Eine Canvas-PIN oder einen Passcode verwenden

Eine Canvas-PIN ist ein 4-stelliger Zugangscode für ein einzelnes Canvas. Verwenden Sie diesen, wenn die berechtigten Personen zwar bereits über einen Link, eine Einladung, eine Projektrolle oder eine Workspace-Rolle verfügen, der Inhalt des Canvas jedoch blockiert bleiben soll, bis sie die PIN kennen.

Einige ältere Benachrichtigungen erwähnen unter Umständen „Passcode“ oder „Passwort“. Behandeln Sie diese für den Canvas-Zugriff als dieselbe Funktion: Die sichtbare Produktbezeichnung lautet Canvas-PIN.

Eine PIN ist eine zusätzliche Hürde. Sie ersetzt nicht die Freigabe, die Mitgliedschaft, das Eigentum oder die Berechtigungsstufen. Jemand benötigt weiterhin Zugriff auf das Canvas, und seine Rolle entscheidet weiterhin darüber, ob er das Canvas nach Eingabe der korrekten PIN betrachten, kommentieren, bearbeiten oder verwalten darf.

Was eine Canvas-PIN schützt

Wenn ein Canvas eine PIN besitzt, fordert ALLO zur Eingabe des Codes auf, bevor der vollständige Inhalt geladen wird. Eine Person mit dem richtigen Zugriffspfad, aber ohne PIN, bleibt auf dem geschützten Startbildschirm, anstatt den Editor zu erreichen.

Die PIN blockiert das gesamte Canvas-Erlebnis: Seiten, Objekte, Bearbeitung, Kommentare, Live-Präsenz, Chat, Anrufe und andere Oberflächen zur Zusammenarbeit öffnen sich erst dann als normaler Editor, wenn die Überprüfung des Zugangscodes erfolgreich war.

Eine PIN macht das Canvas nicht vollständig unsichtbar. Ein Empfänger sieht unter Umständen weiterhin, dass ein geschütztes Canvas existiert, den Namen des Canvas, das Linkziel oder einen Startbildschirm. Dies ist so vorgesehen: ALLO benötigt genügend Kontext, um der Person anzuzeigen, was sie zu öffnen versucht. Die PIN schützt den Inhalt und den Editor-Zugriff, nicht jede Spur der Existenz des Canvas.

Nachdem jemand die korrekte PIN eingegeben hat, gilt weiterhin seine reguläre Berechtigung. Ein Betrachter bleibt Betrachter. Ein Kommentator kann kommentieren, wenn ihm Kommentierungszugriff gewährt wurde. Ein Editor kann bearbeiten, wenn ihm Bearbeitungsrechte erteilt wurden. Die PIN führt bei niemandem zu einem Upgrade der Berechtigungen.

Wann eine PIN verwendet werden sollte

Nutzen Sie eine Canvas-PIN, wenn Sie ein Canvas teilen und gleichzeitig eine unkomplizierte Zugangsprüfung für den Moment oder die Zielgruppe hinzufügen möchten.

Dies ist nützlich für Schulklassen und Studierendengruppen, wenn eine Lehrkraft ein Canvas im Voraus vorbereiten, den Link frühzeitig teilen und die PIN erst bei Beginn der Aktivität herausgeben möchte.

Es eignet sich hervorragend für Teams oder Arbeitsgruppen, wenn das Canvas für ein umfassenderes Projekt relevant ist, der Inhalt jedoch noch nicht für jedes Teammitglied zugänglich sein soll. Die Personen wissen unter Umständen, dass das Canvas existiert, aber die Arbeit bleibt blockiert, bis die PIN geteilt wird.

Nutzen Sie die PIN für den ausschließlichen Zugriff von Kunden oder Reviewern, wenn der Link innerhalb eines Kundenteams weitergeleitet werden könnte, die PIN jedoch über einen kontrollierten Kanal gesendet werden soll.

Sie hilft auch bei Workshops, Interviews, Schulungen und gestaffelten Prüfungen. Sie können das Canvas vorbereiten, Berechtigungen festlegen, den Link senden und die PIN direkt vor dem geplanten Beitritt der Personen verteilen.

Verwenden Sie eine PIN nicht als einzige Sicherheitsgrenze für hochsensible Arbeiten. Halten Sie die tatsächlichen Freigabeberechtigungen eng, entfernen Sie Personen, die keinen Zugriff mehr benötigen, deaktivieren Sie Freigabelinks nach Beendigung der Arbeit und nutzen Sie die PIN als zusätzliche Absicherung statt als vollständiges Sicherheitsmodell.

Wer eine PIN festlegen, ändern oder entfernen kann

Die Verwaltung der Canvas-PIN ist unabhängig von den normalen Zugriffsrechten für Betrachten, Kommentieren und Bearbeiten. Die Bearbeitungsberechtigung erlaubt es jemandem, Canvas-Inhalte zu ändern. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass diese Person auch die PIN verwalten kann.

In den meisten Workspaces können Canvas-Eigentümer und Workspace-Administratoren eine Canvas-PIN festlegen, ändern oder entfernen. Der Ersteller des Canvas darf diese unter Umständen ebenfalls verwalten, sofern er noch über den erforderlichen Canvas-Zugriff verfügt. Einige Workspaces erlauben je nach Workspace-Einstellung zusätzliche Lehrkräfte- oder Administrator-Rollen zur PIN-Verwaltung.

Gäste, Betrachter, Kommentatoren und die meisten Editoren können eine Canvas-PIN nicht verwalten. Workspace-Mitglieder, die das Canvas öffnen können, benötigen unter Umständen dennoch einen Eigentümer oder Administrator, der die PIN für sie festlegt oder entfernt.

Wenn die Option Canvas-PIN verwalten fehlt oder deaktiviert ist, liegt dies höchstwahrscheinlich daran, dass der Workspace den PIN-Schutz nicht unterstützt, der aktuelle Canvas-Kontext dies nicht zulässt, Sie Gast sind oder Ihr Konto nicht über die Berechtigung zur PIN-Verwaltung verfügt. Bitten Sie einen Canvas-Eigentümer oder Workspace-Administrator, die Änderung vorzunehmen.

Eine Canvas-PIN hinzufügen

Öffnen Sie das Canvas, öffnen Sie dann das Menü im Canvas-Header und wählen Sie Canvas-PIN verwalten. An Stellen, an denen ALLO Canvas-Kartenaktionen anzeigt, ist dieselbe Verwaltungsaktion möglicherweise auch über das Canvas-Menü verfügbar.

Wählen Sie Eine Canvas-PIN festlegen, geben Sie eine 4-stellige PIN ein und bestätigen Sie diese. Teilen Sie die PIN getrennt vom Canvas-Link, um die Sicherheit für Ihre Gruppe zu erhöhen.

Nutzen Sie einen Code, der für die Zielgruppe der Sitzung leicht einzugeben, aber für unbefugte Personen nicht offensichtlich ist. Vermeiden Sie Codes wie 0000, 1111 oder das aktuelle Jahr für Kundenprüfungen, Klassenarbeiten und umfassende Team-Sitzungen.

ALLO entscheidet nicht anhand der PIN über die Rolle des Empfängers. Legen Sie die Canvas-Freigabeberechtigung separat fest. Wenn Studierende nur kommentieren sollen, erteilen Sie Kommentierungszugriff. Wenn ein Kunde die Arbeit nur überprüfen soll, gewähren Sie Betrachter- oder Kommentierungsrechte. Wenn ein Teammitglied Inhalte bearbeiten soll, weisen Sie ihm über Teilen, den Projektzugriff oder die entsprechende Mitgliedereinstellung Bearbeitungsrechte zu.

Eine PIN ändern oder entfernen

Nutzen Sie erneut die Option Canvas-PIN verwalten, um den Code zu ändern oder zu entfernen.

Ändern Sie die PIN, wenn der Code zu weit verbreitet wurde, wenn sich eine Klasse oder Workshop-Gruppe change-ert, wenn eine Kundenprüfung in eine neue Phase übergeht oder wenn das Canvas geschützt bleiben soll, die bisherige Zielgruppe jedoch keinen Zugriff mehr erhalten soll.

Entfernen Sie die PIN, wenn das Canvas keine zusätzliche Zugangsprüfung mehr benötigt. Das Entfernen der PIN entfernt keine Mitglieder, deaktiviert keine Freigabelinks und ändert auch nicht die Rolle der Personen. Es entfernt lediglich die Code-Abfrage. Überprüfen Sie die Freigabe-Einstellungen separat, falls der Zugriff eingeschränkt werden soll.

Die aktuelle PIN kann nicht über das Canvas ausgelesen werden. Wenn eine PIN vergessen wurde, sollte jemand mit Rechten zur PIN-Verwaltung diese ändern, entfernen oder die in seinem Workspace angezeigte Option zum Zurücksetzen nutzen. Wenn Sie Gast oder Betrachter sind und die PIN nicht kennen, fragen Sie den Canvas-Eigentümer oder Workspace-Administrator nach dem aktuellen Code.

Ein PIN-geschütztes Canvas teilen

Richten Sie zuerst den Zugriffspfad ein und teilen Sie anschließend die PIN mit der gewünschten Zielgruppe.

Laden Sie namentlich bekannte Personen über Teilen ein und wählen Sie Betrachter-, Kommentierungs- oder Bearbeitungsrechte. Senden Sie die PIN anschließend über den Kanal, dem Ihr Team für diese Gruppe vertraut.

Für eine Klasse, einen Workshop oder eine temporäre Gruppe erstellen Sie einen Freigabelink mit der passenden Berechtigung, senden den Link im Voraus und geben die PIN bekannt, sobald die Gruppe beitreten soll. Falls das Canvas nach der Sitzung wieder geschlossen werden soll, ändern oder entfernen Sie die PIN und prüfen Sie, ob der Freigabelink aktiv bleiben soll.

Senden Sie bei einer Kundenprüfung den Link und die PIN nur an die Kundenkontakte, die das Dokument öffnen sollen. Der Kommentierungszugriff ist für Überprüfungen besser geeignet als der Bearbeitungszugriff. Wenn ein Kunde die Arbeit nur begutachten soll, nutzen Sie den Lesezugriff (Betrachten).

Seien Sie bei internen Teams explizit bezüglich der Bedeutung der PIN. Es handelt sich nicht um ein geheimes Projekt-Mitgliedschaftssystem. Es ist eine Canvas-Zugangsprüfung, die über den bestehenden Workspace-, Projekt- und Canvas-Berechtigungen liegt.

Was Personen beim Beitritt sehen

Personen mit Zugriff auf ein geschütztes Canvas sehen eine Aufforderung, die besagt, dass das Canvas durch eine PIN geschützt ist. Sie geben den 4-stelligen Code ein, um fortzufahren.

Wenn der Code korrekt ist, öffnet sich das Canvas mit der Berechtigung, die sie bereits besitzen. Wenn der Code falsch ist, verbleiben sie bei der Aufforderung und müssen es erneut versuchen oder nach der aktuellen PIN fragen.

Wenn die Person überhaupt keinen Zugriff auf das Canvas hat, hilft auch die PIN nicht weiter. Sie sieht unter Umständen einen Zugriffsfehler, eine Aufforderung zur Anmeldung mit dem richtigen Konto oder einen Gast-Zugriffspfad, je nachdem, wie das Canvas geteilt wurde. Geben Sie das Canvas frei oder aktualisieren Sie ihre Mitgliederrolle, bevor Sie erwarten, dass die PIN funktionieren.

Gäste mit dem richtigen Link benötigen die PIN ebenfalls, wenn ein Canvas geschützt ist. Ein Gast ohne PIN verbleibt im Beitritts-Ablauf und kann den vollständigen Editor nicht erreichen.

Workspace-Mitglieder und Projektmitglieder benötigen ebenfalls die PIN. Die Zugehörigkeit zum Workspace oder Projekt stellt zwar den Zugriffspfad bereit, umgeht den Code jedoch nicht.

PINs und Canvas-Mitglieder

Nutzen Sie die Option Canvas-Mitglieder verwalten, wenn die Frage lautet: „Wer kann dieses Canvas öffnen und was darf diese Person dort tun?“ Nutzen Sie eine Canvas-PIN, wenn die Frage lautet: „Sollen Personen, die bereits über einen Zugriffspfad verfügen, zusätzlich einen Code benötigen, bevor der Inhalt geöffnet wird?“

Diese Steuerungen arbeiten zusammen. Eine Studierendengruppe kann über einen Freigabelink Kommentierungsrechte erhalten und dennoch die PIN benötigen. Ein Kunde kann per E-Mail eingeladen werden und dennoch die PIN benötigen. Ein Teammitglied kann Projektzugriff besitzen und dennoch die PIN benötigen. Nach dem Beitritt behält jede Person die Rolle, die sie vor dem Beitritt hatte.

Wenn eine Person keinen Zugriff mehr haben soll, entfernen oder verringern Sie ihren Zugriff über Teilen, die Projekteinstellungen oder die Workspace-Einstellungen. Das Ändern der PIN is nützlich, wenn ein Code zu weit verbreitet wurde, entfernt jedoch nicht jeden bestehenden Zugriffspfad.

Fehlerbehebung

Wenn die Option Canvas-PIN verwalten fehlt, prüfen Sie, ob Ihr Workspace diese Funktion unterstützt, ob Sie ein Canvas-Eigentümer oder Workspace-Administrator sind und ob Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind. Gäste und Betrachter können die PIN nicht verwalten.

Wenn ein Mitwirkender den geschützten Bildschirm sieht, aber nicht beitreten kann, bestätigen Sie, dass er die aktuelle 4-stellige PIN besitzt. Bestätigen Sie außerdem, dass er den aktuellen Link und das eingeladene Konto nutzt.

Wenn jemand die PIN eingibt und sich das Canvas als schreibgeschützt öffnet, ist seine Berechtigung auf Betrachten beschränkt. Ändern Sie seine Rolle über Teilen oder die entsprechenden Projekt-Zugriffseinstellungen, falls er kommentieren oder bearbeiten können soll.

Wenn jemand sehen kann, dass das Canvas existiert, aber den Inhalt nicht betrachten kann, ist dies bei einem PIN-geschützten Canvas normal. Der Startbildschirm zeigt unter Umständen das Canvas-Ziel an, während die Seiten und der Editor blockiert bleiben.

Wenn ein Gast feststeckt, bevor sich der Editor öffnet, überprüfen Sie den Freigabelink, die Gast-Zugriffseinstellungen, die PIN und die Berechtigungen des Gasts. Ein PIN-geschützter Gastlink erfordert sowohl den gastfähigen Link als auch den korrekten Code.

Wenn eine PIN mit der falschen Zielgruppe geteilt wurde, ändern Sie diese. Wenn das Canvas keine Zugriffe von einem alten Link mehr akzeptieren soll, deaktivieren oder erneuern Sie auch den Freigabelink.