テンプレートの権限と公開範囲

テンプレートの公開範囲とテンプレート管理は異なる権限です

テンプレートの権限は、テンプレートを表示できるユーザー、テンプレートからキャンバスを作成できるユーザー、コンテンツをプレビューできるユーザー、再利用可能な構造を編集できるユーザー、複製できるユーザー、削除できるユーザー、公開設定やタグを変更できるユーザーなど、さまざまな項目を規定しています。

テンプレートからキャンバスを作成する権限はあっても、編集や削除は許可されていない場合があります。これは一般的な仕様です。多くのワークスペースにおいて、再利用権限は管理権限よりも広く設定されています。

テンプレートのモデルについては、キャンバステンプレートの概要をご参照ください。

カスタムテンプレートの「元のキャンバス」について理解する

ワークスペースのカスタムテンプレートは、元のキャンバスに基づいています。テンプレートカード、テンプレート設定、および元のキャンバスへのアクセス権限が一致している必要があります。これらが一致していない場合、ライブラリでテンプレートは表示されるものの、プレビューや作成に失敗することがあります。

たとえば、テンプレートの所有者がカスタムテンプレートをワークスペース全体に公開しても、元のキャンバスが非公開（プライベート）のままになっている場合があります。この場合、テンプレートは利用可能に見えますが、他のメンバーはコンテンツを読み込むことができません。

カスタムテンプレートのアクセス権限に問題があると思われる場合は、テンプレートの公開設定と元のキャンバスの共有設定の両方を確認してください。その際、安易に複製を作成して解決しようとしないでください。テンプレートを複製すると、同じ問題が引き継がれ、さらなる混乱の原因となる可能性があります。

一般的な公開範囲のパターン

具体的なラベルは異なる場合がありますが、原則は共通です。カードの表示、コンテンツのプレビュー、テンプレートからの作成、および管理は、それぞれ異なる権限（機能）として独立しています。

テンプレートから作成できるユーザー

ユーザーは、現在のワークスペースまたは作成コンテキストにおいて、アクセスおよび使用が許可されているテンプレートからキャンバスを作成できます。標準テンプレートは広く利用可能ですが、カスタムテンプレートはワークスペースの公開設定と元のキャンバスへのアクセス権限に依存します。

テンプレートからキャンバスを作成しても、その新しいキャンバスへの広範なアクセス権限が自動的に付与されるわけではありません。新しいキャンバスは、作成された場所の共有ルールに従います。たとえば、プロジェクト内で作成された場合はそのプロジェクトのコンテキストが適用され、スタンドアロン（単独）で作成された場合は作成者が手動で共有する必要がある場合があります。

もし、同僚が同じテンプレートからキャンバスを作成できるのにもかかわらず、あなたが作成したキャンバスを開けない場合は、作成した新しいキャンバスまたはプロジェクトを共有してください。詳細については、キャンバスを共有するをご参照ください。

テンプレートを編集できるユーザー

テンプレートの編集は、通常、所有者または管理権限を持つユーザーに制限されています。テンプレートを編集すると、今後のキャンバス作成用の再利用可能な出発点（テンプレートの構造）が変更されます。すでにそのテンプレートから作成された既存のキャンバスが書き換えられることはありません。

もし「編集」オプションが表示されない場合は、そのテンプレートが標準のALLOテンプレートではないか、カスタムテンプレートの所有者または管理者であるか、テンプレートへのアクセスが制限されていないか、あるいは元のキャンバスが現在も存在しているかを確認してください。

元のテンプレートを編集できないものの、バリエーションが必要な場合は、所有者に複製を依頼するか、お持ちのロール（役割）で許可されている場合は新しくカスタムテンプレートを作成してください。

テンプレートを複製できるユーザー

ワークスペースの設定によっては、カスタムテンプレートやその他の再利用可能なテンプレートで複製機能を利用できる場合があります。複製は、使い捨てではなく、実際に異なるバリエーション（別バージョン）を作成して運用する場合に役立ちます。

もし「複製」オプションが表示されない場合は、必要な権限がないか、そのテンプレートタイプが複製に対応していないか、またはワークスペースでテンプレート管理が制限されている可能性があります。単にキャンバスを作成したいだけであれば、複製するのではなく、テンプレートからキャンバスを作成してください。

テンプレートを複製した後は、元のテンプレートと混同されないよう、名前、タグ、公開設定、およびプレビューコンテンツを更新してください。

テンプレートを削除できるユーザー

「削除」を実行すると、ライブラリから再利用可能な出発点が失われるため、通常は削除権限が制限されています。テンプレートを削除しても、そのテンプレートから作成済みのキャンバスが削除されることはありませんが、今後の作業でそのテンプレートを必要とするチームの業務に支障をきたす可能性があります。

削除する前に、そのテンプレートが本当に不要（旧式）であるか、誤って複製されたものであるか、あるいはより優れた新しいテンプレートに置き換えられたものであるかを確認してください。特定のユーザーに対してのみテンプレートを非表示にしたい場合は、削除するのではなく、公開設定を変更するオプション（利用可能な場合）を検討してください。

もし「削除」オプションが表示されない場合は、テンプレートの所有者またはワークスペースの管理者にお問い合わせください。

公開設定やタグを変更できるユーザー

公開設定やタグを変更すると、テンプレートの検出性に影響します。テンプレートをワークスペースに公開すると、多くのメンバーにとって標準的な出発点（テンプレート）になります。逆に非公開に設定すると、他のメンバーのライブラリから非表示になります。タグを設定することで、テンプレートの検索を容易にしたり、整理したりすることができます。

公開設定とタグの変更は、単なる見た目の調整ではなく、ライブラリのメンテナンス作業として捉えてください。広く使用してもらうテンプレートの場合は、わかりやすいタグを設定し、元のキャンバスにアクセスできるように設定します。ドラフト（下書き）段階の場合は、非公開にするかアクセスを制限した状態に維持してください。

テンプレートの整理に関するガイダンスについては、テンプレートの検索と整理をご参照ください。

トラブルシューティング：テンプレートが表示されない

• 特定のメンバーにテンプレートが表示されない場合

  • ワークスペースの不一致: メンバーが正しいワークスペースにログインしているか確認してください。
  • 公開設定とアクセス制限: テンプレートが「非公開」または「制限付き」に設定されている可能性があります。
  • 元のキャンバスへのアクセス権限: テンプレートの元となるキャンバスの閲覧権限が、対象ユーザーに付与されていない可能性があります。
  • 検索タグの相違: 検索キーワードやタグ、テンプレートのタイプが合致しているか確認してください。名前が変更されたか、すでに削除された可能性もあります。

• 標準のALLOテンプレートが全員に表示されない場合

  • ワークスペースでそのカタログエントリーが有効化されていないか、システム管理上のレビューが必要な状態である可能性があります。

トラブルシューティング：プレビューまたは作成の失敗

• テンプレートのプレビューができない場合

  • 元のキャンバスのアクセス制限: テンプレートは表示されてもプレビューできない場合、元のキャンバスへのアクセス権が不足しています。テンプレートの所有者に、元のキャンバスが対象ユーザーに対して閲覧可能に設定されているか確認してもらってください。

• プレビューはできるがキャンバスを作成できない場合

  • 作成場所の制限: 単独のキャンバス、プロジェクト内のキャンバスなど、作成しようとしている場所（コンテキスト）で権限が許可されているか確認してください。特定のプロジェクト内でのみ作成に失敗する場合、そのプロジェクトのアクセス権限に問題がある可能性があります。
  • 一時的なエラー: ブラウザを更新して、もう一度お試しください。

• 所有者は作成できるが他のユーザーが作成できない場合

  • 設定の不一致: テンプレートの公開設定、元のキャンバスへのアクセス権、およびユーザーのワークスペースの役割（ロール）にズレがないか、比較・確認してください。

トラブルシューティング：編集または削除の失敗

• 「編集」「設定」「複製」「削除」のオプションが表示されない場合

  • テンプレートタイプ: 標準テンプレート（ALLO公式）の場合、ワークスペース内での編集や削除はできません。
  • 権限の不足: あなたのワークスペースの役割（ロール）や元のキャンバスへのアクセス権限が不足している可能性があります。
  • アクセス制限: 対象のテンプレートにアクセス制限（制限付き設定）が施されているか、選択状態が不適切である可能性があります。

• メニューは表示されるが実行に失敗する場合

  • 情報の不整合: 他のタブや他のユーザーによってテンプレートが変更・削除されたか、元のキャンバスの権限が更新された可能性があります。ブラウザを更新して再度お試しください。

• 重要なテンプレートのアクセス権が破損している場合

  • ワークスペースの管理者またはサポート窓口にお問い合わせください。その際、テンプレート名、ワークスペース名、影響を受けているユーザー、失敗した操作、およびプレビューやキャンバス作成が可能かどうかをお知らせください。

権限設定の具体例

• ワークスペースの一般メンバーは「Sprint retro」テンプレートからキャンバスを作成できますが、標準の構造はテンプレート所有者が管理しているため、テンプレート自体の編集はできません。

• チームリードは自分で所有するカスタムテンプレートであるため「Customer interview - research」を編集できますが、外部のゲストは公開設定と元のキャンバスへのアクセス権限がない限り、そのテンプレートからキャンバスを作成することはできません。

• テンプレートが検索結果に表示されるものの、元のキャンバスが非公開（プライベート）であるため、大半のユーザーでプレビューに失敗します。この場合は、元のキャンバスのアクセス権限、またはテンプレートの公開設定を調整して一致させることで解決します。

• テンプレート自体がワークスペース全体に公開されていても、そのテンプレートから作成されたキャンバスは、共有設定を行うまで作成したユーザーのみに非公開（プライベート）となります。