프로젝트에서 캔버스 관리하기

프로젝트는 캔버스를 팀의 다른 작업과 함께 정리해 둡니다. 캔버스에 담당자, 마감일, 태그, 섹션, 프로젝트 지정, 공동 작업자 목록, 보관 상태, 접근 권한 정리가 필요할 때 프로젝트 관리 기능을 사용하세요.

캔버스는 일이 실제로 벌어지는 장소입니다. 하지만 나중에 사람들이 그 일을 다시 찾는 곳은 프로젝트인 경우가 많습니다. 프로젝트를 잘 정리해 두면 중요한 캔버스가 "3주 전에 누가 채팅에 던져 둔 그 링크"로 사라지지 않습니다.

캔버스와 프로젝트의 관계

전체 프로젝트 모델은 프로젝트 이해하기를 참고하세요. 이 글은 프로젝트 안에서 캔버스를 관리하는 방법에 집중합니다.

캔버스를 관리하는 곳

정확한 메뉴 라벨과 사용할 수 있는 작업은 워크스페이스 기능, 프로젝트 유형, 권한, 그리고 캔버스가 리스트, 칸반, 프로젝트, 공유 맥락 중 어디에 있는지에 따라 달라집니다.

이름, 태그, 담당자, 마감일로 캔버스 정리하기

프로젝트 리스트만 봐도 무슨 작업인지 알 수 있도록 캔버스 이름을 바꾸세요. "3분기 출시 리뷰"는 "제목 없음"이나 "워크숍 복사본 3"보다 훨씬 더 쓸모 있습니다.

태그는 카테고리, 상태, 팀, 클라이언트, 위험 요소, 워크플로우 단계를 보여줄 때 사용합니다. 후속 조치를 책임질 사람이 한 명이면 담당자를 지정하세요. 마감일은 모든 행에 날짜를 채우기 위해서가 아니라, 실제 리뷰나 전달 날짜가 있을 때 사용합니다.

담당자와 마감일이 없는 캔버스도 유용할 수 있습니다. 다만 그 캔버스에서 다음 행동이 생겼다면, 누가 이어갈지 분명해야 합니다. 실행 항목이 생기는 캔버스에는 담당자를 추가하세요.

프로젝트 간 캔버스 이동 및 복사하기

캔버스가 다른 프로젝트에 속해야 한다면 캔버스 상단 메뉴에서 다른 프로젝트로 이동을 사용하세요. 이 작업은 사람들이 캔버스를 찾는 위치를 바꾸고, 프로젝트 기반 접근 권한에도 영향을 줄 수 있습니다.

다른 프로젝트에 자체 버전이 필요할 때는 다른 프로젝트로 복사를 사용하세요. 복사는 템플릿, 반복 회의, 클라이언트별 버전, 실험용 캔버스에 유용합니다. 다만 두 복사본을 같은 원본처럼 다루면 위험합니다. 복사본 이름은 명확하게 바꾸세요.

이동이나 복사를 사용할 수 없다면 캔버스를 편집할 수 있는지, 대상 프로젝트에 접근할 수 있는지 확인하세요. 선택 목록에 대상 프로젝트가 보이지 않으면 프로젝트 관리자나 워크스페이스 관리자에게 접근 권한을 확인해 달라고 요청하세요.

섹션과 프로젝트 워크플로우

프로젝트가 섹션을 지원하면 프로젝트 리스트나 칸반에서 캔버스를 섹션별로 정리할 수 있습니다. 섹션은 워크플로우 단계, 팀, 분기, 산출물, 리뷰 상태를 나눌 때 사용하세요.

상태가 바뀌면 캔버스를 다른 섹션으로 옮기세요. 예를 들어 캔버스는 "초안"에서 "리뷰", "승인됨"으로 이동하거나, "아이디어"에서 "진행 중", "보관됨"으로 이동할 수 있습니다. 프로젝트 뷰는 실제 상태를 보여줘야 합니다. 모든 항목이 영원히 "진행 중"에 머문다면 그 섹션은 장식입니다.

공동 작업자와 접근 권한 관리하기

여러 관련 캔버스를 한 그룹이 함께 봐야 한다면 프로젝트 수준 접근 권한을 사용하세요. 캔버스 하나만 다른 대상에게 보여주거나 외부 비회원 접근이 필요할 때는 캔버스 수준 공유를 사용합니다.

캔버스를 다른 프로젝트로 옮긴 뒤 누군가 접근 권한을 잃었다면, 그 권한이 이전 프로젝트에서 온 것인지 확인하세요. 캔버스를 옮기면 사람들이 접근하던 프로젝트 경로가 바뀔 수 있습니다. 캔버스를 직접 공유하거나 대상 프로젝트에 그 사람을 추가하세요.

캔버스에서 누군가를 제거했는데도 여전히 접근할 수 있다면 프로젝트 또는 워크스페이스 접근 권한을 확인하세요. 다른 권한 경로가 남아 있을 수 있습니다.

보관, 보관 취소, 접근 권한 제거, 삭제하기

캔버스를 활성 작업에서 빼되 보관 워크플로우로 다시 찾을 수 있어야 한다면 보관하세요. 다시 작업해야 할 때는 보관을 취소합니다.

어떤 사람에게 더 이상 캔버스가 필요하지 않다면 접근 권한을 제거하세요. 삭제는 캔버스를 없애야 할 때만 사용합니다. 먼저 댓글, 파일, 내보내기 필요 여부, 프로젝트 참조를 확인하세요. 캔버스를 삭제하는 일은 섹션에서 옮기거나 보관하는 일보다 훨씬 더 큰 영향을 줍니다.

지원 요청에서 캔버스가 삭제됐거나, 사라졌거나, 이동됐다는 말이 나오면 콘텐츠가 영구적으로 없어졌다고 가정하기 전에 프로젝트 위치, 보관 상태, 직접 링크, 접근 권한부터 확인하세요.

하위 작업 및 관련 리소스 활용하기

협업 사이드 패널의 정보 탭을 사용할 수 있다면, 캔버스와 함께 처리해야 하는 후속 작업에는 하위 작업을 사용하세요. 연결된 캔버스, 파일, 페이지, 프로젝트 산출물에는 관련 리소스를 사용합니다.

워크숍이나 리뷰를 마친 뒤 특히 유용합니다. 캔버스는 시각적 맥락을 담고, 하위 작업과 관련 리소스는 사람들이 행동으로 이어가게 돕습니다. 캔버스를 두 번째 프로젝트 트래커로 만들지 않고도 다음 일을 남길 수 있습니다.

사례

디자인 프로젝트에서는 캔버스를 기능별로 묶고, 리뷰 단계별로 태그를 달고, 각 캔버스에 담당자를 지정하고, 이해관계자 리뷰에 맞춰 마감일을 설정하세요.

클라이언트 워크스페이스에서는 깨끗한 템플릿을 각 클라이언트 프로젝트에 복사한 뒤 클라이언트 이름과 세션 날짜로 이름을 바꾸세요. 모든 클라이언트의 맥락을 한곳에 섞을 의도가 아니라면, 하나의 공유 캔버스를 모든 클라이언트에 재사용하지 마세요.

내부 기획에서는 결정 사항이 기록된 뒤 오래된 캔버스를 보관하세요. 최종 결정 캔버스는 접근 가능하게 유지하고, 어수선한 초안은 활성 프로젝트 뷰에서 제외합니다.

문제가 발생했을 때

캔버스가 사라진 것처럼 보이면 프로젝트에서 검색하고, 보관 상태를 확인하고, 다른 프로젝트로 이동했는지 살펴보고, 가지고 있는 직접 링크를 열어보세요. 보이지 않는 캔버스는 삭제된 것이 아니라 이동됐거나 접근 권한이 바뀐 경우가 많습니다.

공동 작업자가 이동된 캔버스를 열 수 없다면 대상 프로젝트의 공유 상태를 다시 확인하세요.

중복 캔버스가 혼란을 만든다면 현재 버전의 이름을 명확하게 바꾸고, 오래된 복사본을 보관하거나, 사용하지 않는 캔버스에 활성 캔버스로 가는 메모를 남기세요.

삭제가 유일한 정리 방법처럼 보인다면 잠시 멈추세요. 보관, 접근 권한 제거, 다른 프로젝트로 이동, 페이지 접기 같은 방법이 맥락을 덜 잃으면서 정리하는 길일 수 있습니다.