Berechtigungen und Sichtbarkeit von Vorlagen

Sichtbarkeit und Verwaltung von Vorlagen sind unterschiedliche Berechtigungen

Berechtigungen für Vorlagen beantworten verschiedene Fragen: Wer darf die Vorlage sehen, wer kann daraus ein Canvas erstellen, wer darf den Inhalt in der Vorschau anzeigen, wer kann die wiederverwendbare Struktur bearbeiten, wer darf sie duplizieren, wer kann sie löschen und wer darf die Sichtbarkeit oder die Tags ändern?

Eine Person kann berechtigt sein, aus einer Vorlage ein neues Canvas zu erstellen, ohne diese Vorlage bearbeiten oder löschen zu dürfen. In den meisten Workspaces ist die Berechtigung zur Wiederverwendung weiter gefasst als die Berechtigung zur Verwaltung.

Weitere Informationen zum Vorlagenmodell finden Sie unter Übersicht über Canvas-Vorlagen.

Das Quell-Canvas für benutzerdefinierte Vorlagen verstehen

Benutzerdefinierte Vorlagen für Workspaces basieren auf einem Quell-Canvas, und ALLO hält beide aufeinander abgestimmt. Für eine benutzerdefinierte Vorlage gibt es in den Vorlageneinstellungen zwei Sichtbarkeitsoptionen: Alle Mitglieder von [Workspace] oder Nur ich. Wählt die besitzende Person die Workspace-Sichtbarkeit, erhält jedes Workspace-Mitglied Zugriff auf das Quell-Canvas. Wählt sie Nur ich, entfernt ALLO alle anderen Personen daraus. Einen separaten Freigabeschritt, den man vergessen könnte, gibt es nicht.

Wenn jemand eine Workspace-Vorlage in der Bibliothek sieht, aber trotzdem keine Vorschau öffnen oder kein Canvas daraus erstellen kann, umgehen Sie das Problem nicht, indem Sie das Quell-Canvas von Hand freigeben oder Duplikate anlegen. Duplizierte Vorlagen tragen dasselbe Problem weiter. Bitten Sie eine Workspace-Administration, die Sichtbarkeit der Vorlage zu bestätigen, und wenden Sie sich an den Support, falls der Fehler bestehen bleibt.

Typische Sichtbarkeitsmuster

Eine Einstellung nur für bestimmte Teams oder Rollen gibt es für benutzerdefinierte Vorlagen nicht. Das Anzeigen der Vorlagenkarte, die Vorschau des Inhalts, das Erstellen daraus und die Verwaltung bleiben dennoch separate Berechtigungen.

Wer aus einer Vorlage erstellen kann

Mitglieder können Vorlagen verwenden, auf die sie im aktuellen Workspace oder Erstellungskontext Zugriff haben. Standard-Vorlagen sind meist allgemein verfügbar. Benutzerdefinierte Vorlagen hängen von der Workspace-Sichtbarkeit und dem Zugriff auf das Quell-Canvas ab.

Das Erstellen eines Canvas aus einer Vorlage gewährt nicht automatisch umfassenden Zugriff auf das neue Canvas. Das neue Canvas folgt den Freigaberegeln des Ortes, an dem es erstellt wurde. Wenn es innerhalb eines Projekts erstellt wird, ist der Projektkontext entscheidend. Wenn es eigenständig ist, muss die erstellende Person es gegebenenfalls freigeben.

Wenn ein Teammitglied zwar eine Vorlage verwenden, aber das von Ihnen erstellte Canvas nicht öffnen kann, geben Sie das neue Canvas oder das Projekt frei. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Canvas freigeben.

Wer Vorlagen bearbeiten kann

Das Bearbeiten von Vorlagen ist in der Regel auf die Besitzenden oder auf Personen mit Verwaltungsberechtigungen beschränkt. Das Bearbeiten einer Vorlage ändert den wiederverwendbaren Ausgangspunkt für zukünftige Canvases. Bereits aus der Vorlage erstellte Canvases werden dadurch nicht aktualisiert.

Wenn Bearbeitung beginnen fehlt, prüfen Sie, ob es sich um eine Standard-ALLO-Vorlage handelt, ob Sie die benutzerdefinierte Vorlage besitzen oder verwalten und ob mehr als eine Vorlage ausgewählt ist.

Wenn Sie eine Variante benötigen, aber das Original nicht bearbeiten können, bitten Sie die besitzende Person, die Vorlage zu duplizieren, oder erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Vorlage, sofern Ihre Rolle dies zulässt.

Wer Vorlagen duplizieren kann

Das Duplizieren ist für benutzerdefinierte Vorlagen und je nach Workspace-Einstellungen manchmal auch für andere wiederverwendbare Vorlagen verfügbar. Das Duplizieren eignet sich für tatsächliche Varianten, nicht für die einmalige Nutzung.

Wenn Vorlage daraus erstellen fehlt, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung, der Vorlagentyp unterstützt dies nicht oder Ihr Workspace schränkt die Vorlagenverwaltung ein. Wenn Sie lediglich ein neues Canvas benötigen, erstellen Sie es stattdessen direkt aus der Vorlage.

Aktualisieren Sie nach dem Duplizieren den Namen, die Tags, die Sichtbarkeit und den Vorschauinhalt, damit das Duplikat nicht mit dem Original verwechselt wird.

Wer Vorlagen löschen kann

Das Löschen ist in der Regel eingeschränkt, da dadurch ein wiederverwendbarer Ausgangspunkt aus der Bibliothek entfernt wird. Das Löschen einer Vorlage löscht keine bereits daraus erstellten Canvases, kann jedoch Arbeitsabläufe von Teams stören, die für zukünftige Arbeiten darauf angewiesen sind.

Stellen Sie vor dem Löschen sicher, dass die Vorlage veraltet ist, fehlerhaft dupliziert wurde oder durch eine bessere, aktuellere Vorlage ersetzt wurde. Wenn nur noch die besitzende Person die Vorlage braucht, stellen Sie sie auf Nur ich, statt sie zu löschen.

Wenn die Option zum Löschen fehlt, wenden Sie sich an die besitzende Person der Vorlage oder an eine Workspace-Administration.

Wer Sichtbarkeit und Tags ändern kann

Änderungen der Sichtbarkeit und der Tags beeinflussen das Auffinden von Vorlagen. Eine für den Workspace sichtbare Vorlage kann zu einem Standard-Ausgangspunkt für viele Mitglieder werden. Eine private Vorlage ist für andere Personen in der Bibliothek nicht mehr sichtbar. Tags können die Suche nach Vorlagen erleichtern oder erschweren.

Betrachten Sie Sichtbarkeit und Tags als Teil der Bibliothekspflege und nicht als rein optische Details. Wenn eine Vorlage für die breite Nutzung gedacht ist, wählen Sie präzise Tags, bevor Sie sie auf Workspace-Sichtbarkeit umstellen. Wenn es sich um einen Entwurf handelt, belassen Sie ihn auf Nur ich.

Weitere Hinweise zur Organisation finden Sie unter Suchen und Organisieren von Vorlagen.

Fehlerbehebung: Fehlende Vorlagen

• Vorlage ist nicht sichtbar: Überprüfen Sie zuerst den Workspace. Prüfen Sie anschließend die Suchbegriffe, Tags, Sichtbarkeitseinstellungen, den Vorlagentyp sowie eine mögliche Umbenennung oder Löschung.
• Vorlage ist für manche Personen sichtbar, für andere nicht: Vergleichen Sie die Rollen und Kontoberechtigungen. Die Vorlage ist möglicherweise auf Nur ich gestellt, oder die betroffene Person ist in einem anderen Workspace oder Konto angemeldet.
• Standard-ALLO-Vorlage fehlt für alle: Möglicherweise ist dieser Katalogeintrag im aktuellen Workspace nicht verfügbar oder der Katalog erfordert eine Überprüfung durch den Support.

Fehlerbehebung: Vorschau- oder Erstellungsfehler

• Vorschau der Vorlage schlägt fehl (obwohl die Workspace-Vorlage sichtbar ist): Laden Sie die Seite einmal neu. Die Workspace-Sichtbarkeit gibt das Quell-Canvas bereits frei. Schlägt die Vorschau weiterhin fehl, muss eine Workspace-Administration oder der Support die Ursache untersuchen. Eine manuelle Änderung der Freigabe hilft hier nicht.
• Vorschau funktioniert, aber die Erstellung schlägt fehl: Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Prüfen Sie, ob die Erstellung im gewählten Kontext zulässig ist (z. B. eigenständiges Canvas, Projekt-Canvas oder an einem anderen Ort). Falls der Fehler nur innerhalb eines Projekts auftritt, liegt dies vermutlich an den Projektberechtigungen.
• Erstellung funktioniert für Besitzer, aber nicht für andere: Vergleichen Sie die Sichtbarkeit der Vorlage und die jeweiligen Workspace-Rollen.

Fehlerbehebung: Bearbeitungs- oder Löschfehler

• Bearbeitung beginnen, Vorlageneinstellungen, Vorlage daraus erstellen oder Löschen fehlen: Prüfen Sie zuerst den Vorlagentyp. Standard-Vorlagen erlauben in der Regel keine Bearbeitung im Workspace. Überprüfen Sie danach Ihre eigene Rolle und den Auswahlstatus. Bearbeitung beginnen, Vorlage daraus erstellen und Vorlageneinstellungen sind ausgeblendet, solange mehr als eine Vorlage ausgewählt ist.
• Aktion wird angezeigt, schlägt jedoch fehl: Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Die Vorlage wurde möglicherweise in einem anderen Tab geändert, gelöscht oder in ihrer Sichtbarkeit geändert.
• Wichtige Vorlage ist nicht zugänglich oder fehlerhaft: Wenden Sie sich an eine Workspace-Administration oder den Support. Geben Sie dabei den Vorlagennamen, den Workspace, die betroffenen Personen, die fehlgeschlagene Aktion sowie Informationen zur Vorschau oder Erstellung an.

Berechtigungsbeispiele

Ein Workspace-Mitglied kann aus der Vorlage Sprint retro ein neues Canvas erstellen, sie aber nicht bearbeiten, da die besitzende Person der Vorlage die Standardstruktur verwaltet.

Eine Teamleitung kann die Vorlage Customer interview - research bearbeiten, weil sie die benutzerdefinierte Vorlage besitzt. Ein externer Gast kann sie hingegen nicht verwenden, denn die Workspace-Sichtbarkeit gilt nur für Workspace-Mitglieder.

Eine Teamleitung stellt Onboarding checklist von Nur ich auf Workspace-Sichtbarkeit um. Jedes Workspace-Mitglied kann die Vorlage nun in der Vorschau öffnen und daraus erstellen, ohne dass jemand das Quell-Canvas separat freigeben muss.

Ein aus einer Vorlage erstelltes Canvas ist für die erstellende Person privat, bis es freigegeben wird, auch wenn die Vorlage selbst für den gesamten Workspace sichtbar ist.