Utiliser un code PIN de canvas

Un code PIN de canvas est un code d'accès à 4 chiffres pour un canvas unique. Utilisez-le lorsque les bonnes personnes disposent déjà d'un lien, d'une invitation, d'un rôle de projet ou d'un rôle d'espace de travail, mais que le contenu du canvas doit rester bloqué jusqu'à la saisie du code.

Certains messages anciens peuvent mentionner un mot de passe ou un code d'accès. Pour l'accès au canvas, considérez qu'il s'agit de la même fonctionnalité : le libellé officiel dans l'application est PIN de canvas.

Le code PIN constitue une barrière supplémentaire. Il ne remplace pas le partage, l'appartenance à l'espace de travail, la propriété du document ou les niveaux d'autorisation. Un utilisateur doit toujours disposer d'un accès au canvas, et son rôle détermine toujours s'il peut lire, commenter, modifier ou gérer le canvas une fois le bon code PIN saisi.

Ce que protège le code PIN de canvas

Lorsqu'un canvas est protégé par un code PIN, ALLO demande le code avant de charger l'intégralité du contenu. Une personne disposant du bon chemin d'accès mais n'ayant pas le code PIN reste bloquée sur l'écran d'entrée protégé au lieu d'accéder à l'éditeur.

Le code PIN bloque l'ensemble de l'expérience du canvas : les pages, les objets, l'édition, les commentaires, les indicateurs de présence, le chat, les réunions et les autres outils de collaboration en direct ne s'ouvrent pas dans l'éditeur standard tant que la validation du code n'est pas effectuée.

Un code PIN ne rend pas le canvas totalement invisible. Un destinataire peut toujours voir qu'un canvas protégé existe, connaître son nom, sa destination de lien ou accéder à l'écran d'entrée. Ce comportement est normal : ALLO a besoin de suffisamment de contexte pour indiquer à l'utilisateur ce qu'il tente d'ouvrir. Le code PIN protège le contenu et l'accès à l'éditeur, et non l'existence même du canvas.

Une fois le bon code PIN saisi, les autorisations habituelles de l'utilisateur continuent de s'appliquer. Un lecteur reste un simple lecteur. Un commentateur peut commenter si l'accès en commentaire lui a été accordé. Un éditeur peut modifier si l'accès en modification lui a été attribué. Le code PIN ne rehausse les droits de personne.

Quand utiliser un code PIN

Utilisez un code PIN de canvas lorsque vous souhaitez partager un canvas tout en ajoutant un contrôle d'accès léger adapté au moment ou au public.

C'est particulièrement utile pour les classes et les groupes d'étudiants lorsqu'un formateur souhaite préparer un canvas à l'avance, partager le lien tôt et distribuer le code PIN au début de l'activité.

Cela convient également aux équipes ou aux groupes de travail lorsque le canvas s'inscrit dans un projet large, mais que le contenu n'est pas encore prêt à être ouvert par tous les collaborateurs. Les membres savent que le canvas existe, mais le travail reste bloqué jusqu'à ce que le code PIN soit partagé.

Utilisez-le pour réserver l'accès aux clients ou aux relecteurs lorsque le lien risque d'être transféré au sein d'une équipe cliente, mais que le code PIN doit être envoyé par un canal sécurisé et maîtrisé.

Cette fonction facilite également l'organisation d'ateliers, d'entretiens, de sessions de formation et de révisions par étapes. Vous pouvez préparer le canvas, définir les autorisations, envoyer le lien et distribuer le code PIN juste au moment où les participants doivent entrer.

N'utilisez pas de code PIN comme unique barrière d'accès pour les travaux hautement sensibles. Restreignez les autorisations de partage réelles, retirez les personnes qui n'ont plus besoin d'accès, désactivez les liens de partage une fois le travail terminé et utilisez le code PIN comme un contrôle d'accès complémentaire plutôt que comme l'unique modèle de sécurité.

Qui peut définir, modifier ou supprimer un code PIN

La gestion du code PIN de canvas est distincte des accès normaux de lecture, commentaire et modification. L'autorisation d'édition permet de modifier le contenu du canvas. Elle ne signifie pas automatiquement que l'utilisateur peut gérer le code PIN.

Dans la plupart des espaces de travail, les propriétaires de canvas et les administrateurs d'espace de travail peuvent définir, modifier ou supprimer un code PIN de canvas. Le créateur du canvas peut également être autorisé à le gérer s'il conserve l'accès requis au document. Certains espaces de travail autorisent d'autres rôles de type enseignant ou administrateur à gérer les codes PIN selon les paramètres de l'espace de travail.

Les invités, les lecteurs, les commentateurs et la plupart des éditeurs ne peuvent pas gérer un code PIN de canvas. Les membres de l'espace de travail autorisés à ouvrir le canvas peuvent avoir besoin d'un propriétaire ou d'un administrateur pour configurer ou retirer le code PIN à leur place.

Si l'option Gérer le PIN de canvas est manquante ou désactivée, cela s'explique généralement par le fait que l'espace de travail ne prend pas en charge la protection par code PIN, que le contexte actuel du canvas ne le permet pas, que vous êtes un invité ou que votre compte ne dispose pas des droits de gestion du code PIN. Demandez au propriétaire du canvas ou à un administrateur d'espace de travail d'effectuer la modification.

Ajouter un code PIN de canvas

Ouvrez le canvas, puis ouvrez le menu de l'en-tête du canvas et choisissez Gérer le PIN de canvas. Là où ALLO présente des actions sur les cartes de canvas, cette même action de gestion peut également être accessible depuis le menu du canvas.

Choisissez Définir un code PIN de canvas, saisissez un code à 4 chiffres et confirmez-le. Partagez le code PIN par un canal distinct de celui du lien du canvas lorsque cela est plus sûr pour votre groupe.

Utilisez un code suffisamment simple à saisir pour le public de la session mais pas évident pour les personnes extérieures. Évitez les codes comme 0000, 1111 ou l'année en cours pour les révisions clients, les cours et les réunions d'équipe larges.

ALLO n'utilise pas le code PIN pour déterminer le rôle du destinataire. Définissez les autorisations de partage du canvas séparément. Si les étudiants doivent uniquement commenter, accordez un accès en commentaire. Si un client doit simplement relire, accordez un accès en lecture seule ou en commentaire. Si un collègue doit modifier le document, attribuez-lui un accès en modification via le partage, l'accès au projet ou le paramètre de membre approprié.

Modifier ou supprimer un code PIN

Utilisez à nouveau l'option Gérer le PIN de canvas pour modifier le code ou le supprimer.

Modifiez le code PIN si celui-ci a été partagé trop largement, en cas de changement de groupe de cours ou d'atelier, lorsqu'une révision client entre dans une nouvelle phase, ou si le canvas doit rester protégé mais que l'ancien public ne doit plus y accéder.

Supprimez le code PIN lorsque le canvas n'a plus besoin de cette vérification d'entrée complémentaire. La suppression du code PIN ne retire pas les membres, ne désactive pas les liens de partage et ne modifie le rôle de personne. Elle retire uniquement l'invite de saisie de code. Examinez séparément les paramètres de partage si les accès doivent être restreints.

Il est impossible de lire le code PIN actuel depuis l'interface du canvas. En cas d'oubli, une personne disposant des droits de gestion du code PIN doit le modifier, le supprimer ou utiliser l'option de réinitialisation proposée dans son espace de travail. Si vous êtes un invité ou un lecteur et que vous ne connaissez pas le code PIN, demandez le code actuel au propriétaire du canvas ou à un administrateur d'espace de travail.

Partager un canvas protégé par code PIN

Configurez d'abord le chemin d'accès, puis partagez le code PIN with le bon public.

Pour les personnes nominatives, invitez-les depuis Partager et choisissez un accès en lecture seule, commentaire ou modification. Envoyez ensuite le code PIN via le canal de confiance habituel de votre équipe pour ce groupe.

Pour un cours, un atelier ou un groupe temporaire, créez un lien de partage doté des autorisations appropriées, envoyez le lien à l'avance et dévoilez le code PIN au moment où le groupe doit accéder au document. Si le canvas doit être refermé après la session, modifiez ou supprimez le code PIN et vérifiez si le lien de partage doit rester actif.

Pour une révision exclusivement client, partagez le lien et le code PIN uniquement avec les contacts clients concernés. L'accès en commentaire est préférable à l'accès en modification pour les phases de relecture. Si un client doit uniquement inspecter le travail, utilisez l'accès en lecture seule.

Pour les équipes internes, soyez clair sur la signification du code PIN. Il ne s'agit pas d'un système d'adhésion secret à un projet. C'est une vérification d'entrée superposée aux autorisations existantes de l'espace de travail, du projet et du canvas.

Ce que voient les utilisateurs à l'entrée

Les personnes ayant accès à un canvas protégé voient apparaître une invite leur indiquant que le canvas est protégé par un code PIN. Elles saisissent le code à 4 chiffres pour continuer.

Si le code est correct, the canvas s'ouvre avec l'autorisation dont elles disposent déjà. Si le code est incorrect, elles restent sur l'invite et doivent réessayer ou demander le code PIN actuel.

Si la personne n'a aucun accès au canvas, le code PIN ne résoudra pas le problème. Elle peut voir s'afficher une erreur d'accès, une demande de connexion avec le bon compte ou un parcours d'entrée d'invité selon la méthode de partage. Partagez le canvas ou mettez à jour son rôle de membre avant d'utiliser le code PIN.

Les invités disposant du bon lien ont tout de même besoin du code PIN si le canvas est protégé. Un invité sans code PIN reste bloqué dans le parcours d'entrée et ne peut pas accéder à l'éditeur.

Les membres de l'espace de travail et les membres du projet ont également besoin du code PIN. Appartenir à l'espace de travail ou au projet fournit le chemin d'accès, mais ne permet pas de contourner la saisie du code.

Codes PIN et membres du canvas

Utilisez le guide Gérer les membres du canvas lorsque la question est : « Qui peut ouvrir ce canvas et quelles sont ses autorisations ? ». Utilisez un code PIN de canvas lorsque la question est : « Les personnes disposant déjà d'un chemin d'accès doivent-elles également saisir un code avant de voir s'afficher le contenu ? ».

Ces commandes fonctionnent ensemble. Un groupe d'étudiants peut obtenir un accès en commentaire via un lien de partage et avoir tout de même besoin du code PIN. Un client peut être invité par e-mail et devoir saisir le code PIN. Un collègue peut avoir accès au projet et nécessiter tout de même le code PIN. Une fois entré, chacun conserve le rôle dont il disposait auparavant.

Si une personne ne doit plus avoir accès, supprimez ou réduisez ses droits dans le panneau Partager, les paramètres de projet ou les paramètres de l'espace de travail. Modifier le code PIN est utile lorsqu'un code a été partagé trop largement, mais cela ne supprime pas les chemins d'accès existants.

Résolution des problèmes

Si l'option Gérer le PIN de canvas est manquante, vérifiez si votre espace de travail prend en charge la fonctionnalité, si vous êtes propriétaire du canvas ou administrateur de l'espace de travail, et si vous êtes connecté avec le bon compte. Les invités et les lecteurs ne peuvent pas gérer le code PIN.

Si un collaborateur voit s'afficher l'écran de protection mais ne parvient pas à entrer, confirmez qu'il dispose bien du code PIN à 4 chiffres actuel. Assurez-vous également qu'il utilise le lien actuel et le compte utilisateur qui a été invité.

Si une personne saisit le code PIN et que le canvas s'ouvre en lecture seule, c'est que son autorisation est limitée à la lecture. Modifiez son rôle depuis l'option Partager ou les paramètres d'accès au projet correspondants si elle doit pouvoir commenter ou modifier.

Si une personne peut voir que le canvas existe mais ne peut pas en visualiser le contenu, ce comportement peut être normal pour un canvas protégé par code PIN. L'écran d'entrée peut révéler la destination du canvas tandis que les pages et l'éditeur restent bloqués.

Si un invité reste bloqué avant l'ouverture de l'éditeur, vérifiez le lien de partage, les paramètres d'accès d'invité, le code PIN et l'autorisation de cet invité. Un lien d'invité protégé par code PIN requiert à la fois un lien compatible avec les invités et le bon code d'accès.

Si un code PIN a été partagé avec le mauvais public, modifiez-le. Si le canvas ne doit plus accepter les utilisateurs provenant d'un ancien lien, désactivez ou renouvelez également le lien de partage.