Travailler avec des objets de fichier sur un canvas

Les éléments de fichier maintiennent les documents sources à proximité immédiate des travaux qui en dépendent. Plutôt que de transmettre un PDF, une présentation, un contrat, un fichier audio ou un document de référence dans un canal de discussion séparé, positionnez-le directement sur le canvas, organisez des notes tout autour et invitez les réviseurs à déposer leurs commentaires là où les décisions doivent être prises.

Utilisez les objets de fichier lorsque le document fait partie de la conversation sur le canvas. Utilisez l'espace Fichiers lorsque vous devez retrouver des fichiers dans tout l'espace de travail, les filtrer par type ou revenir au canvas où un fichier a été utilisé.

Disponibilité et autorisations

Quand utiliser les éléments de fichier

Utilisez les éléments de fichier pour vos supports de révision, documents sources, données de recherche, présentations, références audio ou vidéo, PDF, rapports exportés, projets de contrats juridiques et livrables de projet. Ils s'avèrent d'une grande efficacité lorsque le fichier nécessite d'être étudié dans un contexte visuel : un PDF à côté de notes d'approbation, une présentation de projet à côté des risques de lancement identifiés, ou un contrat à côté des questions destinées au service juridique.

N'utilisez pas les éléments de fichier comme seul système de stockage à long terme de votre espace de travail. Le canvas sert à discuter et organiser le fichier dans son contexte. Si vous devez rechercher, filtrer ou nettoyer des fichiers à l'échelle de l'espace de travail, partez de la vue d'ensemble des fichiers. Si des avertissements de stockage ou de quota s'affichent, consultez Fichiers, stockage et quota avant de supprimer des objets au hasard.

Cette revue de campagne place les fichiers importés à côté des visuels, notes, liens et commentaires qui les expliquent.

Ajouter des fichiers sur un canvas

Utilisez l'option Importer des fichiers de la barre d'outils du canvas, collez des fichiers depuis votre presse-papiers ou glissez-déposez-les directement sur le canvas si votre navigateur web le permet. Un fichier peut apparaître sur le canvas avant la fin de son téléversement. Son aperçu de carte, l'action Aperçu et d'autres actions peuvent apparaître un peu plus tard.

Les importations d'images génèrent des objets d'image, lesquels possèdent leurs propres actions de révision et de modification. Reportez-vous au guide gérer les images pour en savoir plus sur le rognage, le remplacement d'image, le détourage automatique, la gestion des vignettes et le téléchargement.

Les PDF, documents Office, fichiers médias et autres fichiers non image apparaissent comme des cartes de fichier sur le canvas. Lorsque vous importez plusieurs fichiers à la fois, ALLO place les nouvelles cartes près de la zone de dépôt pour vous éviter de devoir les réorganiser une par une à la main.

Si la taille d'un fichier dépasse la limite autorisée par votre espace de travail, ALLO peut refuser l'importation et afficher un message de limite. Cette limite dépend de l'abonnement et de la configuration de l'espace ; fiez-vous au message affiché dans le produit plutôt qu'à d'anciennes captures d'écran ou notes d'équipe.

Comprendre ce qui se passe après l'importation

Après avoir ajouté un fichier, il peut sembler présent sur le canvas avant la fin du téléversement. Son aperçu de carte, son aperçu interactif et certaines actions peuvent devenir disponibles peu après.

Une carte de fichier peut offrir trois capacités distinctes :

Les aperçus de carte sont disponibles pour davantage de types de fichier que les aperçus interactifs. Certains fichiers Office, OpenDocument, de diagramme et de publication affichent un aperçu de carte, mais n'ont pas d'aperçu dans l'application. Télécharger est disponible quand ALLO peut fournir le fichier d'origine. Consultez Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers pour obtenir la liste complète des formats et des tailles.

Un fichier en cours de téléversement ne signifie pas nécessairement que l'importation a échoué. Vous pouvez encore le sélectionner, le déplacer, le redimensionner, le commenter, l'aligner ou le supprimer alors que des actions comme Aperçu, Télécharger, Remplacer, Modifier ou Importer une miniature ne sont pas disponibles. Attendez la fin du téléversement avant de considérer l'absence de ces actions comme une anomalie.

Si vous quittez le canvas pendant le téléversement de fichiers, ALLO peut annuler le téléversement. Revenez sur le canvas pour vérifier si le fichier est prêt, a échoué ou a disparu. Pour préparer une réunion importante, importez les fichiers volumineux avant l'arrivée des participants ; une session en direct est le pire moment pour découvrir qu'un PDF de 90 pages n'est pas encore prêt.

Utiliser l'aperçu avant de télécharger

Utilisez l'action Aperçu pour inspecter un fichier sans avoir à quitter le canvas. L'aperçu constitue la solution idéale pour les révisions de documents, car le contenu reste visible à proximité immédiate des notes, des flèches directionnelles, des commentaires et des décisions de l'équipe.

L'aperçu interactif prend en charge un groupe plus restreint : fichiers texte et tabulaires, PDF, fichiers Illustrator qu'ALLO peut ouvrir en PDF, fichiers Photoshop avec une image prévisualisable, médias et documents Office/HWP pris en charge. Les autres fichiers stockés peuvent encore être téléchargés lorsque cette action est autorisée. Pour créer un canvas à partir d'un document plutôt que de prévisualiser un objet de fichier, consultez Importer des fichiers PDF et Office. Pour obtenir la liste complète des formats et des tailles, consultez Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers.

Les fichiers ZIP disposent d'un aperçu distinct. Il affiche une liste de dossiers et de fichiers avec leurs noms, leurs tailles et le total, mais n'ouvre aucun fichier dans l'archive. L'aperçu accepte les archives jusqu'à 20 Mo et affiche au maximum 2 000 entrées. Les archives invalides ou trop volumineuses peuvent ne pas proposer d'aperçu. Les fichiers chiffrés ou avec un chemin non sûr peuvent rester visibles dans la liste avec un cadenas ou un avertissement, mais ne peuvent pas être ouverts dans ALLO. Télécharger est disponible quand ALLO peut fournir l'archive ZIP d'origine.

Les questions posées à l'IA sur un ZIP utilisent uniquement la liste des fichiers. ALLO ne peut pas lire le contenu d'un fichier dans l'archive ni prétendre le connaître. Téléchargez l'archive et ouvrez le fichier nécessaire en dehors d'ALLO lorsque vous avez besoin de son contenu.

Télécharger des fichiers

Utilisez l'option Télécharger si vous avez besoin de récupérer le fichier d'origine en dehors d'ALLO. Le téléchargement se distingue de l'aperçu. Un collaborateur peut être autorisé à consulter un fichier en aperçu sans avoir le droit d'en télécharger une copie locale en raison de l'accès au canvas, des règles de l'espace de travail, de la disponibilité du fichier, des limites d'abonnement ou de la conservation.

Si l'action Télécharger est absente alors que l'Aperçu fonctionne, ne supposez pas que le fichier est défectueux. Demandez au propriétaire du canvas ou à un administrateur d'espace de travail si les téléchargements font l'objet d'une restriction volontaire. Si le fichier provient d'un canvas partagé depuis un autre espace de travail, cet espace peut contrôler les téléchargements.

Pour l'exportation globale, l'exportation au format PDF, l'impression papier et le téléchargement groupé d'images, reportez-vous au guide du menu d'en-tête et export. Le téléchargement d'un objet de fichier enregistre ce fichier spécifique, tandis que l'exportation de canvas génère un document de synthèse à partir de la page ou du canvas.

Actions de menu d'élément pour les fichiers

Sélectionnez l'élément de fichier et ouvrez le menu d'élément pour accéder aux actions complémentaires qui ne s'affichent pas à côté de l'objet. Les commandes visibles dépendent du format de fichier, du nombre d'éléments sélectionnés, de vos autorisations, de la fin du téléversement, de l'appareil utilisé et des règles de l'espace de travail.

Les actions courantes sur les fichiers sont Aperçu, Télécharger, Renommer, Importer une miniature, Copier le lien, Ajouter un commentaire, Dupliquer, Grouper, Verrouiller, Mettre au premier plan, Envoyer à l'arrière-plan et Supprimer. Certains formats proposent aussi des commandes propres au média dans l'aperçu, comme la navigation entre les pages d'un PDF, la lecture audio ou vidéo, l'aperçu du texte ou l'aperçu d'un tableau CSV.

Les documents PDF et Office importés et pris en charge peuvent également afficher l'action Convertir en canvas. Utilisez-la lorsqu'un fichier devient central au point de justifier d'un espace de révision dédié. ALLO crée alors un sous-canvas connecté à côté du fichier source, ce qui vous évite d'avoir à téléverser à nouveau le document. Consultez le guide convertir un document importé en canvas.

Utilisez l'option Copier le lien lorsque quelqu'un doit accéder directement à cet élément de fichier sur le canvas. Pour comprendre la distinction entre liens d'objets et liens de partage généraux, consultez le guide des liens privés et liens de partage de canvas. Utilisez les commentaires lorsque vos retours concernent précisément le fichier. Utilisez Importer une miniature si la vignette par défaut s'affiche vide, obsolète ou non représentative du contenu réel du document.

Réviser des fichiers avec des collaborateurs

Le flux de révision de fichier le plus efficace est simple : importez le document, positionnez-le à proximité des questions ou des décisions associées, rédigez de courtes consignes de texte tout autour, puis demandez aux réviseurs de déposer des commentaires directement sur l'objet plutôt que d'échanger par message de chat séparé. Les retours restent ainsi intimement liés au document, même si le canvas devient très chargé.

Pour relire un PDF, placez-le à côté d'une liste de décisions à prendre, utilisez des commentaires pour poser des questions sur des pages précises et résolvez les fils de discussion au fur et à mesure que les décisions sont actées. Pour relire une présentation, placez-la à côté des notes de lancement et invitez chaque collaborateur à commenter l'objet directement au lieu de centraliser des retours épars. Pour une révision de recherches, groupez le fichier avec des synthèses écrites et des liens afin que les futurs lecteurs comprennent immédiatement pourquoi il a été ajouté.

Si le fichier contient des données sensibles, vérifiez les paramètres de partage du canvas avant d'inviter des réviseurs externes. Toute personne pouvant accéder au canvas peut être en mesure d'inspecter le fichier selon son rôle et la politique de l'espace de travail. Consultez Partager un canvas et Collaboration avec des invités pour comprendre le comportement des rôles et des liens.

Résolution des problèmes

Si un téléversement échoue, vérifiez la taille du fichier, les limites de votre formule d'abonnement, la connexion, le stockage disponible et assurez-vous que vous possédez bien un accès en modification. Essayez d'importer un seul fichier avant de lancer un lot volumineux.

Si l'option Aperçu est absente, le téléversement n'est peut-être pas terminé, le format n'a peut-être pas d'aperçu dans l'application, le fichier est peut-être indisponible ou vos autorisations peuvent l'interdire. Si Télécharger est disponible, le fichier d'origine reste utilisable.

Si un document PDF ou Office s'ouvre avec un message signalant le dépassement de la taille d'aperçu autorisée, le document est trop volumineux pour un aperçu dans l'application. Utilisez l'action Télécharger si vos droits le permettent.

Si un collaborateur parvient à ouvrir le canvas mais ne peut pas ouvrir le fichier lui-même, vérifiez les paramètres de partage du canvas ainsi que les éventuelles restrictions de l'espace de travail. L'accès en lecture sur un canvas ne garantit pas automatiquement le droit de téléchargement de documents.

Si une vignette s'affiche vide, obsolète ou incorrecte, utilisez Importer une miniature si cette action est disponible dans le menu. Elle aide vos collaborateurs à identifier les documents avant de les ouvrir.