キャンバスを PDF にエクスポートする

ページキャンバスを安定したファイルにしたいときは、PDF にエクスポートします。オフラインレビュー用のコピー、アーカイブ、クライアントへの引き継ぎ、会議記録、研修資料、たくさんのスクリーンショットや元ファイルを 1 つにまとめたパッケージとして使えます。

PDF エクスポートは、ページキャンバスをページ単位のドキュメントとして書き出します。エクスポート開始時点のキャンバスのページ構造、選択したページ範囲、ページサイズ、折りたたまれたページの状態、読み込み済みメディア、表示テーマ、品質設定が反映されます。結果はダウンロード可能な PDF になり、メール送信、保存、別システムへの添付、ALLO 外での共有に使えます。

後で読む成果物が必要な場合は PDF エクスポートを使います。ALLO 内でライブアクセスが必要な場合は、キャンバスを共有するを使います。ページキャンバスを別の Web サイト内にライブ表示したい場合は、埋め込みを使います。ページ単位のドキュメントではなく画像素材が必要な場合は、すべての画像をダウンロードを使います。

PDF エクスポートが役立つ場面

PDF エクスポートは、キャンバスエディターを開かなくても読める 1 つのファイルを渡せるため、重要な引き継ぎワークフローです。受け取る人が結果を読む、保管する、承認する、印刷する、提出する、回覧する必要があるときに役立ちます。

次のような場合に使います。

1. キャンバスに参加していなかった関係者へ、ワークショップやレビューの結果を送る。
2. 会議、スプリントレビュー、授業、クライアント向け発表の後に決定事項を保管する。
3. ページキャンバスを法務、運用、財務、顧客、外部パートナーへ引き継ぐ。
4. 特定の時点でキャンバスがどう見えていたかを日付付きで残す。
5. 多くのファイル、リンク、画像、コメントを個別に開いてもらう代わりに 1 つの PDF を共有する。
6. スクリーンショットより高解像度の静的出力をレビュー担当者に渡す。

PDF エクスポートは、編集可能なキャンバスのバックアップではありません。編集履歴、ライブコメント、ワークスペースロール、オブジェクト単位の編集動作、後から内容を並べ替える機能は保持されません。ライブキャンバスを復旧または編集し続けることが目的なら、バージョン履歴、バックアップ、復元、通常のキャンバス共有を使います。

利用条件

エクスポート前の準備

エクスポートを開始する前に、ページキャンバスを整えます。PDF はスナップショットに近い出力なので、キャンバス上の小さな問題がそのままファイルの問題として残ります。

スライドレールまたは概要でページ順を確認します。PDF は選択したページ順に従うため、話の流れが違う場合はエクスポート前にページを移動します。

重要なページ名を変更します。分かりやすいページタイトルがあると、エクスポート前後に元のキャンバスを確認しやすくなります。後から「PDF のこのページはどのセクションだったか」と聞かれたときにも役立ちます。

表示すべきページは折りたたみを解除します。エクスポートの流れに入れたくないページは折りたたんだままにします。折りたたみは、進行役用メモ、予備資料、古い版、内部用の下書きに便利ですが、そのページが表示中のページフローに含まれないことも意味します。

ページサイズを確認します。ページサイズは、PDF の形、余白、拡大縮小、混在サイズの出力に影響します。すべてのページを同じ紙面または画面の形にしたい場合は、最終配置を始める前に すべてのキャンバスページのサイズを変更 を使います。特定のセクションだけ特別な場合は、選択したページまたは 1 ページだけをリサイズします。

メディアの処理完了を待ちます。大きな画像、PDF、Office ファイル、サムネイル、ファイルプレビュー、背景削除済み画像は、アップロードや処理に時間がかかることがあります。プレースホルダーや読み込み中のプレビューが変わっている途中ではなく、キャンバスが正しく見える状態でエクスポートします。

機密情報を確認します。PDF は ALLO の外へ出せるファイルです。プライベートメモ、内部用の予備ページ、キャンバス上に見えている一時的なコメント、ファイルに含めるべきではない顧客固有のデータを取り除きます。

すべてのページをエクスポートする

ページキャンバスを開き、キャンバスヘッダーメニューから PDF にエクスポート を選択します。利用できる場合は、共有 を開いて エクスポート タブを選ぶこともできます。

エクスポートフォームは、最初から すべてのページ が選択されています。表示中のページフロー全体を PDF に含める場合は、そのままにします。品質レベルを選び、受信者のメールリストを確認して、送信 を選択します。

ALLO は PDF ジョブを開始し、処理が完了すると PDF を送ります。大きなキャンバスでは、エクスポートに数分かかることがあります。ページの準備中にキャンバス上で進行状況が見える場合があります。完了後は、受信者とワークスペースの経路に応じて、メール、アプリ内のダウンロード通知、Inbox から受け取れます。

選択したページをエクスポートする

ページキャンバスの一部だけを PDF にしたい場合は、選択ページのエクスポートを使います。クライアント向けセクション、授業資料、ワークショップの要約、付録、長い作業キャンバスの一部などに向いています。

エクスポートタブで すべてのページ のチェックを外します。ページ フィールドに、ページフローで表示されるページ番号と範囲を入力します。例:

1. 1-3
2. 1-3, 5
3. 1-3, 5, 7-9

ALLO は、このフィールドを印刷時のページ範囲のように扱います。読み取れない値は無視されます。フィールドが空の場合、または入力した値が 1 つも使えない場合は、すべてのページに戻ります。特に長いキャンバスでは、1 ページ抜けるだけで引き継ぎ内容が変わるため、送信 を選択する前に範囲を確認してください。

選択ページのエクスポートは、ページタイトルではなくページ番号に基づきます。範囲を入力した後、送信前にページ順が変わった場合は、もう一度範囲を確認します。

品質を選ぶ

エクスポートタブには PDF 品質の選択肢があります。

クライアントレビュー、内部アーカイブ、研修、関係者への引き継ぎでは、多くの場合は高品質を使います。PDF に密な図、詳細な製品スクリーンショット、画像内の細かい文字、拡大や印刷を想定した資料が含まれる場合は最高品質を使います。速度、ファイルサイズ、メール配信を細部より優先する場合は低品質を使います。

品質設定はレンダリングされた出力を変えます。元からぼやけた画像、低解像度のスクリーンショット、壊れたサムネイル、期限切れのファイル、キャンバス上ですでに小さすぎたテキストを修復するものではありません。

PDF 内のファイル、リンク、埋め込みの動き

PDF エクスポートは、オブジェクトの種類と PDF リーダーが対応している範囲で、役に立つリンクをクリック可能な状態にしようとします。ファイルオブジェクト、埋め込みオブジェクト、リンクボタン、サブキャンバスオブジェクトは、エクスポートされた PDF 内にクリック可能な領域を作ることがあります。引き継ぎでは便利です。PDF でキャンバスのレイアウトを見せながら、元ファイル、Web サイト、埋め込み参照、接続されたキャンバスを開く道を残せます。

クリック可能なリンクは便利な補助として扱い、重要な元資料の唯一のコピーにはしないでください。リンクは、ファイルの利用可否、ワークスペース設定、プラン制限、ファイル保持、削除済みファイル、期限切れリンク、リンク先の権限、受信者が使う PDF アプリに左右されます。PDF ビューアーによって、リンク領域の保持が得意なものとそうでないものがあります。

ファイルオブジェクトが引き継ぎに重要な場合は、PDF だけで足りるか判断します。正式な納品では、元ファイルを別途含めるか、リンク先が受信者に対して利用可能な状態で残ることを確認します。

共有、埋め込み、エクスポートは役割が違います

共有モーダルには、共有、埋め込み、エクスポート のタブが含まれることがあります。関連していますが、互いに置き換えられるものではありません。

受信者がキャンバス内で作業を続ける必要がある場合は共有を使います。別ページでキャンバスをライブ表示したい場合は埋め込みを使います。受信者にファイルが必要な場合はエクスポートを使います。

共有リンクや埋め込みリンクを無効化、更新、期限切れにすると、埋め込みキャンバスに影響することがあります。すでにダウンロードまたは転送された PDF ファイルは取り戻せません。

エクスポート後のアクセス

エクスポートされた PDF は、それ自体が 1 つのファイルです。PDF が ALLO の外へ出た後、そのファイルへのアクセスは保存先や転送先によって決まります。メール、ローカルダウンロード、共有ドライブ、チケットシステム、文書管理ツール、別アプリなどです。

後からキャンバス権限を変更しても、誰かがすでに受け取った PDF は消えません。PDF に機密情報が含まれる場合は、そのコピーを持つべき人にだけ共有します。

PDF 内のリンクは別です。クリック可能なファイル、キャンバス、Web サイトのリンクは、リンク先で受信者に権限が必要なことがあります。エクスポートされた PDF 自体は読めても、アクセス変更、ファイル削除、保持ポリシーによる削除、署名付きダウンロードリンクの期限切れによって、リンクされた ALLO ファイルやキャンバスが開かなくなることがあります。

エクスポート PDF のメールダウンロードリンクは期限切れになることがあります。Inbox のダウンロードアクションは、ユーザーが元のキャンバスへ引き続きアクセスできる場合に、新しいダウンロード経路を要求できます。アクセスが取り消された場合、Inbox の行だけを PDF 再ダウンロードの権限として扱わないでください。

配信と通知

送信 を選択すると、ALLO は PDF ジョブをキューに入れます。小さなキャンバスは短時間で完了します。大きなキャンバス、多数のページ、混在したページサイズ、高品質設定、重い画像、PDF、Office ファイル、埋め込みコンテンツがある場合は時間がかかります。

経路と受信者によって、配信は複数の場所に表示されます。

1. PDF ダウンロードアクション付きのメール。
2. PDF の準備完了を知らせるアプリ内通知またはトースト。
3. まだキャンバスにアクセスできるユーザー向けの、PDF をダウンロード を含む Inbox 項目。
4. エクスポートを完了できなかった場合の失敗通知。

モーダルが閉じたという理由だけでブラウザを閉じないでください。リクエストが受け付けられた後、エクスポートはサーバー側ジョブとして実行されます。ただしキャンバスを開いたままにしておくと、進行状況を確認しやすく、ジョブが失敗した場合にもすばやく復旧できます。

実務での使い方

クライアントレビューでは、レビューセクションごとに 1 ページのページキャンバスを作ります。内部メモを折りたたみ、クライアント向けページだけをエクスポートし、高品質または最高品質を使い、PDF をクライアント担当者へ送ります。ALLO 内でコメントしてもらう必要がある場合だけ、ライブ共有リンクを別途送ります。

ワークショップの要約では、ページ順を整え、決定事項と最終メモを見える状態にし、進行役の準備ページを折りたたみ、すべてのページをエクスポートして会議フォローアップに PDF を添付します。参加者が元ファイルを必要とする場合は、別途含めるか、PDF 内のリンクが利用可能なままか確認します。

アーカイブでは、チームがコメントを解決し、最終状態を確認した後にエクスポートします。PDF ファイル名はキャンバス名に基づくため、エクスポート前に分かりやすいキャンバス名にします。チームが記録に使うシステムに PDF を保存します。

参照資料が多い引き継ぎでは、PDF を読むためのパッケージとして使い、キャンバスを編集可能な元資料として残します。PDF は相手が開くファイル数を減らせますが、保持や権限が重要な場合、元ドキュメントを復旧する唯一の手段にしてはいけません。

うまくいかないとき

PDF にエクスポート が見当たらない場合は、キャンバスがフリーフォームホワイトボードではないか確認します。ページ単位のエクスポートはフリーフォームホワイトボードでは使えません。ページキャンバスの場合は、権限、プラン対応、ワークスペースのダウンロード制限を確認します。

共有にエクスポートタブが見当たらない場合、現在のキャンバスは共有に対応していても PDF エクスポートには対応していない可能性があります。共有は、埋め込みやエクスポートが使えない場合でも利用できることがあります。

PDF に予想より時間がかかる場合は、ジョブ完了を待ち、メール、通知、Inbox を確認します。大きくメディアの多いキャンバスや最高品質のエクスポートは時間がかかります。

PDF にページが足りない場合は、選択したページ範囲、折りたたまれたページ、ページ順を確認します。表示すべきページの折りたたみを解除してから、もう一度エクスポートします。

ページが予想外に切り抜かれたり拡大縮小されたりする場合は、ページサイズ、混在したページ寸法、自動高さ、意図した出力に対してページが広すぎるまたは高すぎる状態を確認します。

画像やファイルプレビューが正しく見えない場合は、キャンバスを開き、メディアの読み込みまたは処理が完了していることを確認します。エクスポートは、未完了のアップロードや壊れたサムネイルを修復しません。

PDF 内のリンクが開かない場合は、リンク先の権限、削除または期限切れのファイル、プランまたは保持制限、PDF リーダーを確認します。ALLO からキャンバスまたはファイルを直接開き、元資料がまだ利用できるか確認します。

受信者がメールからダウンロードできない場合、ダウンロードリンクが期限切れになっているか、メールクライアントにブロックされている可能性があります。キャンバスアクセスがある受信者には、ALLO を開いて Inbox を確認してもらうか、エクスポートを再送します。

エクスポートが失敗した場合は、キャンバスを更新し、メディアの読み込みを待ってから 1 回だけ再試行します。それでも失敗する場合は、キャンバスエクスポートの失敗を修正するを確認し、キャンバスリンク、エクスポート時刻、ページ範囲、品質設定、ブラウザまたはデスクトップアプリ、失敗が全ページに影響するのか 1 ページだけなのかをサポートへ送ってください。