Обзор шаблонов холстов

Шаблоны задают начальную структуру для регулярных задач

Используйте шаблон холста, когда команда регулярно создает однотипные холсты: протоколы встреч, описания проектов, планирование спринтов, анализы дизайна, практические занятия, уроки, ретроспективы, передачу проектов клиентам, планы запуска или исследовательские интервью. Шаблон предоставляет новому холсту структуру, подсказки, разделы, страницы и примеры, благодаря чему пользователям не приходится заново настраивать каждый отдельный Объект или восстанавливать макет с нуля.

Шаблоны представляют собой лишь отправные точки, а не готовый результат. После того как Вы создадите холст на основе шаблона, новый холст будет относиться к конкретной встрече, проекту, занятию, клиенту или результату работы, над которым Вы работаете. Вы можете редактировать его без изменения исходного шаблона.

Используйте пустой холст, если работа носит исследовательский характер и структура должна формироваться в процессе сессии. Используйте проектный холст, когда для работы требуются распределение ответственности, даты, разделы или отслеживание прогресса. Используйте шаблон в тех случаях, когда имеет смысл повторно применить саму структуру.

Где отображаются шаблоны

Шаблоны отображаются в двух связанных разделах: при создании холста и в менеджере шаблонов холстов. Описание рабочего процесса со стороны холста приведено в разделе Использование шаблонов холстов.

В разделе создания холста Вы начинаете работу над новым холстом. В зависимости от настроек Вашего рабочего пространства здесь могут отображаться шаблоны, варианты создания пустого холста, интерактивные доски свободной формы или варианты холстов на основе страниц, импорт PDF и другие параметры создания.

В менеджере шаблонов холстов осуществляется управление библиотекой шаблонов многократного использования. Используйте его, чтобы выполнять Поиск, предварительный просмотр, создавать холсты на основе шаблонов, а также редактировать, дублировать, помечать тегами, настраивать видимость или удалять шаблоны, если Ваша роль или Лицензия позволяют выполнять эти действия.

Если в менеджере шаблонов Вы ищете варианты «Пустой холст» или «Импорт PDF», но не находите их, это нормально. Пустой холст и параметры импорта относятся к опциям создания, а не к сохраненным шаблонам многократного использования.

Типы шаблонов

В ALLO может отображаться несколько видов шаблонов или вариантов создания:

Это различие важно в тех случаях, когда какое-то действие недоступно. Стандартный шаблон можно использовать для создания холста, но нельзя редактировать. Пользовательский шаблон может быть доступен для редактирования владельцам. Вариант пустого холста может отображаться при создании, но отсутствовать в библиотеке шаблонов.

Когда использовать шаблон

Используйте шаблон, когда повторение одной и той же структуры повышает качество работы или экономит время. Например, шаблон интервью с клиентом может включать цели, информацию об участнике, вопросы, заметки, выводы и последующие шаги. Шаблон описания запуска может содержать цели, целевую аудиторию, ключевые сообщения, контрольный список запуска, примечания к обзору и вопросы для ретроспективы.

Используйте шаблон, когда важна согласованность между командами. Если каждый менеджер проектов проводит стартовую встречу по-своему, шаблон стартовой встречи поможет создать единую основу для всех, избавляя сотрудников от необходимости вручную копировать старый холст.

Используйте шаблоны при онбординге новых участников команды. Качественный шаблон обучает принятому рабочему процессу непосредственно через саму структуру холста.

Избегайте использования шаблонов, если предстоящая работа абсолютно непредсказуема, носит разовый характер или если для нее лучше подходит простой пустой холст. Шаблон, который навязывает неподходящую форму, принесет больше вреда, чем его отсутствие.

Создание холста на основе шаблона

Создание холста на основе шаблона приводит к созданию нового холста. Этот новый холст никак не связан с шаблоном. Все изменения, добавляемый Вами Комментарий, файлы, параметры общего доступа и презентационные страницы, которые Вы добавляете на новый холст, относятся исключительно к нему. Например, любой добавленный Вами Комментарий или файл на новом холсте не отобразится в исходном шаблоне. Внутри нового холста Вы также можете общаться с коллегами, используя Чат холста или запустив Аудио/видеозвонок.

Создание холста на основе шаблона не предоставляет автоматически доступ к нему всем пользователям. Права доступа зависят от того, где и как Вы его создаете. Холст, созданный внутри проекта, может наследовать контекст этого проекта. Для отдельного холста может потребоваться настроить общий доступ. Подробную информацию можно найти в разделах Создание холста на основе шаблона и Общий доступ к холсту. Чтобы отслеживать изменения на созданном холсте, Вы можете активировать функцию Следовать.

Если Вам необходимо прикрепить новый холст к проекту, создайте или подключите его непосредственно из раздела проекта. См. раздел Добавление холста в проект.

Управление библиотекой шаблонов

В качественной библиотеке шаблонов легко выполнять Поиск, а сами шаблоны вызывают доверие. Используйте названия, которые четко описывают задачи, к которым приступают пользователи, например: Интервью с клиентом, Анализ дизайна, Ретроспектива спринта, Описание запуска или Еженедельное планирование.

Используйте теги или категории по мере роста библиотеки. Создайте дубликат шаблона перед внесением существенных изменений. Удаляйте старые шаблоны только тогда, когда больше никто не должен создавать на их основе новые проекты.

Удаление шаблона не приводит к удалению холстов, которые уже были созданы на его основе. Эти холсты представляют собой отдельные рабочие материалы. Если старые холсты необходимо отправить в архив или удалить, управляйте ими через соответствующие рабочие процессы холстов и проектов, а не путем удаления шаблона.

Информацию о Поиске и структурировании шаблонов Вы найдете в разделе Поиск и организация шаблонов. Инструкции по редактированию и дублированию приведены в разделе Предварительный просмотр, редактирование и дублирование шаблонов.

Права доступа и видимость

Видимость шаблона определяет, кто может просматривать его или создавать на его основе новые холсты. Права на управление шаблонами определяют, кто может редактировать, дублировать, удалять, помечать тегами или изменять настройки. Это разные параметры.

Пользовательские шаблоны рабочего пространства также зависят от исходного холста, на основе которого они созданы. Если пользователи видят карточку шаблона, но не могут открыть предпросмотр или создать на его основе холст, возможно, требуется настроить права доступа к исходному холсту. См. раздел Права доступа и видимость шаблонов.

Пользователи в статусе Гость и внешние соавторы видят более ограниченный набор шаблонов по сравнению с обычными участниками, у которых есть доступ к разделу Доступные мне. Стандартные шаблоны каталога и пользовательские шаблоны рабочего пространства также могут вести себя по-разному. Ознакомьтесь с общей моделью доступа в разделе Участники, гости и внешние соавторы.

Распространенные проблемы с шаблонами

В случае возникновения трудностей при работе с шаблонами обратите внимание на следующие ситуации:

• Шаблон отсутствует в списке

  • Проверьте текущее рабочее пространство.
  • Проверьте Ваши права доступа.
  • Убедитесь в правильности ключевых слов для Поиска и тегов.
  • Уточните тип шаблона (возможно, это стандартный шаблон, пользовательский шаблон или просто вариант создания холста).

• Не удается открыть предварительный просмотр шаблона

  • Попросите владельца проверить, существует ли исходный холст.
  • Убедитесь, что у целевых пользователей есть права на чтение исходного холста.

• Холст создан на основе неверного шаблона

  • Отредактируйте созданный холст вручную.
  • Либо создайте новый холст, выбрав правильный шаблон.
  • Обратите внимание, что последующее изменение самого шаблона не исправляет уже созданный на его основе холст.

• Библиотека шаблонов переполнена устаревшими копиями

  • Выберите один наиболее актуальный шаблон и дайте ему понятное название.
  • Перенесите старые копии в архив или удалите их, если у Вас есть соответствующие права.
  • Объясните команде новые стандарты работы с шаблонами.

• Не удается найти созданный на основе шаблона холст

  • Проверьте, отображается ли он в разделе Все холсты.
  • Попробуйте найти его, используя глобальный Поиск.