Visão geral de Arquivos

O recurso Arquivos ajuda você a localizar os materiais anexados ao seu trabalho

Use o recurso Arquivos quando você se lembrar de um anexo, captura de tela, PDF, vídeo, planilha ou documento enviado, mas não se recordar de qual canvas ou projeto o contém. O recurso Arquivos reúne todos os arquivos anexados ao trabalho no espaço de trabalho que você está utilizando no momento e mantém cada arquivo conectado ao contexto do trabalho ao seu redor.

Em um único lugar, você pode:

• Buscar e filtrar arquivos anexados ao trabalho no espaço de trabalho.
• Visualizar uma prévia de um arquivo sem sair da visualização de Arquivos.
• Abrir o canvas que contém o arquivo.
• Baixar o arquivo original quando suas permissões e o status do arquivo permitirem.
• Remover um arquivo do canvas onde ele aparece.

O recurso Arquivos não é um disco rígido ou drive separado onde o ALLO solicita que você limpe arquivos sem qualquer contexto. Cada linha na visualização de Arquivos geralmente exibe o arquivo exatamente onde ele é utilizado: em um canvas, em um Comentário ou em outro local que faça referência direta a um canvas ou projeto.

Esse contexto é fundamental. Se o mesmo arquivo aparecer em dois canvases ou se for anexado em dois locais diferentes, você poderá ver mais de uma linha, pois cada linha possui sua própria localização, permissões e caminho de recuperação.

Se você estiver procurando por um canvas em vez de um anexo, comece por Todos os canvases. Se estiver procurando por um texto em todo o seu trabalho, use a opção Buscar em todo o ALLO. Se precisar recuperar um arquivo removido, utilize a Lixeira.

Onde encontrar o recurso Arquivos

Abra o recurso Arquivos a partir do menu de navegação do espaço de trabalho ou da área de Início (Home) quando a opção estiver habilitada em seu espaço de trabalho. A visualização principal de Arquivos exibe os arquivos de todo o espaço de trabalho atual. As visualizações com escopo de projeto ou canvas filtram a lista para uma parte específica do espaço de trabalho:

O escopo faz parte da página em que você está. Se você abrir o recurso Arquivos de dentro de um projeto ou canvas, o ALLO manterá você no contexto desse projeto ou canvas. Para obter mais detalhes sobre como navegar entre os diferentes escopos, consulte Localizar arquivos por projeto ou canvas.

O que significa cada linha de arquivo

Cada linha de arquivo foi projetada para responder a três perguntas práticas: o que é este arquivo, de onde ele veio e o que você pode fazer com ele agora?

Você poderá ver o nome do arquivo, tipo, miniatura de prévia, data de envio ou modificação, autor do envio, localização do projeto ou canvas, tamanho do arquivo e as ações disponíveis. Os detalhes exatos dependem do tipo de arquivo, das suas permissões de acesso e se o arquivo original ainda está disponível para prévia ou download.

O contexto mais importante é o trabalho que contém o arquivo. Abrir o canvas correspondente costuma ser muito mais útil do que simplesmente baixar o arquivo, pois exibe as discussões, decisões, notas adesivas, tarefas e outros arquivos ao seu redor. Um arquivo chamado final.pdf não é muito útil sozinho, mas o final.pdf localizado dentro do canvas de revisão de lançamento explica exatamente a razão de sua existência.

O que você pode fazer a partir de Arquivos

Um arquivo pode estar visível na seção Arquivos mesmo se a opção de download estiver desabilitada, caso o arquivo esteja indisponível, expirado, restrito pelo limite de armazenamento ou não seja mais acessível por meio da sua função.

Permissões e visibilidade

A seção de Arquivos exibe apenas o trabalho ao qual você tem acesso. Se você não puder acessar um canvas ou projeto específico, os arquivos deles não aparecerão na sua visualização de Arquivos. Se você perdeu o acesso recentemente, mudou de espaço de trabalho, aceitou um novo convite ou abriu um link antigo, atualize a página e confirme se está no espaço de trabalho correto. Utilize o guia Não consigo acessar o trabalho caso o caminho de acesso não esteja claro.

As ações também dependem de permissões de acesso:

O recurso Arquivos mantém as ações de arquivos vinculadas ao trabalho correspondente. Para entender as limitações de funções de acesso, consulte Membros, convidados e colaboradores externos.

Trabalhos compartilhados podem adicionar outra camada de acesso. Um canvas compartilhado pode permitir que você abra e veja a prévia do arquivo a partir desse canvas, sem expor todos os arquivos do projeto ou do espaço de trabalho. Se o acesso compartilhado estiver confuso, verifique a seção Compartilhado comigo and Corrigir acesso compartilhado.

Por que ocorrem duplicatas

Linhas de arquivos que parecem duplicadas geralmente não são um erro. O recurso Arquivos é organizado com base no local onde os arquivos aparecem em seu trabalho, e não apenas no nome dos arquivos. O mesmo arquivo enviado pode aparecer mais de uma vez quando:

Antes de remover ou baixar o que parece ser uma duplicata, abra o canvas correspondente e confirme qual instância você realmente precisa. Isso evita que você remova o arquivo da discussão ou do projeto errado.

Maneiras comuns de usar o recurso Arquivos

Se um colega de equipe disser "Enviei a apresentação em algum lugar", abra a seção Arquivos, use a função Buscar para procurar parte do nome do arquivo, filtre por documentos ou PDFs e ordene pelos mais novos. Veja a prévia do provável resultado e abra o canvas correspondente assim que encontrar a versão correta.

Se precisar de todas as imagens de um projeto de lançamento, abra a visualização de Arquivos filtrada para o projeto, filtre por imagens e ordene pelos mais novos ou pelos maiores, dependendo se você prioriza a recência ou a qualidade de origem da mídia.

Se o armazenamento estiver próximo do limite, use o recurso Arquivos para entender onde os arquivos grandes estão sendo utilizados e leia o artigo Arquivos, armazenamento e limite. A limpeza de armazenamento é mais segura quando você remove arquivos desatualizados dos canvases onde eles aparecem e entende o que ainda pode ser recuperado a partir da Lixeira.

Se um arquivo aparecer, mas não puder ser pré-visualizado ou baixado, não presuma que ele foi excluído definitivamente. A linha correspondente pode continuar visível porque o ALLO ainda identifica a qual local o arquivo pertencia. Consulte a seção Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção, abra o canvas correspondente se possível e solicite a um proprietário ou administrador que confirme as permissões de acesso ou o status do armazenamento.

Quando o recurso Arquivos não é a ferramenta certa

Use a visualização Todos os canvases quando precisar navegar pelos canvases por proprietário, data, projeto ou ações de cartão. O recurso Arquivos não exibe todas as ações realizadas no nível do canvas.

Use a opção Buscar em todo o ALLO quando precisar encontrar trabalhos por título, pessoa, projeto ou palavras-chave amplas. A busca no recurso Arquivos é focada exclusivamente nos nomes e detalhes dos arquivos, não em cada palavra de cada canvas.

Utilize a seção Atividade quando se lembrar de que alguém alterou ou enviou algo, mas não souber o nome do arquivo. A seção de Atividade ajuda a rastrear essa alteração de volta ao trabalho original.

Use a Lixeira quando um arquivo tiver sido removido e você precisar restaurá-lo antes que o período de retenção termine.

Solução de problemas no recurso Arquivos