キャンバステンプレートの概要

テンプレートは繰り返し行う作業の開始点となる構造を提供します

定例会議のメモ、プロジェクトの概要、スプリント計画、デザインレビュー、ワークショップ、レッスン、レトロスペクティブ（振り返り）、クライアントへの引き継ぎ、ローンチ計画、リサーチ時のインタビューなど、チームが同じ種類のキャンバスを繰り返し使用する場合は、キャンバステンプレートを活用してください。テンプレートを使用することで、新規作成するキャンバスに構造、問いかけ、セクション、ページ、および具体例があらかじめ用意されるため、毎回同じレイアウトをいちから作り直す必要がなくなります。

テンプレートはあくまで作業の開始点（スターター）であり、完成した成果物ではありません。テンプレートからキャンバスを作成すると、その新しいキャンバスは、現在進行中の会議、プロジェクト、授業、クライアント、または納品物専用のものになります。テンプレートの元データに影響を与えることなく、自由に編集できます。

作業が模索的な段階であり、進行しながら自然に構造を形成していきたい場合は、空白のキャンバスを使用してください。担当者、期日、セクション、進行状況の追跡が必要な作業には、プロジェクトキャンバスが適しています。一方で、その構造自体を何度も再利用する価値がある場合には、テンプレートを使用してください。

テンプレートが表示される場所

テンプレートは、「キャンバス作成画面」と「キャンバステンプレートマネージャー」の2つの関連する場所に表示されます。キャンバス作成における具体的なワークフローについては、キャンバステンプレートの利用方法を参照してください。

キャンバス作成画面は、新しいキャンバスを起動する場所です。ワークスペースの設定に応じて、テンプレート、空白のキャンバス、自由形式のホワイトボード、ページ形式のキャンバス、PDFやファイルのインポートなど、さまざまな作成オプションが表示されます。

キャンバステンプレートマネージャーは、再利用可能なテンプレートライブラリを管理する場所です。権限が付与されている場合、テンプレートの検索、プレビュー、新規作成、編集、複製、タグ付け、公開範囲の調整、または削除に使用できます。

テンプレートマネージャー内で「空白のキャンバス」や「PDFインポート」の項目を探しても見つからない場合がありますが、これは正常な動作です。空白のキャンバスやインポートオプションは「作成時の選択肢」であり、ライブラリに保存される再利用可能なテンプレートではないためです。

テンプレートの種類

ALLOでは、複数の種類のテンプレートや作成オプションが表示される場合があります。

この違いを理解しておくことは、特定のアクション（編集など）が見当たらない場合に役立ちます。標準テンプレートは利用できても編集はできません。カスタムテンプレートはオーナーであれば編集できます。空白のキャンバスなどの作成オプションは、キャンバス新規作成画面には表示されますが、テンプレートライブラリには表示されません。

テンプレートを使用すべき状況

同じ構造を繰り返すことで品質が向上したり、準備時間を節約できたりする場合は、テンプレートを使用してください。例えば、カスタマーインタビューのテンプレートには、目標、参加者の詳細、質問事項、メモ、インサイト、次のステップなどを含めることができます。ローンチ概要のテンプレートには、目的、ターゲット、メッセージング、ローンチのチェックリスト、レビューメモ、振り返りの問いかけなどをあらかじめ配置しておけます。

チーム間で一貫性を維持することが重要な場合にテンプレートを活用します。プロジェクトマネージャーごとにキックオフの進め方が異なる場合、キックオフのテンプレートを用意することで、古いキャンバスを手動でコピーする手間を省き、全員が同じ基準で進められるようになります。

新しいチームメンバーのオンボーディング（受け入れ・立ち上げ）の際にも役立ちます。優れたテンプレートは、キャンバスの構造そのものを通じて、期待されるワークフローや業務手順を自然に伝えることができます。

業務内容が全く不明な場合、一回限りの特殊な作業、あるいはシンプルな空白のキャンバスを使用した方が柔軟に進められる場合は、テンプレートを避けてください。不適切な形式を強要するテンプレートは、テンプレートがない状態よりも作業効率を損ねる原因になります。

テンプレートから作成する

テンプレートからキャンバスを作成すると、まったく新しいキャンバスが生成されます。この新規キャンバスは、元のテンプレートとは完全に切り離されています。作成したキャンバスに追加した編集、コメント、ファイル、共有設定、およびプレゼンテーションページなどは、すべてその新しいキャンバスのみに保存されます。

テンプレートから作成したからといって、自動的に全員がその新しいキャンバスにアクセスできるわけではありません。アクセス権限は、作成した場所や方法によって異なります。例えば、プロジェクト内で作成されたキャンバスはプロジェクトの権限（コンテキスト）を引き継ぐ場合があります。独立した単体のキャンバスとして作成した場合は、個別に共有設定を行う必要があります。詳細は、テンプレートからキャンバスを作成するおよびキャンバスの共有を参照してください。

新しいキャンバスをプロジェクトに関連付ける必要がある場合は、プロジェクトの管理画面から作成または接続を行ってください。詳細は、プロジェクトへのキャンバスの追加を参照してください。

テンプレートライブラリの管理

整理された使いやすいテンプレートライブラリは、簡単に検索でき、チームが安心して活用できます。テンプレートの名前には、カスタマーインタビュー、デザイン批評、スプリント振り返り、ローンチ概要、週次計画など、ユーザーがこれから開始しようとしている作業内容が明確に伝わる名前を付けてください。

ライブラリの規模が大きくなってきたら、タグやカテゴリを使用してください。大幅に異なるバリエーションを作成する場合は、まずテンプレートを複製してから編集を行います。古いテンプレートは、それを使用する新規の作業が完全に発生しなくなった場合にのみ削除するようにしてください。

テンプレートを削除しても、そのテンプレートからすでに作成されたキャンバスが削除されることはありません。既存のキャンバスは独立した作業データです。古いキャンバスをアーカイブまたは削除したい場合は、テンプレートの削除ではなく、キャンバスおよびプロジェクトの管理フローから操作を行ってください。

検索と整理についてはテンプレートの検索と整理を、編集と複製についてはテンプレートのプレビュー・編集・複製を参照してください。

権限と公開範囲

テンプレートの公開範囲（誰が閲覧・作成できるか）と、テンプレートの管理権限（誰が編集、複製、削除、タグ付け、設定変更できるか）は異なる設定です。

ワークスペースのカスタムテンプレートは、その基となったキャンバスのアクセス権限にも依存します。テンプレートのカードは表示されているものの、プレビューや新規作成ができない場合は、元となるキャンバスのアクセス権限を確認する必要があります。詳細は、テンプレートの権限と公開範囲を参照してください。

ゲストや外部のコラボレーターが表示・利用できるテンプレートは、通常のワークスペースメンバーよりも制限される場合があります。また、標準カタログテンプレートとワークスペースのカスタムテンプレートで挙動が異なることもあります。アクセス権限モデル全般については、メンバー、ゲスト、および外部コラボレーターの役割を参照してください。

テンプレートに関するよくある問題

テンプレートの利用や管理で問題が発生した場合は、以下の解決策を確認してください。

• テンプレートが見つからない
  • 原因と対策：
    • ログインしているワークスペース、権限、検索キーワード、タグが正しいか確認してください。
    • 探している項目が標準テンプレート、カスタムテンプレート、または作成時のオプション（空白のキャンバスやインポートなど）のどれに該当するか確認してください。
• テンプレートのプレビューが表示されない
  • 原因と対策：
    • 元となるキャンバスがすでに削除されていないか、ワークスペースのオーナーに確認してください。
    • 対象のユーザーが、元となるキャンバスへの閲覧権限を持っているか確認してください。
• 誤ったテンプレートからキャンバスを作成してしまった
  • 原因と対策：
    • 新しく作成したキャンバスを直接編集するか、正しいテンプレートから新しくキャンバスを作成し直してください。
    • 後から元のテンプレートを変更しても、すでに作成済みのキャンバスには自動的に反映されません。
• テンプレートライブラリに古いコピーや重複が溢れている
  • 原因と対策：
    • 現在使用すべき最適なテンプレートを1つ選び、わかりやすい名前に変更してください。
    • 権限がある場合は古いテンプレートをアーカイブまたは削除し、新しい標準ルールをチームに説明して共有してください。