프로젝트에서 캔버스 관리하기

프로젝트에 캔버스를 모아 두면 팀의 다른 작업과 함께 관리할 수 있습니다. 캔버스에 담당자, 공동 작업자, 마감일, 태그, 섹션을 정하거나, 다른 프로젝트로 옮기거나, 보관하거나, 접근 권한을 정리해야 할 때 프로젝트 관리 기능을 사용하세요.

작업은 캔버스에서 하지만, 나중에 그 캔버스를 다시 찾는 곳은 대개 프로젝트입니다. 프로젝트를 잘 정리해 두면 중요한 캔버스가 "3주 전에 누가 채팅에 올린 링크"로만 남는 일이 없습니다.

캔버스와 프로젝트는 어떻게 다른가요

프로젝트의 전체 구조는 프로젝트 이해하기를 참고하세요. 이 글에서는 프로젝트 안에서 캔버스를 관리하는 방법만 다룹니다.

캔버스를 나가면 그 캔버스가 있는 프로젝트 보드로 돌아갑니다.

캔버스를 관리하는 곳

실제 메뉴 이름과 사용할 수 있는 작업은 워크스페이스 기능, 프로젝트 유형, 권한에 따라 다르고, 캔버스를 리스트, 칸반, 프로젝트, 공유 화면 중 어디에서 보고 있는지에 따라서도 달라집니다.

프로젝트에서 캔버스 카드를 열면 해당 캔버스로 바로 들어갑니다.

이름, 태그, 사람, 마감일로 정리하기

프로젝트 목록만 보고도 무슨 작업인지 알 수 있게 캔버스 이름을 정하세요. "3분기 출시 리뷰"라는 이름이 "제목 없음"이나 "워크숍 사본 3"보다 훨씬 찾기 쉽습니다.

태그로는 분류, 상태, 팀, 고객사, 리스크, 업무 단계를 표시합니다. 후속 작업을 책임질 사람이 한 명이라면 담당자로 지정하고, 여러 사람이 함께 작업한다면 공동 작업자로 추가하세요. 마감일은 모든 행에 날짜를 채우려고 넣지 말고, 실제 검토일이나 전달일이 있을 때만 설정하세요.

담당자와 마감일이 없어도 캔버스는 쓸 수 있습니다. 다만 다음 단계를 누가 챙길지가 분명하지 않습니다. 캔버스에서 할 일이 생긴다면 담당자를 지정하고, 함께 일하는 사람들은 공동 작업자로 추가하세요.

다른 프로젝트로 옮기거나 복사하기

캔버스가 다른 프로젝트에 있어야 한다면 캔버스 헤더 메뉴에서 다른 프로젝트로 이동을 선택하세요. 이동하면 사람들이 캔버스를 찾는 위치가 바뀌고, 프로젝트를 통해 받던 접근 권한도 달라질 수 있습니다.

다른 프로젝트에서 별도 버전이 필요하다면 다른 프로젝트에 복사를 사용하세요. 템플릿, 정기 회의, 고객사별 버전, 실험용 캔버스를 만들 때 유용합니다. 다만 사본 두 개를 모두 원본처럼 쓰면 내용이 엇갈립니다. 사본에는 구분되는 이름을 붙이세요.

이동이나 복사를 할 수 없다면 캔버스 편집 권한이 있는지, 옮길 프로젝트에 접근할 수 있는지 확인하세요. 선택 목록에 옮길 프로젝트가 보이지 않으면 프로젝트 관리자나 워크스페이스 관리자에게 권한 확인을 요청하세요.

섹션으로 업무 흐름 나누기

프로젝트에서 섹션을 지원한다면 프로젝트 리스트나 칸반에서 캔버스를 섹션별로 나눌 수 있습니다. 섹션은 업무 단계, 팀, 분기, 산출물, 검토 상태를 구분할 때 사용하세요.

상태가 바뀌면 캔버스를 해당 섹션으로 옮기세요. 예를 들어 "초안"에서 "검토"를 거쳐 "승인"으로, 또는 "아이디어"에서 "진행 중"을 거쳐 "보관"으로 옮깁니다. 프로젝트 화면은 실제 진행 상황과 맞아야 합니다. 모든 캔버스가 계속 "진행 중"에 머물러 있다면 섹션을 나눈 의미가 없습니다.

캔버스 카드를 끌어 프로젝트 화면의 다른 위치로 옮길 수 있습니다.

공동 작업자와 접근 권한 관리하기

캔버스 권한에서 프로젝트 공개와 비공개 중 하나를 선택하고, 이 범위를 누가 바꿀 수 있는지 확인하세요. 캔버스 하나만 다른 사람들에게 보여 주거나 외부 비회원을 들여야 한다면 캔버스 공유를 사용하세요.

캔버스를 다른 프로젝트로 옮긴 뒤 접근하지 못하는 사람이 생겼다면, 그 사람의 권한이 이전 프로젝트에서 온 것인지 확인하세요. 캔버스를 옮기면 프로젝트를 통해 들어오던 경로가 바뀔 수 있습니다. 캔버스를 직접 공유하거나 옮긴 프로젝트에 그 사람을 추가하세요.

캔버스에서 사람을 제거했는데도 계속 접근한다면 프로젝트나 워크스페이스 권한을 확인하세요. 다른 경로로 권한을 받고 있을 수 있습니다. 접근 권한을 주는 링크와 특정 위치로 안내하는 링크의 차이는 캔버스의 비공개 링크와 공유 링크를 참고하세요.

보관, 보관 해제, 접근 권한 제거, 삭제

진행 중인 작업에서는 빼되 나중에 보관 목록에서 다시 찾을 수 있어야 한다면 캔버스를 보관하세요. 다시 작업을 시작할 때 보관을 해제하면 됩니다.

더 이상 캔버스가 필요 없는 사람이 있다면 그 사람의 접근 권한을 제거하세요. 삭제는 캔버스 자체를 없애야 할 때만 사용하고, 그 전에 댓글, 파일, 내보내기 필요 여부, 프로젝트에서 참조하는 곳을 확인하세요. 캔버스 삭제는 섹션에서 빼거나 보관하는 것보다 영향이 큽니다.

캔버스가 삭제됐다, 사라졌다, 옮겨졌다는 문의를 받으면 내용이 완전히 없어졌다고 판단하기 전에 프로젝트 위치, 보관 상태, 직접 링크, 접근 권한부터 확인하세요.

하위 업무와 관련 자료 활용하기

협업 사이드 패널에서 정보 탭을 사용할 수 있다면, 캔버스와 함께 처리할 후속 작업은 하위 업무로 남기세요. 연결된 캔버스, 파일, 페이지, 프로젝트 산출물은 관련 자료에 추가합니다.

워크숍이나 검토 회의를 마친 뒤에 특히 유용합니다. 캔버스에는 논의 내용이 그대로 남고, 하위 업무와 관련 자료로 후속 작업을 이어 갈 수 있습니다. 캔버스를 또 하나의 프로젝트 관리 도구처럼 만들 필요가 없습니다.

활용 예시

디자인 프로젝트라면 캔버스를 기능별로 묶고, 검토 단계를 태그로 표시하고, 캔버스마다 담당자를 한 명씩 지정하세요. 함께 작업하는 사람은 공동 작업자로 추가하고, 이해관계자 검토 일정에 맞춰 마감일을 설정합니다.

고객사별 워크스페이스라면 정리된 템플릿을 고객사 프로젝트마다 복사한 뒤, 고객사 이름과 미팅 날짜를 넣어 이름을 바꾸세요. 모든 고객사의 내용을 한곳에 모을 생각이 아니라면 캔버스 하나를 여러 고객사에 돌려 쓰지 마세요.

내부 기획에서는 결정 사항을 기록한 뒤 지난 캔버스를 보관하면 프로젝트가 깔끔해집니다. 최종 결정이 담긴 캔버스는 계속 열 수 있게 두고, 정리되지 않은 초안은 진행 중인 프로젝트 화면에서 빼세요.

문제 해결

캔버스가 보이지 않으면 프로젝트에서 검색하고, 보관 상태와 다른 프로젝트로 옮겨졌는지 확인한 뒤, 갖고 있는 직접 링크를 여세요. 보이지 않는 캔버스는 삭제된 것이 아니라 옮겨졌거나 접근 권한이 바뀐 경우가 많습니다. 프로젝트를 확인해도 원인을 모르겠다면 캔버스 문제 해결하기를 참고하세요.

공동 작업자가 옮긴 캔버스를 열지 못한다면 옮긴 프로젝트의 공유 설정을 다시 확인하세요.

비슷한 캔버스가 여러 개라 헷갈린다면 현재 버전의 이름을 알아보기 쉽게 바꾸고, 지난 사본은 보관하세요. 지난 캔버스에 현재 캔버스 위치를 알려 주는 메모를 남겨도 됩니다.

정리 방법으로 삭제밖에 떠오르지 않는다면 먼저 다른 방법을 검토하세요. 보관, 접근 권한 제거, 다른 프로젝트로 이동, 페이지 접기로도 내용을 잃지 않고 정리할 수 있습니다.