Créer un canvas

Créez un canvas lorsque votre travail requiert un espace visuel partagé : un tableau de réunion, une page de révision, un atelier, un diagramme, une discussion autour d'un fichier ou un modèle réutilisable. Le bon point de départ dépend moins du bouton sur lequel vous cliquez que de la nature de votre tâche.

Utilisez un canvas vierge pour une liberté totale, un modèle lorsque la structure existe déjà, un tableau blanc libre lorsque l'espace doit évoluer naturellement, et un canvas lié à un projet lorsque le travail nécessite des responsables, des dates d'échéance, des étiquettes, des sections ou un suivi de progression.

Méthodes de création d'un canvas

Choisir entre canvas de page et tableau blanc libre avant de commencer

Choisissez un canvas de page si vous prévoyez d'exporter, d'imprimer, de présenter, de réordonner les pages, de replier des sections ou de guider vos collaborateurs à travers un ordre logique. Les canvases de page sont particulièrement adaptés aux travaux qui doivent être examinés dans un ordre précis.

Choisissez un tableau blanc libre si le travail doit s'étendre sans les limites de pages physiques. Les tableaux blancs libres sont parfaits lorsque l'équipe regroupe des idées, élabore une carte mentale ou agrandit un tableau au fil du temps. Ils ne constituent pas une version améliorée des pages, mais bien un format différent. Si vous souhaitez comparer leurs caractéristiques, consultez le guide des canvases de page et tableaux blancs libres.

Créer depuis un projet

Ouvrez le projet dans lequel le canvas doit figurer, puis utilisez l'action de création de canvas du projet. Attribuez-lui un nom explicite plutôt qu'une simple date de réunion. Un bon nom de canvas doit indiquer clairement son usage aux collaborateurs parcourant la liste du projet.

Une fois le canvas ouvert, donnez un titre à la première page ou ajoutez un premier objet visible avant d'inviter des collaborateurs. Un canvas partagé totalement vide peut intimider ; un minimum de structure aide à savoir par où commencer.

Créer à partir d'un modèle

Utilisez les modèles de canvas lorsque vos tâches suivent un schéma récurrent. Les modèles sont parfaits pour les réunions hebdomadaires, les revues de design, les ateliers, l'intégration, la planification et la synthèse de recherches.

Après avoir créé un canvas à partir d'un modèle, renommez-le, supprimez les sections superflues, vérifiez l'ordre des pages et mettez à jour les consignes génériques avant de le partager avec les participants. Le modèle n'est qu'un point de départ ; le canvas actif doit s'adresser directement à la session en cours.

Importer ou ajouter du contenu dans un nouveau canvas

Utilisez un canvas lorsque le contenu importé ou téléversé nécessite du contexte. Importez des fichiers, PDF, images, captures d'écran, feuilles de calcul, liens ou vidéos YouTube, puis organisez des notes, des flèches, des formes et des commentaires tout autour.

Les flux de type importation sont recommandés lorsque le matériel source ne se suffit pas à lui-même. Par exemple, téléversez un PDF pour révision, ajoutez des notes adhésives pour poser des questions, dessinez des flèches vers les sections importantes et utilisez des commentaires pour consigner les décisions. Téléverser le PDF seul ne fournit qu'un simple fichier. Le placer sur un canvas crée un véritable espace de révision.

Après avoir inséré du contenu, vérifiez les points suivants avant de partager le canvas :

1. Les aperçus et les vignettes des fichiers ont fini d'être traités.
2. Les restrictions de téléchargement correspondent à l'audience visée.
3. Les fichiers volumineux ne ralentissent pas le chargement de la première page.
4. Les commentaires sont ancrés au bon objet ou à la bonne page.
5. Le nom du canvas décrit clairement les éléments importés.

Si le téléversement d'un fichier échoue, reportez-vous aux guides gérer les images, les fichiers et les tableaux et résoudre les problèmes de canvas.

Créer au sein d'un projet

Lorsque votre tâche s'inscrit dans un plan plus large, créez ou associez le canvas depuis le contexte du projet. Cela permet de centraliser la discussion visuelle à proximité du responsable du projet, de la date d'échéance, de la section, des étiquettes et des actions de suivi.

Utilisez cette méthode pour des tâches telles que « relire le texte de la page d'accueil », « cartographier le flux d'intégration » ou « recueillir les retours des parties prenantes ». Évitez de masquer de grands travaux continus dans un canvas sans rapport ; lorsque plusieurs personnes doivent les suivre, transformez-les en un canvas de projet bien identifiable.

Créer un sous-canvas

Utilisez un sous-canvas lorsqu'une partie du canvas parent mérite son propre espace de travail. Vous pouvez en créer un à partir de la barre d'outils ou depuis le menu de page, selon les options disponibles sur votre canvas.

Les sous-canvases sont utiles pour les ateliers en sous-groupes, les recherches détaillées associées à une section de diagramme ou les tâches approfondies plus confidentielles devant rester connectées. Consultez le guide utiliser les sous-canvases.

Autorisations et disponibilité

Liste de vérification après création

Avant d'envoyer le canvas à d'autres personnes, effectuez une configuration rapide :

1. Renommez le canvas.
2. Choisissez des titres de page ou des étiquettes spatiales.
3. Ajoutez la première instruction, consigne ou fichier source.
4. Supprimez les éléments de modèle qui ne s'applquent pas.
5. Verrouillez les consignes ou les objets d'arrière-plan qui ne doivent pas bouger.
6. Définissez le responsable, la date d'échéance, les étiquettes ou la section si le canvas s'intègre dans le flux d'un projet.
7. Partagez le document avec des droits de lecture, de commentaire ou de modification selon les besoins réels de chacun.
8. Testez l'accès invité si des participants externes sont impliqués.

Résolution des problèmes

Si le nouveau canvas s'ouvre dans le mauvais projet, déplacez-le depuis le menu d'en-tête du canvas ou la liste des projets si vous disposez de l'autorisation requise. Si vos collaborateurs ne parviennent pas à l'ouvrir, partagez le canvas ou le projet avec le rôle approprié. Si vous avez choisi un tableau blanc libre mais avez besoin de l'exportation PDF ou du mode présentation, recréez votre travail sur un canvas de page avant que le tableau ne devienne trop volumineux.

Si le canvas a été créé à partir d'un modèle et contient encore d'anciennes étiquettes, consignes ou responsables, nettoyez-le avant d'inviter des participants. Les résidus de modèles sont l'une des sources de confusion les plus courantes lors d'une réunion en direct.

Si le flux de création génère le canvas mais que votre premier téléversement ou importation échoue, conservez le canvas et réessayez l'ajout de contenu. L'échec d'un fichier ne signifie pas que le canvas lui-même a échoué.