キャンバスメンバーを管理する

キャンバスメンバーとは、特定のキャンバスを開ける人と、その人がそこで何をできるかを決めるロールのことです。誰が閲覧できるのか、誰がコメントできるのか、誰が編集できるのか、誰がリンク経由で入ったのか、次のレビュー前に誰を外すべきか。こうした実務的なアクセス確認に、メンバー管理を使います。

これはキャンバスPINとは別の仕組みです。メンバーとロールは、その人がアクセスできるか、入ったあとに何ができるかを決めます。PINは、内容を開く前にコード入力を求める入口の保護です。

メンバー管理に表示されるもの

キャンバスのShareダイアログには、直接招待された共同作業者、キャンバスのOwner、Guestまたは外部共同作業者、共有リンク経由でアクセスできる人、より広いプロジェクトやワークスペースのロールからアクセスできる人が表示されることがあります。

行には、Owner、Guest、Link のようなラベルが付く場合があります。これらのラベルは、その人がアクセス一覧に表示される理由を説明します。

Owner は、その人がキャンバスを高いレベルで所有または管理していることを意味します。

Guest は、そのアクセス経路では通常のワークスペースメンバーではないことを意味します。外部共同作業者か、ゲストフローから入っている人の可能性があります。

Link は、直接のキャンバス招待ではなく、共有リンクからのアクセスに紐づいていることを意味します。リンクがアクセス経路の場合は、リンク設定を変更します。

表示されている共同作業者全員が、キャンバスから直接招待されたとは限りません。プロジェクトロール、ワークスペースロール、共有リンクによってもキャンバスを開けることがあります。

キャンバスメンバーを開く

キャンバスを開き、Share を選びます。Shareダイアログでは、人を招待し、権限を選び、既存メンバーを管理し、リンク共有をオンまたはオフにし、共有リンクをコピーし、現在のリンク権限を確認できます。

Shareダイアログにメンバーのアバターや Manage permissions が表示される場合は、それを開いてアクセス一覧を確認します。そこから、管理権限を持つ人は、アクセス経路で許可されている範囲でロールを変更したりメンバーを削除したりできます。

Guestには通常のShare管理コントロールは表示されません。Guestが他の人を追加する必要がある場合は、キャンバスのOwner、ワークスペース管理者、または共有権限を持つワークスペースメンバーがアクセスを管理します。

すべての人がShareを管理できるキャンバスばかりではありません。Guestとして参加している場合、キャンバスがテンプレートのワークフローに含まれている場合、またはアカウントにアクセス管理の権限がない場合に起こります。

適切なロールを選ぶ

その人が仕事を終えるために必要な、いちばん狭いロールを選びます。

ワークスペースやプロジェクトのロールが、最終的な権限に影響することがあります。ある人がプロジェクトアクセスを持っている場合、その人ができることを変える場所はキャンバスのShareダイアログだけとは限りません。より広い経路は、プロジェクト内のキャンバス管理で説明しています。

メールで招待する

誰にアクセスを渡すべきかがはっきりしているときは、直接メール招待を使います。名前の分かっているチームメイト、クライアント担当者、契約メンバー、レビュアー、講師、学生、ベンダーなど、個人として責任を持って参加してほしい相手に向いています。

Share を開き、相手の名前またはメールアドレスを入力し、ロールを選んで招待を送信します。候補には通常、アクティブなワークスペースメンバーと現在の共同作業者が優先して表示されます。無効化されたユーザーは通常どおり参加できないため、候補から除外されます。

メールアドレスがワークスペースメンバーのものではない場合、ワークスペース設定に応じて、その人はGuestまたは外部共同作業者として入ることがあります。これにより、ワークスペースの正式なメンバーにならずに、共有されたキャンバスで共同作業できます。

送信前にロールを選びます。外部レビューでは、Comment権限がいちばん強い初期設定になることが多いです。相手がキャンバスを直接変更すべき場合だけ、Edit権限を使います。

既存メンバーを管理する

クライアントレビュー、授業、ワークショップ、引き継ぎ、プロジェクトのアーカイブ前には、Manage permissions で現在のアクセス一覧を確認します。

作業のフェーズが変わったら、アクセスを下げます。たとえば、作業セッションが終わったらクライアントをEditからCommentへ変える、読み上げが完了したら大人数のグループをCommentからViewへ変える、といった調整です。

もうアクセスが不要な直接共同作業者は削除します。ただし、直接のキャンバスメンバーを削除しても、その人がキャンバスに入るすべての経路がなくなるとは限りません。プロジェクトアクセス、ワークスペースアクセス、まだ有効な共有リンクを持っていれば、引き続き開けることがあります。

キャンバスメンバー一覧から変更できない行もあります。Owner、自分自身の行、プロジェクトレベルのメンバー、リンクベースのアクセス、より広い権限経路で管理されている行は、そのビューでは読み取り専用になることがあります。その場合は、元になっているアクセス経路を変更します。

Link ラベルが付いている人がいる場合は、共有リンク設定を確認します。そのリンクがもう適切でないなら、リンク共有をオフにする、リンク権限を下げる、またはリンクを更新して正しい相手にだけ新しいリンクを送ります。

Guestと外部共同作業者

Guestと外部共同作業者は、ワークスペース外の人に、通常のワークスペースメンバーにせずキャンバスへの限定アクセスを渡したいときに役立ちます。

一時的なセッション、ワークショップ、インタビュー、授業、クライアントレビュー、軽い外部参加にはGuestを使います。Guestはリンクから入り、表示名を入力し、付与された権限でキャンバスを使えます。

名前のある外部の人が、特定のキャンバスやプロジェクトに継続してアクセスすべき場合は、外部共同作業者を使います。それでもフルのワークスペースメンバーとは違うため、ワークスペースのPeople一覧ではなく、共有された項目から管理します。

Guestと外部アクセスは、通常の社内アクセスより頻繁に見直します。古いクライアントレビュアーを外し、古いワークショップリンクをオフにし、アクティブな共同作業期間が終わったらEdit権限を下げます。

共有リンクとプライベートリンク

共有リンクはアクセス経路です。Share から作成し、リンク権限を選び、そのリンク経由で入れるべき人に送ります。

プライベートリンクは、通常のキャンバス位置、ページ、オブジェクト、コメント、チャットメッセージを指します。すでにアクセス権を持っている人を、正しい場所へ連れていくためのリンクです。招待したり、メンバーに追加したり、ロールを変更したりするものではありません。

相手がまだアクセス権を持っていない可能性がある場合は、共有リンクを使います。アクセスが確認できている場合は、プライベートなページ、オブジェクト、コメント、チャットリンクを使います。

たとえば、クライアントにはまず共有リンクを送り、Comment権限で入れるようにします。そのあと、特定のセクションを見てほしいときにページリンクやコメントリンクを送ります。

キャンバスにPINがある場合は、共有リンクとPINの両方が重要です。リンクはアクセス経路を提供します。PINは保護された入口画面を通過するためのものです。入ったあとに何ができるかは、引き続きロールで決まります。

リンクの違いについて詳しくは、キャンバスのプライベートリンクと共有リンクを見てください。

共有方法を選ぶ

共同作業後にアクセスを整理する

レビュー、ワークショップ、授業、クライアントセッションのあとには、メンバー一覧と共有リンク設定を確認します。

もうキャンバスが不要な人は削除します。編集フェーズが終わったら、Edit権限をCommentまたはViewに下げます。1回限りのグループに使った共有リンクはオフにします。リンクが広く転送されすぎた場合は更新します。コードが一時的なものだった場合は、キャンバスPINを変更または削除します。

この整理が大事なのは、キャンバスアクセスが複数の場所から来ることがあるからです。直接メンバー一覧から削除された人でも、プロジェクト、ワークスペース、有効な共有リンクからまだアクセスできる場合があります。

トラブルシューティング

Share または Manage permissions が見つからない場合は、自分がGuestではないか、アカウントにアクセス管理の権限があるかを確認します。

誰かが Guest と表示されている場合、そのアクセス経路では通常のワークスペースメンバーではありません。招待されたキャンバス、または共有されたプロジェクトからロールを管理します。

誰かが Link と表示されている場合、直接メンバーの行を変更できないことがあります。変更したいアクセス経路がリンクなら、共有リンク権限を確認し、リンクをオフにするか、更新します。

削除したはずの人がキャンバスを開ける場合は、プロジェクトアクセス、ワークスペースアクセス、共有リンク、外部共同作業者の招待を確認します。直接のキャンバスメンバー一覧だけがアクセス元とは限りません。

キャンバスは開けるのにコメントや編集ができない場合は、ロールが狭すぎます。Share、またはより広いプロジェクト権限設定からロールを変更します。

招待した人が入れない場合は、メールアドレス、サインインに使ったアカウント、Guestまたは外部共同作業の設定、リンクの状態、必要なキャンバスPINを確認します。