Обзор раздела «Файлы»
Используйте раздел «Файлы» для поиска файлов, прикрепленных к материалам рабочего пространства, их предварительного просмотра, скачивания и перехода на содержащий их холст.
Раздел «Файлы» помогает находить материалы, прикрепленные к вашей работе
Используйте раздел «Файлы», если вы помните о наличии вложения, скриншота, PDF, видео, таблицы или загруженного документа, но не можете вспомнить, на каком холсте или в каком проекте этот файл находится. Раздел «Файлы» собирает все файлы, прикрепленные к рабочим материалам в текущем рабочем пространстве, сохраняя их связь с соответствующим контекстом.
В одном месте вы можете:
- Искать и фильтровать файлы, прикрепленные к материалам рабочего пространства.
- Просматривать файлы перед открытием, не покидая раздел «Файлы».
- Переходить на холст, содержащий нужный файл.
- Скачивать оригинальный файл при наличии соответствующих прав доступа и доступности самого файла.
- Удалять файл с холста, на котором он размещен.
Раздел «Файлы» не является изолированным диском, где ALLO требует от вас наводить порядок без понимания контекста. Каждая строка в разделе обычно отображает файл в месте его фактического использования, например на холсте, в поле Комментарий или в другом месте, связанном с холстом либо проектом.
Этот контекст имеет важное значение. Если один и тот же файл используется на двух холстах или прикреплен в двух разных местах, вы можете увидеть несколько строк, так как каждая строка привязана к своему местоположению, правам доступа и пути восстановления.
Если вы ищете сам холст, а не вложение, начните с раздела Все холсты. Если вам нужно найти текст в рабочих материалах, воспользуйтесь функцией Поиск по всему ALLO. Если удаленный файл необходимо восстановить, перейдите в раздел Корзина.
Где найти раздел «Файлы»
Вы можете открыть раздел «Файлы» из панели навигации рабочего пространства или из раздела «Главная», если эта функция включена в вашем рабочем пространстве. Основной экран раздела «Файлы» показывает файлы во всем текущем рабочем пространстве. Режимы просмотра на уровне проектов и холстов позволяют сузить список до конкретной области:
| Режим просмотра | Когда использовать | Что отображает |
|---|---|---|
| Файлы рабочего пространства | Вы помните только имя файла, автора загрузки или тип файла. | Файлы, к которым у вас есть доступ в текущем рабочем пространстве. |
| Файлы проекта | Вы знаете проект, но не помните конкретный холст. | Файлы, связанные с холстами внутри этого проекта. |
| Файлы холста | Вы знаете холст и хотите просмотреть его вложения. | Файлы, прикрепленные к этому холсту. |
Область поиска определяется страницей, на которой вы находитесь. Если вы открываете файлы из проекта или холста, ALLO сохраняет контекст этого проекта или холста. Более подробную информацию о переключении между областями поиска можно найти в статье Поиск файлов по проектам или холстам.
Что означает строка файла
Каждая строка файла призвана ответить на три практических вопроса: что это за файл, откуда он и что с ним можно сделать прямо сейчас?
Вы можете увидеть имя файла, его тип, миниатюру предпросмотра, время загрузки или изменения, имя автора загрузки, расположение в проекте или на холсте, размер и доступные действия. Конкретные сведения зависят от типа файла, ваших прав доступа и того, доступен ли оригинальный файл для предпросмотра или скачивания.
Наиболее важным контекстом является связанная с файлом работа. Переход на содержащий файл холст часто оказывается гораздо полезнее скачивания самого файла, ведь на холсте видны обсуждения, решения, стикеры, задачи и другие связанные материалы. Сам по себе файл с именем final.pdf мало о чем говорит, но final.pdf внутри холста с обзором запуска сразу объясняет цель его создания.
Что можно сделать в разделе «Файлы»
| Действие | Когда использовать | Подробности |
|---|---|---|
| Предварительный просмотр | Вам нужно изучить файл, не теряя текущую позицию в списке. Обычно это первое действие для изображений, документов PDF и других визуальных материалов, когда миниатюры недостаточно. | Предварительный просмотр, открытие и скачивание файлов |
| Открытие холста | Имя файла не дает полной информации, вам нужно подтвердить цель загрузки или коллега спрашивает о файле в контексте проекта. Если файл относится к холсту проекта, контекст проекта поможет вернуться к связанным задачам и представлениям. | Знакомство с проектами и Управление холстами в проектах |
| Скачивание | Вам нужен оригинальный файл вне приложения ALLO, и скачивание разрешено вашими правами доступа и текущим тарифом. Обратите внимание, что права на предпросмотр и скачивание могут различаться. | Недоступные файлы и файлы на удержании |
| Фильтрация или сортировка | Список слишком большой. С помощью фильтров можно сузить список по типу файлов, автору загрузки, дате, проекту, холсту или поисковым запросам. Сортировка помогает найти самые новые, старые, крупные или мелкие файлы. | Фильтрация файлов |
| Удаление с холста | Вы хотите убрать файл из рабочих материалов, в которых он отображается. Это действие не удаляет все файлы с таким же именем в других местах, а сам удаленный элемент может быть перемещен в раздел Корзина. | Удаление файла с холста |
Файл может отображаться в списке, даже если функция скачивания отключена из-за недоступности файла, истечения срока хранения, ограничений хранилища или из-за настроек вашей роли.
Права доступа и видимость
Список отображаемых файлов зависит от того, к каким материалам у вас есть доступ. Если у вас нет доступа к холсту или проекту, его файлы не будут показываться в списке доступных в вашем разделе «Файлы». Если вы недавно потеряли доступ, сменили рабочее пространство, приняли новое приглашение или перешли по старой ссылке, обновите страницу и убедитесь, что вы находитесь в нужном рабочем пространстве. Если путь доступа неясен, обратитесь к статье Проблемы с доступом к материалам.
Доступные действия также зависят от ваших прав:
| Контекст прав доступа | Что это означает в разделе «Файлы» |
|---|---|
| Права просмотра холста | Вы можете предварительно просматривать файл, но не можете удалить его. |
| Права редактирования холста | Вы можете удалять файлы с этого холста. |
| Доступ к Корзине или права администратора | Для безвозвратного удаления и полного восстановления может потребоваться более высокая роль, чем для просмотра файлов на холсте. |
Раздел «Файлы» связывает доступные действия над файлами с содержащими их материалами. Описание границ ролей приведено в статье Участники, гости и внешние соавторы.
Общий доступ к материалам вносит свои особенности. Общий холст может позволить вам открывать и просматривать файлы с этого холста без предоставления доступа ко всем остальным файлам проекта или рабочего пространства. Если совместный доступ вызывает вопросы, ознакомьтесь с разделами Доступные мне и Решение проблем с общим доступом.
Почему возникают дубликаты
Появление одинаковых строк файлов обычно не является ошибкой. Раздел «Файлы» организован на основе того, где именно файлы используются в вашей работе, а не просто по их именам. Один и тот же загруженный файл может отображаться несколько раз в следующих случаях:
| Ситуация | Почему в разделе «Файлы» может быть несколько строк |
|---|---|
| Файл используется на нескольких холстах | Каждый холст имеет собственный контекст и свои настройки прав доступа. |
| Файл прикреплен в нескольких местах | Каждое место размещения может иметь собственное расположение и свой путь восстановления. |
| Файл был скопирован в другой рабочий процесс | Скопированные материалы теперь могут иметь собственную строку в списке файлов. |
| Коллега загрузил файл с точно таким же именем | Одинаковые имена не означают, что это один и тот же файл. |
Прежде чем удалять или скачивать файл, который кажется дубликатом, откройте содержащий его холст и подтвердите, какой именно экземпляр вам нужен. Это поможет избежать случайного удаления файла из не того обсуждения или проекта.
Популярные сценарии использования раздела «Файлы»
Если ваш коллега говорит: «Я куда-то загрузил презентацию», откройте раздел «Файлы», введите в строку поиска часть имени файла, настройте фильтр для документов или PDF, а затем выполните сортировку по новизне. Выполните предварительный просмотр наиболее подходящего файла и откройте содержащий его холст, как только найдете нужную версию.
Если вам нужны все изображения из проекта запуска, откройте раздел «Файлы» с фильтром по этому проекту, выберите отображение только изображений и отсортируйте их по дате добавления или размеру, в зависимости от ваших задач. Обязательно откройте холст перед удалением любого элемента, чтобы убедиться, что изображение больше не используется в плане запуска.
Если свободное место в хранилище подходит к концу, используйте раздел «Файлы», чтобы понять, где именно задействованы файлы большого размера, а затем ознакомьтесь со статьей Файлы, хранилище и квоты. Безопаснее всего освобождать место, удаляя устаревшие файлы непосредственно с тех холстов, на которых они размещены, предварительно разобравшись, какие материалы можно восстановить из раздела Корзина.
Если файл отображается в списке, но его невозможно просмотреть или скачать, не спешите делать вывод, что он утерян. Строка файла может оставаться видимой, поскольку ALLO сохраняет информацию о том, к каким материалам относился данный файл. Ознакомьтесь со статьей Недоступные файлы и файлы на удержании, по возможности откройте содержащий файл холст и обратитесь к владельцу или администратору для подтверждения прав доступа или состояния хранилища.
Когда раздел «Файлы» не подходит для решения задачи
Используйте раздел Все холсты, если вам нужно просмотреть холсты по создателям, датам, проектам или действиям с карточками. Раздел «Файлы» не отображает действия на уровне холстов.
Используйте функцию Поиск по всему ALLO, если вам нужно найти работу по названию, участнику, проекту или общему ключевому слову. Поиск в разделе «Файлы» сфокусирован только на именах файлов и связанных с ними сведениях, а не на каждом слове внутри каждого холста.
Используйте раздел Активность, если вы помните, что кто-то внес изменения или загрузил файл, но не помните его имени. История активности поможет вам отследить изменения и перейти к исходной работе.
Используйте раздел Корзина, если файл был удален и вам нужно восстановить его до истечения установленного срока хранения.
Решение проблем в разделе «Файлы»
| Симптом | Что проверить в первую очередь | Дальнейшие действия |
|---|---|---|
| Список файлов пуст | Убедитесь, что выбрано правильное рабочее пространство. Многие учетные записи ALLO связаны с несколькими пространствами, а в разделе отображаются файлы только текущего пространства. | - Воспользуйтесь функцией Переключение рабочих пространств.<br>- Сбросьте все фильтры и очистите строку поиска.<br>- Если файл был прикреплен к общему холсту, откройте его из раздела Доступные мне. |
| Файл отсутствует в проекте | Откройте проект и убедитесь, что холст с этим файлом все еще находится внутри него. | Перемещение холста за пределы проекта убирает связанные файлы из просмотра файлов проекта. См. статью Поиск файлов по проектам или холстам. |
| Предпросмотр работает, но скачивание недоступно | Проверьте, поддерживает ли данный тип файла предпросмотр без скачивания, позволяет ли ваша роль выполнять скачивание и не заблокирован ли файл из-за ограничений тарифа или хранилища. | См. статью Предварительный просмотр, открытие и скачивание файлов. |
| Ошибка при удалении файла | Проверьте наличие прав на редактирование холста. Файл уже может быть удален или список файлов устарел. | - Обновите страницу приложения.<br>- Попробуйте удалить файл непосредственно из контекста самого холста.<br>- Для восстановления обратитесь к статье Восстановление удаленных материалов. |
Связанные статьи
- Просмотр, открытие и скачивание файлов
- Фильтрация файлов
- Поиск файлов по проекту или холсту
- Удаление файла с холста
- Недоступные и заблокированные для хранения файлы
- Файлы, хранилище и квота
- Поиск по всей платформе ALLO
- Как устроена Корзина