Canvas als PDF exportieren

Exportieren Sie ein Canvas als PDF, wenn ein Seiten-Canvas in eine stabile Datei umgewandelt werden soll: als Kopie für Offline-Reviews, zur Archivierung, zur Übergabe an Kunden, als Protokoll eines Meetings, als Handout für Schulungen oder als einheitliches Paket, das viele separate Screenshots und Quelldateien ersetzt.

Ein PDF-Export erfasst das Seiten-Canvas als seitenbasiertes Dokument. Er folgt der Seitenstruktur des Canvas, dem ausgewählten Seitenbereich, den Seitengrößen, dem Zustand eingeklappter Seiten, den geladenen Medien, dem sichtbaren Theme und den Qualitätseinstellungen zum Zeitpunkt des Exportstarts. Das Ergebnis ist ein herunterladbares PDF, das per E-Mail versendet, gespeichert, an andere Systeme angehängt oder außerhalb von ALLO geteilt werden kann.

Nutzen Sie den PDF-Export für Dokumente, die andere Personen später lesen sollen. Nutzen Sie Canvas freigeben, wenn Personen direkten Zugriff innerhalb von ALLO erhalten sollen. Nutzen Sie Einbetten, wenn ein Seiten-Canvas live in einer anderen Website angezeigt werden soll. Nutzen Sie Alle Bilder herunterladen, wenn das Team Bilddateien anstelle eines seitenbasierten Dokuments benötigt.

Wofür der PDF-Export gut ist

Der PDF-Export ist ein wichtiger Übergabeprozess, da er eine einzige Datei bereitstellt, die ohne den Canvas-Editor geöffnet werden kann. Dies ist nützlich, wenn der Empfänger das Ergebnis lesen, archivieren, genehmigen, drucken, abheften oder weiterleiten muss.

Nutzen Sie den PDF-Export in folgenden Fällen:

1. Senden der Ergebnisse eines Workshops oder Reviews an Stakeholder, die nicht auf dem Canvas mitgearbeitet haben.
2. Archivierung von Entscheidungen nach einem Meeting, Sprint-Review, einer Schulung oder Kundenpräsentation.
3. Übergabe eines Seiten-Canvas an Rechtsabteilungen, Operations, Finanzen, Kunden oder externe Partner.
4. Festhalten eines datierten Stands, wie das Canvas zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah.
5. Teilen einer einzigen PDF-Datei, anstatt andere Personen aufzufordern, viele verschiedene Dateien, Links, Bilder und Kommentare zu öffnen.
6. Bereitstellen einer statischen Ausgabe für Reviewer in einer höheren Auflösung als ein einfacher Screenshot.

Der PDF-Export ist kein Backup des editierbaren Canvas. Er behält weder den Bearbeitungsverlauf noch aktive Kommentare, Workspace-Rollen, Bearbeitungsrechte auf Objektebene oder die Möglichkeit bei, Inhalte später neu anzuordnen. Nutzen Sie den Versionsverlauf, Sichern und Wiederherstellen oder die normale Canvas-Freigabe, um den Zustand wiederherzustellen oder die Bearbeitung des Live-Canvas fortzusetzen.

Verfügbarkeit

Vor dem Exportieren

Bereiten Sie das Seiten-Canvas vor dem Start des Exports vor. Ein PDF ist ein statisches Abbild. Kleine Fehler auf dem Canvas bleiben im exportierten Dokument dauerhaft sichtbar.

Überprüfen Sie die Seitenreihenfolge in der Seitenleiste oder Übersicht. Das PDF folgt der ausgewählten Seitenabfolge. Verschieben Sie Seiten daher vor dem Export, falls der inhaltliche rote Faden noch nicht stimmt.

Benennen Sie wichtige Seiten um. Die Seitentitel werden zwar nicht in das exportierte PDF gedruckt, aber eindeutige Titel erleichtern die Überprüfung des Quell-Canvas vor dem Export, die Verifizierung danach und die Zuordnung zu Seitenzahlen, falls später Fragen zu bestimmten Abschnitten aufkommen.

Seiten ausklappen für die Seiten, die im PDF erscheinen sollen. Halten Sie Seiten eingeklappt, die nicht im exportierten Dokument enthalten sein sollen. Das Einklappen ist nützlich für Moderationsnotizen, Backups, alte Versionen oder interne Entwürfe, die nicht Teil des sichtbaren Seitenflusses sein sollen.

Überprüfen Sie die Seitengröße. Die Seitengröße beeinflusst das PDF-Format, die Ränder, die Skalierung und Dokumente mit gemischten Seitengrößen. Wenn jede Seite dasselbe Papier- oder Bildschirmformat haben soll, nutzen Sie die Option Größe aller Canvas-Seiten ändern, bevor Sie die endgültigen Inhalte ausrichten. Wenn nur ein bestimmter Abschnitt besonders ist, ändern Sie die Größe nur für ausgewählte Seiten oder für eine einzelne Seite.

Warten Sie, bis alle Medien geladen sind. Große Bilder, PDFs, Office-Dateien, Vorschaubilder, Dateivorschauen und Bilder mit entferntem Hintergrund benötigen Zeit für den Upload oder die Verarbeitung. Exportieren Sie erst, wenn das Canvas korrekt dargestellt wird und keine Platzhalter oder Lade-Vorschauen mehr zu sehen sind.

Überprüfen Sie vertrauliche Inhalte. Ein PDF kann außerhalb von ALLO weitergegeben werden. Entfernen Sie vertrauliche Notizen, interne Backup-Seiten, einmalige Kommentare auf dem Canvas und kundenspezifische Daten, die nicht für das Dokument gedacht sind.

Alle Seiten exportieren

Öffnen Sie das Seiten-Canvas, rufen Sie das Kopfzeilen-Menü des Canvas auf und wählen Sie Als PDF exportieren. Alternativ können Sie auf Teilen klicken und den Reiter Exportieren wählen, sofern dieser verfügbar ist.

Das Exportformular startet standardmäßig mit der Auswahl Alle Seiten. Behalten Sie diese Einstellung bei, wenn das PDF den gesamten sichtbaren Seitenfluss enthalten soll. Wählen Sie die Qualitätsstufe, prüfen Sie die E-Mail-Empfängerliste und klicken Sie auf Senden.

ALLO startet den Export und versendet das PDF, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Bei größeren Canvases kann der Export einige Minuten dauern. Sie können den Fortschritt direkt auf dem Canvas mitverfolgen, während die Seiten vorbereitet werden. Nach Abschluss des Exports stellt ALLO das PDF per E-Mail, über eine Download-Benachrichtigung in der App und in der Inbox bereit, je nach Empfänger und Workspace-Pfad.

Ausgewählte Seiten exportieren

Nutzen Sie den Export ausgewählter Seiten, wenn nur ein Teilbereich des Seiten-Canvas in das PDF einfließen soll: ein kundenorientierter Abschnitt, ein Schulungs-Handout, eine Workshop-Zusammenfassung, ein Anhang oder einige wenige Seiten eines umfangreichen Arbeits-Canvas.

Deaktivieren Sie im Reiter Exportieren die Option Alle Seiten. Geben Sie die Seitenzahlen und -bereiche in das Feld Seiten ein. Nutzen Sie dafür die Seitenzahlen, die im Seitenfluss angezeigt werden. Beispiele:

1. 1-3
2. 1-3, 5
3. 1-3, 5, 7-9

ALLO verarbeitet dieses Feld wie einen normalen Druckbereich. Werte, die nicht gelesen werden können, werden ignoriert. Wenn das Feld leer bleibt oder keine der eingegebenen Zahlen gültig ist, exportiert ALLO automatisch alle Seiten. Überprüfen Sie den Bereich vor dem Klicken auf Senden, insbesondere auf langen Canvases.

Der Export ausgewählter Seiten basiert auf Seitenzahlen, nicht auf Seitentiteln. Wenn sich die Seitenreihenfolge nach der Eingabe eines Bereichs, aber vor dem Absenden des Exports ändert, überprüfen Sie den Bereich noch einmal.

Qualität wählen

Der Reiter Exportieren bietet verschiedene PDF-Qualitätsstufen:

Nutzen Sie die Option Hohe Qualität für die meisten Kunden-Reviews, interne Archive, Schulungen und Übergaben an Stakeholder. Nutzen Sie die Option Maximale Qualität, wenn das PDF dichte Diagramme, detaillierte Produkt-Screenshots, feinen Text innerhalb von Bildern oder Material enthält, das vergrößert oder gedruckt werden soll. Nutzen Sie die Option Standardqualität, wenn Geschwindigkeit, Dateigröße oder der E-Mail-Versand wichtiger sind als feine Details.

Die Qualitätsstufe beeinflusst die gerenderte Ausgabe. Sie kann verschwommene Originalbilder, niedrig aufgelöste Screenshots, fehlerhafte Vorschaubilder, abgelaufene Dateien oder Text, der auf dem Canvas bereits zu klein war, nicht reparieren.

Verhalten von Dateien, Links und Einbettungen im PDF

Der PDF-Export versucht, nützliche Links anklickbar zu halten, sofern der Objekttyp und der verwendete PDF-Reader dies unterstützen. Dateiobjekte, Einbettungen, Link-Schaltflächen und Unter-Canvas-Objekte können im exportierten PDF anklickbare Bereiche erzeugen. Dies ist nützlich für die Übergabe: Das PDF zeigt das Layout des Canvas, während die Leser dennoch Originaldateien, Websites, eingebettete Referenzen oder verknüpfte Canvases öffnen können.

Anklickbare Links sollten als Erleichterung und nicht als einzige Kopie wichtiger Quellmaterialien betrachtet werden. Sie hängen von der Verfügbarkeit der Dateien, den Workspace-Einstellungen, den Tarifgrenzen, der Dateiaufbewahrung, gelöschten Dateien, abgelaufenen Links, den Zielberechtigungen und der PDF-App des Empfängers ab. Einige PDF-Viewer verarbeiten Linkbereiche besser als andere.

Wenn ein Dateiobjekt für die Übergabe wichtig ist, entscheiden Sie, ob das PDF allein ausreicht. Fügen Sie für eine formelle Übergabe die Quelldateien separat bei oder stellen Sie sicher, dass die Links für die Empfänger dauerhaft zugänglich bleiben.

Teilen, Einbetten und Exportieren haben unterschiedliche Aufgaben

Das Freigabemenü kann die Reiter Teilen, Einbetten und Exportieren enthalten. Diese hängen zusammen, sind jedoch nicht austauschbar.

Nutzen Sie Teilen, wenn der Empfänger auf dem Canvas mitarbeiten soll. Nutzen Sie Einbetten, wenn das Canvas live auf einer anderen Seite sichtbar sein soll. Nutzen Sie Exportieren, wenn der Empfänger eine Datei benötigt.

Das Deaktivieren, Erneuern oder Ablaufenlassen eines Freigabe- oder Einbettungslinks kann eingebettete Canvases beeinträchtigen. Es zieht jedoch keine bereits heruntergeladene oder weitergeleitete PDF-Datei zurück.

Zugriff nach dem Export

Behandeln Sie das exportierte PDF als eigenständige Datei. Sobald das PDF ALLO verlässt, wird der Zugriff darauf von dem Ort bestimmt, an dem es gespeichert oder weitergeleitet wird: E-Mails, lokale Downloads, freigegebene Laufwerke, Ticketsysteme, Dokumentenverwaltungswerkzeuge oder andere Apps.

Das nachträgliche Ändern der Canvas-Berechtigungen löscht kein PDF, das jemand bereits erhalten hat. Wenn das PDF vertrauliche Inhalte enthält, teilen Sie es nur mit Personen, die diese Kopie auch erhalten dürfen.

Links innerhalb des PDF verhalten sich anders. Ein anklickbarer Datei-, Canvas- oder Website-Link kann vom Empfänger dennoch Berechtigungen für das Ziel verlangen. Ein exportiertes PDF kann lesbar sein, während eine verlinkte ALLO-Datei oder ein verlinktes Canvas nicht mehr geöffnet werden kann, weil sich der Zugriff geändert hat, die Datei gelöscht wurde, eine Aufbewahrungsrichtlinie sie entfernt hat oder ein signierter Downloadlink abgelaufen ist.

E-Mail-Downloadlinks für exportierte PDFs können ablaufen. Die Inbox-Download-Aktion kann einen neuen Downloadpfad anfordern, solange Sie noch Zugriff auf das Quell-Canvas besitzen. Wenn der Zugriff entzogen wurde, berechtigt der Eintrag in der Inbox allein nicht dazu, das PDF erneut herunterzuladen.

Zustellung und Benachrichtigungen

Sobald Sie auf Senden klicken, reiht ALLO den Export-Job in die Warteschlange ein. Kleine Canvases können sehr schnell fertiggestellt werden. Große Canvases mit vielen Seiten, gemischten Seitengrößen, hoher Qualität, vielen Bildern, PDFs, Office-Dateien und eingebetteten Inhalten können länger dauern.

Je nach Versandweg und Empfänger kann die Zustellung an verschiedenen Stellen erfolgen:

1. Eine E-Mail mit einer Download-Aktion für das PDF.
2. Eine Benachrichtigung in der App, sobald das PDF bereitsteht.
3. Ein Eintrag in der Inbox mit der Option PDF herunterladen für Personen, die weiterhin Zugriff auf das Canvas haben.
4. Eine Fehlerbenachrichtigung, falls der Export nicht abgeschlossen werden kann.

Schließen Sie den Browser nicht sofort, nur weil das Freigabemenü geschlossen wurde. Der Export läuft nach der Annahme als Server-Job im Hintergrund, aber das Offenhalten des Canvas hilft Ihnen, den Fortschritt zu sehen und schnell zu reagieren, falls der Job fehlschlägt.

Praktische Arbeitsabläufe

Erstellen Sie für einen Kunden-Review ein Seiten-Canvas mit einer Seite pro Review-Abschnitt. Klappen Sie interne Notizen ein, exportieren Sie nur die kundenorientierten Seiten, nutzen Sie die Option Hohe Qualität oder Maximale Qualität und senden Sie das PDF an Ihren Kundenkontakt. Senden Sie einen Live-Freigabelink separat nur dann, wenn der Kunde direkt in ALLO kommentieren soll.

Bereinigen Sie für eine Workshop-Zusammenfassung die Seitenreihenfolge, halten Sie Entscheidungen und finale Notizen sichtbar, klappen Sie die Vorbereitungen des Moderators ein, exportieren Sie alle Seiten und hängen Sie das PDF an das Protokoll an. Wenn die Teilnehmenden Quelldateien benötigen, fügen Sie diese separat bei oder vergewissern Sie sich, dass die Links im PDF zugänglich bleiben.

Exportieren Sie für eine Archivierung, nachdem das Team alle Kommentare gelöst und den Endzustand bestätigt hat. Geben Sie dem Canvas vor dem Export einen eindeutigen Namen, da der Name der PDF-Datei auf dem Canvas-Namen basiert. Speichern Sie das PDF in dem System, das Ihr Team für Dokumentationen nutzt.

Nutzen Sie bei einer Übergabe mit vielen Referenzen das PDF als Lesepaket und das Canvas als editierbare Quelle. Das PDF reduziert die Anzahl der Dateien, die jemand öffnen muss, sollte aber nicht die einzige Möglichkeit sein, Quelldokumente wiederherzustellen, wenn Aufbewahrungsfristen oder Berechtigungen wichtig sind.

Was schiefgehen kann

Wenn Als PDF exportieren fehlt, prüfen Sie, ob es sich bei dem Canvas um ein Freiform-Whiteboard handelt. Der seitenbasierte Export ist für Freiform-Whiteboards nicht verfügbar. Wenn es sich um ein Seiten-Canvas handelt, prüfen Sie Ihre Berechtigungen, den Tarif und die Download-Einschränkungen des Workspace.

Wenn der Reiter Exportieren im Freigabemenü fehlt, unterstützt das aktuelle Canvas möglicherweise die Freigabe, nicht jedoch den PDF-Export. Die Freigabe kann verfügbar sein, selbst wenn Einbetten und Exportieren nicht zur Verfügung stehen.

Wenn das PDF länger dauert als erwartet, warten Sie, bis der Job abgeschlossen ist, und prüfen Sie Ihre E-Mails, Benachrichtigungen und die Inbox. Große, medienintensive Canvases und Exporte in maximaler Qualität können mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Wenn im PDF eine Seite fehlt, prüfen Sie den ausgewählten Seitenbereich, eingeklappte Seiten und die Seitenreihenfolge. Klappen Sie die gewünschten Seiten aus und exportieren Sie erneut.

Wenn eine Seite unerwartet abgeschnitten oder skaliert aussieht, prüfen Sie die Seitengröße, gemischte Seitenformate, die automatische Höhe und ob die Seite für die vorgesehene Ausgabe zu breit oder hoch war.

Wenn Bilder oder Dateivorschauen fehlerhaft sind, öffnen Sie das Canvas und vergewissern Sie sich, dass alle Medien vollständig geladen oder verarbeitet wurden. Der Export korrigiert keine unvollständigen Uploads oder fehlerhaften Vorschaubilder.

Wenn sich ein Link im PDF nicht öffnen lässt, prüfen Sie die Berechtigungen am Zielort, gelöschte oder abgelaufene Dateien, Tarif- oder Aufbewahrungsgrenzen sowie den PDF-Reader. Versuchen Sie, das Canvas oder die Datei direkt in ALLO zu öffnen, um zu prüfen, ob die Quelle noch verfügbar ist.

Wenn ein Empfänger die Datei nicht aus der E-Mail herunterladen kann, ist der Downloadlink möglicherweise abgelaufen oder wurde von seinem E-Mail-Client blockiert. Bitten Sie ihn, ALLO zu öffnen und die Inbox zu prüfen (sofern er Zugriff auf das Canvas hat), oder senden Sie den Export erneut.

Wenn der Export fehlschlägt, laden Sie das Canvas neu, warten Sie das Laden der Medien ab und versuchen Sie es noch einmal. Wenn es erneut fehlschlägt, nutzen Sie den Leitfaden Fehlgeschlagenen Canvas-Export beheben und senden Sie dem Support den Link zum Canvas, die Exportzeit, den Seitenbereich, die Qualitätseinstellung, die App-Umgebung (Browser oder Desktop) sowie die Information, ob der Fehler alle Seiten oder nur eine bestimmte Seite betrifft.