キャンバスを PDF にエクスポートする

ページキャンバスを安定したファイルにしたいときは、PDF にエクスポートします。オフラインレビュー用のコピー、アーカイブ、クライアントへの引き継ぎ、会議の記録、たくさんのスクリーンショットや元ファイルの代わりになる1つのパッケージとして使えます。PDF には、エクスポートを開始した時点のページ構造、選択したページ範囲、ページサイズ、折りたたまれたページの状態、読み込み済みのメディア、表示テーマ、品質設定が反映されます。

PDF エクスポートは、編集可能なキャンバスのバックアップではありません。編集履歴、ライブコメント、ロール、内容を並べ替える機能は保持されません。ALLO 内でライブアクセスが必要な場合はキャンバスを共有するを、別の Web サイトでキャンバスをライブ表示したい場合は埋め込みを使います。復旧用の .bee コピーが必要な場合はバックアップ＆復元を、ページ単位のドキュメントではなく画像素材が必要な場合はすべての画像をダウンロードを使います。

利用条件

エクスポート前の準備

PDF はスナップショットなので、キャンバス上の小さな問題がそのままファイルの問題として残ります。開始する前に、次の点を確認します。

• スライドレールまたは概要でページ順を確認します。PDF はページの並びに従います。
• 表示すべきページは折りたたみを解除し、含めたくないページ（進行役用メモ、予備資料、古い版）は折りたたんだままにします。
• ページサイズを確認します。ページサイズは PDF の形、余白、拡大縮小、サイズが混在したときの出力に影響します。すべてのページを同じ形にしたい場合は、ページサイズを変更するを使います。
• 大きな画像、ファイル、サムネイル、プレビューの読み込みが終わるまで待ちます。プレースホルダーが切り替わっている途中ではなく、キャンバスが正しく見える状態でエクスポートします。
• 機密情報を確認します。PDF は ALLO の外へ出せるファイルなので、ファイルと一緒に渡すべきではないプライベートメモ、内部用のページ、顧客データを取り除きます。

すべてのページまたは選択したページをエクスポートする

キャンバスヘッダーメニューからPDFにエクスポートするを選ぶか、共有を開いてPDFにエクスポートするタブを使います。フォームは最初からすべてのページが選択されています。表示中のページフロー全体を含める場合はそのままにし、品質レベルを選び、受信者のメールリストを確認して、送信を選択します。

クライアント向けのセクション、配布資料、付録など、キャンバスの一部だけを PDF にしたい場合は、すべてのページのチェックを外し、ページフィールドに、ページフローで表示されるページ番号と範囲を印刷時と同じ形式で入力します。たとえば 1-3、1-3, 5、1-3, 5, 7-9 のように入力します。ALLO が読み取れない値は無視され、フィールドが空の場合や使える値が1つもない場合は、すべてのページのエクスポートに戻ります。範囲はページタイトルではなくページ番号に基づくため、送信前にページ順が変わった場合は、もう一度範囲を確認してください。

ALLO は PDF ジョブをキューに入れ、処理が終わると PDF を届けます。大きなキャンバスでは数分かかることがあり、進行状況はキャンバス上で確認できます。エクスポートされるファイル名はキャンバス名に基づくため、アーカイブ用のコピーを作る前に分かりやすい名前を付けておきます。

品質を選ぶ

レビュー、アーカイブ、引き継ぎの多くでは高品質を使います。密な図、画像内の細かい文字、拡大や印刷を想定した資料には最高品質を、速度、ファイルサイズ、メール配信を優先する場合は低品質を使います。品質設定はレンダリングされた出力を変えますが、元からぼやけた画像、低解像度のスクリーンショット、壊れたサムネイル、期限切れのファイル、キャンバス上ですでに小さすぎたテキストを修復するものではありません。

リンク、アクセス、配信

PDF エクスポートは、オブジェクトの種類と PDF リーダーが対応している範囲で、役に立つリンクをクリックできる状態に保ちます。ファイルオブジェクト、埋め込み、リンクボタン、サブキャンバスオブジェクトは、クリック可能な領域になることがあります。ただし、クリック可能なリンクは便利な補助であり、重要な元資料の唯一のコピーではありません。リンクは、ファイルの利用可否、ワークスペース設定、プランや保持期間の制限、リンク先の権限、受信者が使う PDF ビューアーに左右されます。正式な納品では、元ファイルを別途含めてください。

エクスポートした PDF は、それ自体が独立したファイルです。ALLO の外へ出た後のアクセスは、保存先や転送先によって決まります。後からキャンバスの権限を変えても、誰かがすでに受け取った PDF は消えません。機密情報を含む PDF は、そのコピーを持つべき人にだけ共有してください。PDF 内のリンクは、引き続きリンク先で権限が確認されます。PDF 自体はいつまでも読めますが、アクセスが変わった、ファイルが削除または期限切れになった、ダウンロードリンクの有効期限が切れた、といった理由で、リンクされた ALLO のファイルが後から開けなくなることがあります。メールのダウンロードリンクは期限切れになることがあります。受信トレイのPDF をダウンロードは、まだキャンバスにアクセスできるユーザーのために新しいコピーを要求できますが、取り消されたアクセスを回避する手段ではありません。

配信は、ダウンロード操作付きのメール、PDF の準備完了を知らせるアプリ内通知、まだキャンバスにアクセスできるユーザー向けの受信トレイの項目、または失敗通知として届きます。リクエストが受け付けられた後、エクスポートはサーバー側で実行されるため、モーダルを閉じても問題ありません。ただし、キャンバスを開いたままにしておくと、進行状況を確認しやすく、ジョブが失敗したときにもすぐに対処できます。

うまくいかないとき

• PDFにエクスポートするが見当たらない、またはグレーアウトしている。 キャンバスがフリーフォームホワイトボードではないかを確認します（ページ単位のエクスポートはありません）。ページキャンバスの場合は、ゲストとして開いていないか、専用のページではなくポップアップ表示で開いていないかを確認し、ログインした状態でキャンバス本体を開きます。共有にPDFにエクスポートするタブがない場合も、同じ点を確認してください。
• PDF にページが足りない。 選択したページ範囲、折りたたまれたページ、ページ順を確認します。表示すべきページの折りたたみを解除してから、もう一度エクスポートします。
• ページが切り抜かれたり、拡大縮小されたりしている。 ページサイズ、混在したページ寸法、自動の高さ、出力に対してページが広すぎたり高すぎたりしないかを確認します。
• 画像やプレビューが正しく表示されない。 メディアの読み込みや処理が終わっていることを確認します。エクスポートは、未完了のアップロードや壊れたサムネイルを修復しません。
• PDF 内のリンクが開かない。 リンク先の権限、削除または期限切れのファイル、プランや保持期間の制限、PDF リーダーを確認します。キャンバスやファイルを ALLO から直接開き、元資料がまだあるかを確かめます。
• 受信者がメールからダウンロードできない。 リンクの期限が切れているか、メールクライアントにブロックされている可能性があります。キャンバスにアクセスできる受信者には ALLO を開いて受信トレイを確認してもらうか、エクスポートを再送します。
• エクスポートが失敗する。 キャンバスを更新し、メディアの読み込みを待ってから1回だけ再試行します。それでも失敗する場合は、キャンバスのエクスポート失敗を直すを確認し、キャンバスのリンク、エクスポートした時刻、ページ範囲、品質、使用したアプリ、失敗が全ページに及ぶのか1ページだけなのかをサポートに送ってください。