Canvas als PDF exportieren

Exportieren Sie ein Canvas als PDF, wenn aus einem Seiten-Canvas eine stabile Datei werden soll: eine Kopie für Offline-Reviews, ein Archivstand, eine Übergabe an Kunden, ein Meeting-Protokoll oder ein einzelnes Paket, das viele Screenshots und Quelldateien ersetzt. Das PDF folgt der Seitenstruktur des Canvas, dem gewählten Seitenbereich, den Seitengrößen, dem Zustand eingeklappter Seiten, den geladenen Medien, dem sichtbaren Theme und der Qualitätseinstellung zum Zeitpunkt des Exportstarts.

Der PDF-Export ist kein Backup des bearbeitbaren Canvas: Er bewahrt weder den Bearbeitungsverlauf noch aktive Kommentare, Rollen oder die Möglichkeit, Inhalte neu anzuordnen. Nutzen Sie Canvas teilen, wenn Personen live in ALLO zugreifen sollen, Einbetten, wenn das Canvas live auf einer anderen Website erscheinen soll, Sicherung und Wiederherstellung, wenn das Team eine .bee-Wiederherstellungskopie braucht, und Alle Bilder herunterladen, wenn das Team Bilddateien statt eines seitenbasierten Dokuments benötigt.

Verfügbarkeit

Vor dem Exportieren

Ein PDF ist eine Momentaufnahme. Kleine Fehler auf dem Canvas werden darin zu dauerhaften Fehlern in der Datei. Prüfen Sie vor dem Start:

• Die Seitenreihenfolge in der Folienschiene oder Übersicht. Das PDF folgt der Seitenabfolge.
• Klappen Sie Seiten aus, die im PDF erscheinen sollen, und lassen Sie die eingeklappt, die draußen bleiben sollen (Moderationsnotizen, Reserveseiten, alte Versionen).
• Die Seitengröße. Sie bestimmt Format, Ränder, Skalierung und Ausgaben mit gemischten Größen. Nutzen Sie Größe aller Canvas-Seiten ändern, wenn alle Seiten dasselbe Format haben sollen.
• Ob große Bilder, Dateien, Miniaturbilder und Vorschauen fertig geladen sind. Exportieren Sie erst, wenn das Canvas richtig aussieht, nicht während sich Platzhalter noch ändern.
• Vertrauliche Inhalte. Ein PDF kann ALLO verlassen. Entfernen Sie daher private Notizen, interne Seiten und Kundendaten, die nicht mit der Datei weitergegeben werden sollen.

Alle oder ausgewählte Seiten exportieren

Öffnen Sie das Kopfzeilen-Menü des Canvas und wählen Sie Als PDF exportieren, oder öffnen Sie Teilen und wechseln Sie zum Reiter Als PDF exportieren. Das Formular startet mit der Auswahl Alle Seiten. Behalten Sie sie für den gesamten sichtbaren Seitenfluss bei, wählen Sie eine Qualitätsstufe, prüfen Sie die Liste der E-Mail-Empfänger und wählen Sie Senden.

Für einen Teil des Canvas (einen Abschnitt für Kunden, ein Handout, einen Anhang) deaktivieren Sie Alle Seiten und geben im Feld Seiten Seitenzahlen und Bereiche wie bei einem Druckauftrag ein, und zwar mit den Nummern, die im Seitenfluss angezeigt werden: zum Beispiel 1-3, 1-3, 5 oder 1-3, 5, 7-9. Werte, die ALLO nicht lesen kann, werden ignoriert. Bleibt das Feld leer oder ist keiner der Werte verwendbar, exportiert ALLO alle Seiten. Der Bereich richtet sich nach Seitenzahlen, nicht nach Titeln. Ändert sich die Seitenreihenfolge vor dem Absenden, prüfen Sie den Bereich deshalb noch einmal.

ALLO stellt den PDF-Auftrag in die Warteschlange und liefert die Datei, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Bei größeren Canvases kann das einige Minuten dauern, den Fortschritt sehen Sie auf dem Canvas. Der Dateiname richtet sich nach dem Canvas-Namen. Geben Sie dem Canvas also einen eindeutigen Namen, bevor Sie eine Archivkopie exportieren.

Qualität wählen

Verwenden Sie Hohe Qualität für die meisten Reviews, Archive und Übergaben, Maximale Qualität für dichte Diagramme, feinen Text in Bildern oder Material, das vergrößert oder gedruckt wird, und Standardqualität, wenn Geschwindigkeit, Dateigröße oder der Versand per E-Mail wichtiger sind. Die Qualitätsstufe verändert die gerenderte Ausgabe. Verschwommene Originalbilder, niedrig aufgelöste Screenshots, fehlerhafte Miniaturbilder, abgelaufene Dateien oder Text, der schon auf dem Canvas zu klein war, repariert sie nicht.

Links, Zugriff und Zustellung

Der PDF-Export hält nützliche Links anklickbar, soweit Objekttyp und PDF-Reader das unterstützen: Dateiobjekte, Einbettungen, Link-Schaltflächen und Sub-Canvas-Objekte können anklickbare Bereiche erzeugen. Sehen Sie anklickbare Links als Komfort, nicht als einzige Kopie wichtiger Quellen: Sie hängen von der Verfügbarkeit der Dateien, den Workspace-Einstellungen, Tarif- und Aufbewahrungsgrenzen, den Berechtigungen am Ziel und dem PDF-Viewer des Empfängers ab. Legen Sie für eine formelle Übergabe die Quelldateien separat bei.

Behandeln Sie das exportierte PDF als eigenständige Datei. Sobald es ALLO verlässt, bestimmt der Ort, an dem es gespeichert oder weitergeleitet wird, wer darauf zugreifen kann. Eine spätere Änderung der Canvas-Berechtigungen löscht kein PDF, das jemand bereits erhalten hat. Teilen Sie ein PDF mit vertraulichen Inhalten daher nur mit Personen, die diese Kopie haben dürfen. Links im PDF prüfen die Berechtigung weiterhin am Ziel. Das PDF bleibt dauerhaft lesbar, eine verlinkte ALLO-Datei lässt sich aber später womöglich nicht mehr öffnen: Der Zugriff hat sich geändert, die Datei wurde gelöscht oder ist abgelaufen, oder der Downloadlink ist verfallen. Downloadlinks in E-Mails können ablaufen. Die Aktion PDF herunterladen im Posteingang kann für Personen, die weiterhin Zugriff auf das Canvas haben, eine neue Kopie anfordern. Entzogenen Zugriff umgeht sie nicht.

Die Zustellung kann als E-Mail mit einer Download-Aktion erfolgen, als Benachrichtigung in der App, sobald das PDF bereitsteht, als Posteingangseintrag für Personen, die weiterhin auf das Canvas zugreifen können, oder als Fehlermeldung. Der Export läuft nach Annahme der Anfrage auf dem Server. Das Fenster darf sich also schließen, aber wenn Sie das Canvas geöffnet lassen, sehen Sie den Fortschritt und können reagieren, falls der Auftrag fehlschlägt.

Fehlerbehebung

• Als PDF exportieren fehlt oder ist ausgegraut. Prüfen Sie, ob das Canvas ein Freiform-Whiteboard ist (kein seitenbasierter Export). Handelt es sich um ein Seiten-Canvas, prüfen Sie, ob Sie es als Gast oder in einer Pop-up-Ansicht statt auf seiner eigenen Seite geöffnet haben, und öffnen Sie dann das Canvas selbst, während Sie angemeldet sind. Fehlt der Reiter Als PDF exportieren unter Teilen, gelten dieselben Prüfungen.
• Im PDF fehlt eine Seite. Prüfen Sie den gewählten Seitenbereich, eingeklappte Seiten und die Seitenreihenfolge. Klappen Sie die gewünschten Seiten aus und exportieren Sie erneut.
• Eine Seite wirkt abgeschnitten oder skaliert. Prüfen Sie Seitengröße, gemischte Seitenformate, automatische Höhe und ob die Seite für die Ausgabe zu breit oder zu hoch war.
• Bilder oder Vorschauen sehen falsch aus. Vergewissern Sie sich, dass alle Medien fertig geladen oder verarbeitet sind. Der Export behebt keine unvollständigen Uploads oder fehlerhaften Miniaturbilder.
• Ein Link im PDF lässt sich nicht öffnen. Prüfen Sie die Berechtigung am Ziel, gelöschte oder abgelaufene Dateien, Tarif- oder Aufbewahrungsgrenzen und den PDF-Reader. Öffnen Sie das Canvas oder die Datei direkt, um zu prüfen, ob die Quelle noch existiert.
• Ein Empfänger kann nicht aus der E-Mail herunterladen. Der Link ist möglicherweise abgelaufen oder wurde vom E-Mail-Programm blockiert. Bitten Sie die Person, ALLO zu öffnen und den Posteingang zu prüfen, sofern sie Zugriff hat, oder senden Sie das PDF erneut.
• Der Export schlägt fehl. Laden Sie die Seite neu, warten Sie, bis die Medien geladen sind, und versuchen Sie es noch einmal. Schlägt er erneut fehl, lesen Sie Fehlgeschlagenen Canvas-Export beheben und senden Sie dem Support den Canvas-Link, den Exportzeitpunkt, den Seitenbereich, die Qualität, die App und die Angabe, ob der Fehler alle Seiten oder nur eine betrifft.