Gestionar los miembros del canvas

Los miembros del canvas son las personas que pueden abrir un canvas específico, junto con los roles que determinan lo que pueden hacer allí. Utilice la gestión de miembros cuando necesite responder a preguntas prácticas de acceso: quién puede ver esto, quién puede comentar, quién puede editar, quién accedió a través de un enlace y quién debería ser eliminado antes de la próxima revisión.

Esto es independiente de un PIN de canvas. Los miembros y los roles determinan si alguien tiene acceso y qué puede hacer después de ingresar. Un PIN añade una solicitud de código antes de que se abra el contenido.

Qué muestra la gestión de miembros

El cuadro de diálogo de Compartir del canvas puede mostrar colaboradores directos, al propietario del canvas, invitados o colaboradores externos, personas que tienen acceso a través de un enlace para compartir y personas cuyo acceso proviene de un rol más amplio del proyecto o del espacio de trabajo.

Las filas pueden incluir etiquetas como Propietario, Invitado o Enlace. Estas etiquetas ayudan a explicar por qué aparece una persona en la lista de acceso.

Propietario significa que la persona posee o gestiona el canvas a un nivel superior.

Invitado significa que la persona no es un miembro habitual del espacio de trabajo para esta ruta de acceso al canvas. Puede tratarse de un colaborador externo o de alguien que ingresa a través del flujo de invitados.

Enlace significa que la persona está asociada con el acceso desde el enlace para compartir, en lugar de una invitación directa al canvas. Cambie la configuración del enlace cuando este sea la ruta de acceso.

No asuma que todos los colaboradores visibles fueron invitados directamente desde el canvas. Un rol de proyecto, un rol de espacio de trabajo o un enlace para compartir también pueden hacer que el canvas esté disponible.

Cómo abrir los miembros del canvas

Abra el canvas y seleccione Compartir. El cuadro de diálogo de Compartir le permite invitar a personas, elegir permisos, gestionar miembros existentes, activar o desactivar el uso compartido de enlaces, copiar el enlace para compartir y comprobar el permiso actual del enlace.

Cuando los avatares de los miembros o la opción Gestionar permisos aparezcan en el cuadro de diálogo de Compartir, ábralos para revisar la lista de acceso. Desde allí, las personas con permiso de gestión pueden cambiar los roles o eliminar miembros cuando la ruta de acceso lo permita.

Los invitados no ven los controles habituales de gestión de Compartir. Si un invitado necesita añadir a otra persona, el propietario del canvas, el administrador del espacio de trabajo o un miembro del espacio de trabajo con permiso para compartir deberán gestionar el acceso.

Algunos canvas no permiten que todas las personas gestionen la opción de Compartir. Esto puede ocurrir si usted es un invitado, si el canvas forma parte del flujo de trabajo de una plantilla o si su cuenta no dispone de permisos para gestionar el acceso.

Seleccione el rol adecuado

Elija el rol más específico que permita a la persona realizar su trabajo.

Los roles del espacio de trabajo y del proyecto pueden influir en el resultado final. Si una persona tiene acceso al proyecto, el cuadro de diálogo de Compartir del canvas podría no ser el único lugar para cambiar lo que puede hacer; la gestión de canvas en proyectos explica el camino más amplio.

Invitar a personas por correo electrónico

Utilice una invitación directa por correo electrónico cuando sepa exactamente quién debe tener acceso. Esta es la mejor opción para compañeros de equipo identificados, contactos de clientes, contratistas, revisores, instructores, estudiantes o proveedores que deben ser responsables como personas individuales.

Abra Compartir, introduzca el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona, seleccione el rol y envíe la invitación. Las sugerencias priorizan a los miembros activos del espacio de trabajo y a los colaboradores actuales. Los usuarios desactivados se excluyen de las sugerencias porque no pueden participar normalmente.

Si la dirección de correo electrónico no pertenece a un miembro del espacio de trabajo, la persona podría ingresar como invitado o colaborador externo según la configuración del espacio de trabajo. Esto les permite colaborar en el canvas compartido sin convertirse en miembros de pleno derecho del espacio de trabajo.

Seleccione el rol antes de enviar. Para revisiones externas, el acceso de comentarios suele ser la opción predeterminada más recomendada. Utilice el acceso de edición únicamente cuando el destinatario deba modificar directamente el canvas.

Gestionar miembros existentes

Utilice Gestionar permisos para revisar la lista de acceso actual antes de una revisión de cliente, sesión de clase, taller, entrega o archivo de proyecto.

Reduzca el nivel de acceso una que vez que el trabajo cambie de fase. Por ejemplo, cambie a un cliente de edición a comentario después de que finalice la sesión de trabajo, o cambie a un grupo grande de comentario a vista una vez completada la presentación.

Elimine a los colaboradores directos que ya no necesiten acceso. Quitar a un miembro directo del canvas no siempre elimina todas las vías de acceso al mismo. Si la persona también tiene acceso al proyecto, acceso al espacio de trabajo o un enlace para compartir que sigue activo, es posible que aún pueda abrirlo.

Algunas filas no se pueden modificar desde la lista de miembros del canvas. Los propietarios, su propia fila, los miembros a nivel de proyecto, el acceso basado en enlaces o las filas controladas por una ruta de permisos más amplia pueden ser de solo lectura en esa vista. En su lugar, modifique la ruta de acceso de origen.

Si una persona aparece con la etiqueta Enlace, revise la configuración del enlace para compartir. Si el enlace ya no es adecuado, desactive el uso compartido de enlaces, reduzca los permisos del mismo o renuévelo y envíe el nuevo enlace únicamente al público adecuado.

Invitados y colaboradores externos

Los invitados y colaboradores externos son de gran utilidad cuando alguien de fuera del espacio de trabajo necesita un acceso delimitado al canvas sin convertirse en un miembro habitual del mismo.

Utilice la opción de invitados para sesiones temporales, talleres, entrevistas, actividades escolares, revisiones de clientes y participación externa ligera. Un invitado puede acceder a través de un enlace, proporcionar un nombre para mostrar y luego utilizar el canvas con el permiso otorgado.

Utilice colaboradores externos cuando una persona ajena identificada deba mantener el acceso a un canvas o proyecto específico a lo largo del tiempo. Siguen sin ser equivalentes a los miembros de pleno derecho del espacio de trabajo y se deben gestionar desde el elemento compartido en lugar de la lista de Miembros del espacio de trabajo.

El acceso de invitados y colaboradores externos debe revisarse con más frecuencia que el acceso interno habitual. Elimine a los revisores de clientes antiguos, desactive los enlaces de talleres anteriores y reduzca el acceso de edición cuando finalice el periodo de colaboración activa.

Enlaces para compartir y enlaces privados

Un enlace para compartir es una ruta de acceso. Créelo desde Compartir, seleccione el permiso del enlace y envíelo a las personas que deban acceder a través de él.

Un enlace privado apunta a una ubicación normal del canvas, página, objeto, comentario o mensaje de chat. Ayuda a que alguien llegue al lugar exacto una vez que ya tiene acceso. No los invita, no los añade como miembros ni modifica su rol.

Utilice un enlace para compartir cuando el destinatario no tenga acceso previo. Utilice un enlace privado a una página, objeto, comentario o chat una vez confirmado el acceso.

Por ejemplo, envíe primero a un cliente un enlace para compartir para que pueda acceder con permisos de comentario. Después, envíe un enlace de página o un enlace de comentario cuando necesite que revisen una sección específica.

Si el canvas dispone de un PIN, tanto el enlace para compartir como el PIN son importantes. El enlace proporciona la ruta de acceso. El PIN permite a la persona superar la pantalla de entrada protegida. El rol asignado seguirá determinando lo que pueden hacer después de acceder.

Consulte Enlaces privados y enlaces para compartir en el canvas para conocer todos los detalles sobre la distinción de enlaces.

Seleccione el método de uso compartido adecuado

Limpieza del acceso después de la colaboración

Después de una revisión, taller, clase o sesión con un cliente, compruebe la lista de miembros y la configuración de los enlaces para compartir.

Elimine a las personas que ya no necesiten el canvas. Reduzca el acceso de edición a comentario o vista cuando finalice la fase de edición. Desactive los enlaces para compartir que se utilizaron para un grupo único. Renueve un enlace para compartir si se ha reenviado de forma demasiado amplia. Modifique o elimine el PIN de canvas si el código era temporal.

Esta limpieza es importante porque el acceso al canvas puede provenir de más de un lugar. Una persona eliminada de la lista directa de miembros aún podría tener acceso desde un proyecto, espacio de trabajo o enlace para compartir activo.

Solución de problemas

Si no aparece Compartir o Gestionar permisos, compruebe si es un invitado y si su cuenta dispone de permisos para gestionar el acceso.

Si alguien figura como Invitado, significa que no es un miembro normal del espacio de trabajo a través de esa ruta de acceso. Gestione su rol desde el canvas o desde el proyecto compartido al que fue invitado.

Si alguien figura como Enlace, es posible que no esté disponible la opción de modificar su fila de miembro directo. Revise el permiso del enlace para compartir, desactívelo o renuévelo si el enlace es la ruta de acceso que necesita cambiar.

Si alguien puede abrir el canvas después de haber sido eliminado, verifique el acceso al proyecto, el acceso al espacio de trabajo, los enlaces para compartir y las invitaciones a colaboradores externos. Es posible que la lista de miembros directos del canvas no sea la única fuente de acceso.

Si alguien puede abrir el canvas pero no puede comentar o editar, su rol es demasiado restrictivo. Modifique su rol desde Compartir o desde la configuración de permisos más amplia del proyecto.

Si una persona invitada no puede acceder, confirme la dirección de correo electrónico, la cuenta con la que inició sesión, la configuración de invitados o colaboradores externos, el estado del enlace y cualquier PIN de canvas requerido.