Anteprima, modifica e duplicazione dei modelli

Anteprima prima di creare o modificare un modello

L'anteprima consente di esaminare la struttura di un modello prima di creare un nuovo canvas o di modificare il modello stesso. Utilizzate l'anteprima quando i modelli hanno nomi simili, quando non siete sicuri di quale sia la versione corrente o quando desiderate confermare che i prompt e le pagine corrispondano alle vostre esigenze operative.

Visualizzare l'anteprima è più sicuro rispetto alla creazione di canvas temporanei al solo scopo di esaminare un layout. Questo approccio mantiene lo spazio di lavoro più pulito e aiuta i proprietari dei modelli a individuare i contenuti obsoleti.

Per le nozioni fondamentali sui modelli, consultate la Panoramica sui modelli di canvas.

Visualizzare l'anteprima di un modello

Aprite i modelli di canvas, individuate il modello desiderato e selezionate l'opzione Anteprima dalla scheda, dalla riga o dal menu relativo. Verificate il titolo del modello, le pagine, le sezioni, i prompt, il contenuto di esempio e le eventuali note esplicative sul suo utilizzo.

Se l'anteprima corrisponde a quanto cercato, create un canvas partendo da essa. Se la struttura è simile ma non del tutto idonea per un singolo utilizzo, create il canvas e modificatelo dopo la sua creazione. Se il modello stesso risulta obsoleto, richiedete a un proprietario di apportare le modifiche necessarie al modello.

Se non riuscite a visualizzare l'anteprima, verificate se disponete dei permessi necessari per accedere ai contenuti del modello. Per i modelli personalizzati, il canvas di origine potrebbe non essere disponibile o soggetto a restrizioni. Consultate la sezione Permessi e visibilità dei modelli.

Modificare un modello personalizzato

Modificate un modello quando la struttura iniziale riutilizzabile deve essere modificata per i futuri canvas. Questa operazione differisce dalla modifica di un canvas generato a partire da un modello. Le modifiche apportate ai modelli influiscono solo sugli utilizzi futuri e non alterano i canvas già creati con la versione precedente.

Aprite il menu del modello e selezionate Modifica o l'azione equivalente, se disponibile. Aggiornate il contenuto di origine, i prompt, le pagine, gli esempi, il nome, i tag o le impostazioni in base ai controlli del modello. Salvate le modifiche e successivamente visualizzate l'anteprima del modello per verificarne la resa finale per gli utenti.

Se l'opzione Modifica non è visibile, il modello potrebbe essere un modello standard di ALLO, potreste non disporre delle autorizzazioni necessarie, il modello potrebbe essere soggetto a restrizioni o il canvas di origine potrebbe non essere disponibile.

Decidere se modificare o duplicare

Modificate il modello esistente quando la vecchia struttura deve essere sostituita per tutti gli utenti futuri. Ad esempio, aggiornate il modello Pianificazione settimanale se il team decide di modificare l'ordine del giorno standard.

Duplicate il modello quando la vecchia struttura è ancora utile, ma avete la necessità di creare una variante specifica. Ad esempio, duplicate Revisione del design in Revisione del design - valutazione della direzione se per le presentazioni alla direzione sono richiesti prompt differenti.

Create un canvas dal modello se avete bisogno di una sola istanza temporanea. Evitate di duplicare un modello solo per gestire una singola riunione.

Duplicare un modello

Aprite il menu del modello e selezionate Duplica, se disponibile. Rinominate immediatamente la copia duplicata. Aggiornate i tag, la descrizione, il contenuto dell'anteprima e la visibilità affinché gli altri utenti comprendano lo scopo della nuova versione.

Dopo la duplicazione, visualizzate l'anteprima sia del modello originale sia di quello nuovo, soprattutto se presentano nomi simili. Assicuratevi che il nuovo modello non rappresenti una copia superflua o fonte di confusione.

Se l'opzione Duplica non è disponibile, verificate il tipo di modello, i permessi, lo stato di selezione e le impostazioni dello spazio di lavoro. I modelli standard potrebbero non consentire la duplicazione in tutti gli spazi di lavoro.

Creare un canvas dall'anteprima

Molti flussi di anteprima consentono di creare direttamente un canvas. Utilizzate questa opzione dopo aver esaminato il modello per assicurarvi che sia il punto di partenza corretto. Assegnate un nome chiaro al nuovo canvas e selezionate la corretta posizione all'interno del progetto o dello spazio di lavoro se richiesto dalla procedura. Se invece state avviando la procedura dal flusso di creazione del canvas, consultate Utilizzare i modelli di canvas.

Dopo la creazione, modificate il nuovo canvas per svolgere il lavoro effettivo. Evitate di tornare a modificare il modello, a meno che non sia necessario cambiare la struttura iniziale riutilizzabile stessa.

Consultate la sezione Creare un canvas da un modello.

Eliminare o dismettere un modello

Eliminate un modello solo se gli utenti non devono più utilizzarlo per creare nuovi canvas. L'eliminazione di un modello non rimuove i canvas precedentemente generati a partire da esso, i quali restano documenti di lavoro indipendenti.

Prima di procedere all'eliminazione, cercate eventuali duplicati o soluzioni alternative. Se esiste un modello sostitutivo, assicuratevi che sia denominato in modo chiaro e che sia visibile agli utenti interessati. Se il vecchio modello è ancora necessario per un gruppo ristretto di persone, limitatene la visibilità anziché eliminarlo, se questa opzione è supportata nel vostro spazio di lavoro.

Se un modello è stato eliminato per errore, rivolgetevi tempestivamente a un proprietario o amministratore. A seconda di come è stato memorizzato il modello, il ripristino potrebbe richiedere l'uso del canvas di origine o del Cestino.

Modifiche in blocco e azioni di selezione

La gestione dei modelli potrebbe mostrare le azioni disponibili solo dopo aver selezionato uno o più modelli. Le azioni collettive possono facilitare la gestione dei tag, della visibilità, l'eliminazione o la pulizia dei file, laddove tali funzionalità siano supportate.

Utilizzate le azioni di gruppo con attenzione. Selezionate i modelli per nome e visualizzate l'anteprima se necessario prima di applicare modifiche distruttive. Una modifica collettiva della visibilità potrebbe nascondere modelli a utenti che ne fanno regolarmente affidamento per il proprio lavoro.

Se non è disponibile un'azione collettiva, verificate il vostro ruolo e assicuratevi che i modelli selezionati siano modelli personalizzati modificabili.

Permessi e disponibilità delle azioni

Le azioni disponibili per i modelli dipendono dal tipo di modello, dal ruolo ricoperto, dall'accesso al canvas di origine e dalle impostazioni dello spazio di lavoro. Un modello standard può consentire la creazione ma non la modifica. Un modello personalizzato può consentire l'anteprima e la creazione a molti utenti, limitando invece l'autorizzazione di modifica ai soli proprietari.

Se un modello è visibile ma non è possibile accederne all'anteprima, il contenuto di origine potrebbe essere limitato da restrizioni. Se l'anteprima è disponibile ma non è possibile procedere alla modifica, probabilmente disponete del permesso di riutilizzo ma non di quello di gestione.

Consultate la sezione Permessi e visibilità dei modelli.

Evitare la disorganizzazione della libreria dei modelli

Dopo la modifica o la duplicazione, testate il modello creando un nuovo canvas a partire da esso. Verificate che il nome, il layout, i prompt, le pagine e i permessi risultino chiari e funzionali per un utente tipo.

Informate il team quando un modello diventa il nuovo standard di riferimento, in modo da evitare che gli utenti continuino a utilizzare la versione precedente per abitudine.

Se sono presenti più modelli quasi identici, stabilite quale sia la versione corrente, rinominatela chiaramente e dismettete le altre. Una raccolta limitata e affidabile è sempre preferibile a una vasta gamma di modelli di dubbia utilità.