Canvases in Projekten verwalten

Projekte sorgen dafür, dass Canvases mit der restlichen Arbeit des Teams organisiert bleiben. Verwenden Sie Projektverwaltungsaktionen, wenn ein Canvas einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum, ein Tag, einen Abschnitt, eine Projektzuweisung, eine Liste der Projektbeteiligten, einen Archivierungsstatus oder eine Bereinigung der Zugriffsrechte benötigt.

Auf einem Canvas findet die eigentliche Arbeit statt, aber im Projekt wird sie später meist wiedergefunden. Eine gute Projekthygiene verhindert, dass wichtige Canvases zu „diesem einen Link, den jemand vor drei Wochen im Chat gepostet hat“, werden.

Die Beziehung zwischen Canvas und Projekt

Schauen Sie in Projekte für das vollständige Projektmodell. Diese Anleitung konzentriert sich auf die spezifische Canvas-Verwaltung innerhalb von Projekten.

Wo Sie ein Canvas verwalten können

Die genauen Menübeschriftungen und verfügbaren Aktionen hängen von den Workspace-Funktionen, dem Projekttyp, Ihren Berechtigungen und davon ab, ob sich das Canvas in einer Liste, einem Kanban-Board, einem Projekt oder einem freigegebenen Kontext befindet.

Canvases mit Namen, Tags, Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen organisieren

Benennen Sie ein Canvas so um, dass die Projektliste die Arbeit erklärt. „Review zur Markteinführung Q3“ schlägt „Unbenannt“ und „Workshop-Kopie 3“ um Längen.

Verwenden Sie Tags, um Kategorie, Status, Team, Kunde, Risiko oder die Phase im Arbeitsablauf anzuzeigen. Weisen Sie Verantwortliche zu, wenn eine bestimmte Person für die Nachbereitung zuständig ist. Verwenden Sie Fälligkeitstermine, wenn ein Canvas ein echtes Überprüfungs- oder Lieferdatum hat – und nicht nur, weil jede Zeile ein Datum benötigt.

Wenn ein Canvas keinen Verantwortlichen und kein Fälligkeitsdatum hat, kann es zwar immer noch nützlich sein, aber es ist niemand klar dafür zuständig, was als Nächstes geschieht. Fügen Sie Verantwortliche hinzu, wenn aus dem Canvas konkrete Aufgaben hervorgehen.

Canvases zwischen Projekten verschieben oder kopieren

Verwenden Sie In ein anderes Projekt verschieben aus dem Canvas-Kopfzeilen-Menü, wenn das Canvas in ein anderes Projekt gehört. Dies ändert, wo Personen es finden, und kann den projektbasierten Zugriff beeinflussen.

Verwenden Sie In ein anderes Projekt kopieren, wenn ein anderes Projekt eine eigene Version benötigt. Das Kopieren ist nützlich für Vorlagen, wiederkehrende Rituale, kundenspezifische Versionen und Experimente. Es ist jedoch riskant, wenn zwei Kopien gleichzeitig als dieselbe Quelle der Wahrheit behandelt werden. Benennen Sie Kopien daher eindeutig um.

Wenn das Verschieben oder Kopieren nicht verfügbar ist, prüfen Sie, ob Sie das Canvas bearbeiten dürfen und ob Sie Zugriff auf das Zielprojekt haben. Wenn das Zielprojekt in der Auswahl fehlt, bitten Sie einen Projekt- oder Workspace-Administrator, Ihren Zugriff zu bestätigen.

Abschnitte und Projekt-Workflows

In der Projektliste oder im Kanban-Board können Canvases in Abschnitte eingeteilt werden, sofern das Projekt diese unterstützt. Nutzen Sie Abschnitte für Workflow-Phasen, Teams, Quartale, Lieferergebnisse oder Überprüfungsstatus.

Verschieben Sie Canvases zwischen Abschnitten, wenn sich der Status ändert. Ein Canvas kann sich beispielsweise von „Entwurf“ über „Überprüfung“ zu „Genehmigt“ oder von „Ideen“ über „In Bearbeitung“ zu „Archiviert“ bewegen. Halten Sie die Projektansicht ehrlich: Wenn alles für immer in „In Bearbeitung“ bleibt, verkommt der Abschnitt zur reinen Dekoration.

Projektbeteiligte und Zugriff verwalten

Nutzen Sie den Zugriff auf Projektebene, wenn eine Gruppe Einblick in viele zusammengehörige Canvases benötigt. Verwenden Sie die Freigabe auf Canvas-Ebene, wenn nur ein einzelnes Canvas ein anderes Publikum oder externen Gastzugriff erfordert.

Wenn jemand den Zugriff verliert, nachdem ein Canvas in ein anderes Projekt verschoben wurde, prüfen Sie, ob der Zugriff über das alte Projekt erteilt wurde. Das Verschiebem eines Canvas kann den Projektpfad ändern, über den Personen darauf zugegriffen haben. Teilen Sie das Canvas in diesem Fall direkt oder fügen Sie die betroffenen Personen zum Zielprojekt hinzu.

Wenn jemand nach dem Entfernen aus einem Canvas immer noch Zugriff hat, überprüfen Sie die Zugriffsrechte des Projekts oder des Workspaces. Möglicherweise gibt es einen anderen Berechtigungspfad.

Archivieren, dearchivieren, Zugriff entfernen und löschen

Archivieren Sie ein Canvas, wenn es aus der aktiven Arbeit entfernt werden soll, aber über Archivierungs-Workflows wiederherstellbar bleiben muss. Dearchivieren Sie es, wenn die Arbeit daran wieder aktiv wird.

Entfernen Sie den Zugriff, wenn eine Person das Canvas nicht mehr benötigt. Verwenden Sie Löschen nur, wenn das Canvas dauerhaft entfernt werden soll, und überprüfen Sie vorher Kommentare, Dateien, Exportanforderungen und Projektreferenzen. Das Löschen eines Canvas kann weitaus schwerwiegendere Folgen haben, als es nur aus einem Abschnitt zu entfernen oder zu archivieren.

Wenn Support-Anfragen gelöschte, fehlende oder verschobene Canvases betreffen, überprüfen Sie zunächst den Projektort, den Archivierungsstatus, direkte Links und Zugriffsrechte, bevor Sie davon ausgehen, dass der Inhalt dauerhaft verloren ist.

Unteraufgaben und zugehörigen Ressourcen verwenden

Wenn die Registerkarte „Info“ im Seitenpanel für die Zusammenarbeit verfügbar ist, verwenden Sie Unteraufgaben für Nachbereitungsarbeiten, die zum Canvas gehören. Verwenden Sie zugehörige Ressourcen für verknüpfte Canvases, Dateien, Seiten oder Projekt-Artefakte.

Dies ist nach einem Workshop oder Review nützlich. Das Canvas liefert den visuellen Kontext; Unteraufgaben und zugehörige Ressourcen helfen den Beteiligten, Maßnahmen zu ergreifen, ohne das Canvas selbst in ein zweites Projektverfolgungstool zu verwandeln.

Beispiele

Halten Sie Canvases bei einem Designprojekt nach Funktionen gruppiert, versehen Sie sie mit Tags für die jeweilige Überprüfungsphase, weisen Sie jedem Canvas einen Verantwortlichen zu und legen Sie Fälligkeitstermine für die Überprüfungen durch Stakeholder fest.

Kopieren Sie bei einem Kunden-Workspace eine saubere Vorlage in das jeweilige Kundenprojekt und benennen Sie diese nach dem Kunden und dem Datum der Sitzung um. Verwenden Sie nicht ein einziges freigegebenes Canvas für alle Kunden wieder, es sei denn, Sie möchten, dass die Kontexte aller Kunden am selben Ort zusammengeführt werden.

Archivieren Sie bei der internen Planung alte Canvases, sobald die Entscheidungen festgehalten wurden. Halten Sie Canvases mit endgültigen Entscheidungen zugänglich und verschieben Sie unordentliche Entwürfe aus der aktiven Projektansicht.

Was schiefgehen kann

Wenn ein Canvas unauffindbar scheint, durchsuchen Sie das Projekt, prüfen Sie den Archivierungsstatus, kontrollieren Sie, ob es in ein anderes Projekt verschoben wurde, und öffnen Sie eventuell vorhandene direkte Links. „Fehlend“ bedeutet oft nur verschoben oder im Zugriff geändert – nicht gelöscht.

Wenn Projektbeteiligte ein verschobenes Canvas nicht öffnen können, überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen im Zielprojekt erneut.

Wenn doppelte Canvases zu Verwirrung führen, benennen Sie die aktuelle Version eindeutig um, archivieren Sie alte Kopien oder fügen Sie auf dem veralteten Canvas einen Hinweis hinzu, der auf das aktive Canvas verweist.

Wenn das Löschen die einzige Aufräumidee ist, halten Sie kurz inne. Archivieren, Zugriff entfernen, in ein anderes Projekt verschieben oder Seiten falten sind oft risikoärmere Wege, um den Kontext zu bewahren.