Как работать с шаблонами холстов

Шаблон холста задает готовую структуру для работы, которую команда регулярно повторяет. Он подходит для планерок, дизайн-ревью, ретроспектив, синтеза исследований, онбординга, воркшопов, карт клиентского пути, учебных сессий и планирования.

Ценность шаблона не в эффектном оформлении. Он снимает повторяющиеся вопросы о настройке и сохраняет форму, которая нужна работе. Хороший шаблон дает достаточно опор для старта, а дальше не мешает команде.

Коротко

Сначала выберите Свободный canvas или Canvas со страницами, затем найдите шаблон по названию или категории. Откройте Предпросмотр, чтобы изучить весь макет, и нажмите Использовать или Использовать шаблон, чтобы создать отдельный редактируемый холст. Импорт PDF/Office начинается с загрузки файла, а чистые варианты создаются сразу.

Доступность и права

Шаблон задает рабочий процесс, а не декор

Начните с шаблона, если у работы есть знакомая последовательность. Ретроспектива делится на этапы. В дизайн-ревью нужны контекст, материалы, обратная связь, решения и дальнейшие действия. Воркшопу нужны вопросы, упражнения, тайминг и заметки ведущего. Планированию нужны исходные данные, риски, ответственные и действия.

Именно эту последовательность и должен хранить шаблон. Не выбирайте его только по красивой миниатюре, если структура не подходит. Привлекательный шаблон с неправильными этапами создает лишнюю работу и путаницу.

После создания настройте холст под конкретную работу. Переименуйте его, удалите лишние разделы, обновите вопросы, замените примеры и настройте доступ. Если к приходу коллег холст все еще выглядит как безликая заготовка, подготовка не закончена.

Выберите подходящую форму шаблона

Форма шаблона должна соответствовать задаче холста:

Выберите шаблон доски свободного формата для одной большой исследовательской карты. Если важны последовательность, экспорт или презентация, подойдет шаблон со страницами или слайдами. Если исходный материал уже существует в виде документа, используйте импорт PDF и Office. Начните с чистого холста, когда структура должна появиться по ходу обсуждения.

Полное сравнение форматов есть в статье Доски свободного формата и холсты со страницами.

Создайте холст из шаблона

Откройте Новый холст, выберите Свободный canvas или Canvas со страницами, затем найдите шаблон, который лучше всего соответствует задаче, и создайте из него новый холст. ALLO копирует вариант шаблона для выбранного формата в отдельный редактируемый холст, поэтому изменения не затрагивают оригинал.

Наведите указатель на карточку и выберите Использовать, чтобы создать холст сразу, или Предпросмотр, чтобы сначала изучить весь макет. В предпросмотре нажмите Использовать шаблон, если разделы, вопросы и материалы подходят задаче. Импорт PDF/Office откроет загрузку исходного файла, а чистые варианты создадутся сразу.

Когда холст откроется:

1. Переименуйте его по реальной встрече, проекту или результату.
2. Проверьте зоны на свободной доске или порядок страниц.
3. Удалите ненужные примеры.
4. Замените временный текст реальными вопросами.
5. Удалите личные материалы, которые не должны были попасть в копию.
6. Убедитесь, что выбран подходящий формат: доска свободного формата или холст со страницами.
7. Настройте доступ для ведущих, участников, рецензентов и гостей.
8. Добавьте первые инструкции до приглашения большой группы.

Общий процесс описан в статье Как создать холст. О работе с библиотекой читайте в обзоре шаблонов холстов.

Используйте каталог шаблонов осмысленно

Ищите по типу работы, а не по внешнему виду. Используйте названия задач: ретроспектива, старт проекта, дизайн-ревью, карта пути, синтез исследований, планирование, онбординг, проверка, занятие или воркшоп.

При сравнении шаблонов проверьте:

1. Создан ли шаблон для свободной доски, страниц или слайдов.
2. Подходит ли количество этапов.
3. Понятны ли инструкции этой аудитории.
4. Остается ли в макете место для реальных материалов.
5. Помогают ли примеры или отвлекают.
6. Не остались ли устаревшие комментарии, ответственные, сроки или метки.
7. Потребуются ли в конце экспорт, печать или презентация.

Если доступен предпросмотр, не создавайте несколько пробных холстов только ради сравнения. Сначала изучите шаблон, затем один раз создайте холст и настройте его.

Сохраните холст как шаблон

Если у вас есть нужные права и тип холста поддерживает эту возможность, откройте меню заголовка и выберите Сохранить как шаблон. Лучше делать это после того, как структура один или два раза доказала свою пользу в реальной работе.

Не сохраняйте в библиотеку каждый черновик. Она быстро устаревает, если разовые воркшопы, незаконченные ревью и брошенные эксперименты случайно становятся общими заготовками.

Перед сохранением очистите холст:

1. Удалите личные комментарии, имена участников, данные клиентов, учетные данные и разовые файлы.
2. Замените готовые ответы пустыми областями или безопасными примерами.
3. Переименуйте страницы так, чтобы они описывали повторяемые этапы.
4. Удалите устаревшие сроки, ответственных, метки и решения.
5. Проверьте, что заблокированные объекты, группы и фон настроены намеренно.
6. Убедитесь, что порядок страниц и свернутые страницы будут понятны следующему пользователю.
7. Удалите личные подготовительные материалы, которые не должны попадать в каждую копию.
8. Проверьте общий доступ, чтобы шаблон не раскрывал исходные материалы не той аудитории.

Доски свободного формата доступны среди шаблонов и вариантов создания, но сохранить их через меню заголовка как повторно используемый шаблон нельзя. Сохранить как шаблон работает для холстов со страницами. Если этого действия нет, проверьте тип холста, права, гостевой режим и настройки рабочего пространства.

Обновляйте шаблоны после реальной работы

Относитесь к шаблонам как к живым командным инструментам и пересматривайте их после сессий. Если люди постоянно пропускают страницу, удалите ее. Если ведущие каждый раз добавляют один и тот же вопрос, включите его в шаблон. Если участники задают один и тот же вопрос, перепишите инструкцию. Если примеры провоцируют копировать старые ответы, замените их нейтральными заготовками.

Называйте шаблон по работе, которую он запускает, а не по создавшей его команде. Дизайн-ревью, Интервью с клиентом и Ретроспектива спринта понятнее, чем Шаблон команды А v3 финал финал.

Когда шаблон устареет, создайте чистую замену, направьте команду на новую версию и удалите старую, чтобы работа не продолжала начинаться с нее.

Когда шаблон не нужен

Используйте доску свободного формата без сложного шаблона, если работе нужно открытое исследование. Двадцать заранее подготовленных разделов заставят команду наводить порядок раньше, чем появится сама карта.

Используйте чистый холст со страницами или слайдами, если последовательность уже важна, но повторяемая структура еще не сложилась.

Выберите импорт PDF/Office, если отправной точкой служит готовый документ. Ревью документа и повторно используемый шаблон холста решают разные задачи.

Начните с чистого холста, если команда вместе ищет структуру. Готовый шаблон может слишком рано направить обсуждение в одну сторону.

Создайте холст внутри проекта, а не из шаблона, если главное требование связано с ответственностью: нужен ответственный, срок, статус и дальнейшие действия. Когда начнется визуальная работа, холст все равно можно создать прямо в проекте.

С осторожностью используйте предыдущий холст. Его копирование может казаться быстрее шаблона, но вместе со структурой часто переносятся старые комментарии, ответственные, личные файлы и решения. Если приходится часто копировать старые холсты, один раз очистите структуру и сделайте из нее настоящий шаблон.

Совместная работа и доступ

При создании из шаблона появляется новый холст. Он не получает автоматически ту аудиторию, для которой вы его задумали. Предоставьте людям права на просмотр, комментирование или редактирование в соответствии с их задачами.

Для воркшопа создайте холст заранее. Сначала откройте доступ ведущим, чтобы они проверили вопросы, права и тайминг. Приглашайте участников только после того, как на холсте появятся реальные инструкции, а остатки шаблона будут удалены.

Если будут внешние гости, проверьте их доступ до начала встречи. Гости могут открыть получившийся холст или комментировать его, когда это разрешено настройками общего доступа. Управлять шаблонами они не могут. Подробнее читайте в статьях Общий доступ к холсту и Гостевая совместная работа.

Экспорт и презентация

Форма шаблона влияет на экспорт. Шаблон свободной доски рассчитан на пространственную работу. Шаблон со страницами можно подготовить к презентации или экспорту, если правильно расставить и назвать страницы. Экспорт по страницам, печать и презентация относятся к холстам со страницами.

Перед презентацией проверьте порядок страниц на панели слайдов или в обзоре. Удалите неиспользуемые страницы шаблона, сверните заметки ведущего, если их не нужно показывать, и обновите заголовки. Подробнее читайте в статье Панель слайдов и обзор.

Перед экспортом дождитесь завершения всех загрузок и обработки импортированных файлов. В итоговый файл попадут и временный текст, и устаревшие изображения, если они остались в шаблоне.

Примеры

Для ретроспективы спринта используйте шаблон со страницами для вступления, заметок, тем, действий и дальнейших шагов. Заблокируйте инструкции ведущего, если они не должны перемещаться во время сессии.

Для дизайн-ревью подойдет шаблон со страницами или слайдами, где есть контекст, области для материалов, страницы обратной связи, журнал решений и финальная страница действий. Оставляйте отзывы в комментариях, а не редактируйте дизайн напрямую.

Для онбординга используйте шаблон со страницами, который последовательно знакомит с командой, инструментами, ожиданиями и вопросами. Подробные справочные материалы вынесите во вложенные холсты.

Для синтеза исследований используйте шаблон свободной доски с зонами для исходных заметок, смысловых групп, выводов, рисков и следующих экспериментов. Добавьте крупные заметные заголовки, чтобы люди ориентировались без ведущего.

Если с шаблоном возникли проблемы

Нет действия «Сохранить как шаблон». Проверьте, не вошли ли вы как гость, есть ли право редактирования, не является ли холст доской свободного формата, включено ли создание шаблонов в рабочем пространстве и поддерживает ли его текущий контекст.

Шаблон создает перегруженные холсты. Упростите его. Шаблон должен снимать вопросы о настройке, а не заставлять каждую новую команду удалять половину холста.

В шаблоне оказались конфиденциальные данные. Сразу удалите шаблон и создайте его заново из чистого холста. Шаблон рассчитан на повторное использование, поэтому личные материалы распространяются дальше, чем можно ожидать.

В созданном холсте нет кнопок страниц. Проверьте формат. Шаблон свободной доски не включает постраничный экспорт, печать, презентацию и обычное меню страниц.

Участники меняют шаблон вместо рабочего холста. Остановитесь и проверьте, где именно идет работа. Для воркшопа безопаснее сначала создать отдельный холст из шаблона, а затем пригласить участников в этот новый холст.

Люди не могут найти шаблон. Проверьте поисковые слова, рабочее пространство, видимость, теги и тип элемента. Убедитесь, что это сохраненный шаблон, а не вариант создания. Работа с менеджером подробно описана в руководстве по поиску и организации шаблонов.