Créer un canvas

Créez un canvas dès qu'un travail a besoin d'un espace visuel partagé : compte rendu de réunion, page de revue, atelier, schéma, discussion autour d'un fichier ou modèle réutilisable. Le bon point de départ dépend moins du bouton choisi que de la forme que doit prendre le travail.

Choisissez un Canvas libre lorsque les idées doivent se déployer sans contrainte, un Canvas par pages lorsque l'ordre compte, Importer PDF/Office lorsque le point de départ est un document, et une option vierge lorsque la structure doit émerger pendant le travail. Utilisez ensuite un modèle si la méthode existe déjà, ou rattachez le canvas à un projet si le suivi exige des responsables, des dates, des sections ou une progression.

En bref

Choisissez Canvas libre pour disposer d'un grand espace ouvert, Canvas par pages pour travailler avec des pages ou des diapositives fixes, Importer PDF/Office pour partir d'un document source, et un canvas vierge lorsque la structure doit se construire au fil du travail. Les modèles interviennent après le choix du format et créent toujours un canvas distinct et modifiable.

Les différentes façons de créer un canvas

Choisir entre canvas libre et canvas par pages

Prenez un canvas libre si le travail doit s'étendre sans limites de page. Ce format convient mieux aux regroupements d'idées, aux cartographies et aux espaces qui grandissent avec le temps. Il ne s'agit pas d'une version supérieure des pages, mais d'un format différent. Pour comparer les deux approches, consultez Canvas libres et canvas par pages.

Prenez un canvas par pages si vous comptez exporter, imprimer, présenter, réorganiser des pages, replier des sections ou guider les participants dans un ordre précis. C'est le format adapté aux contenus qui seront parcourus étape par étape.

Dans Nouveau canvas, choisissez Canvas libre ou Canvas par pages dans la barre latérale gauche avant de sélectionner un modèle ou une option vierge. Cette séparation évite de mélanger les versions spatiales et les versions paginées. Un même modèle de travail peut donc apparaître dans les deux formats lorsqu'ALLO propose les deux variantes.

Créer depuis un projet

Ouvrez le projet auquel le canvas doit appartenir, puis utilisez son action de création. Donnez au canvas un nom qui décrit son rôle, pas seulement la date de la réunion. Depuis la liste du projet, un bon nom doit permettre de comprendre immédiatement à quoi servira le canvas.

Une fois le canvas ouvert, ajoutez le titre de la première page ou un premier objet visible avant d'inviter d'autres personnes. Face à un canvas partagé entièrement vide, chacun hésite. Quelques repères suffisent pour indiquer où commencer.

Créer depuis un modèle

Utilisez les modèles de canvas lorsque le travail suit une méthode qui se répète. Ils conviennent aux réunions hebdomadaires, revues de design, ateliers, parcours d'intégration, sessions de planification et synthèses de recherche. Survolez une carte de modèle pour choisir Utiliser ou Aperçu. Ouvrez d'abord l'aperçu si le titre ne suffit pas à juger la mise en page.

Après la création, renommez le canvas, supprimez les sections inutiles, vérifiez l'ordre des pages et remplacez les consignes génériques avant de le partager. Le modèle fournit une forme de départ. Le canvas utilisé par l'équipe doit, lui, correspondre à la session réelle.

Importer du contenu dans un nouveau canvas

Le canvas est utile lorsque le contenu importé doit être entouré de contexte. Pour un document PDF ou Office, choisissez Importer PDF/Office dans la barre latérale de Nouveau canvas, puis sélectionnez ou déposez le fichier source. Pour des images, captures d'écran, tableaux, liens ou vidéos YouTube, créez d'abord un canvas, puis organisez autour du contenu les notes, flèches, formes et commentaires nécessaires.

L'import prend tout son sens lorsque le document source ne raconte pas toute l'histoire. Vous pouvez, par exemple, importer un PDF à relire, ajouter des post-its pour les questions, pointer les passages importants avec des flèches et consigner les décisions dans les commentaires. Un PDF envoyé seul reste un fichier. Placé sur un canvas, il devient un espace de revue.

Avant de partager le canvas, vérifiez les points suivants :

1. Les aperçus et miniatures des fichiers ont fini de s'afficher.
2. Les restrictions de téléchargement correspondent au public invité.
3. Les fichiers volumineux ne ralentissent pas la première page.
4. Chaque commentaire est rattaché au bon objet ou à la bonne page.
5. Le nom du canvas décrit clairement le contenu importé.

Si l'envoi d'un fichier échoue, consultez Travailler avec des images, des fichiers et des tableaux et Résoudre les problèmes de canvas.

Rattacher un canvas existant à un projet

Lorsqu'un canvas autonome finit par rejoindre un plan plus vaste, rattachez-le ou déplacez-le dans le projet. La discussion visuelle reste ainsi proche du responsable, de l'échéance, de la section, des tags et des actions de suivi, sans créer de doublon.

Cette organisation convient à des travaux comme « relire le texte de la page d'accueil », « cartographier le parcours d'intégration » ou « recueillir les retours des parties prenantes ». Évitez d'enfouir un chantier durable dans un canvas sans rapport. Dès que plusieurs personnes doivent en suivre l'avancement, faites-en un canvas de projet clairement identifié.

Créer un sous-canvas

Créez un sous-canvas lorsqu'une partie du canvas parent mérite son propre espace. Utilisez l'action Sous-canvas disponible dans la barre d'outils ou dans le menu de page.

Les sous-canvas conviennent aux groupes de travail, à une recherche détaillée liée à une partie d'un schéma ou à une exploration approfondie qui doit rester rattachée au contexte principal. Consultez Utiliser les sous-canvas.

Accès et disponibilité

Vérifications après la création

Avant d'envoyer le canvas à d'autres personnes, prenez un moment pour le préparer :

1. Renommez le canvas.
2. Donnez des titres aux pages ou des libellés aux différentes zones.
3. Ajoutez la première consigne, question ou source.
4. Supprimez le contenu du modèle qui ne s'applique pas.
5. Verrouillez les consignes et les objets d'arrière-plan qui ne doivent pas bouger.
6. Définissez le responsable, l'échéance, les tags ou la section si le canvas s'inscrit dans un projet.
7. Accordez un droit de lecture, de commentaire ou de modification selon ce que chacun doit réellement faire.
8. Testez l'accès invité si des personnes externes participent.

En cas de problème

Le canvas a été créé dans le mauvais projet. Déplacez-le depuis le menu d'en-tête du canvas ou la liste du projet, si vos droits le permettent.

Certaines personnes ne peuvent pas ouvrir le canvas. Partagez le canvas ou le projet avec le rôle approprié. La création seule n'accorde aucun accès.

Vous avez choisi un canvas libre, mais vous avez besoin d'un export PDF ou d'une présentation. Recréez le travail dans un canvas par pages avant que le tableau ne devienne trop volumineux.

Le contenu du modèle n'est plus à jour. Retirez les anciens tags, consignes et responsables avant d'inviter les participants. Les vestiges d'un précédent usage sont l'une des façons les plus simples de semer la confusion pendant une réunion.

Le premier envoi ou import a échoué après la création du canvas. Conservez le canvas et recommencez uniquement l'ajout du contenu. L'échec d'un fichier ne signifie pas que le canvas lui-même a échoué. Si le problème vient de l'envoi, suivez la liste de vérification des objets fichier.