Управление участниками холста

Участники холста — это люди, которые могут открывать конкретный холст, а также назначенные им роли, определяющие их возможности. Управление участниками помогает решать практические вопросы доступа: кто может просматривать холст, кто — комментировать, а кто — редактировать; кто вошел по ссылке, а кого следует удалить перед следующим циклом проверки.

Это отличается от функции PIN-код холста. Участники и роли определяют наличие доступа и доступные действия после входа, в то время как PIN-код запрашивает секретный код перед открытием содержимого.

Что отображается при управлении участниками

В диалоговом окне общего доступа отображаются прямые соавторы, владелец холста, гости, внешние партнеры, пользователи со входом по ссылке общего доступа, а также те, кто получил доступ через более общую роль в проекте или рабочем пространстве.

Строки списка могут содержать метки Владелец, Гость или Ссылка. Они объясняют, на каком основании пользователь находится в списке доступа.

Метка Владелец указывает на пользователя, который владеет холстом или управляет им на верхнем уровне.

Метка Гость означает, что пользователь не является обычным участником рабочего пространства. Это может быть внешний соавтор или человек, вошедший в гостевом режиме.

Метка Ссылка показывает, что доступ был получен через ссылку общего доступа, а не по прямому приглашению. Если нужно изменить этот доступ, настройте параметры ссылки общего доступа.

Помните, что не каждый соавтор в списке был приглашен напрямую. Доступ также может предоставляться через роль в проекте, роль в рабочем пространстве или по ссылке общего доступа.

Как открыть список участников холста

Откройте холст и нажмите кнопку Поделиться. В окне общего доступа Вы можете приглашать людей, настраивать права, управлять списком участников, включать или отключать вход по ссылке, копировать ссылку общего доступа и проверять текущие уровни доступа.

Если в окне общего доступа видны аватары участников или кнопка Управление правами, откройте их для просмотра списка. Пользователи с правами управления могут изменять роли или удалять участников, если это позволяет текущий способ доступа.

Гости не видят стандартных элементов управления общим доступом. Если гостю нужно добавить другого человека, этим должен заняться владелец холста, администратор рабочего пространства или участник с правами на управление доступом.

Не на всех холстах любой пользователь может управлять общим доступом. Это ограничение действует, если Вы вошли как гость, если холст является частью шаблона или если у Вашей учетной записи нет соответствующих прав.

Выбор подходящей роли

Рекомендуется выбирать минимально необходимую роль для выполнения конкретной задачи.

Роли в проекте и рабочем пространстве также влияют на итоговые права. Если пользователь имеет доступ на уровне проекта, окно общего доступа холста может быть не единственным местом для изменения его прав. Подробнее об этом читайте в статье Управление холстами в проектах.

Приглашение участников по электронной почте

Используйте прямое приглашение по электронной почте, когда Вы точно знаете, кому нужен доступ. Это лучший выбор для конкретных коллег, представителей клиентов, подрядчиков, рецензентов, преподавателей, студентов или поставщиков, которые должны работать под своими учетными записями.

Откройте окно Поделиться, введите имя или адрес электронной почты, выберите роль и отправьте приглашение. В подсказках в первую очередь отображаются активные участники рабочего пространства и текущие соавторы. Деактивированные пользователи исключены из подсказок, так как они не могут участвовать в работе.

Если адрес электронной почты не принадлежит участнику рабочего пространства, приглашенный может войти в качестве гостя или внешнего соавтора (в зависимости от настроек рабочего пространства). Это позволяет работать над общим холстом без добавления пользователя в штат компании.

Выберите роль перед отправкой. Для внешних рецензентов роль комментирования обычно является лучшим вариантом по умолчанию. Предоставляйте права редактирования только в том случае, если получатель должен напрямую изменять холст.

Управление существующими участниками

Используйте функцию Управление правами для проверки списка доступа перед встречами с клиентами, занятиями, воркшопами, передачей результатов или архивацией проекта.

Понижайте уровень доступа при переходе проекта на новый этап. Например, переведите клиента из редакторов в комментирующие после завершения рабочей сессии или измените роль группы с комментирования на просмотр после подведения итогов.

Удаляйте прямых соавторов, которым больше не нужен доступ. Обратите внимание, что удаление из прямого списка участников не всегда полностью закрывает доступ. Если у пользователя есть права на уровне проекта, рабочего пространства или по активной ссылке, он все равно сможет открыть холст.

Некоторые строки нельзя изменить в списке участников холста. Строка владельца холста, Ваша собственная строка, участники на уровне проекта, доступ по ссылке или права, унаследованные из других источников, могут быть доступны только для чтения. В таких случаях изменяйте настройки в самом источнике доступа.

Если пользователь отмечен меткой Ссылка, проверьте параметры ссылки общего доступа. Если ссылка стала слишком общедоступной, отключите ее, понизьте права доступа или создайте новую ссылку, отправив ее только нужным людям.

Гости и внешние соавторы

Гости и внешние соавторы удобны, когда пользователю извне требуется ограниченный доступ к холсту без включения его в число постоянных участников рабочего пространства.

Используйте гостевой доступ для временных сессий, воркшопов, интервью, учебных занятий, клиентских презентаций и легкого внешнего участия. Гость может зайти по ссылке, ввести отображаемое имя и работать с холстом в рамках предоставленных прав.

Используйте внешних соавторов, когда конкретному внешнему пользователю требуется постоянный доступ к холсту или проекту на длительное время. Они отличаются от штатных участников рабочего пространства, и управлять ими нужно непосредственно из настроек общего доступа к холсту, а не из общего списка участников рабочего пространства.

Доступ для гостей и внешних соавторов требует более частой проверки, чем доступ штатных сотрудников. Удаляйте старых рецензентов клиентов, отключайте неиспользуемые ссылки воркшопов и понижайте права редактирования после завершения совместной работы.

Ссылки общего доступа и приватные ссылки

Ссылка общего доступа — это путь для входа. Создайте ее в меню Поделиться, выберите права доступа и отправьте тем, кто должен войти на холст.

Приватная ссылка указывает на конкретное место на холсте, страницу, элемент, комментарий или сообщение в чате. Она помогает пользователю перейти к нужному контенту при условии, что у него уже есть доступ. Приватная ссылка не приглашает людей, не добавляет их в участники и не меняет их роли.

Используйте ссылку общего доступа, если у получателя еще нет доступа к холсту. Используйте приватные ссылки на страницы, элементы, комментарии или чат, когда доступ уже подтвержден.

Например, сначала отправьте клиенту ссылку общего доступа, чтобы он зашел с правами комментирования. Затем отправьте ссылку на конкретную страницу или комментарий, когда потребуется обсудить определенный раздел.

Если на холсте установлен PIN-код, важны и ссылка, и код. Ссылка обеспечивает путь к холсту, PIN-код позволяет пройти защитный экран, а назначенная роль определяет, что пользователь может делать после входа.

Подробное описание различий приведено в статье Приватные ссылки и ссылки общего доступа на холсте.

Выбор правильного способа общего доступа

Очистка прав доступа после совместной работы

После завершения проверки, воркшопа, занятия или встречи с клиентом проверьте список участников и параметры ссылки общего доступа.

Удалите пользователей, которым больше не нужен холст. Понизьте права редактирования до комментирования или просмотра, если этап совместного редактирования завершен. Отключите ссылки общего доступа, созданные для разовых встреч. Обновите ссылку общего доступа, если она разошлась слишком широко. Измените или удалите PIN-код холста, если он создавался временно.

Эта проверка важна, так как доступ к холсту может предоставляться из нескольких источников. Пользователь, удаленный из прямого списка участников, может сохранять доступ через проект, рабочее пространство или активную ссылку.

Устранение неполадок

Если кнопка Поделиться или раздел Управление правами отсутствуют, убедитесь, что Вы вошли не в качестве гостя и у Вашей учетной записи есть права на управление доступом.

Если пользователь отмечен как Гость, он не является стандартным участником рабочего пространства. Управляйте его ролью на холсте или в общем проекте, куда он был приглашен.

Если пользователь отмечен как Ссылка, изменение его прямой строки участника может быть недоступно. Настройте права ссылки общего доступа, отключите ссылку или обновите ее, если Вам нужно перекрыть данный канал доступа.

Если пользователь может открывать холст после его удаления, проверьте его права в проекте, рабочем пространстве, ссылки общего доступа и приглашения внешних соавторов. Прямой список участников холста — не единственный источник доступа.

Если пользователь может открыть холст, но не может оставлять комментарии или редактировать его, его роль слишком ограничена. Измените роль в окне общего доступа или в настройках прав проекта.

Если приглашенный пользователь не может войти, проверьте правильность адреса электронной почты, учетную запись, под которой он авторизовался, настройки гостевого или внешнего доступа, статус ссылок и наличие PIN-кода холста.