Compartir un canvas

Comparta un canvas cuando alguien necesite ver, comentar, editar o revisar trabajo dentro de ALLO. Compartir no es solo copiar una URL. Lo importante es elegir el permiso adecuado para que las personas puedan hacer su trabajo sin modificar por accidente elementos que solo debían revisar.

El acceso al canvas puede provenir de más de un origen. Una persona puede abrir el canvas porque es miembro del espacio de trabajo, colaborador del proyecto, colaborador directo del canvas, colaborador externo o invitado con un enlace compartido. Cuando revise el acceso, piense tanto en el canvas en sí como en el proyecto o espacio de trabajo que lo rodea. Eliminar una ruta de acceso específica podría no revocar todos los accesos.

Dónde compartir

Abra el canvas y elija Compartir en el encabezado. El diálogo para compartir puede incluir las pestañas Compartir, Incrustar y Exportar, según el tipo de canvas, la configuración del espacio de trabajo y el contexto. Algunos tipos de canvas o plantillas ocultan las pestañas que no se aplican. Si solo se aplica una pestaña, ALLO la muestra directamente sin la barra de pestañas.

La pestaña Compartir es la interfaz de permisos. Utilícela para invitar a personas, revisar los colaboradores actuales, activar o desactivar el uso compartido de enlaces, elegir el permiso del enlace, copiar el enlace para compartir generado, mostrar un código QR cuando esté disponible y revisar el texto de estado del enlace actual.

Los invitados no ven el control normal de Compartir. Si un invitado necesita agregar a otra persona, un miembro del espacio de trabajo o el propietario del canvas debe administrarlo desde Compartir.

Compartir, Incrustar y Exportar realizan funciones diferentes

Estas tres pestañas son opciones de salida, no tres versiones del mismo enlace.

Utilice Compartir cuando las personas necesiten acceder al canvas en vivo en ALLO. Permite controlar quién puede ver, comentar, editar, acceder como invitado o abrir un enlace. Si alguien necesita continuar trabajando, dejar comentarios o ver actualizaciones posteriores, comience aquí.

Use Incrustar cuando un canvas de páginas deba aparecer en vivo dentro de otro sitio web o página. ALLO genera el código iframe a partir de un enlace de incrustación y muestra una vista previa cuando el canvas actual es compatible. Los canvases incrustados dependen del enlace generado de incrustación o uso compartido, del sitio de destino y del comportamiento de iframes en el navegador. Si el enlace se renueva, se desactiva o caduca, las incrustaciones que usen el enlace anterior pueden dejar de funcionar.

Utilice Exportar cuando alguien necesite un archivo PDF estático. La exportación no otorga acceso al canvas en vivo. Crea un archivo PDF que se puede enviar por correo electrónico, descargar, adjuntar, archivar o reenviar fuera de ALLO. Una vez que un PDF sale de ALLO, los cambios en los permisos del canvas no pueden retirar esa copia. Consulte Exportar un canvas a PDF para conocer las advertencias sobre el rango de páginas, la calidad, la entrega y el acceso.

Las pizarras de formato libre pueden mostrar menos opciones de salida. Compartir puede seguir disponible porque los permisos de acceso aún aplican, mientras que Incrustar y Exportar requieren una estructura de páginas.

Niveles de permisos

Los roles del espacio de trabajo y del proyecto también pueden influir en lo que una persona puede hacer. Si la pertenencia a un proyecto ya otorga acceso, el diálogo de compartir del canvas podría no ser la única ruta de permisos; consulte Gestionar canvas en proyectos para conocer el acceso al canvas a nivel de proyecto.

Utilice la pantalla de permisos como fuente de verdad antes de enviar un enlace fuera de su equipo. Un enlace privado seguirá fallando para alguien que no haya sido invitado, mientras que un enlace para compartir está diseñado para personas que necesitan acceso desde fuera del límite de miembros actual.

Invitar a personas directamente

Utilice el campo de invitación para añadir miembros del espacio de trabajo, colaboradores actuales o direcciones de correo electrónico. Las sugerencias priorizan a los miembros activos del espacio de trabajo y a los colaboradores existentes. Los usuarios desactivados se excluyen de las sugerencias para evitar invitar accidentalmente a alguien que no pueda participar.

Elija el permiso antes de enviar la invitación. Utilice Cmd+Enter en Mac o Ctrl+Enter en Windows y Linux para realizar el envío cuando el diálogo admita el atajo de teclado. Presione Escape para cerrar el diálogo.

Si invita a una dirección de correo electrónico que no pertenece a un miembro del espacio de trabajo, la persona podría acceder a través de un flujo de invitado o de colaboración externa, según la configuración del espacio de trabajo y los permisos del enlace.

Compartir un enlace

Utilice el uso compartido de enlaces cuando el acceso no deba depender de ingresar manualmente a cada destinatario. Habilite o genere el enlace, elija el permiso del enlace y, a continuación, cópielo. El diálogo para compartir también puede mostrar una opción de código QR cuando esté disponible, lo cual es útil para talleres, aulas de clase y colaboración presencial.

El permiso del enlace importa. Un enlace de solo lectura sirve para presentaciones de resultados. Un enlace de comentario es adecuado para rondas de feedback. Un enlace de edición permite modificar el canvas, así que úselo solo cuando todas las personas con el enlace tengan permiso para editar.

Los enlaces para compartir son diferentes de los enlaces de página, de objeto y de comentario copiados dentro del canvas. Los enlaces para compartir facilitan el acceso inicial. Los enlaces copiados de ubicación precisa ayudan a que alguien aterrice exactamente en el lugar correcto una vez que ya dispone de acceso. Consulte Enlaces privados y enlaces compartidos en Canvas para conocer todos los detalles de esta distinción.

ALLO puede recordar un permiso de enlace preferido durante la configuración y podría ajustarlo si el servidor devuelve un permiso diferente permitido. Si el permiso que se muestra tras la creación del enlace difiere de lo esperado, confíe en la configuración final visible y modifíquela deliberadamente si dispone de los permisos necesarios.

Si desactiva el uso compartido de enlaces, el enlace copiado dejará de funcionar como una ruta de acceso válida. Si renueva o restablece un enlace compartido, envíe el nuevo enlace a las personas que aún necesiten acceso. Los enlaces antiguos pueden dejar de funcionar tras una renovación.

Gestionar miembros

Use la administración de miembros para revisar quién tiene acceso y qué rol tiene asignado. Quite a quienes ya no necesiten acceso, reduzca permisos después de completar una revisión y verifique colaboradores externos antes de compartir trabajo con información sensible. Consulte Administrar miembros del canvas para ver el flujo completo, incluidas invitaciones directas, invitados y colaboradores externos, acceso basado en enlaces y filas de miembros de solo lectura.

Si alguien puede acceder al canvas a través de un rol de proyecto o de espacio de trabajo, eliminar una invitación directa del canvas podría no revocar todo su acceso. Verifique los miembros del proyecto si el acceso persiste después de eliminar a un colaborador a nivel de canvas.

Si un canvas se encuentra dentro de un proyecto compartido, el acceso al proyecto puede convertir a alguien en colaborador del canvas incluso cuando no haya sido invitado desde el diálogo Compartir del canvas. Si una persona solo debe tener acceso a un canvas específico, comparta el canvas directamente en lugar de invitarla a un proyecto más amplio.

Compartir con invitados

Los invitados pueden abrir un canvas compartido mediante un flujo de entrada de invitado cuando el canvas lo permite. Pueden ver una vista previa, ingresar un nombre y continuar como invitados antes de que cargue el editor completo. No ven todos los controles del propietario, y algunas acciones, como Compartir, Presentar, administración de plantillas, creación de sub-canvases y moderación de hilos, están restringidas.

Utilice la colaboración de invitados al compartir fuera del espacio de trabajo. Si el invitado necesita editar, elija un permiso con capacidad de edición. Si solo necesita revisar, elija el acceso de comentario.

La colaboración externa es más amplia que la pantalla de entrada de invitados. Se puede invitar a una persona externa al espacio de trabajo a un canvas o proyecto sin necesidad de convertirse en miembro de pleno derecho del espacio de trabajo. Sus permisos deben seguir gestionándose desde el elemento compartido, no desde la sección de Personas.

Utilizar un PIN o contraseña del canvas

Cuando su espacio de trabajo lo admita y tenga permisos, use Administrar PIN del canvas desde el menú del encabezado para añadir o administrar protección de acceso mediante PIN. Esto es independiente de elegir permisos de ver, comentar o editar. Un PIN protege la entrada inicial, pero el rol de la persona sigue determinando lo que puede hacer dentro.

Si alguien informa un error de PIN o contraseña, confirme que tiene el enlace más reciente, el PIN correcto y el permiso de acceso correspondiente. Los errores de contraseña mantienen a los usuarios en el flujo de entrada en lugar de abrir el canvas completo.

Un PIN o contraseña no reemplaza los permisos. Protege el acceso, pero no decide si una persona puede ver, comentar, editar, exportar o modificar el acceso una vez que ingresa. Consulte Utilizar un PIN o contraseña del canvas para obtener detalles sobre la configuración, propiedad, entrada de invitados y resolución de problemas.

Compartir ubicaciones exactas

Utilice Copiar enlace de página desde el Menú de páginas, Copiar enlace desde el Menú de elementos o Copiar enlace de comentario desde Comentarios y menciones cuando alguien necesite aterrizar en un lugar preciso.

Los enlaces de ubicación precisa siguen requiriendo acceso al canvas. Comparta primero el canvas cuando el acceso no esté garantizado y, a continuación, envíe el enlace de la página, objeto o comentario.

Uso compartido de solo lectura y restringido

El uso compartido de solo lectura sirve cuando el canvas debe ser visible pero no modificable. Úselo para lecturas finales de resultados, vistas previas de clientes, revisiones de stakeholders o material archivado. Si necesita recibir comentarios, use acceso de comentario.

Algunas descargas de archivos, descargas de imágenes, acciones de exportación y configuraciones del propietario pueden permanecer restringidas incluso cuando alguien pueda ver el canvas. Esto es intencionado en los espacios de trabajo que protegen los archivos de origen o limitan la extracción externa de datos.

Qué puede salir mal

Si alguien ve "Sin permisos", "No se encontró el canvas" o un error de acceso similar, compruebe la cuenta con la que ha iniciado sesión, el enlace que ha utilizado, el acceso al proyecto, la pertenencia directa al canvas, el acceso de invitados y si el canvas fue movido, archivado, eliminado o dejó de compartirse.

Si una persona puede abrir el canvas principal pero no un sub-canvas, comparta el sub-canvas directamente o confirme que se encuentra en un proyecto al que pueda acceder. El acceso al canvas principal no siempre garantiza acceso a todos los canvases conectados.

Si el botón Compartir no aparece, quizá esté como invitado, usando una vista que no administra accesos o sin permisos para administrar el uso compartido.

Si los colaboradores pueden ver pero no comentar o editar, modifique su rol desde el diálogo para compartir o desde la configuración de acceso al proyecto. Recargar la página no convertirá el acceso de vista en un acceso de comentario o edición.

Si una persona externa no puede ingresar como invitado, confirme el uso compartido de enlaces, el acceso de invitados, el PIN o contraseña, y si el espacio de trabajo permite la colaboración externa para ese canvas.