Exportar un canvas a PDF

Exporte a PDF cuando un canvas de página deba convertirse en un archivo estable: una copia de revisión sin conexión, un archivo histórico, una entrega a clientes, un registro de reunión, material de capacitación o un paquete único que unifique múltiples capturas de pantalla y archivos de origen individuales.

La exportación a PDF captura el canvas de página como un documento estructurado en páginas. Este proceso respeta la estructura de páginas del canvas, el rango de páginas seleccionado, los tamaños de página, el estado de las páginas plegadas, los archivos multimedia cargados, el tema visual activo y los ajustes de calidad en el momento en que se inicia la exportación. El resultado es un archivo PDF descargable que se puede enviar por correo electrónico, almacenar, adjuntar a otros sitemas o compartir fuera de ALLO.

Utilice la exportación a PDF para el material que los destinatarios deban leer posteriormente. Utilice Compartir un canvas cuando los usuarios requieran acceso interactivo en tiempo real dentro de ALLO. Utilice Insertar cuando desee que un canvas de página se muestre integrado y en vivo dentro de otro sitio web. Utilice Descargar todas las imágenes cuando el equipo requiera los archivos de imagen individuales en lugar de un documento de páginas estructurado.

Para qué es útil la exportación a PDF

La exportación a PDF es un flujo de trabajo de entrega fundamental porque proporciona un archivo único que los destinatarios pueden abrir sin necesidad de acceder al editor del canvas. Es de utilidad cuando el destinatario requiere leer, archivar, aprobar, imprimir, registrar o distribuir el resultado.

Utilícelo cuando requiera:

1. Enviar el resultado de un taller o revisión a partes interesadas que no participaron en el canvas.
2. Archivar las decisiones tomadas tras una reunión, revisión de sprint, clase o presentación a clientes.
3. Entregar un canvas de página a los departamentos legal, de operaciones, finanzas, clientes o socios externos.
4. Mantener un registro con fecha de la apariencia del canvas en un momento específico.
5. Compartir un único PDF en lugar de solicitar a alguien que abra múltiples archivos, enlaces, imágenes y comentarios.
6. Proporcionar a los revisores un archivo estático de mayor resolución que una captura de pantalla.

La exportación a PDF no funciona como una copia de seguridad del canvas editable. No conserva el historial de ediciones, los comentarios en tiempo real, los roles del espacio de trabajo, el comportamiento de edición de los objetos ni la capacidad de reorganizar el contenido posteriormente. Utilice el historial de versiones, la copia de seguridad y restauración o el uso compartido convencional del canvas cuando requiera recuperar o continuar editando el canvas activo.

Disponibilidad

Antes de exportar

Prepare el canvas de página antes de iniciar la exportación. Un PDF funciona como una captura instantánea estática, por lo que los pequeños detalles desorganizados en el canvas se convertirán en problemas permanentes en el archivo final.

Compruebe el orden de las páginas en el riel de diapositivas o descripción general. El PDF sigue la secuencia de páginas seleccionada, por lo que debe reordenar las páginas antes de exportar si la narrativa no es correcta.

Cambie el nombre de las páginas importantes. Aunque los títulos de las páginas no se imprimen en el documento PDF exportado, contar con títulos claros facilita la inspección del canvas de origen antes de exportar, la verificación posterior y la correspondencia con los números de página si alguien pregunta a qué sección corresponde una página del PDF.

Asegúrese de desplegar páginas que deban mostrarse. Mantenga las páginas plegadas si desea excluirlas del flujo exportado. Plegar páginas es útil para notas del facilitador, material de respaldo, versiones anteriores o borradores internos, lo que significa que estas páginas no formarán parte del flujo visible.

Verifique el tamaño de página. El tamaño de página influye en la orientación del PDF, los márgenes, la escala y la combinación de tamaños. Si todas las páginas deben tener el mismo formato de papel o pantalla, utilice la opción de cambiar tamaño de todas las páginas antes de alinear el contenido final. Si solo una sección requiere dimensiones particulares, modifique únicamente las páginas seleccionadas o la página correspondiente.

Espere a que finalice el procesamiento multimedia. Las imágenes grandes, PDFs, archivos de Office, miniaturas, vistas previas de archivos e imágenes sin fondo pueden requerir tiempo para cargarse o procesarse. Realice la exportación una vez que el canvas se muestre correctamente, y no mientras los marcadores de posición o las vistas previas de carga estén cambiando.

Revise el contenido confidencial. Un documento PDF puede compartirse fuera de ALLO. Elimine las notas privadas, páginas internas de respaldo, comentarios visibles en el canvas y datos específicos de clientes que no deban distribuirse con el archivo.

Exportar todas las páginas

Abra el canvas de página, abra el menú superior del canvas y seleccione Exportar a PDF. También puede abrir la ventana de Compartir y seleccionar la pestaña Exportar cuando esté disponible.

El formulario de exportación se inicia con la opción Todas las páginas seleccionada. Manténgala seleccionada cuando el PDF deba incluir todo el flujo de páginas visibles. Elija el nivel de calidad, confirme la lista de correos electrónicos de los destinatarios y seleccione Enviar.

ALLO iniciará la tarea de generación del PDF y enviará el archivo cuando finalice el procesamiento. En el caso de canvases extensos, este proceso puede demorar unos minutos. Puede visualizar el progreso en el canvas mientras se preparan las páginas. Al finalizar, ALLO entregará el archivo mediante correo electrónico, notificación de descarga en la aplicación o a través de la Bandeja de entrada, según el destinatario y la configuración del espacio de trabajo.

Exportar páginas seleccionadas

Utilice la exportación de páginas seleccionadas cuando solo una sección del canvas de página deba convertirse en PDF: un apartado destinado a clientes, material de estudio, el resumen de un taller, un anexo o unas pocas páginas de un canvas de trabajo extenso.

En la pestaña Exportar, desmarque la opción Todas las páginas. Introduzca los números y rangos de página en el campo Páginas, utilizando los números correlativos visibles en el flujo de páginas. Ejemplos:

1. 1-3
2. 1-3, 5
3. 1-3, 5, 7-9

ALLO procesa este campo de forma idéntica a un rango de impresión convencional. Los valores que no se puedan leer se ignorarán. Si el campo se mantiene en blanco o si ninguno de los valores introducidos es utilizable, la exportación se aplicará a todas las páginas. Verifique el rango de páginas antes de seleccionar Enviar, especialmente en canvases extensos donde omitir una página puede alterar la entrega.

La exportación de páginas seleccionadas se rige por el número de página, no por su título. Si el orden de las páginas se modifica después de definir un rango pero antes de iniciar el envío, vuelva a comprobar el rango especificado.

Elegir calidad

La pestaña Exportar incluye diversas opciones de calidad para el PDF:

Utilice Alta calidad para la mayoría de las revisiones de clientes, archivos internos, material de capacitación y entregas a partes interesadas. Utilice Calidad máxima cuando el PDF contenga diagramas complejos, capturas de pantalla detalladas de productos, texto muy pequeño en las imágenes o materiales destinados a ampliación o impresión. Utilice Calidad estándar cuando la rapidez de procesamiento, el tamaño del archivo o el envío por correo electrónico tengan prioridad frente al detalle fino.

La opción de calidad afecta al procesamiento de salida; sin embargo, no repara imágenes de origen borrosas, capturas de pantalla de baja resolución, miniaturas dañadas, archivos caducados o textos que ya resultaban demasiado pequeños en el canvas original.

Comportamiento de archivos, enlaces y elementos incrustados en el PDF

La exportación a PDF intenta conservar la interactividad de los enlaces activos en la medida en que el tipo de objeto y el lector de PDF lo admitan. Los objetos de archivo, los elementos incrustados, los botones de enlace y los objetos de subcanvas pueden generar áreas en las que se pueda hacer clic en el PDF exportado. Esto es de gran utilidad para las entregas de trabajo: el PDF muestra el diseño visual del canvas al tiempo que permite a los lectores abrir un archivo de origen, un sitio web, una referencia incrustada o un canvas conectado.

Le sugerimos considerar los enlaces interactivos como una comodidad y no como el único respaldo del material de origen importante. Su correcto funcionamiento puede depender de la disponibilidad del archivo, la configuración del espacio de trabajo, los límites del plan, las directivas de retención de archivos, eliminaciones, enlaces caducados, permisos de destino y el software lector de PDF que utilice el destinatario. Algunos lectores de PDF conservan las áreas de enlace de mejor manera que otros.

Si un objeto de archivo es crucial para la entrega, determine si el PDF por sí solo es suficiente. Para entregas formales, incluya los archivos de origen por separado o asegúrese de que los enlaces de destino permanezcan disponibles y accesibles para los destinatarios.

Compartir, Insertar y Exportar realizan funciones diferentes

La ventana de compartir puede incluir las pestañas Compartir, Insertar y Exportar. Aunque están relacionadas, sus funciones no son equivalentes.

Utilice la opción de Compartir cuando el destinatario deba continuar trabajando en el canvas. Utilice Insertar cuando el canvas deba permanecer visible y activo dentro de otra página. Utilice Exportar cuando el destinatario requiera un archivo físico.

Deshabilitar, renovar o definir la caducidad de un enlace para compartir o insertar puede afectar a los canvases incrustados. Sin embargo, no tiene efecto sobre un archivo PDF que ya ha sido descargado o compartido por correo electrónico.

Acceso después de la exportación

Considere el PDF exportado como un archivo independiente. Una vez que el archivo PDF sale de ALLO, el acceso al mismo se rige por las directivas del sistema donde se almacene o reenvíe: cuentas de correo electrónico, descargas locales, unidades compartidas, sistemas de gestión de tareas, herramientas de administración de documentos u otras aplicaciones.

Modificar los permisos del canvas posteriormente no elimina un archivo PDF que el destinatario ya haya recibido. Si el PDF contiene información confidencial, compártalo únicamente con las personas autorizadas para disponer de dicha copia.

Los enlaces contenidos dentro del PDF funcionan de manera distinta. Un enlace interactivo hacia un archivo, canvas o sitio web externo seguirá requiriendo que el destinatario disponga de permisos en el destino. Un PDF exportado puede ser perfectamente legible mientras que un archivo o canvas de ALLO vinculado ya no se abre debido a un cambio en los permisos de acceso, la eliminación del archivo, la aplicación de directivas de retención o la caducidad de un enlace de descarga firmado.

Los enlaces de descarga en correos electrónicos para PDFs exportados pueden caducar. La opción de descarga desde la Bandeja de entrada permite solicitar una nueva ruta de descarga siempre que el usuario conserve acceso al canvas de origen. Si su acceso ha sido revocado, el registro en la Bandeja de entrada no le otorgará permisos para volver a descargar el PDF.

Entrega y notificaciones

Al seleccionar Enviar, ALLO coloca la tarea de exportación del PDF en cola de procesamiento. Los canvases de menor tamaño suelen procesarse rápidamente. Los canvases extensos, con múltiples páginas, tamaños de página combinados, ajustes de calidad máxima, imágenes de gran tamaño, PDFs, archivos de Office o contenidos incrustados complejos pueden requerir un tiempo de procesamiento mayor.

Según el canal de comunicación y el destinatario, la entrega puede realizarse en diversos medios:

1. Un correo electrónico que incluye un botón de descarga para el PDF.
2. Una notificación emergente dentro de la aplicación cuando el PDF está listo.
3. Un elemento en la Bandeja de entrada con la opción Descargar PDF para aquellos usuarios que conserven acceso al canvas de origen.
4. Una notificación de error en caso de que la exportación no se pueda completar.

No cierre el navegador únicamente porque la ventana de exportación se haya cerrado. La exportación se procesa en el servidor tras la recepción de la solicitud; sin embargo, mantener el canvas abierto le permitirá visualizar el progreso y recuperarse rápidamente en caso de que ocurra un fallo.

Casos prácticos de uso

Para revisiones de clientes, cree un canvas de página destinando una página por sección de revisión. Pliegue las notas internas, exporte únicamente las páginas destinadas al cliente, elija Alta calidad o Calidad máxima, y envíe el PDF resultante a su contacto. Proporcione un enlace para compartir en vivo por separado únicamente en caso de que el cliente requiera añadir comentarios directamente en ALLO.

Para resumir un taller, ordene las páginas, mantenga visibles las decisiones y notas finales, pliegue el material de preparación del facilitador, exporte todas las páginas y adjunte el PDF al correo de seguimiento. Si los participantes requieren los archivos de origen, inclúyalos por separado o asegúrese de que los enlaces interactivos del PDF se mantengan activos.

Para el archivo histórico, realice la exportación una vez que el equipo haya resuelto todos los comentarios y confirmado el estado final del trabajo. Asigne un nombre claro al canvas antes de exportar, ya que el nombre del archivo PDF se define a partir de este. Guarde el PDF en el sistema de gestión de documentos que su equipo emplee para sus registros oficiales.

Para entregas con múltiples referencias, utilice el PDF como el documento principal de lectura y el canvas como la fuente de edición interactiva. El PDF simplifica el proceso al unificar el material; sin embargo, no debe considerarse el único medio de respaldo para recuperar documentos de origen si las políticas de retención o permisos son estrictas.

Qué puede salir mal

Si la opción Exportar a PDF no se muestra, compruebe si el canvas es de tipo pizarra de formato libre. La exportación basada en páginas no se admite en las pizarras de formato libre. Si se trata de un canvas de página, verifique sus permisos, el plan contratado y las restricciones de descarga del espacio de trabajo.

Si la pestaña Exportar no figura en la ventana de compartir, es posible que el canvas actual admita el uso compartido de accesos pero no la exportación a PDF. La opción de Compartir puede continuar disponible aun cuando Insertar y Exportar no lo estén.

Si el procesamiento del PDF tarda más de lo previsto, espere a que finalice la tarea en curso y compruebe su correo electrónico, las notificaciones y la Bandeja de entrada. Los canvases de gran extensión con abundante contenido multimedia y las exportaciones en Calidad máxima requieren tiempos mayores de procesamiento.

Si al PDF le falta una página, compruebe el rango de páginas seleccionado, las páginas plegadas y el orden establecido. Despliegue las páginas que deban mostrarse y realice la exportación de nuevo.

Si una página se muestra recortada o con una escala imprevista, verifique el tamaño de página, la presencia de dimensiones de página combinadas, el ajuste automático de altura y si la página resultaba demasiado ancha o alta para el formato de salida previsto.

Si las imágenes o las vistas previas de archivos presentan errores, abra el canvas and confirme que el procesamiento multimedia haya concluido. La exportación a PDF no corrige cargas incompletas ni vistas previas dañadas.

Si un enlace interactivo en el PDF no se abre, compruebe los permisos en el destino, si hay archivos eliminados o caducados, los límites del plan o de retención, y el software lector de PDF. Intente acceder al canvas o al archivo directamente desde ALLO para confirmar si la fuente original sigue activa.

Si un destinatario no logra descargar el archivo desde el correo electrónico, es posible que el enlace de descarga haya caducado o esté bloqueado por su cliente de correo. Sugiérale que inicie sesión en ALLO y verifique la Bandeja de entrada (si cuenta con acceso al canvas), o bien envíe la exportación nuevamente.

Si la exportación falla, intente refrescar la página del canvas, espere a que se carguen por completo los archivos multimedia y reintente la acción una vez más. Si el error persiste, consulte Solucionar una exportación de canvas fallida y remita al equipo de soporte el enlace al canvas, la hora de exportación, el rango de páginas, el nivel de calidad, el navegador o aplicación de escritorio utilizada, e indique si el fallo afecta a todo el documento o a una página específica.