Управление холстами в проектах

Проекты позволяют организовывать холсты вместе с остальными задачами Вашей команды. Используйте действия по управлению проектами, когда холсту необходимо назначить ответственного, установить срок выполнения (Due date), добавить тег, переместить его в определенный раздел, назначить проект, обновить список участников, архивировать или упорядочить права доступа.

Холст — это место, где непосредственно кипит работа, но именно в проекте коллеги чаще всего ищут его позже. Соблюдение гигиены проектов помогает предотвратить превращение важных холстов в «ту самую ссылку, которую кто-то скинул в чат три недели назад».

Взаимосвязь холста и проекта

Для ознакомления с полной моделью проектов обратитесь к статье Проекты. В этой статье рассматривается управление конкретными холстами внутри проектов.

Где управлять холстом

Точные названия пунктов меню и доступные действия зависят от функций рабочего пространства, типа проекта, Ваших прав доступа, а также от того, где именно открыт холст: в виде Списка, Канбан-доски, внутри проекта или в общем доступе.

Организация холстов с помощью названий, тегов, ответственных и дат выполнения

Переименовывайте холсты так, чтобы их названия в списке проектов четко отражали суть задачи. Согласитесь, название «Обзор запуска в 3 квартале» выглядит куда понятнее и профессиональнее, чем «Без названия» или «Копия воркшопа 3».

Используйте теги для обозначения категорий, статусов, команд, клиентов, рисков или этапов рабочего процесса. Назначайте ответственных, когда один человек должен отвечать за последующие шаги. Указывайте сроки выполнения, когда у холста действительно есть реальная дата рассмотрения или сдачи работы, а не просто потому, что в каждой строке должна стоять какая-то дата.

Если у холста нет ответственного и срока выполнения, он по-прежнему может быть полезен, но при этом никто четко не отвечает за дальнейшие шаги. Всегда назначайте ответственного, если на холсте формируются конкретные задачи к исполнению.

Перемещение или копирование холстов между проектами

Выберите функцию Переместить в другой проект в меню заголовка холста, если холст должен находиться в другом проекте. Это изменит место, где его будут искать коллеги, и может повлиять на права доступа на основе проекта.

Используйте функцию Копировать в другой проект, когда для другого проекта требуется собственная версия этого холста. Копирование удобно для шаблонов, регулярных встреч, версий для конкретных клиентов и экспериментов. Однако это несет риск путаницы, если обе копии будут восприниматься как один и тот же первоисточник информации. Всегда четко переименовывайте созданные копии.

Если функции перемещения или копирования недоступны, убедитесь, что у Вас есть права на редактирование этого холста, а также доступ к целевому проекту. Если целевой проект отсутствует в списке выбора, обратитесь к администратору проекта или рабочего пространства для подтверждения Ваших прав.

Разделы и рабочие процессы в проектах

В Списке или на Канбан-доске проекта холсты можно распределять по разделам (если проект их поддерживает). Используйте разделы для этапов работы, команд, кварталов, результатов или статусов проверки.

Переносите холсты между разделами по мере изменения их статуса. Например, холст может перемещаться из «Черновика» в «Проверку» и далее в «Утверждено», либо из раздела «Идеи» в «В работе» и затем в «Архив». Следите за тем, чтобы статус проекта оставался актуальным. Если абсолютно все холсты бесконечно висят в разделе «В работе», то разделы превращаются в бесполезное украшение.

Управление соавторами и правами доступа

Используйте права доступа на уровне проекта, когда группе пользователей нужен доступ ко многим связанным холстам сразу. Используйте общий доступ на уровне холста, когда только для одного конкретного холста требуется настроить отдельную аудиторию или предоставить доступ внешним гостям.

Если кто-то теряет доступ к холсту после его перемещения в другой проект, проверьте, не был ли их доступ привязан к старому проекту. Перемещение холста меняет путь проекта, по которому пользователи переходили к нему. В этом случае предоставьте доступ к холсту напрямую или добавьте пользователя в целевой проект.

Если пользователь сохраняет доступ после того, как Вы удалили его с холста, проверьте его права на уровне проекта или рабочего пространства. Возможно, у него есть альтернативный путь доступа.

Архивация, восстановление, закрытие доступа и удаление

Архивируйте холст, если его необходимо убрать из активной работы, но сохранить возможность восстановления через архивные сценарии. Извлекайте холст из архива, когда работа по нему снова становится актуальной.

Закрывайте доступ пользователю, когда этот холст ему больше не требуется. Используйте удаление только тогда, когда холст действительно нужно стереть; предварительно проверьте комментарии, файлы, необходимость экспорта и ссылки в проектах. Удаление холста имеет куда более серьезные последствия, чем его перемещение в другой раздел или отправка в архив.

Если в службу поддержки поступают запросы о пропавших, удаленных или перемещенных холстах, сначала проверьте их расположение в проекте, состояние архива, прямые ссылки и права доступа, прежде чем предполагать, что контент безвозвратно утерян.

Использование подзадач и связанных ресурсов

Когда на боковой панели совместной работы доступна вкладка «Информация», используйте «Подзадачи» для планирования дальнейших шагов, связанных с этим холстом. Используйте раздел «Связанные ресурсы» для привязки связанных холстов, файлов, страниц или артефактов проекта.

Это очень удобно после воркшопов или совместных обзоров. Холст сохраняет весь визуальный контекст, а подзадачи и связанные ресурсы помогают участникам координировать действия, не превращая холст в громоздкий планировщик задач.

Примеры использования

Для дизайнерского проекта: группируйте холсты по функциональности, отмечайте их тегами в соответствии с этапом проверки, назначайте ответственного за каждый холст и устанавливайте сроки выполнения для согласования со стейкхолдерами.

Для работы с клиентами: копируйте чистый шаблон в проект каждого отдельного клиента, а затем переименовывайте его с указанием имени клиента и даты встречи. Не используйте один общий холст для всех клиентов сразу, если только Вы не планируете объединить конфиденциальную информацию разных заказчиков в одном месте.

Для внутреннего планирования: архивируйте старые холсты после фиксации итоговых решений. Оставляйте холсты с финальными решениями в открытом доступе, а рабочие черновики убирайте из активной зоны видимости проекта.

Что может пойти не так

Холст кажется утерянным. Выполните поиск по проекту, проверьте архив, посмотрите, не переместили ли холст в другой проект, или воспользуйтесь прямой ссылкой, если она у Вас осталась. Чаще всего «исчезновение» означает перемещение холста или изменение Ваших прав доступа, а не его физическое уничтожение.

Соавторы не могут открыть перемещенный холст. Заново проверьте параметры общего доступа в целевом проекте, куда был перенесен холст.

Дублирование холстов вызывает путаницу. Четко переименуйте актуальную версию холста, архивируйте старые копии или добавьте на устаревший холст заметку со ссылкой на активный документ.

Единственное решение для наведения порядка — это удаление? Сделайте паузу. Архивация, закрытие доступа, перенос в другой проект или сворачивание страниц помогут сохранить ценный контекст с гораздо меньшим риском.