プロジェクト内のキャンバスを管理する

プロジェクトは、キャンバスをチームの他の作業と一緒に整理するための場所です。キャンバスにオーナー、期日、タグ、セクション、プロジェクト割り当て、共同編集者リスト、アーカイブ状態、アクセス権の整理が必要なときは、プロジェクト管理の操作を使います。

キャンバスは作業が行われる場所ですが、後から人が見つける場所はプロジェクトであることがよくあります。プロジェクトをきちんと整えておくと、重要なキャンバスが「3週間前に誰かがチャットに貼ったあのリンク」にならずに済みます。

キャンバスとプロジェクトの関係

プロジェクト全体のモデルについては、プロジェクトを参照してください。この記事では、プロジェクト内でキャンバスを管理するときの固有の操作に絞って説明します。

キャンバスを管理する場所

正確なメニュー名と利用できる操作は、ワークスペースの機能、プロジェクトの種類、権限、キャンバスがリスト、カンバン、プロジェクト、共有コンテキストのどこにあるかによって変わります。

名前、タグ、オーナー、期日でキャンバスを整理する

プロジェクトリストだけで作業内容がわかるように、キャンバス名を変更します。「Q3ローンチレビュー」は、「無題」や「ワークショップのコピー 3」よりずっと役に立ちます。

タグは、カテゴリ、ステータス、チーム、クライアント、リスク、ワークフロー段階を示すために使います。フォローアップの責任者が1人いる場合はオーナーを使います。キャンバスに実際のレビュー日や納品日がある場合は期日を使い、すべての行に日付が欲しいという理由だけで設定しないようにします。

オーナーも期日もないキャンバスでも有用な場合はありますが、次に何が起きるかについて明確な責任者はいません。キャンバスからアクションアイテムが生まれるなら、担当者を追加します。

キャンバスをプロジェクト間で移動またはコピーする

キャンバスが別のプロジェクトに属するべき場合は、キャンバスのヘッダーメニューから別のプロジェクトに移動を使います。これにより、メンバーがキャンバスを見つける場所が変わり、プロジェクトベースのアクセス権に影響することがあります。

別のプロジェクトに独自の版が必要な場合は、別のプロジェクトにコピーを使います。コピーは、テンプレート、繰り返し行う会議、クライアント別の版、実験に便利です。ただし、2つのコピーを同じ信頼できる情報源として扱うと危険です。コピーにはわかりやすい名前を付けてください。

移動またはコピーが使えない場合は、キャンバスを編集できるか、移動先プロジェクトにアクセスできるかを確認します。移動先プロジェクトが選択ツールに表示されない場合は、プロジェクト管理者またはワークスペース管理者にアクセス権を確認してもらってください。

セクションとプロジェクトワークフロー

プロジェクトが対応している場合、プロジェクトのリストまたはカンバンでキャンバスをセクションに整理できます。セクションは、ワークフロー段階、チーム、四半期、成果物、レビュー状態に使います。

ステータスが変わったら、キャンバスをセクション間で移動します。たとえば、キャンバスを「下書き」から「レビュー」、そして「承認済み」へ、または「アイデア」から「進行中」、そして「アーカイブ済み」へ移動できます。プロジェクトビューは正直に保ちましょう。すべてがいつまでも「進行中」に残っているなら、そのセクションはただの飾りです。

共同編集者とアクセス権を管理する

多くの関連キャンバスをグループに見せる必要がある場合は、プロジェクトレベルのアクセス権を使います。1つのキャンバスだけ別の対象者や外部ゲストアクセスが必要な場合は、キャンバスレベルの共有を使います。

キャンバスを別のプロジェクトへ移動した後に誰かがアクセスできなくなった場合、その人のアクセス権が移動前のプロジェクト由来だったかを確認します。キャンバスを移動すると、その人がキャンバスへたどり着くために使っていたプロジェクト上の経路が変わることがあります。キャンバスを直接共有するか、移動先プロジェクトにその人を追加してください。

キャンバスから削除した後も誰かがまだアクセスできる場合は、プロジェクトまたはワークスペースのアクセス権を確認します。別の権限経路が残っている可能性があります。

アーカイブ、アーカイブ解除、アクセス権の削除、削除

アクティブな作業から外したいが、アーカイブのワークフローから復元できる状態にしておきたい場合は、キャンバスをアーカイブします。作業が再びアクティブになったらアーカイブを解除します。

その人にキャンバスが不要になった場合は、アクセス権を削除します。キャンバス自体を消す必要がある場合だけ削除を使い、先にコメント、ファイル、エクスポートの必要性、プロジェクト参照を確認してください。キャンバスの削除は、セクションから外すことやアーカイブすることよりも大きな影響を与える場合があります。

サポート問い合わせで、削除された、見つからない、移動されたキャンバスが話題になっている場合は、コンテンツが完全に失われたと考える前に、プロジェクト内の場所、アーカイブ状態、直接リンク、アクセス権から確認します。

サブタスクと関連リソースを使う

コラボレーションサイドパネルの情報タブが利用できる場合は、キャンバスに紐づくフォローアップ作業にサブタスクを使います。関連リソースは、接続されたキャンバス、ファイル、ページ、プロジェクト成果物に使います。

これは、ワークショップやレビューの後に役立ちます。キャンバスは視覚的な文脈を保持し、サブタスクと関連リソースは、キャンバスを第二のプロジェクトトラッカーにしなくても、次の行動につなげる助けになります。

例

デザインプロジェクトでは、キャンバスを機能ごとにまとめ、レビュー段階でタグ付けし、各キャンバスにオーナーを割り当て、関係者レビューの期日を設定します。

クライアント用ワークスペースでは、きれいなテンプレートを各クライアントプロジェクトにコピーしてから、クライアント名とセッション日で名前を変更します。すべてのクライアントの文脈を同じ場所に置くつもりがない限り、1つの共有キャンバスを全クライアントに使い回さないでください。

社内計画では、意思決定が記録されたら古いキャンバスをアーカイブします。最終判断のキャンバスはアクセスできる状態に保ち、雑多な下書きはアクティブなプロジェクトビューから外します。

問題が起きたとき

キャンバスが見つからないように見える場合は、プロジェクト内を検索し、アーカイブ状態を確認し、別のプロジェクトに移動していないかを確認し、手元にある直接リンクを開きます。見つからない原因は、破棄ではなく、移動またはアクセス権の変更であることがよくあります。

共同編集者が移動後のキャンバスを開けない場合は、移動先プロジェクトで共有設定を再確認します。

重複したキャンバスが混乱を招いている場合は、現在の版に明確な名前を付け、古いコピーをアーカイブするか、古いキャンバスにアクティブな版への案内メモを追加します。

削除だけが整理方法として挙がっているなら、いったん止まってください。アーカイブ、アクセス権の削除、別プロジェクトへの移動、ページの折りたたみなら、より少ないリスクで文脈を残せる場合があります。