キャンバスの PIN またはパスコードを使う
4桁の PIN で共有キャンバスを保護し、内容を開く前にアクセス権とコードの両方を求めます。
キャンバスの PIN は、1つのキャンバスに設定する4桁の入室コードです。適切な相手がリンク、招待、プロジェクトロール、ワークスペースロールをすでに持っている場合でも、PINを知るまではキャンバスの内容を開けないようにしたいときに使います。
古いメッセージでは、passcode や password と表示されることがあります。キャンバスアクセスでは、これらは同じ機能を指します。現在の製品上の表示は通常 キャンバスの PIN です。
PINは追加の入口です。共有、メンバーシップ、所有権、権限レベルの代わりにはなりません。相手には引き続きキャンバスへのアクセス権が必要で、正しいPINを入力したあとに閲覧、コメント、編集、管理のどれができるかは、その人のロールで決まります。
キャンバスの PIN が保護するもの
キャンバスにPINが設定されていると、ALLOはキャンバス全体を読み込む前にコード入力を求めます。正しいアクセス経路を持っていてもPINを知らない人は、エディターに進まず、保護された入口画面に留まります。
PINは、キャンバス全体の利用体験を止めます。ページ、オブジェクト、編集、コメント、プレゼンス、チャット、通話、その他のライブ共同作業画面は、入室確認が通るまで通常のエディターとして開きません。
PINは、キャンバスを完全に見えなくするものではありません。受け取った人には、保護されたキャンバスが存在すること、キャンバス名、リンク先、入口画面が見える場合があります。これは想定された動作です。ALLOは、その人が何を開こうとしているのかを伝えるために、最低限の文脈を表示する必要があります。PINが保護するのは内容とエディターへのアクセスであり、キャンバスが存在する痕跡すべてではありません。
正しいPINを入力したあとも、通常の権限がそのまま適用されます。閲覧者は閲覧者のままです。コメント権限が付与されていればコメントできます。編集権限が付与されていれば編集できます。PINが誰かの権限を上げることはありません。
PINを使う場面
その時点や相手に対して軽い入室確認を追加しながらキャンバスを共有したいときに、キャンバスの PIN を使います。
授業や学生グループでは、講師が事前にキャンバスを準備し、リンクを早めに共有しておき、活動が始まるタイミングでPINを配布できます。
チームや作業グループでも便利です。キャンバスは広いプロジェクトに関係しているものの、すべてのチームメイトがまだ内容を開く段階ではない場合に使えます。キャンバスの存在は知られていても、PINが共有されるまで作業内容はブロックされたままです。
クライアント専用、またはレビュアー専用のアクセスにも使えます。リンクがクライアントチーム内で転送される可能性がある場合でも、PINは管理しやすい別の経路で送れます。
ワークショップ、インタビュー、研修、段階的なレビューにも向いています。キャンバスを準備し、権限を設定し、リンクを送り、参加者が入るべき直前にPINを配布できます。
機密性の高い作業で、PINだけをアクセス境界として使わないでください。実際の共有権限は狭く保ち、不要になった人を削除し、終わった共有リンクは無効にし、PINはセキュリティモデル全体ではなく追加確認として使います。
PINを設定、変更、削除できる人
キャンバスの PIN 管理は、通常の閲覧、コメント、編集権限とは別です。編集権限があるとキャンバス内容は変更できますが、PINを管理できるとは限りません。
多くのワークスペースでは、キャンバスのOwnerとワークスペース管理者がキャンバスの PIN を設定、変更、削除できます。キャンバスを作成した人も、必要なキャンバスアクセスを持ち続けていれば管理できる場合があります。ワークスペース設定によっては、講師や管理者に近い追加ロールがPINを管理できることもあります。
Guest、閲覧者、コメント権限の人、ほとんどの編集者は、キャンバスの PIN を管理できません。キャンバスを開けるワークスペースメンバーでも、PINの設定や削除はOwnerまたは管理者に依頼する必要がある場合があります。
Manage Canvas PIN が見つからない、または無効になっている場合、よくある理由は、ワークスペースがPIN保護に対応していない、現在のキャンバスの文脈で許可されていない、Guestとして参加している、またはアカウントにPIN管理権限がないことです。キャンバスのOwnerまたはワークスペース管理者に変更を依頼してください。
キャンバスの PIN を追加する
キャンバスを開き、キャンバスヘッダーメニューを開いて Manage Canvas PIN を選びます。ALLOがキャンバスカードの操作を表示する場所では、同じ管理操作がキャンバスメニューから使えることもあります。
Set a canvas PIN を選び、4桁のPINを入力して確認します。グループにとって安全な場合は、PINをキャンバスリンクとは別に共有します。
セッション参加者が入力しやすく、参加すべきでない人には推測されにくいコードを使います。クライアントレビュー、教室、広いチームセッションでは、0000、1111、現在の年のようなコードは避けます。
ALLOは、受け取る人のロールをPINで判断しません。キャンバスの共有権限は別に設定します。学生にコメントだけしてほしいならComment権限を渡します。クライアントにはレビューだけしてほしいならViewまたはComment権限を渡します。チームメイトが編集する必要があるなら、Share、プロジェクトアクセス、または適切なメンバー設定からEdit権限を付与します。
PINを変更または削除する
コードを変更したり削除したりするときは、もう一度 Manage Canvas PIN を使います。
コードが広く共有されすぎたとき、授業やワークショップのグループが変わったとき、クライアントレビューが新しい段階に進んだとき、またはキャンバスは保護したまま古い相手を入れたくないときは、PINを変更します。
キャンバスに追加の入室確認が不要になったら、PINを削除します。PINを削除しても、メンバーは削除されず、共有リンクも無効にならず、誰かのロールも変わりません。コード入力がなくなるだけです。アクセス範囲を狭めたい場合は、Share設定を別に確認します。
現在のPINをキャンバスから読み返すことはできません。PINを忘れた場合は、PIN管理権限を持つ人が変更、削除、またはワークスペースに表示されるリセットオプションを使います。Guestまたは閲覧者でPINが分からない場合は、キャンバスのOwnerまたはワークスペース管理者に現在のコードを確認してください。
PIN付きキャンバスを共有する
まずアクセス経路を設定し、そのあと適切な相手にPINを共有します。
名前の分かっている相手には、Share から招待し、View、Comment、Editのいずれかのアクセス権を選びます。そのうえで、そのグループにとって信頼できる連絡経路でPINを送ります。
授業、ワークショップ、一時的なグループでは、適切な権限を持つ共有リンクを作成し、リンクを事前に送り、グループが入るべきタイミングでPINを知らせます。セッション後にキャンバスを再び閉じたい場合は、PINを変更または削除し、共有リンクを有効なままにするべきかも見直します。
クライアント専用レビューでは、リンクとPINを、そのキャンバスを開くべきクライアント担当者にだけ共有します。レビューでは通常、Edit権限よりComment権限の方が適しています。クライアントが作業内容を確認するだけなら、View権限を使います。
社内チームでは、PINが何を意味するのかを明確にします。PINは秘密のプロジェクトメンバーシップの仕組みではありません。既存のワークスペース、プロジェクト、キャンバス権限の上に重なる、キャンバスの入室確認です。
入る人に表示されるもの
保護されたキャンバスへのアクセス権を持つ人には、キャンバスがPINで保護されていることを示すプロンプトが表示されます。続行するには4桁のコードを入力します。
コードが正しければ、その人がすでに持っている権限でキャンバスが開きます。コードが間違っていれば、プロンプトに留まり、もう一度試すか現在のPINを確認する必要があります。
そもそもキャンバスアクセスがない人は、PINでは解決できません。キャンバスの共有方法によって、アクセスエラー、正しいアカウントでのサインイン要求、Guestの入口が表示されることがあります。PINが機能することを期待する前に、キャンバスを共有するか、その人のメンバーロールを更新します。
正しいリンクを持つGuestも、キャンバスが保護されている場合はPINが必要です。PINを知らないGuestは入口フローに留まり、通常のエディターには進めません。
ワークスペースメンバーやプロジェクトメンバーにもPINは必要です。ワークスペースやプロジェクトに所属していることでアクセス経路は得られますが、コード入力を省略できるわけではありません。
PINとキャンバスメンバー
「このキャンバスを誰が開けて、何ができるのか」を確認したいときは、キャンバスメンバーを管理するを使います。「すでにアクセス経路を持っている人にも、内容を開く前にコードを求めるべきか」を確認したいときは、キャンバスの PIN を使います。
これらのコントロールは一緒に機能します。学生グループが共有リンクからComment権限を受け取り、さらにPINが必要になることがあります。クライアントがメールで招待され、さらにPINが必要になることもあります。チームメイトがプロジェクトアクセスを持ち、さらにPINが必要になることもあります。入室後は、それぞれが入室前から持っていたロールのままです。
ある人のアクセスをなくしたい場合は、Share、プロジェクト設定、またはワークスペース設定でアクセスを削除するか下げます。PINの変更は、コードが広く共有されすぎた場合には有効ですが、既存のアクセス経路をすべて削除するものではありません。
トラブルシューティング
Manage Canvas PIN が見つからない場合は、ワークスペースがこの機能に対応しているか、自分がキャンバスのOwnerまたはワークスペース管理者か、正しいアカウントでサインインしているかを確認します。Guestと閲覧者はPINを管理できません。
共同作業者に保護画面が表示されるのに入れない場合は、現在の4桁のPINを持っているか確認します。あわせて、現在のリンクを使っているか、招待されたアカウントで入っているかも確認します。
PINを入力したあとにキャンバスが読み取り専用で開く場合、その人の権限はViewのみです。コメントや編集が必要なら、Shareまたは該当するプロジェクトアクセス設定からロールを変更します。
キャンバスが存在することは見えるのに内容を表示できない場合、それはPINで保護されたキャンバスでは正常なことがあります。入口画面ではキャンバスの行き先が分かる一方で、ページとエディターはブロックされたままです。
Guestがエディターを開く前に止まっている場合は、共有リンク、Guestアクセス設定、PIN、Guestの権限を確認します。PIN付きのGuestリンクには、Guestが入れるリンクと正しいコードの両方が必要です。
PINを誤った相手に共有した場合は、PINを変更します。古いリンクからもう人を入れたくない場合は、共有リンクも無効化または更新します。