess Workspace-Mitglieder einladen.
  • Soll die Person kein Workspace-Mitglied werden, verwenden Sie stattdessen den Gast- oder externen Partnerzugriff.
• Ein Link aus dem Posteingang (Inbox), einer E-Mail oder einem alten Chat führt zu einem Fehler:
  • Prüfen Sie, ob das Element noch existiert oder ob sich dessen Berechtigungen geändert haben.
  • Eine detailliertere Checkliste finden Sie im Artikel Wenn Sie nicht auf die Arbeit zugreifen können.
• Ein deaktiviertes ehemaliges Mitglied benötigt Zugriff auf ein einzelnes Element:
  • Bitten Sie einen Workspace-Admin, zuerst den Mitgliedsstatus des Benutzers zu klären.
  • Die Deaktivierung eines Kontos sperrt den Zugriff über alte Links, noch bevor die Freigabeeinstellungen des Elements greifen.