Gerenciar membros do canvas

Os membros do canvas são as pessoas que podem abrir um canvas específico, além das funções que determinam o que elas podem fazer lá. Use o gerenciamento de membros quando precisar responder a perguntas práticas de acesso: quem pode visualizar, quem pode comentar, quem pode editar, quem entrou por meio de um link e quem deve ser removido antes da próxima revisão.

Isso é independente de um PIN do Canvas. Os membros e as funções determinam se alguém tem acesso e o que pode fazer após entrar. Um PIN adiciona uma solicitação de código antes que o conteúdo seja aberto.

O que o gerenciamento de membros exibe

O diálogo de compartilhamento do canvas pode exibir colaboradores diretos, o proprietário do canvas, convidados ou colaboradores externos, pessoas que têm acesso por meio de um link de compartilhamento e pessoas cujo acesso vem de uma função mais ampla do projeto ou do espaço de trabalho.

As linhas podem incluir marcadores como Proprietário, Convidado ou Link. Esses marcadores ajudam a explicar por que uma pessoa aparece na lista de acesso.

Proprietário significa que a pessoa possui ou gerencia o canvas em um nível superior.

Convidado significa que a pessoa não é um membro normal do espaço de trabalho para esse caminho de acesso ao canvas. Ela pode ser um colaborador externo ou alguém que entrou por um fluxo de convidado.

Link significa que a pessoa está associada ao acesso a partir de um link de compartilhamento, e não de um convite direto para o canvas. Altere as configurações do link quando este for o caminho de acesso.

Não presuma que todos os colaboradores visíveis foram convidados diretamente a partir do canvas. Uma função de projeto, uma função de espaço de trabalho ou um link de compartilhamento também podem disponibilizar o canvas.

Abrir os membros do Canvas

Abra o canvas e selecione Compartilhar. O diálogo de compartilhamento permite convidar pessoas, escolher permissões, gerenciar membros existentes, ativar ou desativar o compartilhamento de links, copiar o link de compartilhamento e verificar a permissão atual do link.

Quando os avatares dos membros ou a opção Gerenciar permissões aparecerem no diálogo de compartilhamento, abra-os para analisar a lista de acesso. A partir daí, pessoas com permissão de gerenciamento podem alterar funções ou remover membros quando o caminho de acesso permitir.

Convidados não veem os controles normais de gerenciamento de compartilhamento. Se um convidado precisar adicionar outra pessoa, o proprietário do canvas, o administrador do espaço de trabalho ou um membro do espaço de trabalho com permissão de compartilhamento deverá gerenciar o acesso.

Alguns canvas não permitem que todas as pessoas gerenciem o compartilhamento. Isso pode acontecer quando você é um convidado, quando o canvas faz parte de um fluxo de trabalho de modelo ou quando sua conta não tem permissão para gerenciar o acesso.

Escolher a função certa

Escolha a função mais restrita que permita à pessoa realizar o trabalho.

As funções do espaço de trabalho e do projeto podem afetar o resultado final. Se uma pessoa tiver acesso ao projeto, o diálogo de compartilhamento do canvas pode não ser o único lugar para alterar o que ela pode fazer; o gerenciamento de canvas do projeto explica o caminho mais amplo.

Convidar pessoas por e-mail

Use um convite direto por e-mail quando souber exatamente quem deve ter acesso. Essa é a melhor opção para colegas de equipe identificados, contatos de clientes, colaboradores terceirizados, revisores, instrutores, alunos ou fornecedores que devem ser responsáveis como pessoas individuais.

Abra Compartilhar, digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa, escolha a função e envie o convite. As sugestões priorizam membros ativos do espaço de trabalho e colaboradores atuais. Usuários desativados são excluídos das sugestões porque não podem participar normalmente.

Se o endereço de e-mail não pertencer a um membro do espaço de trabalho, a pessoa poderá entrar como convidado ou colaborador externo, dependendo das configurações do espaço de trabalho. Isso permite que colaborem no canvas compartilhado sem se tornarem membros plenos do espaço de trabalho.

Escolha a função antes de enviar. Para revisões externas, o acesso de comentário costuma ser o padrão mais seguro. Use o acesso de edição apenas quando o destinatário precisar alterar o canvas diretamente.

Gerenciar membros existentes

Use Gerenciar permissões para revisar la lista de acesso atual antes de uma revisão com o cliente, aula, workshop, entrega ou arquivamento de projeto.

Reduza o nível de acesso após a mudança de fase do trabalho. Por exemplo, altere a função de um cliente de editar para comentar após o término da sessão de trabalho, ou mude um grupo grande de comentar para visualizar após a conclusão de uma apresentação.

Remova colaboradores diretos que não precisam mais de acesso. Remover um membro direto do canvas nem sempre elimina todos os caminhos de entrada para ele. Se a pessoa também tiver acesso ao projeto, acesso ao espaço de trabalho ou um link de compartilhamento ainda ativo, ela ainda poderá abri-lo.

Algumas linhas não podem ser alteradas a partir da lista de membros do canvas. Proprietários, sua própria linha, membros do nível do projeto, acessos baseados em link ou linhas controladas por um caminho de permissão mais amplo podem ser de apenas leitura nessa exibição. Altere o caminho de acesso de origem.

If a person appears with a Link label, review the share link settings. If the link is no longer appropriate, turn link sharing off, lower the link permission, or renew the link and send the new one only to the right audience.

Convidados e colaboradores externos

Os convidados e colaboradores externos são úteis quando alguém de fora do espaço de trabalho precisa de acesso limitado ao canvas sem se tornar um membro normal do espaço de trabalho.

Use convidados para sessões temporárias, workshops, entrevistas, atividades em sala de aula, revisões de clientes e participações externas simples. Um convidado pode entrar por meio de um link, fornecer um nome de exibição e usar o canvas com a permissão concedida.

Use colaboradores externos quando uma pessoa externa identificada precisar manter o acesso a um canvas ou projeto específico ao longo do tempo. Eles ainda não são iguais aos membros normais do espaço de trabalho e devem ser gerenciados a partir do item compartilhado, e não da lista de pessoas do espaço de trabalho.

O acesso de convidados e colaboradores externos deve ser revisado com mais frequência do que o acesso interno normal. Remova revisores antigos de clientes, desative links de workshops antigos e diminua o acesso de edição quando o período de colaboração ativa terminar.

Links de compartilhamento e links privados

Um link de compartilhamento é um caminho de acesso. Crie-o a partir de Compartilhar, escolha a permissão do link e envie-o para as pessoas que devem poder entrar por meio dele.

Um link privado aponta para um local normal do canvas, página, objeto, comentário ou mensagem de chat. Ele ajuda alguém a chegar ao lugar certo depois de já ter acesso. Ele não convida, não adiciona como membro nem altera a função do usuário.

Use um link de compartilhamento quando o destinatário puder ainda não ter acesso. Use um link privado de página, objeto, comentário ou chat após a confirmação do acesso.

Por exemplo, envie primeiro um link de compartilhamento para um cliente para que ele possa entrar com acesso de comentário. Depois, envie um link de página ou de comentário quando precisar que ele revise uma seção específica.

Se o canvas tiver um PIN, o link de compartilhamento e o PIN serão importantes. O link fornece o caminho de acesso. O PIN permite que a pessoa passe pela tela de entrada protegida. A função ainda determina o que ela pode fazer após entrar.

Consulte Links privados e links de compartilhamento no Canvas para ver a diferença completa entre os links.

Escolher o método de compartilhamento correto

Limpar o acesso após a colaboração

Após uma revisão, workshop, aula ou sessão com o cliente, verifique a lista de membros e as configurações do link de compartilhamento.

Remova as pessoas que não precisam mais do canvas. Diminua o acesso de edição para comentário ou visualização quando a fase de edição terminar. Desative os links de compartilhamento que foram usados para um grupo temporário. Redefina um link de compartilhamento se ele tiver sido encaminhado de forma muito ampla. Altere ou remova o PIN do Canvas se o código tiver sido temporário.

Essa limpeza é importante porque o acesso ao canvas pode vir de mais de um lugar. Uma pessoa removida da lista direta de membros ainda pode ter acesso a partir de um projeto, espaço de trabalho ou link de compartilhamento ativo.

Solução de problemas

Se as opções Compartilhar ou Gerenciar permissões estiverem ausentes, verifique se você é um convidado e se sua conta tem permissão para gerenciar o acesso.

Se alguém estiver listado como Convidado, essa pessoa não é um membro normal do espaço de trabalho por meio desse caminho de acesso. Gerencie sua função a partir do canvas ou do projeto compartilhado onde ela foi convidada.

Se alguém estiver listado como Link, a alteração de sua linha de membro direto pode não estar disponível. Revise a permissão del link de compartilhamento, desative o link ou redefina-o se esse for o caminho de acesso que você precisa alterar.

Se alguém conseguir abrir o canvas depois de ser removido, verifique o acesso ao projeto, o acesso ao espaço de trabalho, os links de compartilhamento e quaisquer convites de colaboradores externos. A lista de membros diretos do canvas pode não ser a única fonte de acesso.

Se alguém conseguir abrir o canvas, mas não conseguir comentar ou editar, sua função é muito restrita. Altere sua função em Compartilhar ou nas configurações mais amplas de permissão do projeto.

Se uma pessoa convidada não conseguir entrar, confirme o endereço de e-mail, a conta com a qual ela fez login, as configurações de convidado ou colaboração externa, o status do link e qualquer PIN do Canvas exigido.