Aperçu, modification et duplication des modèles

Afficher un aperçu avant de créer ou de modifier un modèle

L'aperçu vous permet d'inspecter la structure d'un modèle avant de créer un nouveau canvas ou de modifier le modèle existant. Utilisez l'aperçu lorsque les modèles portent des noms similaires, lorsque vous n'êtes pas sûr de savoir lequel est le plus récent, ou lorsque vous devez confirmer que les prompts et les pages correspondent au travail à réaliser.

L'affichage de l'aperçu est plus sûr que la création de canvases temporaires uniquement pour en inspecter la mise en page. Cela permet de garder l'espace de travail plus propre et aide les propriétaires de modèles à détecter les contenus obsolètes.

Pour en savoir plus sur les bases des modèles, consultez la section Présentation des modèles de canvas.

Afficher l'aperçu d'un modèle

Ouvrez les modèles de canvas, recherchez le modèle souhaité et choisissez l'option d'aperçu depuis sa carte, sa ligne ou son menu. Examinez le titre du modèle, ses pages, ses sections, ses prompts, son exemple de contenu ainsi que les notes expliquant son utilisation.

Si l'aperçu vous convient, créez un canvas à partir de celui-ci. Si le modèle est proche de ce que vous recherchez mais nécessite des ajustements pour un usage unique, créez le canvas puis modifiez-le directement après sa création. Si le modèle lui-même est obsolète, demandez à son propriétaire de le modifier.

Si l'affichage de l'aperçu échoue, vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires pour voir le contenu du modèle. Pour les modèles personnalisés, le canvas source peut être indisponible ou faire l'objet de restrictions d'accès. Consultez la section Autorisations et visibilité des modèles.

Modifier un modèle personnalisé

Modifiez un modèle lorsque la structure de départ réutilisable doit être ajustée pour les futurs canvases. Cette opération est différente de la modification d'un canvas créé à partir du modèle. Les modifications apportées à un modèle n'affectent que son utilisation future : elles ne réécrivent pas les canvases déjà créés à partir de l'ancienne version.

Ouvrez le menu du modèle et choisissez l'option de modification ou l'action équivalente lorsqu'elle est disponible. Mettez à jour le contenu source, les prompts, les pages, les exemples, le nom, les étiquettes ou les paramètres en fonction des commandes du modèle. Enregistrez les modifications, puis affichez l'aperçu du modèle pour vérifier le rendu du point de vue de l'utilisateur.

Si l'option de modification n'apparaît pas, il se peut qu'il s'agisse d'un modèle standard ALLO, que vous ne disposiez pas des autorisations requises, que le modèle soit restreint ou que le canvas source soit indisponible.

Choisir entre modifier et dupliquer

Modifiez le modèle existant lorsque l'ancienne structure doit être remplacée définitivement pour tous les utilisateurs. Par exemple, mettez à jour le modèle Planification hebdomadaire si l'équipe modifie l'ordre du jour standard.

Dupliquez le modèle si l'ancienne structure reste utile mais que vous avez besoin d'une variante distincte. Par exemple, dupliquez Critique de design en Critique de design - revue de direction si les revues de direction nécessitent des prompts différents.

Créez simplement un canvas à partir du modèle si vous n'en avez besoin que pour une utilisation ponctuelle. Ne dupliquez pas un modèle dans le seul but d'animer une seule réunion.

Dupliquer un modèle

Ouvrez le menu du modèle et choisissez l'option de duplication lorsqu'elle est disponible. Renommez immédiatement le doublon. Mettez à jour ses étiquettes, sa description, son contenu d'aperçu et sa visibilité afin que les utilisateurs comprennent la raison d'être de cette copie.

Après la duplication, affichez l'aperçu du modèle d'origine et du nouveau modèle s'ils portent des noms similaires. Assurez-vous que le nouveau modèle ne soit pas simplement une copie prêtant à confusion.

Si l'option de duplication n'apparaît pas, vérifiez le type de modèle, vos autorisations, l'état de sélection et les paramètres de l'espace de travail. Les modèles standards peuvent ne pas autoriser la duplication dans tous les espaces de travail.

Créer un canvas depuis l'aperçu

De nombreux flux d'aperçu vous permettent de créer directement un canvas. Utilisez cette option après avoir inspecté le modèle pour vous assurer qu'il s'agit du bon point de départ. Nommez clairement le nouveau canvas et choisissez le projet ou l'emplacement de l'espace de travail approprié si le flux le demande. Si vous démarrez plutôt depuis le flux de création de canvas, reportez-vous à la section Utiliser des modèles de canvas.

Une fois le canvas créé, modifiez-le pour effectuer votre travail actuel. Ne revenez pas en arrière pour modifier le modèle d'origine, à moins que le point de départ réutilisable lui-même ne doive être changé.

Consultez également la section Créer un canvas à partir d'un modèle.

Supprimer ou archiver un modèle

Ne supprimez un modèle que si les utilisateurs ne doivent plus l'utiliser pour créer de nouveaux canvases. La suppression d'un modèle ne supprime pas les canvases déjà créés à partir de celui-ci. Ces canvases constituent des espaces de travail indépendants.

Avant de procéder à la suppression, recherchez des doublons ou des solutions de remplacement. Si un modèle de remplacement existe, assurez-vous qu'il est nommé clairement et qu'il est visible pour les bonnes personnes. Si l'ancien modèle reste nécessaire pour un groupe restreint, limitez sa visibilité plutôt que de le supprimer, si votre espace de travail prend en charge cette option.

Si un modèle a été supprimé par erreur, contactez rapidement un propriétaire ou un administrateur. Selon la manière dont le modèle était enregistré, sa récupération peut nécessiter l'accès au canvas source ou à la Corbeille.

Modification en lot et actions de sélection

Le gestionnaire de modèles peut afficher des actions uniquement après la sélection d'un ou de plusieurs modèles. Les actions groupées peuvent vous aider à gérer les étiquettes, la visibilité, la suppression ou le nettoyage, selon les options prises en charge.

Utilisez les actions groupées avec précaution. Sélectionnez les modèles par leur nom et affichez leur aperçu si nécessaire avant d'appliquer des modifications destructrices. Une modification de visibilité en lot peut masquer des modèles à des personnes qui en ont besoin au quotidien.

Si une action groupée n'est pas disponible, vérifiez votre rôle et assurez-vous que les modèles sélectionnés sont des modèles personnalisés modifiables.

Autorisations et disponibilité des actions

Les actions applicables aux modèles dépendent de leur type, de votre rôle, de l'accès au canvas source et des paramètres de l'espace de travail. Un modèle standard peut autoriser la création mais pas la modification. Un modèle personnalisé peut autoriser l'aperçu et la création pour de nombreux utilisateurs, tout en limitant la modification aux seuls propriétaires.

Si vous pouvez voir un modèle mais ne pouvez pas en afficher l'aperçu, le contenu source fait probablement l'objet de restrictions d'accès. Si vous pouvez afficher l'aperçu mais ne pouvez pas le modifier, vous disposez probablement d'une autorisation de réutilisation, mais pas d'une autorisation de gestion.

Consultez la section Autorisations et visibilité des modèles.

Éviter la dérive de la bibliothèque de modèles

Après avoir modifié ou dupliqué un modèle, testez-le en créant un nouveau canvas à partir de celui-ci. Vérifiez que le nom, la mise en page, les prompts, les pages et les autorisations sont cohérents pour un utilisateur standard.

Informez l'équipe lorsqu'un modèle devient la nouvelle référence. Dans le cas contraire, les collaborateurs risquent de continuer à utiliser l'ancien modèle par habitude.

Si plusieurs modèles presque identiques coexistent, déterminez lequel est le plus récent, renommez-le clairement et archivez les autres. Une bibliothèque restreinte et fiable est bien plus efficace qu'une vaste collection de modèles douteux.