Private Links und Freigabelinks in Canvas
Verstehen Sie, welche Canvas-Links Zugriff gewähren und welche Links nur zu einer bestimmten Seite, einem Objekt, Kommentar oder Chat-Beitrag führen.
Canvas-Links erfüllen zwei unterschiedliche Aufgaben. Manche Links führen eine Person an eine genaue Stelle im Canvas: zu einer Seite, einem Objekt, einem Kommentar-Thread oder einer Chat-Nachricht. Andere helfen einer Person überhaupt erst, Zugriff auf das Canvas zu erhalten. Wenn diese Aufgaben verwechselt werden, sagt der Empfänger oft, der Link funktioniere nicht, obwohl die URL korrekt kopiert wurde.
Nutzen Sie private Links für Präzision, nachdem der Zugriff bereits besteht. Nutzen Sie Freigabelinks, wenn der Empfänger möglicherweise Zugriff, Gastzugang oder eine Berechtigungsprüfung braucht, bevor das Canvas geöffnet wird.
Private Links und Freigabelinks
Ein privater Link beantwortet die Frage: „Wo soll diese Person landen?“ Er folgt den bestehenden Zugriffsregeln des Canvas, gewährt aber keinen neuen Zugriff.
Private Links zu einem Canvas, einer Seite, einem Objekt, einem Kommentar oder einer Chat-Nachricht öffnen das Canvas und fokussieren die richtige Stelle. Sie laden niemanden ein, ändern keine Berechtigung und machen das Canvas nicht öffentlich.
Ein privater Link ist ein Wegweiser, kein Schlüssel. Wenn der Empfänger das Canvas noch nicht öffnen kann, führt der Link zu einem Zugriffsfehler. Wenn ALLO Zugriff anfordern anbietet, folgen Sie den Schritten unter Zugriff auf ein Canvas oder Projekt anfordern, statt denselben privaten Link erneut zu senden.
Ein Freigabelink beantwortet die Frage: „Kann diese Person eintreten, und mit welcher Berechtigung?“ Er wird über Canvas freigeben erstellt und kann vor dem Öffnen des Canvas:
- die ausgewählte Berechtigung gewähren,
- den Empfänger durch den Gastzugang führen,
- eine Canvas-PIN abfragen oder
- die Zugriffsregeln des Workspace prüfen.
Ein Freigabelink umgeht keine Workspace-Regeln. Verlassen Sie sich auf die endgültige Berechtigung, die in Freigeben angezeigt wird. Nach dem Kopieren eines präzisen Links kann ALLO eine Aktion Freigeben anbieten, damit Sie den Zugriff vor dem Versand bestätigen.
Die Links vergleichen
| Link oder Aktion | Wo sie startet | Wer sie nutzen kann | Wovon sie abhängt |
|---|---|---|---|
| Privater Canvas-Link | Browser-Adressleiste, Canvas-Liste oder interne Canvas-Öffnungsaktion | Personen, die das Canvas bereits öffnen können | Bestehender Canvas-, Projekt-, Workspace- oder Direktzugriff. |
| Seitenlink kopieren | Seitenmenü | Personen, die die Aktion im Seitenmenü sehen können | Bestehender Canvas-Zugriff und eine Seite, die noch existiert. |
| Link für ein Objekt kopieren | Element-Menü | Personen, die die Objektmenüaktion öffnen können | Bestehender Canvas-Zugriff und ein Objekt, das noch existiert. |
| Kommentarlink kopieren | Kommentare und Erwähnungen | Personen, die den Kommentar-Thread sehen können | Bestehender Zugriff und ein Kommentar, der noch existiert. |
| Chatnachricht-Link kopieren | Canvas-Chat | Personen, die die Nachrichtenaktion sehen können | Bestehender Zugriff, Chat-Zugriff und eine Nachricht, die noch existiert. |
| Freigabelink | Canvas freigeben | Personen außerhalb des Workspace, die das Canvas öffnen können; nur Zugriffsverwalter können die Linkberechtigung ändern | Freigabeeinstellungen, Workspace-Einstellungen und die für den Link gewählte Berechtigung. |
| Gast-Freigabelink | Gastzusammenarbeit | Personen außerhalb des Workspace, wenn Gastzugriff erlaubt ist | Freigabeberechtigung, Gasteinstellungen und eine für den Einstieg erforderliche Canvas-PIN. |
Gäste sehen die normale Freigeben-Steuerung nicht. Wenn ein Gast eine weitere Person hinzufügen muss, sollte ein Workspace-Mitglied oder Canvas-Inhaber den Zugriff über Freigeben verwalten.
Den richtigen Link für die Aufgabe senden
Bei externer Arbeit ist es oft am klarsten, zwei Links bewusst nacheinander zu senden.
- Senden Sie zuerst den Freigabelink. Er gibt dem Empfänger einen Zugangsweg und die nötige Berechtigung.
- Senden Sie danach den privaten Link. Er führt nach dem Eintritt zur genauen Seite, zum Objekt, Kommentar oder Chat-Beitrag.
Senden Sie beide Links mit einer kurzen Anweisung: „Nutzen Sie diesen Freigabelink, um mit Kommentierzugriff einzusteigen. Danach führt Sie dieser Seitenlink direkt zum Abschnitt für das Preisreview.“
Diese Reihenfolge verhindert, dass ein Kunde zuerst eine präzise URL ohne Zugriff öffnet, sich mit dem falschen Konto anmeldet und annimmt, das Canvas sei defekt. Wenn Sie extern nur einen Link senden, wählen Sie den Freigabelink. Sobald der Empfänger drin ist, kann er im Canvas navigieren.
| Situation | Nutzen Sie |
|---|---|
| Internes Teammitglied hat bereits Zugriff | Privaten Seiten-, Objekt-, Kommentar- oder Chatnachrichten-Link |
| Internes Teammitglied hat möglicherweise keinen Zugriff | Erst den Freigabelink, dann den präzisen Link |
| Externes Kundenreview | Freigabelink mit Anzeige- oder Kommentierberechtigung |
| Auftragnehmer tritt einer Arbeitssitzung bei | Freigabelink mit der benötigten Berechtigung |
| Gastteilnehmer in einem Workshop | Gastfähiger Freigabelink |
| Externe Website- oder YouTube-Referenz | Link am Objekt öffnen oder die externe URL aus der Quelle kopieren |
Kann ein Teammitglied einen präzisen Link nicht öffnen, senden Sie ihn nicht einfach erneut. Öffnen Sie Freigeben, bestätigen Sie den Zugriff und senden Sie den Link danach erneut. Der erste Link erfüllte die Präzisionsaufgabe, aber nicht die Zugriffsaufgabe.
Im Freigabedialog kopieren Sie den Link, der anderen Zugriff geben soll.
URL-Muster
ALLO erzeugt diese Werte. Kopieren Sie daher den tatsächlichen Link aus dem Produkt, anstatt ihn von Hand einzugeben.
| Linktyp | Beispielmuster |
|---|---|
| Freigabelink | https://allo.io/s/{share-key} |
| Freigabelink mit Zielposition | https://allo.io/s/{share-key}?req=obj&cid={object-id}&perm={permission} |
| Privater Canvas-Link | https://allo.io/canvas/{canvas-id} oder kurz https://allo.io/{canvas-url} |
| Privater Seitenlink | https://allo.io/canvas/{canvas-id}?page={page-token} |
| Privater Objektlink | https://allo.io/canvas/{canvas-id}?req=obj&cid={object-id} |
| Privater Kommentarlink | https://allo.io/canvas/{canvas-id}?req=comment&comment_p_name={object-id}&comment_id={comment-id} |
| Privater Chatnachrichten-Link | https://allo.io/canvas/{canvas-id}?req=chat&chat_message_id={message-id} |
Beachten Sie dabei:
- Der Freigabeschlüssel regelt den Zugriff. Die Abfrageparameter teilen ALLO mit, welche Stelle angezeigt werden soll. Deshalb können dieselben Zielparameter auch an einen Freigabelink angehängt werden (
/s/{share-key}?req=obj&cid=...&perm=...). - Die Werte nach
page,cid,comment_p_name,comment_idundchat_message_idsind generierte Kennungen. Sie sind keine lesbaren Bezeichnungen, können nicht für andere Canvases wiederverwendet werden und sollten nicht bearbeitet werden. - Objektlinks können auf andere Canvases oder Unter-Canvases verweisen. Am Ziel ist weiterhin die passende Zugriffsberechtigung nötig.
- Verwenden Sie die kopierte URL unverändert, auch wenn ALLO sie über einen anderen Einstiegspfad kopiert hat.
Zugriff für Gäste und Kunden
Für externe Reviews ist Kommentierzugriff sicherer als Bearbeitungszugriff. Nutzen Sie Bearbeitungszugriff nur, wenn der Empfänger Canvas-Inhalte ändern soll.
Nutzen Sie Gastzusammenarbeit, wenn jemand außerhalb des Workspace temporären oder begrenzten Zugriff braucht. Ein Gast:
- sieht einen Einstiegsbildschirm und gibt einen Namen ein,
- kann nur fortfahren, wenn der geteilte Zugriff dies erlaubt, und
- sieht Freigeben, Präsentieren, Thread-Auflösungssteuerungen oder mitgliederspezifische Metadaten nicht.
Beim ersten Öffnen eines Freigabelinks mit Gastzugang erscheint der unten gezeigte Einstiegsbildschirm. Auch Links mit Anzeigezugriff zeigen Gästen ohne gespeicherten Namen diesen Bildschirm.
Entscheiden Sie bei einem Auftragnehmer, der über längere Zeit im Canvas arbeiten muss, ob diese Person Gast, externer Partner oder Workspace-Mitglied sein sollte. Verwenden Sie einen genauen Objektlink nicht als Umgehung für fehlenden Zugriff. Gewähren Sie zuerst den richtigen Zugriff und nutzen Sie danach den präzisen Link für die gewünschte Stelle.
Sobald der Zugriff besteht, verwenden Sie den Link passend zum Ziel: einen Seitenlink für einen Review-Abschnitt, einen Objektlink für eine bestimmte Datei oder ein Bild, einen Kommentarlink für einen Thread mit Antwortbedarf oder einen Chatnachrichten-Link für eine Nachricht, die jemand prüfen soll.
Verschieben Sie Entscheidungen, die Bestand haben sollen, aus dem Chat in einen Kommentar.
Was schiefgehen kann
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Die Person sieht einen Zugriffsfehler | Sie haben einen privaten Link gesendet, bevor Zugriff gewährt wurde. | Nutzen Sie Freigeben, um Zugriff zu gewähren oder zu bestätigen, und senden Sie danach den präzisen Link erneut. |
| Die Person öffnet das Canvas, aber nicht das genaue Objekt oder die genaue Seite | Das Ziel wurde gelöscht, der Query-Wert hat sich geändert oder die kopierte URL wurde bearbeitet. | Kopieren Sie den Link erneut aus dem Objekt- oder Seitenmenü. |
| Der Kommentarlink öffnet den Thread nicht | Der Kommentar wurde möglicherweise gelöscht, gelöst oder der Empfänger hat keinen Zugriff. | Bestätigen Sie den Zugriff und suchen Sie den Thread danach im Kommentar-Tab, falls er noch existiert. |
| Der Chatnachricht-Link öffnet das Canvas, aber nicht die Nachricht | Die Nachricht wurde möglicherweise gelöscht, Chat ist für den Empfänger nicht verfügbar oder der Zugriff fehlt. | Bestätigen Sie Canvas- und Chat-Zugriff und senden Sie einen frischen Link, falls die Nachricht noch existiert. |
| Der Freigabelink öffnet eine Vorschau oder Namensabfrage | Der Empfänger tritt als Gast ein. | Bitten Sie ihn, den Gastnamen-Ablauf abzuschließen und erforderliche Canvas-PINs einzugeben. |
| Freigeben fehlt nach dem Kopieren eines Links | Sie sind möglicherweise Gast oder haben keine Freigabeberechtigung. | Bitten Sie einen Canvas-Inhaber oder ein Workspace-Mitglied mit Freigabezugriff, Freigeben zu verwalten. |
| Ein Empfänger nutzt das falsche Konto | Sein ALLO-Zugriff gehört zu einer anderen E-Mail-Adresse oder Anmeldemethode. | Bitten Sie ihn, sich mit dem Konto anzumelden, das eingeladen oder freigegeben wurde. |
Verwandte Guides
- Ein Canvas teilen
- Canvas-Berechtigungen
- Eine Canvas-PIN verwenden
- Canvas-Mitglieder verwalten
- Zusammenarbeit mit Gästen
- Zugriff auf ein Canvas oder Projekt anfordern
- Wenn Sie nicht auf Ihre Arbeit zugreifen können