Usare i modelli di canvas

Un modello di canvas è una struttura iniziale riutilizzabile per un lavoro che il team ripete. È adatto a riunioni ricorrenti, revisioni di design, retrospettive, sintesi di ricerca, onboarding, workshop, mappe del percorso cliente, sessioni di formazione e cicli di pianificazione.

Il valore di un modello non sta nell'aspetto curato. Sta nel togliere di mezzo le decisioni di configurazione, mantenendo la forma giusta per il lavoro. Un buon modello offre alle persone la struttura necessaria per iniziare, poi lascia spazio ai contenuti reali.

In breve

Scegliete prima Canvas libero o Canvas a pagine, quindi cercate un modello per nome o categoria. Usate Anteprima per esaminare l'intera struttura e Usa o Usa modello per creare un canvas separato e modificabile. Se state già lavorando in una lavagna a mano libera modificabile, fate clic con il pulsante destro su un'area vuota e usate Framework pagina per aggiungere sul posto una pagina di un modello. Importa PDF/Office parte dal caricamento di un file; le opzioni vuote creano subito il canvas.

Disponibilità e permessi

Un modello definisce il flusso, non la decorazione

Partite da un modello quando il lavoro segue uno schema noto. Una retrospettiva ha delle fasi. Una revisione di design ha contesto, materiali, feedback, decisioni e attività successive. Un workshop ha domande, esercizi, tempi e note per chi lo facilita. Una sessione di pianificazione ha input, rischi, responsabili e azioni.

Affidate al modello questo schema. Non sceglietelo solo perché la miniatura è bella se la struttura è sbagliata. Un modello piacevole da vedere ma costruito sui passaggi sbagliati richiede più lavoro di adattamento e crea confusione.

Dopo aver creato il canvas, adattatelo alla sessione reale. Rinominatelo, eliminate le sezioni irrilevanti, aggiornate le domande, sostituite gli esempi segnaposto e configurate la condivisione. Se all'arrivo dei collaboratori sembra ancora un modello generico, la preparazione non è finita.

Scegliere la forma giusta

Scegliete il formato in base al lavoro che il canvas deve sostenere:

Scegliete un modello per canvas libero quando serve un'unica grande mappa esplorativa. Scegliete un modello per pagine o slide quando contano ordine, esportazione o presentazione. Se il materiale sorgente è un documento, usate Importare file PDF e Office. Partite da un canvas vuoto quando la struttura deve prendere forma durante il lavoro.

Per confrontare i formati, leggete Lavagne libere e canvas a pagine.

Creare un canvas da un modello

Aprite Nuovo canvas, scegliete Canvas libero o Canvas a pagine, quindi selezionate il modello più adatto e create un nuovo canvas. ALLO copia nel nuovo canvas il modello del formato scelto, così le modifiche non riscrivono l'originale.

Passate il puntatore sulla scheda e scegliete Usa per creare subito il canvas oppure Anteprima per controllare l'intera struttura. Nell'anteprima, scegliete Usa modello quando sezioni, domande e contenuti sono adatti. Importa PDF/Office apre il pannello di caricamento; le opzioni vuote creano direttamente il canvas.

Quando il canvas si apre:

1. Rinominatelo in base alla riunione, al progetto o al risultato reale.
2. Controllate le aree spaziali o l'ordine delle pagine.
3. Eliminate i contenuti di esempio che non servono.
4. Sostituite i segnaposto con domande reali.
5. Rimuovete eventuali contenuti privati copiati per errore.
6. Verificate che il formato, libero o a pagine, sia quello giusto.
7. Configurate la condivisione per facilitatori, partecipanti, revisori o ospiti.
8. Aggiungete le prime istruzioni prima di invitare un gruppo numeroso.

Per il flusso completo, leggete Creare un canvas. Per gestire la libreria, consultate Panoramica dei modelli di canvas.

Aggiungere una pagina di un modello a una lavagna a mano libera

Per aggiungere una pagina di un modello senza creare un canvas separato, fate clic con il pulsante destro su un'area vuota di una lavagna a mano libera modificabile, scegliete Framework pagina, quindi selezionate un modello e la pagina da inserire.

Per il posizionamento, i contenuti copiati, il percorso nei canvas a pagine, le opzioni del selettore e la risoluzione dei problemi, consultate Usare Framework pagina.

Usare bene il selettore dei modelli

Cercate per flusso di lavoro, non per aspetto. Partite dal nome dell'attività: retrospettiva, kickoff, revisione di design, mappa del percorso, sintesi di ricerca, pianificazione, onboarding, revisione, lezione o workshop.

Quando confrontate i modelli, verificate:

1. Se il modello usa un canvas libero, pagine o slide.
2. Se contiene il numero giusto di fasi.
3. Se le istruzioni sono adatte alle persone coinvolte.
4. Se il layout lascia spazio ai contenuti reali.
5. Se gli esempi segnaposto aiutano oppure distraggono.
6. Se commenti, responsabili, date o etichette sono obsoleti.
7. Se il canvas finale dovrà essere esportato, stampato o presentato.

Quando l'anteprima è disponibile, non create più canvas di prova soltanto per esaminare i modelli. Aprite prima l'anteprima, create una sola volta, poi personalizzate il nuovo canvas.

Salvare un canvas come modello

Se avete il permesso necessario e il tipo di canvas lo supporta, aprite il menu dell'intestazione e scegliete Salva come modello. Fatelo dopo che il canvas ha dimostrato di funzionare in una o due sessioni reali.

Non salvate ogni bozza come modello. Le librerie si deteriorano quando ogni workshop occasionale, revisione incompleta o esperimento abbandonato diventa riutilizzabile per errore.

Prima del salvataggio, ripulite il canvas:

1. Rimuovete commenti privati, nomi dei partecipanti, dati dei clienti, credenziali e file usati una sola volta.
2. Sostituite le risposte concluse con aree vuote o esempi sicuri.
3. Rinominate le pagine in modo che descrivano passaggi riutilizzabili.
4. Eliminate scadenze, responsabili, etichette e decisioni non più validi.
5. Controllate che oggetti bloccati, gruppi e sfondi siano intenzionali.
6. Verificate che l'ordine delle pagine e le pagine compresse abbiano senso per chi userà il modello dopo di voi.
7. Eliminate i materiali di preparazione privati che non devono comparire in ogni copia.
8. Controllate la condivisione, così il modello non espone materiale sorgente alle persone sbagliate.

Le lavagne libere compaiono tra i modelli e le opzioni di creazione, ma il menu dell'intestazione non permette di salvarle come modelli riutilizzabili. Salva come modello è un flusso per canvas a pagine. Se l'azione non compare, controllate il formato, i permessi, se siete ospiti e le impostazioni del workspace.

Migliorare i modelli dopo l'uso reale

Trattate i modelli come strumenti di lavoro vivi. Rivedeteli dopo le sessioni reali. Se le persone saltano sempre una pagina, eliminatela. Se chi facilita aggiunge ogni volta la stessa domanda, inseritela. Se i partecipanti fanno sempre la stessa domanda, migliorate l'istruzione. Se gli esempi spingono a copiare vecchie risposte, sostituiteli con segnaposto neutri.

Assegnate ai modelli il nome del lavoro che avviano, non del team che li ha creati. Revisione di design, Intervista al cliente e Retrospettiva sprint ispirano più fiducia di Modello Team A v3 finale finale.

Quando un modello diventa obsoleto, create una nuova versione ripulita, indirizzate le persone verso la nuova versione ed eliminate quella vecchia, così nessuno continuerà a partire dalla struttura sbagliata.

Quando non usare un modello

Usate un canvas libero senza una struttura pesante quando il lavoro richiede esplorazione aperta. Preparare venti sezioni prima di conoscere la mappa spinge il team a organizzare troppo presto.

Usate una pagina o una slide vuota quando l'ordine conta, ma la struttura riutilizzabile non è ancora definita.

Usate Importa PDF/Office quando il documento sorgente è il punto di partenza. Revisionare un documento non equivale a mantenere un modello di canvas riutilizzabile.

Partite da un canvas vuoto quando il team deve scoprire insieme la struttura. Un modello può indirizzare la conversazione troppo presto.

Usate un canvas di progetto invece di un modello quando il bisogno principale è rendere visibili responsabilità, scadenza, stato e attività successive. Potete comunque creare il canvas nel progetto quando inizia il lavoro visivo.

Riutilizzate con cautela un vecchio canvas. Copiarlo può essere più veloce di un modello, ma spesso porta con sé commenti obsoleti, vecchi responsabili, file privati e decisioni superate. Se copiate spesso vecchi canvas, trasformate la struttura ripulita in un vero modello.

Collaborare e condividere

Creare un canvas da un modello genera un nuovo canvas. Aggiungere una pagina di un modello tramite Framework pagina modifica invece la lavagna a mano libera esistente, senza creare un nuovo canvas separato. In entrambi i casi, condividete il risultato con le persone che hanno bisogno di visualizzare, commentare o modificare.

Per un workshop, create il canvas in anticipo. Condividetelo prima con chi lo faciliterà, così potrà controllare domande, permessi e tempi. Invitate i partecipanti soltanto quando il canvas contiene istruzioni reali ed è stato ripulito dai residui del modello.

Per gli ospiti esterni, provate l'accesso prima della sessione. Gli ospiti possono aprire o commentare il canvas risultante quando la condivisione concede il relativo permesso. Non gestiscono i modelli. Consultate Condividere un canvas e Collaborare con gli ospiti per i dettagli.

Esportare e presentare

La forma del modello determina anche l'esportazione. Un modello libero è pensato per il lavoro spaziale. Un modello a pagine può essere presentato o esportato quando le pagine sono ordinate e hanno nomi chiari. Esportazione, stampa e presentazione basate su pagine appartengono ai canvas a pagine.

Prima di una presentazione, controllate l'ordine nella barra delle slide o nella panoramica. Eliminate le pagine del modello che non servono, comprimete le note per chi facilita se non devono comparire e aggiornate i titoli. Consultate Usare la barra delle slide e la panoramica.

Prima di esportare, attendete che caricamenti e file importati abbiano terminato l'elaborazione. Segnaposto o immagini obsolete rimaste nel modello compariranno anche nel risultato finale.

Esempi

Per una retrospettiva sprint, usate un modello a pagine con check-in, note, temi, azioni e attività successive. Bloccate le istruzioni per chi facilita se non devono essere spostate durante la sessione.

Per una revisione di design, usate un modello a pagine o slide con contesto, aree per i materiali, pagine di feedback, registro delle decisioni e pagina finale delle azioni. Raccogliete il feedback nei commenti invece di chiedere ai revisori di modificare direttamente il design.

Per l'onboarding, usate un modello a pagine che accompagni le persone attraverso team, strumenti, aspettative e domande. Aggiungete sub-canvas per i materiali di approfondimento.

Per una sintesi di ricerca, usate un modello libero con aree per note grezze, gruppi per affinità, insight, rischi ed esperimenti successivi. Aggiungete etichette grandi e visibili, così le persone possono orientarsi anche senza facilitatore.

Problemi con i modelli

Salva come modello non compare. Controllate se siete ospiti, se avete il permesso di modifica, se il canvas è una lavagna libera, se il workspace consente la creazione di modelli e se il contesto corrente supporta il salvataggio.

Il modello crea canvas troppo affollati. Semplificatelo. Un modello deve ridurre le decisioni iniziali, non costringere ogni team a cancellare metà del canvas.

Nel modello compaiono dati sensibili. Eliminateli subito e ricreate il modello da un canvas pulito. I modelli vengono riutilizzati per definizione, quindi i contenuti privati possono diffondersi più del previsto.

Nel canvas creato mancano i controlli delle pagine. Verificate il formato. I modelli per lavagna libera non includono esportazione delle pagine, stampa, presentazione o il normale menu delle pagine.

Framework pagina non compare. Consultate Usare Framework pagina per scegliere il punto di accesso corretto e verificare il permesso di modifica. In una lavagna a mano libera, deselezionate gli oggetti e fate clic con il pulsante destro su un'area vuota.

I partecipanti stanno modificando il modello anziché il canvas della sessione. Fermatevi e controllate dove stanno lavorando. Il flusso corretto consiste nel creare un nuovo canvas dal modello e invitare i partecipanti nel nuovo canvas.

Le persone non trovano un modello. Controllate i termini di ricerca, il workspace, la visibilità, i tag e se l'elemento è un'opzione di creazione anziché un modello salvato. La guida alla ricerca e all'organizzazione spiega il gestore dei modelli.