Trabalhar com objetos de arquivo em um canvas

Os objetos de arquivo mantêm o material de origem ao lado do trabalho que depende dele. Em vez de enviar um PDF, apresentação, contrato, arquivo de áudio ou documento de referência em uma conversa de chat separada, posicione-o no canvas, adicione notas ao redor e peça aos revisores que façam comentários exatamente onde a decisão deve ser tomada.

Utilize objetos de arquivo quando o arquivo fizer parte da conversa no canvas. Use a área de Arquivos do espaço de trabalho quando estiver tentando encontrar arquivos em todo o espaço de trabalho, filtrá-los por tipo ou retornar ao canvas onde determinado arquivo foi utilizado.

Disponibilidade e permissões

Quando usar objetos de arquivo

Use objetos de arquivo para materiais de revisão, documentos de origem, evidências de pesquisa, apresentações, referências de áudio ou vídeo, PDFs, relatórios exportados, minutas jurídicas e pacotes de entrega. Eles funcionam melhor quando o arquivo precisa ser discutido em um contexto visual: um PDF ao lado de notas de aprovação, um apresentação ao lado dos riscos de lançamento ou um contrato ao lado de dúvidas para a equipe jurídica.

Não utilize um objeto de arquivo como o único sistema de arquivos de longo prazo para um espaço de trabalho. O canvas é o local onde o arquivo é discutido e organizado. Se você precisar pesquisar, filtrar ou limpar arquivos em diferentes projetos e canveses, comece pela Visão geral de arquivos. Se avisos de armazenamento ou cota aparecerem, use a opção Arquivos, armazenamento e cota em vez de excluir objetos sem critério.

Adicionar arquivos a um canvas

Use a opção Fazer upload de arquivos na barra de ferramentas do canvas, cole arquivos da área de transferência ou arraste arquivos para dentro do canvas quando o seu navegador suportar essa ação. O ALLO cria os objetos no canvas antes que o upload seja totalmente concluído e, em seguida, os atualiza com os detalhes finais do arquivo, miniaturas e dados de visualização à medida que o processamento é finalizado.

Os uploads de imagens tornam-se objetos de imagem, que possuem suas próprias ações de revisão e edição. Consulte Trabalhar com objetos de imagem para obter informações sobre corte, substituição, remoção de fundo, miniaturas e comportamento de download de imagens.

PDFs, documentos, mídias e outros arquivos que não sejam imagens geralmente se tornam objetos de arquivo ou de estilo incorporado. Quando você faz o upload de um lote, o ALLO organiza os novos objetos em um layout próximo ao ponto de inserção, em vez de exigir que você separe cada objeto manualmente.

Se um arquivo for maior que o limite de upload atual do espaço de trabalho, o ALLO poderá rejeitá-lo e exibir uma mensagem de limite de upload. O limite visível depende do plano e da configuração do espaço de trabalho, portanto, confie na mensagem exibida no produto em detrimento de capturas de tela antigas ou notas de equipe.

Entender o processamento de upload

Os arquivos carregados passam por várias etapas: criação do objeto local, upload, processamento no servidor, preparação de miniatura ou visualização e atualização final do objeto. Durante esse período, o objeto pode parecer presente, mas incompleto.

Esse estado pendente não é o mesmo que um upload com falha. Você ainda poderá selecionar, mover, redimensionar, comentar, alinhar, agrupar, duplicar ou excluir o objeto enquanto ações como Visualização, Download, Substituir, Editar ou atualização de miniatura estiverem desativadas. Aguarde a conclusão do processamento antes de considerar as ações ausentes como um bug.

If você sair da página enquanto os arquivos estão sendo carregados, o ALLO poderá cancelar o trabalho associado à sessão antiga do canvas. Retorne ao canvas e confirme se o objeto foi concluído, falhou ou foi removido. Para preparações importantes de reuniões, faça o upload de arquivos grandes antes que os participantes entrem; sessões ao vivo são um péssimo momento para descobrir que um PDF de 90 páginas ainda precisa de processamento.

Visualizar arquivos antes de baixar

Use a Visualização quando precisar inspecionar um arquivo sem sair do canvas. A visualização é o padrão ideal para revisões porque o arquivo permanece próximo das notas, setas, comentários e decisões ao redor.

Os caminhos de visualização compatíveis incluem PDFs, vídeos, áudios, arquivos de texto, arquivos CSV, algumas integrações de sites ou elementos incorporados e documentos do Office ou HWP que o ALLO consegue converter por meio de um caminho interno de visualização em PDF. Para criar um canvas a partir de um documento em vez de apenas visualizar um objeto de arquivo, consulte Importar arquivos PDF e do Office. Para conhecer a interface completa de visualização, consulte Visualizar objetos do canvas.

A visualização de arquivos PDF e a conversão de documentos Office/HWP para PDF possuem um limite confirmado de visualização de 100 MB. Quando um documento excede esse limite, o ALLO deve manter a janela de visualização e a ação de download disponíveis, exibindo uma mensagem clara de limite em vez de tentar carregar um documento que possa tornar o canvas inutilizável. O download continuará sendo o caminho correto quando os downloads forem permitidos.

Baixar arquivos

Use a opção Baixar quando precisar do arquivo original fora do ALLO. O download é um recurso separado da visualização. Um colaborador pode ter permissão para ver um arquivo na visualização, mas não para baixar uma cópia local, dependendo de sua função de compartilhamento no canvas, da política do espaço de trabalho, do estado do arquivo, de restrições do plano ou do estado de retenção de armazenamento.

Se a opção Baixar estiver ausente, mas a Visualização funcionar, não presuma que o arquivo está corrompido. Pergunte ao proprietário do canvas ou ao administrador do espaço de trabalho se os downloads estão intencionalmente restritos. Se o arquivo for proveniente de um canvas compartilhado em outro espaço de trabalho, a restrição pode ter origem nesse outro espaço de trabalho e não da sua própria função de faturamento.

Para exportação completa de um canvas, exportação para PDF, impressão e a opção Baixar todas as imagens, use o Menu de exportação e cabeçalho. O download de um objeto de arquivo salva apenas o arquivo correspondente. A exportação do canvas gera um arquivo de entrega separado a partir da página ou do canvas.

Ações do menu de objetos para arquivos

Selecione o objeto de arquivo e abra o Menu do elemento quando precisar de ações que não são exibidas ao lado do objeto. As ações que você verá dependem do tipo de arquivo, da quantidade de itens selecionados, das permissões, do estado do upload, do layout em dispositivos móveis ou desktop e de restrições do espaço de trabalho.

As ações comuns de arquivos incluem Visualização, Download, Renomear, Fazer upload de uma miniatura, Copiar link, Adicionar comentário, Duplicar, Agrupar, Bloquear, Trazer para a frente, Enviar para trás e Excluir. Alguns tipos de arquivos também exibem controles de mídia específicos por meio da visualização, como navegação de páginas de PDF, reprodução de áudio, reprodução de vídeo, visualização de texto ou visualização de tabela CSV.

Documentos PDF e do Office carregados e compatíveis também podem exibir a opção Converter em canvas. Use-a quando o arquivo se tornar importante o suficiente para necessitar de seu próprio espaço de revisão conectado. O ALLO cria um sub-canvas ao lado do arquivo de origem, em vez de exigir que você faça o upload do documento novamente. Consulte Converter um documento carregado em um canvas.

Use a opção Copiar link quando alguém precisar acessar diretamente o objeto de arquivo exato no canvas. Para entender a diferença entre links de objetos e links de acesso, consulte Links privados e links de compartilhamento no Canvas. Use os comentários quando o feedback for direcionado ao arquivo. Use a opção Fazer upload de uma miniatura quando a miniatura padrão estiver em branco, desatualizada ou não for representativa do conteúdo do arquivo.

Revisar arquivos com colaboradores

O fluxo de trabalho mais eficiente para a revisão de arquivos é simples: faça o upload do documento, posicione-o perto da dúvida ou decisão, insira instruções curtas em texto nas proximidades e peça aos revisores que utilizem os comentários do objeto em vez de mensagens de chat separadas. Isso mantém os feedbacks anexados diretamente ao arquivo, mesmo quando o canvas estiver repleto de conteúdos.

Para revisar um PDF, posicione o arquivo ao lado de uma lista de decisões, use comentários para dúvidas no nível da página ou do objeto e resolva as conversas à medida que as decisões forem sendo tomadas. Para revisar uma apresentação, posicione o objeto da apresentação perto das notas de lançamento e peça a cada revisor que comente no próprio objeto, em vez de enviar feedbacks desconexos. Para a revisão de pesquisas, agrupe o arquivo com notas de resumo e links para que futuros leitores compreendam o motivo da sua inclusão.

Se o arquivo contiver informações confidenciais, verifique as configurações de compartilhamento do canvas antes de convidar revisores externos. Qualquer pessoa que tenha acesso ao canvas poderá inspecionar o arquivo de acordo com sua função e com a política do espaço de trabalho. Consulte Compartilhar um canvas para saber mais sobre o comportamento de funções e links.

O que pode dar errado

Se o upload falhar, verifique o tamanho do arquivo, o limite do plano, sua conexão, o estado de armazenamento do espaço de trabalho e se você ainda possui acesso de edição. Experimente carregar um arquivo primeiro antes de tentar um lote grande.

Se a Visualização estiver ausente, o upload pode ainda estar sendo processado, o tipo de arquivo pode não ser compatível com a visualização, a origem da visualização pode estar indisponível ou sua permissão pode não permitir essa ação. Se a opção Baixar estiver disponível, o download poderá ser a alternativa de acesso.

Se um documento PDF ou do Office for aberto com uma mensagem de limite de visualização, utilize a opção Baixar se for permitido. O limite protege o navegador e a sessão do canvas contra renderizações muito pesadas de documentos.

Se um colaborador conseguir abrir o canvas, mas não o arquivo, verifique tanto as configurações de compartilhamento do canvas quanto as restrições do arquivo no espaço de trabalho. O acesso de visualização ao canvas nem sempre concede acesso ao download local.

Se uma miniatura estiver incorreta, desatualizada ou em branco, update-a quando a ação do menu estiver disponível. Uma boa miniatura facilita a navegação, ajudando as pessoas a identificarem o arquivo antes de abri-lo.