Liens privés et liens de partage dans Canvas

Les liens de canvas font deux choses différentes. Certains envoient une personne vers un endroit précis dans un canvas : une page, un objet, un fil de commentaires ou un message de chat. D'autres aident une personne à obtenir l'accès au canvas au départ. Les confondre est l'une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles un destinataire dit qu'un lien ne fonctionne pas alors que l'URL a bien été copiée.

Utilisez les liens privés pour viser précisément un endroit une fois que l'accès existe déjà. Utilisez les liens de partage lorsque le destinataire peut avoir besoin d'un accès, d'une entrée invité ou d'une vérification d'autorisation avant d'ouvrir le canvas.

Le mot privé ne désigne pas ici un mode de confidentialité séparé ni un format d'URL secret. Il signifie que le lien suit les règles d'accès normales du canvas. Si le destinataire n'a pas déjà accès via le canvas, le projet, l'espace de travail ou un partage direct, un lien privé peut tout de même mener à une erreur d'accès.

En pratique, Copier le lien de la page, Copier le lien sur un objet, Copier le lien du commentaire et Copier le lien sur un message de chat du canvas sont des liens privés. Ils pointent vers une route de canvas normale et mettent le bon endroit au focus après l'ouverture du canvas. Ils n'invitent pas le destinataire, ne changent pas son autorisation et ne rendent pas le canvas public.

Disponibilité et autorisations

Les invités ne voient pas le contrôle de Partage normal. Si un invité doit ajouter quelqu'un, un membre de l'espace de travail ou le propriétaire du canvas doit gérer l'accès depuis Partage.

Les liens privés pointent vers un endroit

Les liens privés sont les meilleurs lorsque le destinataire appartient déjà au canvas, au projet ou à l'espace de travail et doit arriver au bon endroit.

Utilisez un lien privé lorsque vous devez dire :

1. « Relis cette page précise. »
2. « Regarde cet objet fichier. »
3. « Réponds à ce fil de commentaires. »
4. « Ouvre la capture d'écran que j'ai annotée. »
5. « Reprends à partir de cette page pendant l'atelier. »

Dans le canvas, ces liens privés viennent généralement de Copier le lien de la page, Copier le lien sur un objet, Copier le lien du commentaire ou Copier le lien sur un message de chat. Ils rendent la conversation précise. Ils n'ajoutent pas la personne au canvas, ne changent pas son autorisation et ne rendent pas le canvas public.

Pourquoi Partage apparaît après la copie d'un lien privé

Après que ALLO a copié un lien précis vers une page, un objet, un commentaire ou un chat, il peut afficher un message de lien copié avec une action Partage. C'est volontaire. Le lien copié sait où aller. Partage vous permet de vérifier si le destinataire peut réellement y accéder.

Utilisez cette action Partage avant d'envoyer le lien hors du public confirmé du canvas. C'est particulièrement important lorsque le destinataire est un client, sous-traitant, invité, collaborateur externe ou collègue qui peut être hors du projet. Ouvrir Partage est la vérification d'accès qui évite qu'un lien précis devienne un message d'accès refusé.

Si vous êtes sûr que le destinataire a déjà accès, vous pouvez envoyer le lien privé directement. Si vous n'en êtes pas sûr, partagez ou confirmez l'accès d'abord, puis envoyez le lien privé vers l'endroit exact.

Le passage de relais en deux liens

Pour le travail externe, le passage de relais le plus propre utilise souvent deux liens volontairement.

Envoyez d'abord le lien de partage. C'est le lien d'accès. Il répond à la question : « Cette personne peut-elle entrer dans le canvas, et avec quelle autorisation ? » C'est le lien à utiliser dans les e-mails, notes d'onboarding, messages de lancement client, briefs de sous-traitants et invitations d'atelier lorsque vous n'êtes pas certain que le destinataire a déjà accès.

Envoyez ensuite le lien privé exact. C'est le lien de navigation. Il répond à la question : « Où cette personne doit-elle regarder une fois entrée ? » Utilisez un lien de page pour la section de revue, un lien d'objet pour le fichier ou la capture précise, ou un lien de commentaire pour le fil qui demande une réponse.

Un bon message ressemble à ceci : « Utilise ce lien de partage pour entrer avec accès en commentaire. Une fois le canvas ouvert, utilise ce lien de page pour aller directement à la section de revue des tarifs. » Cette phrase supplémentaire évite le classique échec où un client reçoit une URL précise d'objet, se connecte avec le mauvais compte et croit que le canvas est cassé.

Si vous n'envoyez qu'un seul lien à l'extérieur, choisissez le lien de partage. Le destinataire pourra toujours naviguer une fois à l'intérieur. Il ne pourra rien parcourir si l'accès échoue à la porte.

Les liens de partage ouvrent le chemin d'accès

Utilisez un lien de partage lorsque le destinataire n'a peut-être pas déjà accès. C'est le choix le plus sûr pour les collaborateurs externes, clients, sous-traitants, participants d'atelier ou toute personne dont vous n'avez pas confirmé le compte et l'autorisation.

Les liens de partage sont créés depuis Partage. Selon les paramètres visibles et les règles de l'espace de travail, un lien de partage peut accorder l'accès avec l'autorisation sélectionnée, demander au destinataire de terminer l'entrée invité, demander un code PIN du canvas ou vérifier si la personne est autorisée à entrer avant d'ouvrir le canvas. Ne supposez pas qu'un lien de partage contourne les règles de l'espace de travail. Fiez-vous à l'autorisation finale affichée dans Partage.

Les liens de partage sont le bon choix lorsque vous devez :

1. Envoyer un canvas à un client pour une revue en commentaire seulement.
2. Inviter un sous-traitant à modifier un canvas de travail précis.
3. Laisser des invités rejoindre un atelier sans devenir membres de l'espace de travail.
4. Donner accès à un réviseur avant d'envoyer un lien exact de page ou de commentaire.
5. Confirmer qu'un lien porte une autorisation de lecture, commentaire ou modification avant de l'envoyer largement.

Pour une revue externe, l'accès en commentaire est préférable à l'accès en modification. Utilisez l'accès en modification uniquement si le destinataire doit changer le contenu du canvas.

Modèles d'URL

Ces exemples montrent la forme des liens de canvas courants. Les valeurs sont générées par ALLO, donc copiez le vrai lien depuis le produit au lieu de le saisir à la main.

Le même focus peut apparaître après un lien de partage. Par exemple, si vous copiez un lien d'objet, cliquez sur Partage, puis copiez l'URL de partage, l'URL finale peut ressembler à /s/{share-key}?req=obj&cid={object-id}&perm={permission}. La clé de partage gère l'accès. Les valeurs de requête indiquent seulement à ALLO où mettre le focus après l'entrée.

La plupart des liens exacts utilisent la route normale /canvas/{canvas-id}, mais un canvas peut aussi s'ouvrir via son URL racine générée, comme /{canvas-url}. Si ALLO a copié le lien pendant que vous étiez déjà sur une autre route d'entrée du canvas, utilisez l'URL copiée telle quelle au lieu de la modifier à la main.

Les liens d'objet attachés à des objets de canvas peuvent aussi pointer vers d'autres canvases ALLO ou sous-canvases. Lorsque ces liens d'objet utilisent une destination de lien de partage, ils peuvent conserver la forme /s/.... Lorsqu'ils utilisent une destination de canvas normale, ils utilisent la forme normale /canvas/.... Dans les deux cas, le lecteur a toujours besoin du bon accès à la destination.

Les valeurs de requête après page, cid, comment_p_name, comment_id et chat_message_id sont générées par ALLO. Elles ne sont pas faites pour être lisibles, réutilisables d'un canvas à l'autre ni modifiées à la main. ALLO retire les chaînes de requête et fragments lorsqu'il cherche seulement à détecter à quel canvas une URL appartient, puis utilise ces valeurs plus tard pour mettre au focus la page, l'objet, le commentaire ou le message de chat après l'ouverture du canvas.

Choisir le bon lien

Revue par un collègue interne

Pour une revue normale par un collègue, commencez par le lien utile le plus étroit. Si le collègue travaille déjà dans le projet ou le canvas, utilisez Copier le lien de la page pour une revue de page, Copier le lien depuis le menu d'élément pour un objet sélectionné, Copier le lien du commentaire depuis Commentaires et mentions pour un fil, ou un lien de message de chat lorsque la conversation elle-même est la référence.

Si le collègue ne peut pas l'ouvrir, ne renvoyez pas le même lien précis en boucle. Ouvrez Partager un canvas, confirmez son accès, puis renvoyez le lien précis. Le premier lien faisait le bon travail de précision ; il lui manquait le travail d'accès.

Revue client externe

Pour un client, partez de Partage. Choisissez l'accès en lecture si le client doit seulement inspecter le canvas. Choisissez l'accès en commentaire s'il doit laisser des retours sur des pages ou des objets. Évitez l'accès en modification sauf si le client doit changer directement le travail.

Une fois le client autorisé, envoyez un lien de page ou de commentaire vers la section précise à relire. Cela lui évite d'arriver en haut d'un grand canvas et de deviner où commence la revue.

Accès sous-traitant et invité

Utilisez la collaboration avec invités lorsqu'une personne hors de l'espace de travail a besoin d'un accès temporaire ou limité. Un invité peut voir un écran d'entrée, saisir un nom et continuer dans le canvas lorsque l'accès partagé l'autorise. L'expérience invité peut masquer des contrôles de niveau propriétaire comme Partage, Présenter, la modération des fils et les métadonnées de l'espace de travail.

Pour un sous-traitant qui doit travailler durablement dans le canvas, décidez s'il doit être invité, collaborateur externe ou membre de l'espace de travail. N'utilisez pas un lien exact d'objet comme contournement d'un accès manquant. Accordez le bon accès d'abord, puis utilisez les liens exacts pour indiquer le bon travail.

Liens exacts après attribution de l'accès

Une fois qu'une personne peut ouvrir le canvas, les liens exacts accélèrent la revue.

Pour les grands canvases, combinez les deux rôles dans votre message :

1. Envoyez ou confirmez d'abord le lien de partage.
2. Envoyez ensuite le lien exact de page, d'objet, de commentaire ou de message de chat.
3. Indiquez l'action attendue : lire, commenter ou modifier.

Ce qui peut mal se passer