Trabalhar com objetos de arquivo em um canvas

Objetos de arquivo mantêm o material de origem ao lado do trabalho que depende dele. Em vez de enviar um PDF, uma apresentação, um contrato, arquivo de áudio ou documento de referência em uma conversa separada, coloque-o no canvas, adicione notas ao redor e peça para as pessoas deixarem comentários onde a decisão acontece.

Use objetos de arquivo quando o arquivo fizer parte da conversa no canvas. Use a área Arquivos do workspace quando quiser encontrar arquivos em todo o workspace, filtrar por tipo ou voltar ao canvas em que um arquivo foi usado.

Disponibilidade e permissões

Quando usar objetos de arquivo

Use objetos de arquivo para materiais de revisão, documentos de origem, evidências de pesquisa, apresentações, referências de áudio ou vídeo, PDFs, relatórios exportados, minutas jurídicas e pacotes de entrega. Eles funcionam melhor quando o arquivo precisa ser discutido no contexto visual: um PDF ao lado das notas de aprovação, uma apresentação ao lado dos riscos do lançamento ou um contrato ao lado das perguntas para a equipe jurídica.

Não use um objeto de arquivo como o único sistema de arquivos de longo prazo do workspace. O canvas é o lugar em que o arquivo é discutido e organizado. Para pesquisar, filtrar ou limpar arquivos entre projetos e canvases, comece em Visão geral de Arquivos. Se aparecer um aviso de armazenamento ou cota, consulte Arquivos, armazenamento e cota antes de excluir objetos sem verificar o contexto.

Esta revisão de campanha mantém os arquivos enviados ao lado dos elementos visuais, notas, links e comentários que os explicam.

Adicionar arquivos a um canvas

Use Enviar arquivos na barra de ferramentas do canvas, cole arquivos da área de transferência ou arraste-os para o canvas quando o navegador permitir. Um arquivo pode aparecer no canvas antes de o envio terminar. A prévia de cartão, a ação Visualização e outras ações de arquivo podem aparecer pouco depois.

Imagens enviadas se tornam objetos de imagem, que têm ações próprias de revisão e edição. Consulte Trabalhar com objetos de imagem para saber como recortar, substituir, remover o fundo, trabalhar com miniaturas e baixar imagens.

PDFs, documentos, mídias e outros arquivos que não são imagens aparecem como cartões de arquivo no canvas. Ao enviar um lote, a ALLO posiciona os novos cartões perto do ponto em que foram soltos em vez de exigir que você separe cada um manualmente.

Se um arquivo ultrapassar o limite atual de envio do workspace, a ALLO poderá rejeitá-lo e mostrar uma mensagem com o limite. O valor visível depende do plano e da configuração do workspace. Considere a mensagem atual do produto, não capturas antigas ou anotações da equipe.

Entender o que acontece após o envio

Depois de adicionar um arquivo, ele pode parecer presente no canvas antes de o envio terminar. A prévia de cartão, a visualização interativa e algumas ações podem ficar disponíveis pouco depois.

Um cartão de arquivo pode ter três recursos separados:

Prévias de cartão estão disponíveis para mais tipos de arquivo do que visualizações interativas. Alguns arquivos do Office, OpenDocument, diagramas e editoração mostram uma prévia de cartão, mas não têm visualização no aplicativo. Baixar fica disponível quando a ALLO pode fornecer o arquivo original. Consulte Visualizar, abrir e baixar arquivos para ver a lista completa de formatos e tamanhos.

Um arquivo que ainda está sendo enviado não significa necessariamente que o envio falhou. Talvez você ainda consiga selecioná-lo, movê-lo, redimensioná-lo, comentá-lo, alinhá-lo ou excluí-lo enquanto ações como Visualização, Baixar, Substituir, Editar ou Enviar uma miniatura não estão disponíveis. Aguarde o envio terminar antes de tratar a ausência das ações como erro.

Se você sair do canvas enquanto os arquivos estão sendo enviados, a ALLO poderá cancelar o envio. Volte ao canvas e confirme se o arquivo está pronto, falhou ou desapareceu. Para uma reunião importante, envie arquivos grandes antes da chegada dos participantes. Uma sessão ao vivo é uma péssima hora para descobrir que um PDF de 90 páginas ainda não está pronto.

Visualizar arquivos antes de baixar

Use Visualização para conferir um arquivo sem sair do canvas. Essa é a melhor ação inicial para revisões porque o arquivo permanece perto das notas, setas, comentários e decisões ao redor.

A visualização interativa aceita um grupo menor: arquivos de texto e tabelas, PDF, arquivos do Illustrator que a ALLO pode abrir como PDF, arquivos do Photoshop com uma imagem que pode ser visualizada, mídia e documentos Office/HWP compatíveis. Outros arquivos armazenados ainda podem ser baixados quando permitido. Para criar um canvas a partir de um documento em vez de visualizar o objeto de arquivo, consulte Importar arquivos PDF e do Office. Para ver a lista completa de formatos e tamanhos, consulte Visualizar, abrir e baixar arquivos.

Arquivos ZIP têm uma visualização própria. Ela mostra uma lista de pastas e arquivos com nomes, tamanhos e o total, mas não abre arquivos dentro do ZIP. A visualização aceita arquivos de até 20 MB e mostra no máximo 2.000 entradas. Arquivos inválidos ou grandes demais podem não oferecer visualização. Arquivos criptografados ou com caminhos não seguros podem continuar aparecendo na lista com um cadeado ou aviso, mas não podem ser abertos na ALLO. Baixar fica disponível quando a ALLO pode fornecer o arquivo ZIP original.

Perguntas para a IA sobre um ZIP usam apenas a lista de arquivos. A ALLO não pode ler nem afirmar qual é o conteúdo de um arquivo dentro do ZIP. Baixe o arquivo e abra o item necessário fora da ALLO quando precisar consultar o conteúdo.

Baixar arquivos

Use Baixar quando precisar do arquivo de origem fora da ALLO. O download é separado da visualização. Uma pessoa colaboradora pode ter permissão para ver um arquivo sem poder baixar uma cópia local por causa do acesso ao canvas, das regras do workspace, da disponibilidade do arquivo, dos limites do plano ou da retenção.

Se Baixar não aparecer, mas Visualização funcionar, não presuma que o arquivo está corrompido. Pergunte à pessoa responsável pelo canvas ou à administração do workspace se os downloads foram restringidos de propósito. Se o arquivo vier de um canvas compartilhado em outro workspace, esse workspace pode controlar os downloads.

Para exportar o canvas inteiro, exportar em PDF, imprimir ou usar Baixar todas as imagens, consulte Menu de exportação e cabeçalho. O download do objeto salva esse arquivo. A exportação do canvas cria uma entrega separada com base na página ou no canvas.

Ações de arquivo no menu do objeto

Selecione o objeto de arquivo e abra o Menu do elemento quando precisar de ações que não aparecem ao lado dele. As ações exibidas dependem do tipo de arquivo, do número de objetos selecionados, do seu acesso, de o envio ter terminado, do layout do dispositivo e das regras do workspace.

As ações comuns incluem Visualização, Baixar, Renomear, Enviar uma miniatura, Copiar link, Adicionar comentário, Duplicar, Agrupar, Bloquear, Trazer para frente, Enviar para trás e Excluir. Alguns tipos também mostram controles específicos na visualização, como navegação de páginas em PDF, reprodução de áudio ou vídeo, visualização de texto ou tabela CSV.

Documentos PDF e do Office enviados e compatíveis também podem mostrar Converter em canvas. Use essa ação quando o arquivo se tornar importante o bastante para precisar de seu próprio espaço de revisão conectado. A ALLO cria um subcanvas ao lado do arquivo de origem sem exigir um novo envio. Consulte Converter um documento enviado em canvas.

Use Copiar link quando alguém precisar ir diretamente ao objeto de arquivo no canvas. Para entender a diferença entre links de objeto e de acesso, consulte Links privados e links de compartilhamento no Canvas. Use comentários quando o feedback pertencer ao arquivo. Use Enviar uma miniatura quando a miniatura padrão estiver vazia, desatualizada ou não representar bem o conteúdo.

Revisar arquivos com outras pessoas

O fluxo mais claro é simples: envie o documento, coloque-o perto da pergunta ou decisão, acrescente instruções curtas e peça para as pessoas usarem comentários no objeto em vez de mensagens de chat separadas. Assim, o feedback continua ligado ao arquivo mesmo quando o canvas fica cheio.

Para revisar um PDF, coloque-o ao lado de uma lista de decisões, use comentários para perguntas relacionadas à página ou ao objeto e resolva as conversas quando as decisões forem tomadas. Para revisar uma apresentação, coloque o objeto perto das notas de lançamento e peça para cada pessoa comentar no objeto. Para revisar uma pesquisa, agrupe o arquivo com o resumo e os links para que futuros leitores entendam por que ele foi adicionado.

Se o arquivo contiver informações confidenciais, confira as configurações de compartilhamento do canvas antes de convidar pessoas externas. Quem acessar o canvas talvez possa conferir o arquivo conforme sua função e a política do workspace. Consulte Compartilhar um canvas e Colaboração com convidados.

O que pode dar errado

Se o envio falhar, confira o tamanho do arquivo, o limite do plano, a conexão, o armazenamento disponível e se você ainda tem acesso de edição. Teste um arquivo antes de repetir um lote grande.

Se Visualização não aparecer, o envio talvez ainda não tenha terminado, o formato talvez não tenha visualização no aplicativo, o arquivo pode estar indisponível ou sua permissão pode ser insuficiente. Se Baixar estiver disponível, o arquivo original ainda pode ser usado.

Se um PDF ou documento do Office abrir com uma mensagem de limite de visualização, o documento será grande demais para uma visualização no aplicativo. Use Baixar quando permitido.

Se alguém conseguir abrir o canvas, mas não o arquivo, confira o compartilhamento do canvas e as restrições do workspace para o arquivo. O acesso de visualização ao canvas nem sempre inclui o download local.

Se a miniatura estiver incorreta, desatualizada ou vazia, use Enviar uma miniatura quando a ação estiver disponível. Ela ajuda as pessoas a reconhecer o arquivo antes de abri-lo.