Gérer les fichiers sur un canvas

Les éléments de fichier maintiennent les documents sources à proximité immédiate des travaux qui en dépendent. Plutôt que de transmettre un PDF, une présentation, un contrat, un fichier audio ou un document de référence dans un canal de discussion séparé, positionnez-le directement sur le canvas, organisez des notes tout autour et invitez les réviseurs à déposer leurs commentaires là où les décisions doivent être prises.

Utilisez les objets de fichier lorsque le document fait partie intégrante de l'échange sur le canvas. Utilisez la section des fichiers de l'espace de travail si vous cherchez à localiser des fichiers à l'échelle de l'espace de travail, à les filtrer par type ou à retrouver le canvas sur lequel un fichier a été utilisé.

Disponibilité et autorisations

Quand utiliser les éléments de fichier

Utilisez les éléments de fichier pour vos supports de révision, documents sources, données de recherche, présentations, références audio ou vidéo, PDF, rapports exportés, projets de contrats juridiques et livrables de projet. Ils s'avèrent d'une grande efficacité lorsque le fichier nécessite d'être étudié dans un contexte visuel : un PDF à côté de notes d'approbation, une présentation de projet à côté des risques de lancement identifiés, ou un contrat à côté des questions destinées au service juridique.

N'utilisez pas les éléments de fichier comme unique système de stockage à long terme de votre espace de travail. Le canvas est un espace d'échange et d'organisation temporaire autour du fichier. Si vous avez besoin de rechercher, filtrer ou nettoyer des fichiers à l'échelle de l'espace de travail, accédez à la vue d'ensemble des fichiers. Si des avertissements de stockage ou de quota s'affichent, reportez-vous au guide fichiers, stockage et quota plutôt que de supprimer des objets de manière irréfléchie.

Ajouter des fichiers sur un canvas

Utilisez l'option Importer des fichiers de la barre d'outils du canvas, collez des fichiers depuis votre presse-papiers ou glissez-déposez-les directement sur le canvas si votre navigateur web le permet. ALLO crée immédiatement des éléments temporaires sur le canvas avant même que le téléversement ne soit achevé, puis les met à jour avec les informations définitives, les vignettes et les données d'aperçu une fois le traitement terminé.

Les importations d'images génèrent des objets d'image, lesquels possèdent leurs propres actions de révision et de modification. Reportez-vous au guide gérer les images pour en savoir plus sur le rognage, le remplacement d'image, le détourage automatique, la gestion des vignettes et le téléchargement.

Les PDF, documents Office, fichiers médias et autres documents non cartographiques génèrent généralement des éléments de fichier ou d'intégration. Lorsque vous importez plusieurs fichiers à la fois, ALLO les dispose proprement sous forme de mise en page à proximité de la zone de dépôt pour vous éviter de devoir les réorganiser un par un à la main.

Si la taille d'un fichier dépasse la limite autorisée par votre espace de travail, ALLO refuse l'importation et affiche un message d'avertissement. La limite d'importation dépendant directement de votre abonnement et des paramètres de l'espace, fiez-suite systématiquement aux indications affichées par l'application plutôt qu'à d'anciennes notes d'équipe.

Comprendre le traitement de l'importation

Les fichiers importés traversent plusieurs phases successives : création locale de l'objet, téléversement physique, traitement sur les serveurs, génération de la vignette ou de l'aperçu, et enfin mise à jour de l'élément sur le canvas. Au cours de ce traitement, l'objet peut sembler présent mais incomplet.

Cet état de traitement en cours ne doit pas être confondu avec un échec d'importation. Vous pouvez généralement continuer à sélectionner, déplacer, redimensionner, commenter, aligner, grouper, dupliquer ou supprimer l'objet alors même que les options d'Aperçu, de Téléchargement, de Remplacement ou de mise à jour de la vignette restent temporairement grisées. Attendez la fin du traitement avant de considérer l'absence de ces actions comme une anomalie.

Si vous quittez le canvas alors que des importations sont en cours, ALLO peut interrompre les tâches associées à la session active. Revenez sur le canvas pour vérifier si l'élément a été correctement généré ou s'il a été annulé. Pour préparer une réunion importante, veillez à importer les fichiers volumineux avant l'arrivée des participants ; les sessions en direct ne sont pas adaptées pour découvrir qu'un PDF de 90 pages nécessite encore du temps de traitement.

Utiliser l'aperçu avant de télécharger

Utilisez l'action Aperçu pour inspecter un fichier sans avoir à quitter le canvas. L'aperçu constitue la solution idéale pour les révisions de documents, car le contenu reste visible à proximité immédiate des notes, des flèches directionnelles, des commentaires et des décisions de l'équipe.

Les formats pris en charge pour l'aperçu incluent les PDF, les vidéos, les pistes audio, les fichiers texte, les fichiers CSV, certaines intégrations web ainsi que les documents Office ou HWP que ALLO convertit en interne pour affichage. Pour créer un canvas complet à partir d'un document plutôt que d'en afficher l'aperçu, reportez-vous au guide importer des fichiers PDF et Office. Pour en savoir plus sur l'interface d'aperçu, consultez le guide de l'aperçu des objets du canvas.

La fonctionnalité d'aperçu des PDF et des documents Office/HWP présente une limite de traitement de 100 Mo. Au-delà de cette taille, ALLO maintient la fenêtre d'aperçu et l'action de téléchargement accessibles, mais affiche un message décrivant le dépassement de limite plutôt que de tenter de charger un fichier trop lourd risquant de ralentir la session du canvas. Le téléchargement reste alors la solution à privilégier si l'action est autorisée.

Télécharger des fichiers

Utilisez l'option Télécharger si vous avez besoin de récupérer le fichier d'origine en dehors d'ALLO. Le téléchargement se distingue de l'aperçu. Un collaborateur peut être autorisé à consulter un fichier en aperçu sans avoir le droit d'en télécharger une copie locale, selon son rôle de partage, les règles de sécurité de l'espace de travail, l'état du fichier, l'abonnement ou les durées de conservation des données.

Si l'action Télécharger est absente alors que l'Aperçu fonctionne, ne supposez pas que le fichier est défectueux. Demandez au propriétaire du canvas ou à un administrateur d'espace de travail si les téléchargements font l'objet d'une restriction volontaire. Si le fichier provient d'un canvas partagé depuis un autre espace de travail, la restriction peut découler de cet espace plutôt que de votre propre rôle d'abonnement.

Pour l'exportation globale, l'impression papier et le téléchargement groupé d'images, reportez-vous au guide du menu d'en-tête et export. Le téléchargement d'un objet de fichier enregistre ce fichier spécifique, tandis que l'exportation de canvas génère un document de synthèse à partir de la page ou du canvas.

Actions de menu d'élément pour les fichiers

Sélectionnez l'élément de fichier et ouvrez le menu d'élément pour accéder aux actions complémentaires qui ne s'affichent pas à côté de l'objet. Les commandes visibles dépendent du format de fichier, du nombre d'éléments sélectionnés, de vos autorisations, de l'état du téléversement, de l'appareil utilisé et des restrictions de sécurité de l'espace.

Les actions courantes applicables aux fichiers incluent l'Aperçu, le Téléchargement, le Renommer, le Charger une vignette, le Copier le lien, l'Ajouter un commentaire, le Dupliquer, le Grouper, le Verrouiller, le Placer au premier plan, l'Envoyer à l'arrière-plan et la Suppression. Certains types de fichiers affichent également des commandes de lecture média spécifiques lors de l'aperçu (navigation par page pour un PDF, lecture audio ou vidéo, consultation d'un tableau CSV).

Les documents PDF et Office importés et pris en charge peuvent également afficher l'action Convertir en canvas. Utilisez-la lorsqu'un fichier devient central au point de justifier d'un espace de révision dédié. ALLO crée alors un sous-canvas connecté à côté du fichier source, ce qui vous évite d'avoir à téléverser à nouveau le document. Consultez le guide convertir un document importé en canvas.

Utilisez l'option Copier le lien lorsque quelqu'un doit accéder directement à cet élément de fichier sur le canvas. Pour comprendre la distinction entre liens d'objets et liens de partage généraux, consultez le guide des liens privés et liens de partage de canvas. Utilisez les commentaires lorsque vos retours concernent précisément le fichier. Utilisez l'action de chargement de vignette si la vignette par défaut s'affiche vide, obsolète ou non représentative du contenu réel du document.

Réviser des fichiers avec des collaborateurs

Le flux de révision de fichier le plus efficace est simple : importez le document, positionnez-le à proximité des questions ou des décisions associées, rédigez de courtes consignes de texte tout autour, puis demandez aux réviseurs de déposer des commentaires directement sur l'objet plutôt que d'échanger par message de chat séparé. Les retours restent ainsi intimement liés au document, même si le canvas devient très chargé.

Pour relire un PDF, placez-le à côté d'une liste de décisions à prendre, utilisez des commentaires pour poser des questions sur des pages précises et résolvez les fils de discussion au fur et à mesure que les décisions sont actées. Pour relire une présentation, placez-la à côté des notes de lancement et invitez chaque collaborateur à commenter l'objet directement au lieu de centraliser des retours épars. Pour une révision de recherches, groupez le fichier avec des synthèses écrites et des liens afin que les futurs lecteurs comprennent immédiatement pourquoi il a été ajouté.

Si le fichier contient des données sensibles, verifiez les paramètres de partage du canvas avant d'inviter des réviseurs externes. Toute personne accédant au canvas est susceptible de consulter ou télécharger le fichier selon son rôle et les règles de l'espace de travail. Consultez le guide de partage de canvas pour en savoir plus sur les autorisations.

Résolution des problèmes

Si un téléversement échoue, vérifiez la taille du fichier, les limites de votre formule d'abonnement, la connexion réseau, l'état de stockage de votre espace de travail et assurez-vous que vous possédez bien un accès en modification. Essayez d'importer un seul fichier avant de lancer un lot volumineux.

Si l'aperçu est indisponible, il est possible que le fichier soit encore en cours de traitement, que son format ne prenne pas en charge l'aperçu, que la source d'aperçu soit momentanément inaccessible ou que vos autorisations de compte l'interdisent. Si l'action est autorisée, le téléchargement physique peut servir de solution de repli.

Si un document PDF ou Office s'ouvre avec un message signalant le dépassement de la taille d'aperçu autorisée, utilisez l'action Télécharger si vos droits le permettent. Cette limite protège les performances d'affichage de votre navigateur et évite de ralentir la session de travail.

Si un collaborateur parvient à ouvrir le canvas mais ne peut pas ouvrir le fichier lui-même, vérifiez les paramètres de partage du canvas ainsi que les éventuelles restrictions de l'espace de travail. L'accès en lecture sur un canvas ne garantit pas automatiquement le droit de téléchargement de documents.

Si une vignette s'affiche vide, obsolète ou incorrecte, mettez-la à jour à l'aide de l'action dédiée si elle est disponible dans le menu. Une vignette soignée constitue un repère de navigation précieux qui aide vos collaborateurs à identifier les documents d'un simple coup d'œil.