Visão geral de Arquivos

Arquivos ajuda você a encontrar materiais anexados ao seu trabalho

Use Arquivos quando você se lembrar de um anexo, captura de tela, PDF, vídeo, planilha ou documento enviado, mas não souber qual canvas ou projeto o contém. Arquivos reúne os arquivos anexados ao trabalho no workspace atual e mantém cada um conectado ao contexto em que é usado.

Em um só lugar, você pode:

• Pesquisar e filtrar arquivos anexados ao trabalho do workspace.
• Visualizar um arquivo sem sair da tela de Arquivos.
• Abrir o canvas que contém o arquivo.
• Baixar o arquivo original quando sua permissão e o estado do arquivo permitirem.
• Remover um arquivo do canvas em que ele aparece.

Arquivos não é uma unidade separada em que a ALLO pede para você organizar arquivos sem contexto. Uma linha em Arquivos normalmente mostra o arquivo onde ele é usado: em um canvas, comentário ou outro local que possa levar de volta a um canvas ou projeto.

Esse contexto importa. Se o mesmo arquivo aparecer em dois canvases ou estiver anexado em dois locais diferentes, você poderá ver mais de uma linha. Cada linha tem seu próprio local, suas próprias permissões e seu próprio caminho de recuperação.

Se você procura um canvas, e não um anexo, comece em Todos os canvases. Para procurar texto em todo o trabalho, use Pesquisar na ALLO. Para recuperar um arquivo removido, use a Lixeira.

Onde encontrar Arquivos

Abra Arquivos pela navegação do workspace ou pela área Início quando a entrada estiver habilitada no seu workspace. A tela principal mostra arquivos de todo o workspace atual. As telas com escopo de projeto ou canvas limitam a lista a uma parte do workspace:

O escopo faz parte da página em que você está. Ao abrir Arquivos em um projeto ou canvas, a ALLO pode manter você nesse contexto. Para saber como alternar entre os escopos, consulte Encontrar arquivos por projeto ou canvas.

O que significa uma linha de arquivo

Cada linha deve responder a três perguntas práticas: que arquivo é este, de onde ele veio e o que posso fazer com ele agora?

Você pode ver o nome, o tipo, a miniatura, a data de envio ou modificação, quem enviou, o local no projeto ou canvas, o tamanho e as ações disponíveis. Os detalhes dependem do tipo de arquivo, da sua permissão e da disponibilidade do original para visualização ou download.

O contexto mais importante é o trabalho que contém o arquivo. Abrir o canvas associado costuma ser mais útil do que baixar o arquivo, porque mostra a discussão, as decisões, notas adesivas, tarefas e outros arquivos ao redor dele. Um arquivo chamado final.pdf diz pouco sozinho. Já final.pdf dentro do canvas de revisão do lançamento mostra por que ele existe.

O que você pode fazer em Arquivos

Um arquivo pode continuar visível em Arquivos enquanto o download está desabilitado porque ele está indisponível, expirou, foi restringido pelo estado do armazenamento ou deixou de ser acessível para sua função.

Por que alguns arquivos têm ações de visualização diferentes

Arquivos trata armazenamento, imagem de cartão e visualização interativa como recursos separados. Um original armazenado pode continuar disponível para download sem miniatura nem visualizador. A miniatura ajuda a reconhecer a linha, mas não garante que o formato seja aberto de forma interativa.

Selecione a linha ou o cartão para visualizar quando a ação estiver disponível. Se a visualização não estiver disponível, a ação principal permanece desabilitada e não abre o canvas associado como alternativa. Use a ação de canvas separada quando precisar de comentários, decisões ou contexto do projeto. Use Baixar quando precisar do original disponível fora da ALLO.

Consulte Visualizar, abrir e baixar arquivos para ver a matriz oficial de formatos, os limites dos visualizadores e os casos em que apenas o download é oferecido.

Permissões e visibilidade

Arquivos acompanha o trabalho que você pode acessar. Se você não tiver acesso a um canvas ou projeto, os arquivos dele não deverão aparecer como normalmente disponíveis. Se você perdeu o acesso recentemente, trocou de workspace, aceitou um novo convite ou abriu um link antigo, atualize a página e confirme que está no workspace correto. Use Não consigo acessar um trabalho quando o caminho de acesso não estiver claro.

As ações também dependem da permissão:

Arquivos mantém as ações ligadas ao trabalho que contém o arquivo. Para entender os limites de cada função, consulte Membros, convidados e colaboradores externos.

O trabalho compartilhado pode adicionar outra camada. Um canvas compartilhado pode permitir que você abra e visualize o arquivo nele sem expor todos os arquivos do projeto ou workspace. Se o acesso compartilhado não estiver claro, consulte Compartilhado comigo e Corrigir acesso compartilhado.

Por que aparecem duplicatas

Linhas que parecem duplicadas normalmente não são um erro. Arquivos se organiza pelos locais em que os arquivos aparecem no trabalho, não apenas pelo nome. O mesmo arquivo enviado pode aparecer mais de uma vez quando:

Antes de remover ou baixar algo que parece duplicado, abra o canvas associado e confirme qual instância você precisa. Isso evita remover o arquivo da discussão ou do projeto errado.

Formas comuns de usar Arquivos

Se alguém disser “Enviei a apresentação em algum lugar”, abra Arquivos, pesquise parte do nome, filtre por documentos ou PDFs e ordene pelos mais novos. Visualize o resultado provável e abra o canvas associado quando encontrar a versão correta.

Se você precisar de todas as imagens de um projeto de lançamento, abra Arquivos no escopo do projeto, filtre por imagens e ordene pelas mais novas ou maiores, dependendo de a prioridade ser atualidade ou qualidade da mídia original. Abra o canvas antes de remover qualquer item para confirmar se a imagem ainda é usada no plano de lançamento.

Se o armazenamento estiver perto do limite, use Arquivos para entender onde os arquivos grandes são usados e consulte Arquivos, armazenamento e cota. A limpeza é mais segura quando você remove arquivos antigos dos canvases em que aparecem e entende o que ainda pode ser restaurado pela Lixeira.

Se um arquivo aparecer, mas não puder ser visualizado nem baixado, não presuma que ele sumiu. A linha pode continuar visível porque a ALLO ainda sabe onde ele estava. Consulte Arquivos indisponíveis ou bloqueados por retenção, abra o canvas associado se possível e peça a uma pessoa responsável ou administradora para confirmar o acesso ou o estado do armazenamento.

Quando Arquivos não é a ferramenta certa

Use Todos os canvases para procurar canvases por responsável, data, projeto ou ações de cartão. Arquivos não mostra todas as ações no nível do canvas.

Use Pesquisar na ALLO para encontrar trabalhos por título, pessoa, projeto ou termo amplo. A pesquisa de arquivos se concentra em nomes e detalhes de arquivos, não em todas as palavras de cada canvas.

Use Atividade quando você se lembrar de que alguém alterou ou enviou algo, mas não do nome do arquivo. A atividade ajuda a rastrear a mudança até o trabalho original.

Use a Lixeira quando um arquivo foi removido e você precisa restaurá-lo antes do fim do período de retenção.

Solução de problemas em Arquivos