Gérer les membres du canvas

Les membres du canvas sont les personnes autorisées à ouvrir un canvas spécifique, associées aux rôles qui définissent leurs actions. Utilisez la gestion des membres pour répondre aux questions d'accès concrètes : qui peut consulter le document, qui peut commenter, qui peut le modifier, qui y a accédé via un lien, et qui doit être retiré avant la prochaine révision.

Ce système est distinct du code PIN de canvas. Les membres et les rôles déterminent si une personne dispose d'un accès et ce qu'elle peut faire une fois entrée. Un code PIN ajoute une invite de saisie de code avant l'ouverture du contenu.

Ce que présente la gestion des membres

La boîte de dialogue Partager du canvas affiche les collaborateurs directs, le propriétaire du canvas, les invités ou collaborateurs externes, les personnes ayant accès via un lien de partage, ainsi que celles dont l'accès découle d'un rôle plus large au sein du projet ou de l'espace de travail.

Les lignes peuvent comporter des libellés comme Propriétaire, Invité, ou Lien. Ces libellés permettent d'expliquer pourquoi une personne figure dans la liste d'accès.

Propriétaire signifie que la personne possède ou gère le canvas à un niveau élevé.

Invité signifie que la personne n'est pas un membre standard de l'espace de travail pour ce chemin d'accès au canvas. Il peut s'agir d'un collaborateur externe ou d'une personne utilisant un parcours d'invité.

Lien signifie que la personne est associée à un accès par lien de partage plutôt qu'à une invitation directe sur le canvas. Modifiez les paramètres du lien lorsque celui-ci constitue le chemin d'accès.

Ne supposez pas que chaque collaborateur visible a été invité directement depuis le canvas. Un rôle de projet, un rôle d'espace de travail ou un lien de partage peut également rendre le canvas disponible.

Ouvrir la gestion des membres du canvas

Ouvrez le canvas et sélectionnez Partager. La boîte de dialogue de partage vous permet d'inviter des personnes, de choisir les autorisations, de gérer les membres existants, d'activer ou de désactiver le partage de lien, de copier le lien de partage et de vérifier l'autorisation actuelle du lien.

Lorsque les avatars des membres ou l'option Gérer les autorisations apparaissent dans la boîte de dialogue de partage, ouvrez-les pour examiner la liste d'accès. À partir de là, les personnes disposant des droits de gestion peuvent modifier les rôles ou supprimer des membres si le chemin d'accès le permet.

Les invités ne voient pas les commandes de gestion normales de partage. Si un invité souhaite ajouter un autre utilisateur, le propriétaire du canvas, un administrateur d'espace de travail ou un membre de l'espace de travail disposant des droits de partage doit s'en charger.

Certains canvases ne permettent pas à tout le monde de gérer le partage. Cela peut se produire si vous êtes un invité, si le canvas fait partie d'un flux de travail basé sur un modèle ou si votre compte ne dispose pas des droits de gestion d'accès.

Choisir le bon rôle

Sélectionnez le rôle le plus restrictif qui permet à la personne d'accomplir sa tâche.

Les rôles d'espace de travail et de projet peuvent influer sur le résultat final. Si une personne dispose d'un accès au projet, la boîte de dialogue de partage du canvas n'est peut-être pas le seul endroit où modifier ses droits ; le guide sur la gestion des canvases de projet détaille ce parcours plus large.

Inviter des personnes par e-mail

Utilisez une invitation par e-mail directe lorsque vous savez exactement qui doit avoir accès. C'est le meilleur choix pour les collègues nommés, les contacts clients, les prestataires, les relecteurs, les formateurs, les étudiants ou les prestataires externes qui doivent être identifiés individuellement.

Ouvrez Partager, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne, choisissez le rôle et envoyez l'invitation. Les suggestions privilégient les membres actifs de l'espace de travail et les collaborateurs actuels. Les utilisateurs désactivés sont exclus des suggestions car ils ne peuvent pas participer normalement.

Si l'adresse e-mail ne correspond pas à un membre de l'espace de travail, la personne peut entrer en tant qu'invité ou collaborateur externe selon les paramètres de l'espace de travail. Cela lui permet de collaborer sur le canvas partagé sans devenir un membre de plein droit de l'espace de travail.

Choisissez le rôle avant d'envoyer l'invitation. Pour une relecture externe, l'accès en commentaire est généralement la meilleure option par défaut. N'utilisez l'accès en modification que si le destinataire doit directement modifier le canvas.

Gérer les membres existants

Utilisez Gérer les autorisations pour examiner la liste d'accès actuelle avant une révision client, un cours, un atelier, un transfert de projet ou un archivage.

Réduisez le niveau d'accès lorsque le travail change de phase. For example, passez un client de modification à commentaire à la fin de la session de travail, ou passez un groupe important de commentaire à lecture seule une fois la présentation terminée.

Retirez les collaborateurs directs qui n'ont plus besoin d'accéder au document. Le retrait d'un membre direct du canvas ne supprime pas toujours tous ses chemins d'accès. Si la personne dispose également d'un accès au projet, à l'espace de travail ou d'un lien de partage toujours actif, elle pourra peut-être encore l'ouvrir.

Certaines lignes ne peuvent pas être modifiées à partir de la liste des membres du canvas. Les propriétaires, votre propre ligne, les membres au niveau du projet, les accès par lien ou les lignes contrôlées par un chemin d'autorisation plus large peuvent être en lecture seule dans cette vue. Modifiez plutôt le chemin d'accès d'origine.

Si une personne apparaît avec le libellé Lien, examinez les paramètres du lien de partage. Si le lien n'est plus adapté, désactivez le partage de lien, réduisez ses autorisations ou générez un nouveau lien à envoyer uniquement aux bonnes personnes.

Invités et collaborateurs externes

Les invités et collaborateurs externes sont utiles lorsqu'une personne extérieure à l'espace de travail a besoin d'un accès restreint au canvas sans pour autant devenir un membre standard.

Faites appel aux invités pour des sessions temporaires, des ateliers, des entretiens, des activités de cours, des révisions clients et une participation externe légère. Un invité peut entrer via un lien, saisir son nom d'affichage et utiliser le canvas avec l'autorisation accordée.

Faites appel aux collaborateurs externes lorsqu'une personne externe nommée doit conserver un accès durable à un canvas ou à un projet spécifique. Ils se distinguent des membres de plein droit de l'espace de travail et doivent être gérés depuis l'élément partagé plutôt que depuis la liste globale des membres du workspace.

L'accès des invités et des collaborateurs externes doit être examiné plus régulièrement que l'accès interne normal. Retirez les anciens relecteurs clients, désactivez les anciens liens d'atelier et réduisez l'accès en modification à la fin de la période de collaboration active.

Liens de partage et liens privés

Un lien de partage est un chemin d'accès. Créez-le depuis Partager, choisissez les autorisations du lien et envoyez-le aux personnes qui doivent pouvoir accéder au document par ce biais.

Un lien privé pointe vers un emplacement standard du canvas, une page, un objet, un commentaire ou un message de chat. Il aide une personne à arriver directement au bon endroit dès lors qu'elle dispose déjà d'un droit d'accès. Il ne constitue pas une invitation, n'ajoute pas la personne comme membre et ne modifie pas son rôle.

Utilisez un lien de partage lorsque le destinataire n'a potentiellement pas encore d'accès. Utilisez un lien privé vers une page, un objet, un commentaire ou un chat une fois que son accès est confirmé.

Par exemple, envoyez d'abord à un client un lien de partage pour qu'il puisse accéder au document avec un droit de commentaire. Envoyez-lui ensuite un lien de page ou de commentaire précis lorsque vous souhaitez qu'il examine une section particulière.

Si le canvas est protégé par un code PIN, le lien de partage et le code PIN sont tous deux importants. Le lien fournit le chemin d'accès. Le code PIN permet de franchir l'écran d'entrée protégé. Le rôle détermine ensuite ce qu'il est possible de faire après l'accès.

Reportez-vous à Liens privés et liens de partage dans Canvas pour comprendre toutes les distinctions entre ces types de liens.

Choisir la bonne méthode de partage

Nettoyer les accès après la collaboration

Après une révision, un atelier, un cours ou une session client, vérifiez la liste des membres et les paramètres du lien de partage.

Retirez les personnes qui n'ont plus besoin d'accéder au canvas. Réduisez l'accès en modification à un accès en commentaire ou en lecture seule à la fin de la phase d'édition. Désactivez les liens de partage créés pour un groupe ponctuel. Renouvelez un lien de partage s'il a été transmis trop largement. Modifiez ou supprimez le code PIN de canvas si ce code était temporaire.

Ce nettoyage est important car l'accès à un canvas peut provenir de plusieurs sources. Une personne retirée de la liste des membres directs peut toujours conserver un accès via un projet, un espace de travail ou un lien de partage toujours actif.

Résolution des problèmes

Si l'option Partager ou Gérer les autorisations n'apparaît pas, vérifiez si vous êtes un invité et si votre compte dispose des droits nécessaires pour gérer les accès.

Si une personne est répertoriée comme Invité, elle n'est pas un membre standard de l'espace de travail via ce chemin d'accès. Gérez son rôle depuis le canvas ou le projet partagé où elle a été invitée.

Si une personne est répertoriée comme Lien, vous ne pourrez peut-être pas modifier sa ligne de membre direct. Examinez les autorisations du lien de partage, désactivez le lien ou renouvelez-le s'il s'agit du chemin d'accès à modifier.

Si une personne parvient à ouvrir le canvas après en avoir été retirée, vérifiez ses accès au projet, à l'espace de travail, les liens de partage et les éventuelles invitations de collaborateurs externes. La liste des membres directs du canvas n'est pas la seule source d'accès possible.

Si une personne peut ouvrir le canvas mais ne peut ni commenter ni le modifier, son rôle est trop restrictif. Modifiez son rôle depuis l'option Partager ou depuis les paramètres généraux d'autorisation du projet.

Si une personne invitée ne parvient pas à entrer, confirmez l'adresse e-mail, le compte avec lequel elle s'est connectée, les paramètres d'invité ou de collaboration externe, l'état du lien de partage et tout code PIN de canvas requis.