Compartir un canvas

Comparta un canvas cuando alguien necesite ver, comentar, editar o revisar un trabajo dentro de ALLO. Compartir no consiste únicamente en copiar una URL. Lo importante es elegir el permiso adecuado para que las personas puedan realizar su trabajo sin modificar accidentalmente elementos que solo deberían revisar.

El acceso al canvas puede provenir de más de un origen. Una persona puede abrir el canvas porque es miembro del espacio de trabajo, colaborador del proyecto, colaborador directo del canvas, colaborador externo o invitado con un enlace compartido. Cuando revise el acceso, piense tanto en el canvas en sí como en el proyecto o espacio de trabajo que lo rodea. Eliminar una ruta de acceso específica podría no revocar todos los accesos.

Dónde compartir

Abra el canvas y elija Compartir en el encabezado. El diálogo para compartir puede incluir las pestañas Compartir, Incrustar y Exportar, según el tipo de canvas, la configuración del espacio de trabajo y el contexto. Algunos tipos de canvas o plantillas ocultan las pestañas que no se aplican. Si solo se aplica una pestaña, ALLO la muestra directamente sin la barra de pestañas.

La pestaña Compartir es la interfaz de permisos. Utilícela para invitar a personas, revisar los colaboradores actuales, activar o desactivar el uso compartido de enlaces, elegir el permiso del enlace, copiar el enlace para compartir generado, mostrar un código QR cuando esté disponible y revisar el texto de estado del enlace actual.

Los invitados no ven el control de compartir normal. Si un invitado necesita agregar a otra persona, un miembro del espacio de trabajo o el propietario del canvas debe gestionarlo desde la opción Compartir.

Compartir, Incrustar y Exportar realizan funciones diferentes

Estas tres pestañas son opciones de salida, no tres versiones del mismo enlace.

Utilice Compartir cuando las personas necesiten acceder al canvas en vivo en ALLO. Permite controlar quién puede ver, comentar, editar, acceder como invitado o abrir un enlace. Si alguien necesita continuar trabajando, dejar comentarios o ver actualizaciones posteriores, comience aquí.

Utilice Incrustar cuando un canvas de páginas deba aparecer en vivo dentro de otro sitio web o página. ALLO genera el código iframe a partir de un enlace de incrustación y muestra una vista previa cuando el canvas actual es compatible. Los canvas incrustados dependen del enlace de incrustación/uso compartido generado, del sitio web de destino y del comportamiento de los iframes en el navegador. Si el enlace se renueva, se desactiva o caduca, los elementos incrustados que utilicen el enlace anterior pueden dejar de funcionar.

Utilice Exportar cuando alguien necesite un archivo PDF estático. La exportación no otorga acceso al canvas en vivo. Crea un archivo PDF que se puede enviar por correo electrónico, descargar, adjuntar, archivar o reenviar fuera de ALLO. Una vez que un PDF sale de ALLO, los cambios en los permisos del canvas no pueden retirar esa copia. Consulte Exportar un canvas a PDF para conocer las advertencias sobre el rango de páginas, la calidad, la entrega y el acceso.

Las pizarras de formato libre pueden mostrar menos opciones de salida. La opción de compartir puede seguir estando disponible porque los permisos de acceso se siguen aplicando, mientras que Incrustar y Exportar requieren la estructura de páginas de la que carecen estos tableros.

Niveles de permisos

Los roles del espacio de trabajo y del proyecto también pueden influir en lo que una persona puede hacer. Si la pertenencia a un proyecto ya otorga acceso, el diálogo de compartir del canvas podría no ser la única ruta de permisos; consulte Gestionar canvas en proyectos para conocer el acceso al canvas a nivel de proyecto.

Utilice la pantalla de permisos como fuente de verdad antes de enviar un enlace fuera de su equipo. Un enlace privado seguirá fallando para alguien que no haya sido invitado, mientras que un enlace para compartir está diseñado para personas que necesitan acceso desde fuera del límite de miembros actual.

Invitar a personas directamente

Utilice el campo de invitación para añadir miembros del espacio de trabajo, colaboradores actuales o direcciones de correo electrónico. Las sugerencias priorizan a los miembros activos del espacio de trabajo y a los colaboradores existentes. Los usuarios desactivados se excluyen de las sugerencias para evitar invitar accidentalmente a alguien que no pueda participar.

Elija el permiso antes de enviar la invitación. Utilice Cmd+Enter en Mac o Ctrl+Enter en Windows y Linux para realizar el envío cuando el diálogo admita el atajo de teclado. Presione Escape para cerrar el diálogo.

Si invita a una dirección de correo electrónico que no pertenece a un miembro del espacio de trabajo, la persona podría acceder a través de un flujo de invitado o de colaboración externa, según la configuración del espacio de trabajo y los permisos del enlace.

Compartir un enlace

Utilice el uso compartido de enlaces cuando el acceso no deba depender de ingresar manualmente a cada destinatario. Habilite o genere el enlace, elija el permiso del enlace y, a continuación, cópielo. El diálogo para compartir también puede mostrar una opción de código QR cuando esté disponible, lo cual es útil para talleres, aulas de clase y colaboración presencial.

El permiso del enlace es importante. Un enlace de solo lectura es adecuado para exposiciones de resultados. Un enlace de comentario es ideal para rondas de retroalimentación. Un enlace de edición permite a los destinatarios modificar el canvas, por lo que debe utilizarlo únicamente cuando todos los que tengan el enlace tengan permitido editar.

Los enlaces para compartir son diferentes de los enlaces de página, de objeto y de comentario copiados dentro del canvas. Los enlaces para compartir facilitan el acceso inicial. Los enlaces copiados de ubicación precisa ayudan a que alguien aterrice exactamente en el lugar correcto una vez que ya dispone de acceso. Consulte Enlaces privados y enlaces compartidos en Canvas para conocer todos los detalles de esta distinción.

ALLO puede recordar un permiso de enlace preferido durante la configuración y podría ajustarlo si el servidor devuelve un permiso diferente permitido. Si el permiso que se muestra tras la creación del enlace difiere de lo esperado, confíe en la configuración final visible y modifíquela deliberadamente si dispone de los permisos necesarios.

Si desactiva el uso compartido de enlaces, el enlace copiado dejará de funcionar como una ruta de acceso válida. Si renueva o restablece un enlace compartido, envíe el nuevo enlace a las personas que aún necesiten acceso. Los enlaces antiguos pueden dejar de funcionar tras una renovación.

Gestionar miembros

Utilice la gestión de miembros para revisar quién tiene acceso y qué rol tiene asignado. Elimine a las personas que ya no necesiten acceso, reduzca los permisos una vez completada una revisión y verifique a los colaboradores externos antes de compartir trabajos que contengan información sensible. Consulte Gestionar miembros del canvas para conocer el flujo de trabajo completo de gestión de miembros, lo que incluye invitaciones directas, colaboradores externos y de invitados, accesos basados en enlaces y filas de miembros de solo lectura.

Si alguien puede acceder al canvas a través de un rol de proyecto o de espacio de trabajo, eliminar una invitación directa del canvas podría no revocar todo su acceso. Verifique los miembros del proyecto si el acceso persiste después de eliminar a un colaborador a nivel de canvas.

Si un canvas se encuentra dentro de un proyecto compartido, el acceso al proyecto puede convertir a alguien en colaborador del canvas incluso cuando no haya sido invitado desde el diálogo Compartir del canvas. Si una persona solo debe tener acceso a un canvas específico, comparta el canvas directamente en lugar de invitarla a un proyecto más amplio.

Compartir con invitados

Los invitados pueden abrir un canvas compartido a través de un flujo de entrada de invitados cuando el canvas lo permita. Pueden ver una vista previa, ingresar un nombre y continuar como invitados antes de que se cargue el editor completo. Los invitados no ven todos los controles del propietario y algunas acciones, como Compartir, Presentar, la gestión de plantillas, la creación de subcanvas y la moderación de hilos de discusión, están restringidas.

Utilice la colaboración de invitados al compartir fuera del espacio de trabajo. Si el invitado necesita editar, elija un permiso con capacidad de edición. Si solo necesita revisar, elija el acceso de comentario.

La colaboración externa es más amplia que la pantalla de entrada de invitados. Se puede invitar a una persona externa al espacio de trabajo a un canvas o proyecto sin necesidad de convertirse en miembro de pleno derecho del espacio de trabajo. Sus permisos deben seguir gestionándose desde el elemento compartido, no desde la sección de Personas.

Utilizar un PIN o contraseña del canvas

Cuando su espacio de trabajo sea compatible y disponga de permisos, utilice Gestionar PIN del canvas desde el menú del encabezado para añadir o gestionar la protección de acceso mediante PIN. Esto es independiente de la elección de los permisos de ver, comentar o editar. Un PIN protege el acceso inicial, pero el rol de la persona sigue determinando lo que puede hacer una vez dentro.

Si alguien informa un error de PIN o contraseña, confirme que tiene el enlace más reciente, el PIN correcto y el permiso de acceso correspondiente. Los errores de contraseña mantienen a los usuarios en el flujo de entrada en lugar de abrir el canvas completo.

Un PIN o contraseña no reemplaza los permisos. Protege el acceso, pero no decide si una persona puede ver, comentar, editar, exportar o modificar el acceso una vez que ingresa. Consulte Utilizar un PIN o contraseña del canvas para obtener detalles sobre la configuración, propiedad, entrada de invitados y resolución de problemas.

Compartir ubicaciones exactas

Utilice Copiar enlace de página desde el Menú de páginas, Copiar enlace desde el Menú de elementos o Copiar enlace de comentario desde Comentarios y menciones cuando alguien necesite aterrizar en un lugar preciso.

Los enlaces de ubicación precisa siguen requiriendo acceso al canvas. Comparta primero el canvas cuando el acceso no esté garantizado y, a continuación, envíe el enlace de la página, objeto o comentario.

Uso compartido de solo lectura y restringido

El uso compartido de solo lectura es útil cuando el canvas debe ser visible pero no modificable. Utilícelo para lecturas finales de resultados, vistas previas de clientes, revisiones de partes interesadas o material archivado. Si necesita recibir comentarios, utilice el acceso de comentario en su lugar.

Algunas descargas de archivos, descargas de imágenes, acciones de exportación y configuraciones del propietario pueden permanecer restringidas incluso cuando alguien pueda ver el canvas. Esto es intencionado en los espacios de trabajo que protegen los archivos de origen o limitan la extracción externa de datos.

Qué puede salir mal

Si alguien ve "Sin permisos", "No se encontró el canvas" o un error de acceso similar, compruebe la cuenta con la que ha iniciado sesión, el enlace que ha utilizado, el acceso al proyecto, la pertenencia directa al canvas, el acceso de invitados y si el canvas fue movido, archivado, eliminado o dejó de compartirse.

Si una persona puede abrir el canvas principal pero no un subcanvas, comparta el subcanvas directamente o confirme que se encuentra en un proyecto al que pueda acceder. El acceso al canvas principal no siempre garantiza el acceso a todos los canvas conectados.

Si el botón Compartir no aparece, es posible que se encuentre como invitado, esté utilizando una vista que no gestiona los accesos o carezca de permisos para gestionar el uso compartido.

Si los colaboradores pueden ver pero no comentar o editar, modifique su rol desde el diálogo para compartir o desde la configuración de acceso al proyecto. Recargar la página no convertirá el acceso de vista en un acceso de comentario o edición.

Si una persona externa no puede ingresar como invitado, confirme el uso compartido de enlaces, el acceso de invitados, el PIN o contraseña, y si el espacio de trabajo permite la colaboración externa para ese canvas.