Berechtigungen und Sichtbarkeit von Vorlagen

Sichtbarkeit und Verwaltung von Vorlagen sind unterschiedliche Berechtigungen

Berechtigungen für Vorlagen beantworten verschiedene Fragen: Wer darf die Vorlage sehen, wer kann daraus einen Canvas erstellen, wer darf den Inhalt in der Vorschau anzeigen, wer kann die wiederverwendbare Struktur bearbeiten, wer darf sie duplizieren, wer kann sie löschen und wer darf die Sichtbarkeit oder die Tags ändern?

Es ist völlig normal, dass eine Person berechtigt ist, aus einer Vorlage ein neues Dokument zu erstellen, ohne diese Vorlage bearbeiten oder löschen zu dürfen. In den meisten Workspaces ist die Berechtigung zur Wiederverwendung weiter gefasst als die Berechtigung zur Verwaltung.

Weitere Informationen zum Vorlagenmodell finden Sie unter Übersicht über Canvas-Vorlagen.

Den Quell-Canvas für benutzerdefinierte Vorlagen verstehen

Benutzerdefinierte Vorlagen für Workspaces basieren auf einem Quell-Canvas. Die Vorlagenkarte, die Vorlageneinstellungen und der Zugriff auf den Quell-Canvas müssen aufeinander abgestimmt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, sieht eine Person die Vorlage zwar eventuell in der Bibliothek, kann jedoch keine Vorschau anzeigen oder keinen Canvas daraus erstellen.

Beispielsweise kann die besitzende Person einer Vorlage diese für den gesamten Workspace sichtbar machen, vergisst jedoch, dass der zugehörige Quell-Canvas noch privat ist. Die Vorlage wird zwar angezeigt, aber der Inhalt kann für andere Teammitglieder nicht geladen werden.

Wenn der Zugriff auf benutzerdefinierte Vorlagen inkonsistent erscheint, überprüfen Sie bitte sowohl die Sichtbarkeit der Vorlage als auch die Freigabeeinstellungen des Quell-Canvas. Versuchen Sie nicht, dieses Problem durch das Erstellen beliebiger Duplikate zu lösen, da duplizierte Vorlagen dieselbe fehlerhafte Konfiguration übernehmen können.

Typische Sichtbarkeitsmuster

Die genauen Bezeichnungen können variieren, aber das Prinzip bleibt gleich: Das Anzeigen der Vorlagenkarte, die Vorschau des Inhalts, das Erstellen daraus und die Verwaltung sind separate Berechtigungen.

Wer aus einer Vorlage erstellen kann

Mitglieder können Vorlagen verwenden, auf die sie im aktuellen Workspace oder Erstellungskontext Zugriff haben. Standard-Vorlagen sind meist allgemein verfügbar. Benutzerdefinierte Vorlagen hängen von der Workspace-Sichtbarkeit und dem Zugriff auf den Quell-Canvas ab.

Das Erstellen eines Canvas aus einer Vorlage gewährt nicht automatisch umfassenden Zugriff auf den neuen Canvas. Der neue Canvas folgt den Freigaberegeln des Ortes, an dem er erstellt wurde. Wenn er innerhalb eines Projekts erstellt wird, ist der Projektkontext entscheidend. Wenn er eigenständig ist, muss die erstellende Person ihn gegebenenfalls freigeben.

Wenn ein Teammitglied zwar eine Vorlage verwenden, aber den von Ihnen erstellten Canvas nicht öffnen kann, geben Sie den neuen Canvas oder das Projekt frei. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Canvas freigeben.

Wer Vorlagen bearbeiten kann

Das Bearbeiten von Vorlagen ist in der Regel auf die Besitzenden oder auf Personen mit Verwaltungsberechtigungen beschränkt. Das Bearbeiten einer Vorlage ändert den wiederverwendbaren Ausgangspunkt für zukünftige Canvases. Bereits aus der Vorlage erstellte Canvases werden dadurch nicht aktualisiert.

Wenn die Option zum Bearbeiten fehlt, prüfen Sie, ob es sich um eine Standard-ALLO-Vorlage handelt, ob Sie die benutzerdefinierte Vorlage besitzen oder verwalten, ob die Vorlage eingeschränkt ist und ob der Quell-Canvas noch existiert.

Wenn Sie eine Variante benötigen, aber das Original nicht bearbeiten können, bitten Sie die besitzende Person, die Vorlage zu duplizieren, oder erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Vorlage, sofern Ihre Rolle dies zulässt.

Wer Vorlagen duplizieren kann

Das Duplizieren ist für benutzerdefinierte Vorlagen und je nach Workspace-Einstellungen manchmal auch für andere wiederverwendbare Vorlagen verfügbar. Das Duplizieren eignet sich für tatsächliche Varianten, nicht für die einmalige Nutzung.

Wenn die Option zum Duplizieren fehlt, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung, der Vorlagentyp unterstützt dies nicht oder Ihr Workspace schränkt die Vorlagenverwaltung ein. Wenn Sie lediglich einen neuen Canvas benötigen, erstellen Sie diesen stattdessen direkt aus der Vorlage.

Aktualisieren Sie nach dem Duplizieren den Namen, die Tags, die Sichtbarkeit und den Vorschauinhalt, damit das Duplikat nicht mit dem Original verwechselt wird.

Wer Vorlagen löschen kann

Das Löschen ist in der Regel eingeschränkt, da dadurch ein wiederverwendbarer Ausgangspunkt aus der Bibliothek entfernt wird. Das Löschen einer Vorlage löscht keine bereits daraus erstellten Canvases, kann jedoch Arbeitsabläufe von Teams stören, die für zukünftige Arbeiten darauf angewiesen sind.

Stellen Sie vor dem Löschen sicher, dass die Vorlage veraltet ist, fehlerhaft dupliziert wurde oder durch eine bessere, aktuellere Vorlage ersetzt wurde. Wenn die Vorlage lediglich für bestimmte Personen ausgeblendet werden soll, ändern Sie stattdessen die Sichtbarkeit, sofern diese Option verfügbar ist.

Wenn die Option zum Löschen fehlt, wenden Sie sich an die besitzende Person der Vorlage oder an eine Workspace-Administration.

Wer Sichtbarkeit und Tags ändern kann

Änderungen der Sichtbarkeit und der Tags beeinflussen das Auffinden von Vorlagen. Eine für den Workspace sichtbare Vorlage kann zu einem Standard-Ausgangspunkt für viele Mitglieder werden. Eine private Vorlage ist für andere Personen in der Bibliothek nicht mehr sichtbar. Tags können die Suche nach Vorlagen erleichtern oder erschweren.

Betrachten Sie Sichtbarkeit und Tags als Teil der Bibliothekspflege und nicht als rein optische Details. Wenn eine Vorlage für die breite Nutzung gedacht ist, wählen Sie präzise Tags und stellen Sie sicher, dass der Quell-Canvas zugänglich ist. Wenn es sich um einen Entwurf handelt, halten Sie diesen privat oder eingeschränkt.

Weitere Hinweise zur Organisation finden Sie unter Suchen und Organisieren von Vorlagen.

Fehlerbehebung: Fehlende Vorlagen

• Vorlage ist nicht sichtbar: Überprüfen Sie zuerst den Workspace. Prüfen Sie anschließend die Suchbegriffe, Tags, Sichtbarkeitseinstellungen, den Vorlagentyp sowie eine mögliche Umbenennung oder Löschung.
• Vorlage ist für manche Personen sichtbar, für andere nicht: Vergleichen Sie die Rollen und Kontoberechtigungen. Die Vorlage ist möglicherweise privat, eingeschränkt oder basiert auf einem Quell-Canvas, auf das die betroffene Person keinen Zugriff hat.
• Standard-ALLO-Vorlage fehlt für alle: Möglicherweise ist dieser Katalogeintrag im aktuellen Workspace nicht verfügbar oder der Katalog erfordert eine Überprüfung durch den Support.

Fehlerbehebung: Vorschau- oder Erstellungsfehler

• Vorschau der Vorlage schlägt fehl (obwohl die Vorlage sichtbar ist): Überprüfen Sie den Zugriff auf den Quell-Canvas. Die Besitzerin oder der Besitzer der Vorlage sollte den Quell-Canvas öffnen und sicherstellen, dass die Zielgruppe darauf zugreifen kann.
• Vorschau funktioniert, aber die Erstellung schlägt fehl: Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Prüfen Sie, ob die Erstellung im gewählten Kontext zulässig ist (z. B. eigenständiger Canvas, Projekt-Canvas oder an einem anderen Ort). Falls der Fehler nur innerhalb eines Projekts auftritt, liegt dies vermutlich an den Projektberechtigungen.
• Erstellung funktioniert für Besitzer, aber nicht für andere: Vergleichen Sie die Sichtbarkeit der Vorlage, den Zugriff auf den Quell-Canvas und die jeweiligen Workspace-Rollen.

Fehlerbehebung: Bearbeitungs- oder Löschfehler

• Optionen zum Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen fehlen: Prüfen Sie zuerst den Vorlagentyp. Standard-Vorlagen erlauben in der Regel keine Bearbeitung im Workspace. Überprüfen Sie danach Ihre eigene Rolle, den Zugriff auf den Quell-Canvas, den Auswahlstatus und ob die Vorlage eingeschränkt ist.
• Aktion wird angezeigt, schlägt jedoch fehl: Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Die Vorlage wurde möglicherweise in einem anderen Tab geändert, gelöscht oder die Berechtigungen für den Quell-Canvas wurden aktualisiert.
• Wichtige Vorlage ist nicht zugänglich oder fehlerhaft: Wenden Sie sich an eine Workspace-Administration oder den Support. Geben Sie dabei den Vorlagennamen, den Workspace, die betroffenen Personen, die fehlgeschlagene Aktion sowie Informationen zur Vorschau oder Erstellung an.

Berechtigungsbeispiele

Ein Workspace-Mitglied kann aus der Vorlage Sprint retro einen neuen Canvas erstellen, diese aber nicht bearbeiten, da die besitzende Person der Vorlage die Standardstruktur verwaltet.

Eine Teamleitung kann die Vorlage Customer interview - research bearbeiten, weil sie die benutzerdefinierte Vorlage besitzt. Ein externer Gast hingegen kann nur dann daraus erstellen, wenn die entsprechende Sichtbarkeit und der Zugriff auf den Quell-Canvas eingerichtet sind.

Eine Vorlage erscheint in der Suche, aber die Vorschau schlägt für die meisten Mitglieder fehl, weil der Quell-Canvas privat ist. Die Lösung besteht darin, den Zugriff auf den Quell-Canvas oder die Vorlagensichtbarkeit anzupassen, sodass beide übereinstimmen.

Ein aus einer Vorlage erstellter Canvas ist für die erstellende Person privat, bis er freigegeben wird, auch wenn die Vorlage selbst für den gesamten Workspace sichtbar ist.