Private Links und Freigabelinks in Canvas

Canvas-Links erfüllen zwei unterschiedliche Aufgaben. Manche Links führen eine Person an eine genaue Stelle im Canvas: zu einer Seite, einem Objekt, einem Kommentar-Thread oder einer Chat-Nachricht. Andere Links helfen einer Person überhaupt erst, Zugriff auf das Canvas zu erhalten. Wenn diese Aufgaben verwechselt werden, sagt der Empfänger oft, der Link funktioniere nicht, obwohl die URL korrekt kopiert wurde.

Nutzen Sie private Links für Präzision, nachdem der Zugriff bereits besteht. Nutzen Sie Freigabelinks, wenn der Empfänger möglicherweise Zugriff, Gastzugang oder eine Berechtigungsprüfung braucht, bevor das Canvas geöffnet wird.

Das Wort privat bedeutet hier keinen separaten Datenschutzmodus und kein geheimes URL-Format. Es bedeutet, dass der Link den normalen Zugriffsregeln des Canvas folgt. Wenn der Empfänger noch keinen Zugriff über Canvas, Projekt, Workspace oder direkte Freigabe hat, kann ein privater Link trotzdem zu einem Zugriffsfehler führen.

In der Praxis sind Seitenlink kopieren, Link kopieren bei einem Objekt, Kommentarlink kopieren und Link kopieren bei einer Canvas-Chat-Nachricht private Links. Sie zeigen auf eine normale Canvas-Route und fokussieren nach dem Öffnen die richtige Stelle. Sie laden niemanden ein, ändern keine Berechtigung und machen das Canvas nicht öffentlich.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Gäste sehen die normale Freigabesteuerung nicht. Wenn ein Gast eine weitere Person hinzufügen muss, sollte ein Workspace-Mitglied oder Canvas-Inhaber den Zugriff über die Freigabe verwalten.

Private Links zeigen auf einen Ort

Private Links sind am besten, wenn der Empfänger bereits zum Canvas, Projekt oder Workspace gehört und an der richtigen Stelle landen muss.

Nutzen Sie einen privaten Link, wenn Sie sagen müssen:

1. "Prüfen Sie genau diese Seite."
2. "Sehen Sie sich dieses Dateiobjekt an."
3. "Antworten Sie in diesem Kommentar-Thread."
4. "Öffnen Sie den Screenshot, den ich markiert habe."
5. "Machen Sie während des Workshops ab dieser Seite weiter."

Im Canvas entstehen diese privaten Links meist über Seitenlink kopieren, Link kopieren bei einem Objekt, Kommentarlink kopieren oder Link kopieren bei einer Chat-Nachricht. Sie halten die Unterhaltung präzise. Sie fügen niemanden zum Canvas hinzu, ändern keine Berechtigung und machen das Canvas nicht öffentlich.

Warum nach dem Kopieren eines privaten Links „Freigeben“ erscheint

Nachdem ALLO einen präzisen Seiten-, Objekt-, Kommentar- oder Chat-Link kopiert hat, kann eine Kopiert-Meldung mit einer Aktion Freigeben erscheinen. Das ist beabsichtigt. Der kopierte Link weiß, wohin er führen soll. Über Freigeben prüfen Sie, ob der Empfänger dort tatsächlich hinkommt.

Nutzen Sie diese Freigabeaktion, bevor Sie den Link außerhalb des bestätigten Publikums des Canvas verschicken. Das ist besonders wichtig, wenn der Empfänger ein Kunde, Auftragnehmer, Gast, externer Partner oder ein Teammitglied außerhalb des Projekts sein könnte. Die Freigabe zu öffnen ist die Zugriffskontrolle, die verhindert, dass aus einem präzisen Link eine Zugriff-verweigert-Meldung wird.

Wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger bereits Zugriff hat, können Sie den privaten Link direkt senden. Wenn Sie nicht sicher sind, teilen oder bestätigen Sie zuerst den Zugriff und senden Sie danach den privaten Link für den genauen Ort.

Die Übergabe mit zwei Links

Bei externer Arbeit ist die sauberste Übergabe oft absichtlich zweistufig.

Senden Sie zuerst den Freigabelink. Das ist der Zugriff-Link. Er beantwortet: "Kann diese Person in das Canvas und mit welcher Berechtigung?" Der Freigabelink gehört in E-Mails, Onboarding-Notizen, Kickoff-Nachrichten an Kunden, Briefings für Auftragnehmer und Workshop-Einladungen, wenn Sie nicht sicher wissen, dass der Empfänger bereits Zugriff hat.

Senden Sie danach den genauen privaten Link. Das ist der Navigationslink. Er beantwortet: "Wo soll diese Person nach dem Eintritt hinschauen?" Nutzen Sie einen Seitenlink für den Review-Abschnitt, einen Objektlink für die genaue Datei oder den Screenshot oder einen Kommentarlink für den Thread, der eine Antwort braucht.

Eine gute Nachricht sieht in der Praxis so aus: "Nutzen Sie diesen Freigabelink, um mit Kommentierzugriff einzusteigen. Danach führt Sie dieser Seitenlink direkt zum Abschnitt für das Preisreview." Dieser zusätzliche Satz verhindert den klassischen Fehler, bei dem ein Kunde eine präzise Objekt-URL erhält, sich mit dem falschen Konto anmeldet und annimmt, das Canvas sei defekt.

Wenn Sie extern nur einen Link senden, wählen Sie den Freigabelink. Der Empfänger kann im Canvas navigieren, sobald er drin ist. Er kann nirgendwo navigieren, wenn der Zugriff schon an der Tür scheitert.

Freigabelinks öffnen den Zugriffspfad

Nutzen Sie einen Freigabelink, wenn der Empfänger möglicherweise noch keinen Zugriff hat. Das ist der sicherere Standard für externe Partner, Kunden, Auftragnehmer, Workshop-Teilnehmende oder alle Personen, deren Konto und Berechtigung Sie nicht bestätigt haben.

Freigabelinks entstehen über Freigeben. Je nach sichtbaren Einstellungen und Workspace-Regeln kann ein Freigabelink Zugriff mit der ausgewählten Berechtigung gewähren, den Empfänger durch den Gastzugang führen, eine Canvas-PIN abfragen oder prüfen, ob die Person eintreten darf, bevor das Canvas geöffnet wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Freigabelink Workspace-Regeln umgeht. Verlassen Sie sich auf die endgültige Berechtigung, die in Freigeben angezeigt wird.

Freigabelinks sind richtig, wenn Sie:

1. Ein Canvas zur reinen Kommentierung an einen Kunden senden.
2. Einen Auftragnehmer zum Bearbeiten eines bestimmten Arbeits-Canvas einladen.
3. Workshop-Gäste teilnehmen lassen, ohne sie zu Workspace-Mitgliedern zu machen.
4. Einem Reviewer Zugriff geben, bevor Sie einen genauen Seiten- oder Kommentarlink senden.
5. Vor dem breiten Versand bestätigen, dass ein Link Anzeige-, Kommentar- oder Bearbeitungsberechtigung hat.

Für externe Reviews ist Kommentierzugriff besser als Bearbeitungszugriff. Nutzen Sie Bearbeitungszugriff nur, wenn der Empfänger Canvas-Inhalte direkt ändern soll.

URL-Muster

Diese Beispiele zeigen die Form gängiger Canvas-Links. Die Werte werden von ALLO erzeugt. Kopieren Sie deshalb den echten Link aus dem Produkt, statt einen Link von Hand zu schreiben.

Die gleiche Fokusabfrage kann nach einem Freigabelink erscheinen. Wenn Sie zum Beispiel einen Objektlink kopieren, Freigeben klicken und danach die Freigabe-URL kopieren, kann die finale URL wie /s/{share-key}?req=obj&cid={object-id}&perm={permission} aussehen. Der Freigabeschlüssel übernimmt den Zugriff. Die Query-Werte sagen ALLO nur, wohin nach dem Eintritt fokussiert werden soll.

Die meisten genauen Links nutzen die normale Route /canvas/{canvas-id}, aber ein Canvas kann auch über seine generierte Root-URL geöffnet werden, etwa /{canvas-url}. Wenn ALLO den Link kopiert hat, während Sie bereits auf einer anderen Canvas-Einstiegsroute waren, verwenden Sie die kopierte URL unverändert, statt sie von Hand zu bearbeiten.

Objektlinks, die an Canvas-Objekten hängen, können auch auf andere ALLO-Canvases oder Unter-Canvases zeigen. Wenn diese Objektlinks ein Freigabelink-Ziel nutzen, können sie die Form /s/... behalten. Wenn sie ein normales Canvas-Ziel nutzen, verwenden sie die normale Form /canvas/.... In beiden Fällen braucht der Betrachter am Ziel weiterhin den richtigen Zugriff.

Die Query-Werte nach page, cid, comment_p_name, comment_id und chat_message_id werden von ALLO erzeugt. Sie sollen nicht lesbar sein, nicht zwischen Canvases wiederverwendet werden und nicht von Hand geändert werden. ALLO entfernt Query-Strings und Hashes, wenn nur erkannt werden soll, zu welchem Canvas eine URL gehört, und nutzt diese Query-Werte später, um nach dem Öffnen die Seite, das Objekt, den Kommentar oder die Chat-Nachricht zu fokussieren.

Den richtigen Link wählen

Review mit internem Teammitglied

Für normale Reviews im Team starten Sie mit dem engsten sinnvollen Link. Wenn das Teammitglied bereits im Projekt oder Canvas arbeitet, nutzen Sie Seitenlink kopieren für einen Review auf Seitenebene, Link kopieren im Element-Menü für ein ausgewähltes Objekt, Kommentarlink kopieren in Kommentare und Erwähnungen für einen Thread oder einen Chatnachricht-Link, wenn die Unterhaltung selbst die Referenz ist.

Wenn das Teammitglied den Link nicht öffnen kann, senden Sie nicht immer wieder denselben präzisen Link. Öffnen Sie Canvas freigeben, bestätigen Sie den Zugriff und senden Sie den präzisen Link danach erneut. Der erste Link hat die richtige Präzisionsaufgabe erfüllt. Es fehlte die Zugriffsaufgabe.

Externes Kundenreview

Beginnen Sie bei Kunden mit Freigeben. Wählen Sie Anzeigezugriff, wenn der Kunde das Canvas nur prüfen soll. Wählen Sie Kommentierzugriff, wenn Feedback auf Seiten oder Objekten hinterlassen werden soll. Vermeiden Sie Bearbeitungszugriff, sofern der Kunde die Arbeit nicht direkt ändern soll.

Nachdem der Kunde Zugriff hat, senden Sie einen Seitenlink oder Kommentarlink für den konkreten Abschnitt, der Review braucht. So landet der Kunde nicht oben in einem großen Canvas und muss raten, wo der Review beginnt.

Auftragnehmer- und Gastzugriff

Nutzen Sie Gastzusammenarbeit, wenn jemand außerhalb des Workspace temporären oder begrenzten Zugriff braucht. Ein Gast kann einen Einstiegsbildschirm sehen, einen Namen eingeben und in das Canvas wechseln, wenn die geteilte Berechtigung es erlaubt. Die Gasterfahrung kann Inhaberfunktionen wie Freigeben, Präsentieren, Thread-Moderation und Workspace-Metadaten ausblenden.

Entscheiden Sie bei einem Auftragnehmer, der über längere Zeit im Canvas arbeiten muss, ob diese Person Gast, externer Partner oder Workspace-Mitglied sein sollte. Verwenden Sie einen genauen Objektlink nicht als Umgehung für fehlenden Zugriff. Gewähren Sie zuerst den richtigen Zugriff und nutzen Sie danach genaue Links, um auf die richtige Arbeit zu zeigen.

Genaue Links nach geklärtem Zugriff

Sobald jemand das Canvas öffnen kann, machen genaue Links den Review schneller.

Kombinieren Sie bei großen Canvases beide Aufgaben in Ihrer Nachricht:

1. Senden oder bestätigen Sie zuerst den Freigabelink.
2. Senden Sie danach den genauen Seiten-, Objekt-, Kommentar- oder Chatnachricht-Link.
3. Sagen Sie dem Empfänger, welche Aktion Sie brauchen: ansehen, kommentieren oder bearbeiten.

Was schiefgehen kann