Ricerca e organizzazione dei modelli

Una libreria di modelli utile è facile da cercare e affidabile

I modelli consentono di risparmiare tempo solo se gli utenti riescono a trovare lo strumento adatto e ad avere la certezza che sia aggiornato. Ricerca, tag, nomi, anteprime e pulizia operano in sinergia. Se la libreria contiene nomi generici e copie obsolete, gli utenti torneranno a duplicare manualmente i vecchi canvas.

Utilizzate il gestore dei modelli di canvas per cercare, visualizzare in anteprima, creare modelli, modificarli, duplicarli, taggarli, eliminarli e gestirne la visibilità, a seconda delle autorizzazioni previste dal vostro ruolo.

Per informazioni sul funzionamento dei modelli, consultate la Panoramica sui modelli di canvas.

Cercare i modelli

Aprite i modelli di canvas e utilizzate il campo di ricerca. Potete effettuare la ricerca per flusso di lavoro, tipo di riunione, team, tipologia di cliente o nome del modello. Termini di ricerca efficaci includono retro, kickoff, lancio, revisione del design, lezione, intervista, pianificazione o brief.

Potrebbero essere visualizzati suggerimenti o ricerche di modelli recenti. Utilizzateli se corrispondono al flusso di lavoro necessario. Cancellate la ricerca per tornare alla libreria completa dei modelli.

La ricerca dei modelli è dedicata esclusivamente ai modelli stessi. Utilizzate la funzionalità Cerca in tutto ALLO quando cercate un canvas effettivo, un progetto, un file, una persona, una dashboard o un obiettivo.

Utilizzare tag e categorie

I tag aiutano a trovare i modelli in base al flusso di lavoro. Gruppi di tag utili includono il tipo di riunione, il team, il processo aziendale, la fase del cliente, la classe, la fase del progetto o il tipo di revisione.

Mantenete i tag prevedibili. Ad esempio, non dovrebbero coesistere Retrospective e Retro, a meno che non vi sia un motivo specifico nello spazio di lavoro. Termini come Launch, Go-to-market e GTM devono essere standardizzati affinché gli utenti possano effettuare ricerche con sicurezza.

Non utilizzate i tag per informazioni che dovrebbero far parte del nome del modello. Un modello denominato Pianificazione settimanale non necessita di un tag pianificazione settimanale, a meno che i tag non servano a gestire una specifica esperienza di navigazione.

Assegnare ai modelli nomi orientati alle attività dell'utente

I nomi dei modelli devono descrivere l'attività che si desidera avviare. Nomi come Intervista cliente, Retrospective dello sprint, Critica del design, Brief di lancio e Kickoff cliente risultano efficaci poiché corrispondono alle intenzioni dell'utente.

Evitate l'uso di nomi interni come Copia di modello Team Ops v3, Bozza di Sarah, Nuovo modello o Modello di canvas finale. Questi nomi peggiorano i risultati di ricerca e generano dubbi su quale sia la versione effettivamente aggiornata.

Se un modello è associato a un team o a un processo specifico, includete tale contesto nel nome: Brief di lancio marketing, Pianificazione dello sprint di prodotto o Chiamata conoscitiva vendite.

Visualizzare l'anteprima prima di organizzare

Prima di rinominare, eliminare o duplicare un modello, visualizzatene l'anteprima. Anche se il nome dovesse risultare generico, la struttura potrebbe comunque rivelarsi utile. L'anteprima consente di verificare se il modello contiene istruzioni aggiornate, esempi obsoleti, pagine mancanti o una struttura non corretta.

Se l'anteprima non si carica, verificate le autorizzazioni e l'accesso al canvas di origine prima di presumere che il modello sia vuoto. Consultate la sezione Autorizzazioni e visibilità dei modelli.

Duplicare i modelli per varianti reali

Duplicate un modello solo quando un flusso di lavoro richiede una variante distinta e duratura. Ad esempio, duplicate Intervista cliente per creare Intervista cliente - enterprise qualora le interviste con grandi aziende richiedano istruzioni differenti.

Evitate di duplicare un modello solo per generare un singolo canvas occasionale. Create invece un canvas a partire dal modello esistente. La presenza di troppi modelli quasi identici riduce l'affidabilità della libreria.

Dopo la duplicazione, rinominate immediatamente il nuovo modello e aggiornate i tag, la visibilità e il contenuto dell'anteprima in modo che il team ne comprenda la finalità.

Modificare o ritirare i modelli obsoleti

Se un modello è superato ma ancora utile, modificatelo. Aggiornate le istruzioni, rimuovete i vecchi esempi, correggete i nomi delle pagine e fate in modo che la struttura rifletta le procedure attuali.

Se un modello non deve più essere utilizzato, eliminatelo o limitatene l'accesso, qualora il vostro ruolo lo consenta. L'eliminazione di un modello non comporta la rimozione dei canvas già creati a partire da esso. Tali canvas rimangono lavori separati e indipendenti.

In caso di dubbi sulla necessità di conservare un modello, rinominatelo inserendo un riferimento chiaro al proprietario o consultate il team prima di procedere all'eliminazione. Evitate di lasciare a lungo modelli generici o obsoleti nella libreria principale.

Organizzare i modelli in base alla proprietà

Ogni modello personalizzato dovrebbe avere un proprietario o un gruppo di proprietari designato. Il proprietario è responsabile del mantenimento dell'aggiornamento, della scelta della visibilità e della gestione dei problemi legati alle autorizzazioni. Senza una chiara proprietà, i vecchi modelli finiscono inevitabilmente per confondere gli utenti.

Per i modelli destinati all'intero team, utilizzate le impostazioni di visibilità dell'area di lavoro solo quando il modello è pronto per essere riutilizzato su vasta scala. Mantenete le bozze private o limitate fino a quando non saranno state testate.

Per i modelli personali, utilizzate nomi e impostazioni di visibilità che chiariscano la loro natura individuale, evitando che vengano scambiati per standard dell'area di lavoro.

Azioni collettive e modelli selezionati

Il gestore dei modelli potrebbe mostrare azioni aggiuntive dopo aver selezionato uno o più modelli. Le azioni collettive sono utili per applicare tag, eliminare, spostare o modificare la visibilità di più elementi contemporaneamente, a seconda di quanto supportato dall'area di lavoro.

Prestate attenzione quando eseguite eliminazioni di massa o modifiche della visibilità. Un errore potrebbe nascondere al team modelli utili o rimuovere punti di partenza riutilizzabili. Visualizzate l'anteprima o verificate i nomi selezionati prima di confermare l'azione.

Se un'azione collettiva non è disponibile, è possibile che il vostro ruolo, lo stato di selezione, il tipo di modello o le impostazioni dell'area di lavoro non la consentano.

Se un modello risulta mancante

Sintomo: Impossibile trovare un determinato modello nella libreria.

• Ricerche e filtri attivi: Verificate di aver cancellato il campo di ricerca e rimosso eventuali filtri di tag. Assicuratevi inoltre di aver selezionato l'area di lavoro corretta.
• Tipo di modello cercato: Verificate se state cercando un modello standard di ALLO, un modello personalizzato dello spazio di lavoro o un'opzione di creazione diretta (come un Canvas vuoto o un'importazione da PDF).
• Modifiche o eliminazione del modello: Chiedete al proprietario se il modello è stato rinominato, limitato, eliminato o sostituito. Se è stato rimosso per errore, verificate se sia possibile ripristinarlo tramite il canvas originale o il Cestino.
• Problemi di autorizzazione o di account: Se un altro utente riesce a visualizzare il modello ma voi no, la causa potrebbe risiedere nelle autorizzazioni o in una discrepanza dell'account o dello spazio di lavoro. Per una guida di ripristino più dettagliata, consultate la pagina Cosa fare quando il lavoro sembra mancante.

Esempi di gestione dei modelli

• Libreria per i lanci: Conservate un solo Brief di lancio, una Lista di controllo per il lancio e una Retrospective del lancio aggiornati, introducendo varianti distinte solo se strettamente necessario per i team.
• Ambito didattico o formativo: Organizzate i tag per classe, tipo di lezione o formato di facilitazione. Utilizzate nomi intuitivi che docenti e studenti cercherebbero facilmente.
• Team di design: Create modelli separati per Critica del design, Sintesi delle interviste agli utenti e Revisione del concetto, anziché un unico modello generico intitolato Modello di design.