Exportar un canvas a PDF

Exporte a PDF cuando un canvas de página deba convertirse en un archivo estable: una copia para revisar sin conexión, un archivo histórico, una entrega a un cliente, el registro de una reunión o un paquete único que sustituya a muchas capturas de pantalla y archivos de origen. El PDF respeta la estructura de páginas del canvas, el rango de páginas seleccionado, los tamaños de página, el estado de las páginas plegadas, los archivos multimedia cargados, el tema visible y el ajuste de calidad en el momento en que se inicia la exportación.

La exportación a PDF no es una copia de seguridad del canvas editable: no conserva el historial de ediciones, los comentarios en vivo, los roles ni la posibilidad de reorganizar el contenido. Use Compartir un canvas cuando las personas necesiten acceso en vivo dentro de ALLO, Insertar cuando el canvas deba seguir en vivo dentro de otro sitio web, Copia de seguridad y restauración cuando el equipo necesite una copia de recuperación .bee y Descargar todas las imágenes cuando el equipo necesite los archivos de imagen en lugar de un documento organizado por páginas.

Disponibilidad

Antes de exportar

Un PDF es una instantánea, así que los pequeños descuidos del canvas se convierten en problemas permanentes del archivo. Antes de empezar:

• Compruebe el orden de las páginas en el carril de diapositivas o la vista general. El PDF sigue la secuencia de páginas.
• Despliegue las páginas que deban aparecer y mantenga plegadas las que deban quedar fuera (notas del facilitador, material de respaldo, versiones anteriores).
• Revise el tamaño de página, que afecta a la forma del PDF, los márgenes, la escala y la combinación de tamaños; use Cambiar tamaño de página si todas las páginas deben compartir el mismo formato.
• Espere a que terminen de cargarse las imágenes grandes, los archivos, las miniaturas y las vistas previas. Exporte cuando el canvas se vea correctamente, no mientras los marcadores de posición siguen cambiando.
• Revise el contenido confidencial. Un PDF puede salir de ALLO, así que elimine las notas privadas, las páginas internas y los datos de clientes que no deban viajar con el archivo.

Exportar todas las páginas o una selección

Abra el menú del encabezado del canvas y elija Exportar a PDF, o abra Compartir y use la pestaña Exportar a PDF. El formulario se abre con Todas las páginas seleccionada; manténgala para incluir todo el flujo de páginas visibles, elija un nivel de calidad, confirme la lista de correos electrónicos de los destinatarios y seleccione Enviar.

Para exportar solo una parte del canvas (una sección para el cliente, material de apoyo, un anexo), desmarque Todas las páginas e introduzca en el campo Páginas los números y rangos como en un rango de impresión, con los números que se ven en el flujo de páginas: por ejemplo, 1-3, 1-3, 5 o 1-3, 5, 7-9. ALLO ignora los valores que no puede leer y, si el campo queda en blanco o ninguno de los valores es utilizable, la exportación incluye todas las páginas. El rango se basa en los números de página, no en los títulos, así que, si el orden de las páginas cambia antes del envío, vuelva a comprobarlo.

ALLO pone la tarea del PDF en cola y lo entrega cuando termina el procesamiento; los canvases grandes pueden tardar unos minutos y puede seguir el progreso en el propio canvas. El nombre del archivo exportado se basa en el nombre del canvas, así que asigne un nombre claro antes de exportar una copia de archivo.

Elegir calidad

Use Alta calidad para la mayoría de las revisiones, archivos y entregas; Calidad máxima para diagramas densos, texto pequeño dentro de imágenes o material que se ampliará o imprimirá; y Calidad estándar cuando la rapidez, el tamaño del archivo o el envío por correo electrónico importen más. La calidad cambia el resultado renderizado, pero no repara imágenes de origen borrosas, capturas de baja resolución, miniaturas dañadas, archivos caducados ni texto que ya era demasiado pequeño en el canvas.

Enlaces, acceso y entrega

La exportación a PDF mantiene los enlaces útiles en los que se puede hacer clic cuando el tipo de objeto y el lector de PDF lo admiten: los objetos de archivo, los elementos incrustados, los botones de enlace y los objetos de subcanvas pueden generar áreas en las que se puede hacer clic. Considere esos enlaces una comodidad, no la única copia del material de origen importante: dependen de la disponibilidad de los archivos, la configuración del espacio de trabajo, los límites del plan y de retención, los permisos de destino y el lector de PDF del destinatario. Para una entrega formal, incluya los archivos de origen por separado.

Trate el PDF exportado como un archivo independiente. Una vez que sale de ALLO, el acceso depende de dónde se guarde o reenvíe, y cambiar después los permisos del canvas no borra un PDF que alguien ya recibió, así que comparta un PDF con contenido confidencial solo con quienes deban tener esa copia. Los enlaces dentro del PDF siguen comprobando los permisos en el destino. El PDF se puede leer siempre, pero un archivo de ALLO vinculado puede dejar de abrirse más adelante: cambió el acceso, el archivo se eliminó o caducó, o el enlace de descarga expiró. Los enlaces de descarga del correo electrónico pueden caducar. La acción Descargar PDF de la Bandeja de entrada puede solicitar una copia nueva para quienes aún tienen acceso al canvas; no sirve para saltarse un acceso revocado.

La entrega puede llegar como un correo electrónico con una acción de descarga, una notificación en la aplicación cuando el PDF está listo, un elemento en la Bandeja de entrada para quienes aún pueden acceder al canvas o una notificación de error. La exportación se procesa en el servidor una vez aceptada la solicitud, así que la ventana puede cerrarse, pero mantener el canvas abierto le permite ver el progreso y reaccionar si la tarea falla.

Solución de problemas

• Exportar a PDF no aparece o está en gris. Compruebe si el canvas es una pizarra de formato libre (sin exportación basada en páginas). Si es un canvas de página, compruebe si lo abrió como invitado o en una vista emergente en lugar de en su propia página y, después, abra el propio canvas con la sesión iniciada. Si la pestaña Exportar a PDF no aparece en Compartir, se aplican las mismas comprobaciones.
• Al PDF le falta una página. Compruebe el rango de páginas seleccionado, las páginas plegadas y el orden de las páginas. Despliegue las páginas que deban aparecer y vuelva a exportar.
• Una página se ve recortada o con otra escala. Compruebe el tamaño de página, las dimensiones combinadas, la altura automática y si la página era demasiado ancha o alta para la salida.
• Las imágenes o las vistas previas se ven mal. Confirme que los archivos multimedia terminaron de cargarse o procesarse; la exportación no corrige subidas sin terminar ni miniaturas dañadas.
• Un enlace del PDF no se abre. Compruebe los permisos de destino, si hay archivos eliminados o caducados, los límites del plan o de retención y el lector de PDF. Abra directamente el canvas o el archivo para confirmar que la fuente sigue existiendo.
• Un destinatario no puede descargar desde el correo electrónico. El enlace puede haber caducado o su cliente de correo puede haberlo bloqueado; pídale que abra ALLO y revise la Bandeja de entrada si tiene acceso, o vuelva a enviarlo.
• La exportación falla. Vuelva a intentarlo una vez después de actualizar la página y esperar a que se carguen los archivos multimedia. Si vuelve a fallar, consulte Solucionar una exportación de canvas fallida y envíe a soporte el enlace del canvas, la hora de la exportación, el rango de páginas, la calidad, la aplicación y si el fallo afecta a todas las páginas o a una sola.