Gestionar los canvas en los proyectos

Los proyectos mantienen los canvas organizados junto con el resto del trabajo del equipo. Utilice las acciones de gestión de proyectos cuando un canvas requiera un responsable, una fecha de vencimiento, una etiqueta, una sección, la asignación de un proyecto, una lista de colaboradores, un estado de archivo o una limpieza de accesos.

Un canvas puede ser el lugar donde se realiza el trabajo, pero a menudo el proyecto es el lugar donde las personas lo encuentran más tarde. Una buena higiene de proyectos evita que los canvas importantes se conviertan en «ese enlace que alguien dejó en el chat hace tres semanas».

Relación entre canvas y proyectos

Utilice Proyectos para conocer el modelo completo de proyectos. Esta guía se centra en la gestión específica de canvas dentro de los proyectos.

Dónde gestionar un canvas

La nomenclatura exacta de los menús y las acciones disponibles dependen de las funciones de su espacio de trabajo, el tipo de proyecto, los permisos y si el canvas se encuentra en Lista, Kanban, un proyecto o en un contexto compartido.

Organización de canvas con nombres, etiquetas, responsables y fechas de vencimiento

Cambie el nombre de un canvas para que la lista de proyectos explique de qué trata el trabajo. «Revisión de lanzamiento del tercer trimestre» supera a «Sin título» y a «Copia de taller 3» por un margen francamente vergonzoso.

Utilice etiquetas para mostrar la categoría, el estado, el equipo, el cliente, el riesgo o la etapa del flujo de trabajo. Defina responsables cuando una persona deba encargarse del seguimiento. Utilice las fechas de vencimiento cuando un canvas tenga una fecha real de revisión o entrega, y no solo porque cada fila requiera una fecha.

Si un canvas no tiene responsable ni fecha de vencimiento, aún puede ser de utilidad, pero nadie se encargará claramente de lo que deba ocurrir a continuación. Añada un responsable cuando el canvas genere tareas de acción.

Mover o copiar canvas entre proyectos

Utilice Mover a otro proyecto en el menú de cabecera del canvas cuando este corresponda a un proyecto diferente. Esto cambiará el lugar donde las personas lo encuentran y puede influir en el acceso basado en proyectos.

Utilice Copiar en otro proyecto cuando otro proyecto requiera su propia versión. Copiar es útil para plantillas, rituales repetidos, versiones específicas de clientes y experimentos. Resulta riesgoso cuando dos copias se tratan como la misma fuente de información. Cambie el nombre de las copias de forma clara.

Si la opción de mover o copiar no está disponible, compruebe si puede editar el canvas y si dispone de acceso al proyecto de destino. Si el proyecto de destino no aparece en el selector, solicite a un administrador del proyecto o del espacio de trabajo que confirme su acceso.

Secciones y flujos de trabajo de proyectos

En la Lista de proyectos o Kanban, los canvas se pueden organizar en secciones si el proyecto las admite. Utilice secciones para las etapas del flujo de trabajo, equipos, trimestres, entregables o estados de revisión.

Mueva los canvas entre las secciones cuando cambie su estado. Por ejemplo, un canvas puede pasar de «Borrador» a «Revisión» y luego a «Aprobado», o de «Ideas» a «En progreso» y después a «Archivado». Mantenga la vista del proyecto realista. Si todo permanece en «En progreso» de forma indefinida, la sección se convierte en un adorno.

Gestión de colaboradores y accesos

Utilice el acceso a nivel de proyecto cuando un grupo requiera visibilidad sobre muchos canvas relacionados. Utilice la opción de compartir a nivel de canvas cuando solo un canvas requiera un público diferente o acceso para invitados externos.

Si alguien pierde el acceso después de que un canvas se mueva de proyecto, compruebe si su acceso provenía del proyecto anterior. Mover un canvas puede cambiar la ruta del proyecto que las personas utilizaban para acceder a él. Comparta el canvas directamente o añada a la persona al proyecto de destino.

Si alguien sigue teniendo acceso después de haberlo quitado de un canvas, compruebe el acceso al proyecto o al espacio de trabajo. Es posible que exista otra ruta de permisos.

Archivar, desarchivar, quitar accesos y eliminar

Archive un canvas cuando deba salir del flujo de trabajo activo pero deba seguir siendo recuperable mediante los flujos de archivo. Desarchívelo cuando el trabajo vuelva a estar activo.

Quite el acceso cuando una persona ya no requiera el canvas. Utilice la opción de eliminar únicamente cuando el canvas deba suprimirse definitivamente, y compruebe primero los comentarios, los archivos, las necesidades de exportación y las referencias de proyectos. Eliminar un canvas puede ser más perjudicial que quitarlo de una sección o archivarlo.

Si las solicitudes de soporte técnico mencionan canvas eliminados, perdidos o movidos, comience por comprobar la ubicación del proyecto, el estado de archivo, los enlaces directos y el acceso antes de asumir que el contenido ha desaparecido de forma permanente.

Uso de subtareas y recursos relacionados

Cuando la pestaña Información esté disponible en el panel lateral de colaboración, utilice las Subtareas para los trabajos de seguimiento menores que correspondan al canvas. Utilice los Recursos relacionados para vincular canvas, archivos, páginas o elementos de proyectos conectados.

Esto resulta de utilidad después de un taller o revisión. El canvas contiene el contexto visual; las subtareas y los recursos relacionados ayudan a las personas a actuar sobre él sin convertir el canvas en un segundo gestor de proyectos.

Ejemplos

En un proyecto de diseño, mantenga los canvas agrupados por función, etiquételos según la etapa de revisión, asigne un responsable a cada canvas y establezca fechas de vencimiento para las revisiones de las partes interesadas.

En un espacio de trabajo de cliente, copie una plantilla limpia en cada proyecto de cliente y luego cámbiele el nombre con el cliente y la fecha de la sesión. No reutilice un único canvas compartido para todos los clientes, a menos que pretenda que el contexto de todos los clientes resida en el mismo lugar.

En la planificación interna, archive los canvas antiguos una vez registradas las decisiones. Mantenga accesibles los canvas con las decisiones finales y mueva los borradores desordenados fuera de la vista activa del proyecto.

Qué puede fallar

Si un canvas parece haber desaparecido, busque en el proyecto, compruebe el estado de archivo, verifique si se ha movido a otro proyecto y abra cualquier enlace directo que posea. «Desaparecido» a menudo significa que se ha movido o que ha cambiado su acceso, no que se haya destruido.

Si los colaboradores no pueden abrir un canvas movido, vuelva a comprobar el uso compartido en el proyecto de destino.

Si los canvas duplicados generan confusión, cambie el nombre de la versión actual de forma clara, archive las copias antiguas o añada una nota en el canvas desactualizado que apunte al activo.

Si eliminar es la única opción de limpieza que está considerando, deténgase. Archivar, quitar el acceso, mover a otro proyecto o plegar páginas puede preservar el contexto con menor riesgo.