Ein Canvas teilen

Teilen Sie ein Canvas, wenn jemand Arbeiten in ALLO ansehen, kommentieren, bearbeiten oder prüfen muss. Das Teilen besteht nicht nur aus dem Kopieren einer URL. Der entscheidende Schritt ist die Auswahl der passenden Berechtigungen, damit die Beteiligten ihre Aufgaben erledigen können, ohne versehentlich Inhalte zu ändern, die sie eigentlich nur prüfen sollten.

Der Zugriff auf ein Canvas kann aus verschiedenen Quellen stammen. Eine Person kann ein Canvas öffnen, weil sie Mitglied im Workspace, Projekt-Partner, direkter Canvas-Mitarbeiter, externer Partner oder ein Gast mit einem Freigabelink ist. Wenn Sie die Zugriffsrechte überprüfen, betrachten Sie das Canvas selbst sowie das übergeordnete Projekt und den Workspace. Das Entfernen eines einzelnen Zugriffspfads entzieht der Person möglicherweise nicht alle Zugriffsrechte.

Wo Sie das Canvas teilen können

Öffnen Sie das Canvas und wählen Sie in der Kopfzeile die Option Teilen. Der Freigabe-Dialog kann je nach Canvas-Typ, Workspace-Einstellungen und Kontext die Tabs Teilen, Einbetten und Exportieren enthalten. Bei einigen Canvas-Typen oder Vorlagen werden nicht zutreffende Tabs ausgeblendet. Wenn nur ein einziger Tab anwendbar ist, zeigt ALLO diesen direkt ohne Tab-Leiste an.

Der Tab Teilen ist die eigentliche Berechtigungsoberfläche. Nutzen Sie ihn, um Personen einzuladen, die aktuellen Mitarbeiter zu überprüfen, die Link-Freigabe ein- oder auszuschalten, Link-Berechtigungen festzulegen, den generierten Freigabelink zu kopieren, einen QR-Code anzuzeigen (sofern verfügbar) und den Status-Text für den aktuellen Link zu prüfen.

Gäste haben keinen Zugriff auf das normale Teilen-Steuerelement. Wenn ein Gast eine weitere Person hinzufügen möchte, sollte dies ein Workspace-Mitglied oder der Eigentümer des Canvas über den Teilen-Dialog übernehmen.

Teilen, Einbetten und Exportieren erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Diese drei Optionen sind grundlegend verschiedene Ausgabe-Formate und nicht drei Versionen desselben Links.

Wählen Sie Teilen, wenn Personen Zugriff auf das Live-Canvas in ALLO benötigen. Diese Option steuert, wer das Canvas ansehen, kommentieren, bearbeiten, als Gast beitreten oder einen Link öffnen darf. Wenn jemand aktiv mitarbeiten, Feedback hinterlassen oder spätere Updates sehen soll, ist dies der richtige Ausgangspunkt.

Nutzen Sie Einbetten, wenn ein Seiten-Canvas live in eine andere Website oder ein Dokument integriert werden soll. ALLO generiert einen Iframe-Code aus einem Einbettungs-Link und zeigt eine Vorschau an, sofern das aktuelle Canvas dies unterstützt. Eingebettete Canvases hängen vom generierten Einbettungs-/Freigabelink, der Ziel-Website und dem Iframe-Verhalten des Browsers ab. Wenn der Link erneuert oder deaktiviert wird oder abläuft, funktionieren bestehende Einbettungen, die den alten Link nutzen, nicht mehr.

Nutzen Sie Exportieren, wenn eine statische PDF-Datei benötigt wird. Ein Export gewährt keinen Live-Zugriff auf das Canvas. Er erstellt ein PDF, das per E-Mail versendet, heruntergeladen, angehängt, archiviert oder außerhalb von ALLO weitergeleitet werden kann. Sobald ein PDF ALLO verlassen hat, können spätere Änderungen der Canvas-Berechtigungen diese Kopie nicht mehr zurückziehen. Unter Ein Canvas als PDF exportieren finden Sie Details zu Seitenbereichen, Qualität, Bereitstellung und Zugriffseinschränkungen.

Freiform-Whiteboards bieten unter Umständen weniger Ausgabe-Optionen. Die Freigabe-Option bleibt zwar verfügbar, da Berechtigungen weiterhin gelten, aber Einbetten und Exportieren erfordern eine feste Seitenstruktur, die bei Freiform-Whiteboards nicht gegeben ist.

Berechtigungsstufen

Nutzen die Berechtigungsübersicht als verlässliche Quelle (Source of Truth), bevor Sie einen Link an Personen außerhalb Ihres Teams senden. Ein privater Link schlägt für nicht explizit eingeladene Personen weiterhin fehl, während ein Freigabelink gezielt für Personen gedacht ist, die Zugriff von außerhalb der aktuellen Mitgliederstruktur benötigen.

Personen direkt einladen

Nutzen Sie das Einladungsfeld, um Workspace-Mitglieder, aktuelle Mitarbeiter oder E-Mail-Adressen hinzuzufügen. Das System schlägt bevorzugt aktive Workspace-Mitglieder und bestehende Mitarbeiter vor. Deaktivierte Benutzer werden von den Vorschlägen ausgeschlossen, damit Sie nicht versehentlich Personen einladen, die sich nicht mehr beteiligen können.

Wählen Sie die Berechtigung aus, bevor Sie die Einladung absenden. Nutzen Sie Cmd+Enter auf dem Mac oder Ctrl+Enter unter Windows und Linux zum schnellen Senden, sofern der Dialog diesen Shortcut unterstützt. Drücken Sie Escape, um den Dialog zu schließen.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse einladen, die keinem Workspace-Mitglied gehört, die Person je nach Workspace-Einstellungen und Link-Berechtigungen über den Gast- oder externen Zusammenarbeits-Ablauf beitritt.

Einen Link teilen

Nutzen Sie die Link-Freigabe, wenn der Zugriff nicht vom manuellen Eintragen jedes einzelnen Empfängers abhängen soll. Aktivieren oder generieren Sie den Link, wählen Sie die gewünschte Berechtigung aus und kopieren Sie ihn. Der Teilen-Dialog kann zudem eine QR-Code-Option anzeigen (sofern verfügbar), was besonders für Workshops, Schulungen und Meetings vor Ort nützlich ist.

Die Berechtigung des Links ist entscheidend. Ein reiner Lese-Link eignet sich hervorragend für Präsentationen. Ein Kommentierungs-Link ist ideal für Feedback-Runden. Ein Bearbeitungs-Link erlaubt es allen Empfängern, das Canvas zu verändern; nutzen Sie diesen daher nur, wenn alle Personen mit diesem Link auch tatsächlich Bearbeitungsrechte besitzen dürfen.

Freigabelinks unterscheiden sich von direkt im Canvas kopierten Links zu bestimmten Seiten, Elementen oder Kommentaren. Freigabelinks dienen der reinen Zugriffserteilung. Präzise kopierte Inhalts-Links helfen einer Person, direkt am richtigen Ort zu landen, sobald der Zugriff gewährt wurde. Siehe Private Links und Freigabelinks in einem Canvas für die genaue Unterscheidung.

ALLO kann sich eine bevorzugte Link-Berechtigung bei der Einrichtung merken und diese anpassen, falls der Server eine andere zulässige Berechtigung zurückgibt. Wenn die nach der Link-Erstellung angezeigte Berechtigung von Ihren Erwartungen abweicht, richten Sie sich nach der finalen sichtbaren Einstellung und ändern Sie diese bei Bedarf manuell, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen.

Wenn Sie die Link-Freigabe deaktivieren, ist der kopierte Freigabelink nicht mehr als aktiver Zugriffspfad funktionsfähig. Wenn Sie einen Freigabelink erneuern oder zurücksetzen, senden Sie den neuen Link an alle Personen, die weiterhin Zugriff benötigen. Alte Links verlieren nach einer Erneuerung ihre Gültigkeit.

Mitglieder verwalten

Nutzen Sie die Mitgliederverwaltung, um zu prüfen, wer Zugriff hat und welche Rolle der Person zugewiesen ist. Entfernen Sie Personen, die keinen Zugriff mehr benötigen, senken Sie Berechtigungen nach Abschluss einer Prüfung ab und kontrollieren Sie externe Partner, bevor Sie sensible Arbeiten teilen. Siehe Canvas-Mitglieder verwalten für den vollständigen Ablauf der Mitgliederverwaltung – einschließlich direkter Einladungen, Gästen, externen Partnern, linkbasierten Zugriffen und schreibgeschützten Mitgliederzeilen.

Wenn jemand über eine Projekt- oder Workspace-Rolle auf das Canvas zugreifen kann, entzieht das Entfernen einer direkten Canvas-Einladung nicht automatisch alle Rechte. Überprüfen Sie die Projekt-Mitgliedschaften, falls der Zugriff nach dem Entfernen auf Canvas-Ebene weiterhin besteht.

Wenn sich ein Canvas in einem geteilten Projekt befindet, kann der Projektzugriff eine Person zum Mitarbeiter auf dem Canvas machen, selbst wenn sie nicht über den Teilen-Dialog des Canvas eingeladen wurde. Wenn eine Person nur auf ein einzelnes Canvas zugreifen soll, teilen Sie dieses direkt, anstatt sie in ein übergeordnetes Projekt einzuladen.

Mit Gästen teilen

Gäste können ein freigegebenes Canvas über einen Gast-Anmeldeablauf öffnen, sofern das Canvas dies zulässt. Sie sehen möglicherweise eine Vorschau, geben einen Namen ein und fahren als Gast fort, bevor der vollständige Editor geladen wird. Gästen stehen nicht alle Eigentümer-Optionen zur Verfügung. Bestimmte Aktionen wie Teilen, Präsentieren, Vorlagenverwaltung, das Erstellen von Unter-Canvases und die Thread-Moderation sind für sie gesperrt.

Nutzen Sie die Zusammenarbeit mit Gästen, wenn Sie Inhalte außerhalb Ihres Workspace teilen. Wenn der Gast Bearbeitungsrechte benötigt, wählen Sie eine entsprechende Berechtigungsstufe. Wenn er Inhalte nur prüfen soll, wählen Sie den Kommentierungszugriff.

Die Zusammenarbeit mit externen Personen geht über den reinen Gast-Beitritt hinaus. Eine Person außerhalb des Workspace kann zu einem Canvas oder einem Projekt eingeladen werden, ohne ein vollwertiges Workspace-Mitglied zu werden. Ihre Berechtigungen sollten direkt über das geteilte Element verwaltet werden und nicht über den Bereich „Personen“ (People).

Eine Canvas-PIN oder ein Passwort verwenden

Wenn Ihr Workspace dies unterstützt und Sie die entsprechenden Rechte besitzen, nutzen Sie die Option Canvas-PIN verwalten im Kopfzeilen-Menü des Canvas, um einen PIN-Schutz für den Zugriff einzurichten oder zu verwalten. Dies ist unabhängig von der Vergabe der Lese-, Kommentierungs- oder Bearbeitungsrechte. Eine PIN schützt den Beitritt, aber die Rolle der Person entscheidet weiterhin darüber, was sie nach dem Beitritt tun darf.

Wenn jemand einen Passwort- oder PIN-Fehler meldet, vergewissern Sie sich, dass die Person den aktuellsten Link, die korrekte PIN und die erforderliche Zugriffsberechtigung besitzt. Fehlerhafte Passworteingaben blockieren den Beitritt und verhindern das Laden des vollständigen Canvas.

Eine PIN oder ein Passwort ersetzt keine Berechtigung. Sie schützt zwar den Beitritt, entscheidet jedoch nicht darüber, ob eine Person das Canvas nach dem Beitritt ansehen, kommentieren, bearbeiten, exportieren oder Zugriffe ändern darf. Siehe Eine Canvas-PIN oder ein Passwort verwenden für Details zur Einrichtung, zu Eigentumsrechten, zum Gastzugriff und zur Fehlerbehebung.

Genaue Positionen teilen

Nutzen Sie die Option Seitenlink kopieren aus dem Seitenmenü, Link kopieren aus dem Element-Menü oder Kommentar-Link kopieren unter Kommentare und Erwähnungen, wenn eine Person punktgenau an einer bestimmten Stelle landen soll.

Präzise Links erfordern weiterhin Zugriff auf das Canvas. Teilen Sie im Zweifelsfall zuerst das Canvas allgemein, bevor Sie den direkten Link zur Seite, zum Element oder zum Kommentar versenden.

Schreibgeschütztes und eingeschränktes Teilen

Ein schreibgeschütztes Teilen (nur Lesezugriff) ist hilfreich, wenn das Canvas zwar sichtbar sein, aber nicht verändert werden soll. Nutzen Sie diese Stufe für Abschlusspräsentationen, Kunden-Vorschauen, Reviews mit Stakeholdern oder archivierte Materialien. Wenn Feedback gewünscht ist, vergeben Sie stattdessen Kommentierungsrechte.

Einige Downloads von Dateien oder Bildern, Export-Aktionen und Eigentümer-Einstellungen können eingeschränkt bleiben, selbst wenn jemand das Canvas ansehen darf. Dies ist in Workspaces, die Quelldateien schützen oder externe Datenexporte begrenzen, so beabsichtigt.

Probleme beheben

Wenn jemand die Fehlermeldung „Keine Berechtigung“, „Canvas nicht gefunden“ oder einen ähnlichen Zugriffsfehler erhält, überprüfen Sie das aktive Benutzerkonto der Person, den verwendeten Link, den Projektzugriff, die direkte Canvas-Mitgliedschaft, den Gastzugriff und ob das Canvas verschoben, archiviert, gelöscht oder die Freigabe aufgehoben wurde.

Wenn eine Person das übergeordnete Canvas öffnen kann, aber keinen Zugriff auf ein Unter-Canvas (Sub-Canvas) hat, teilen Sie das Unter-Canvas direkt oder stellen Sie sicher, dass es sich in einem Projekt befindet, auf das die Person zugreifen kann. Der Zugriff auf ein übergeordnetes Canvas garantiert nicht automatisch den Zugriff auf jedes verknüpfte Unter-Canvas.

Wenn die Schaltfläche Teilen fehlt, sind Sie möglicherweise als Gast angemeldet, nutzen eine Ansicht, in der Zugriffe nicht verwaltet werden können, oder besitzen schlicht keine Berechtigungen zur Verwaltung von Freigaben.

Wenn Mitarbeiter das Canvas nur ansehen, aber nicht kommentieren oder bearbeiten können, ändern Sie deren zugewiesene Rolle direkt im Teilen-Dialog oder in den Projekt-Zugriffseinstellungen. Das Neuladen der Seite wandelt Lesezugriffe nicht automatisch in Kommentierungs- oder Bearbeitungsrechte um.

Wenn eine externe Person dem Canvas nicht als Gast beitreten kann, überprüfen Sie die Link-Freigabe, den Gastzugriff, die PIN oder das Passwort und stellen Sie sicher, dass der Workspace die externe Zusammenarbeit für dieses Canvas zulässt.