Gerenciar canvases em projetos

Os projetos mantêm os canvases organizados juntamente com o restante do trabalho da equipe. Use as ações de gerenciamento de projetos quando um canvas precisar de um proprietário, data de entrega, tag, seção, atribuição de projeto, lista de colaboradores, estado de arquivamento ou limpeza de acessos.

Um canvas pode ser o local onde o trabalho acontece de fato, mas o projeto é geralmente onde as pessoas o encontram mais tarde. Uma boa higiene de projeto evita que canvases importantes se transformem naquele "link perdido que alguém enviou no chat há três semanas".

Relação entre canvas e projeto

Use Projetos para obter o modelo de projeto completo. Este artigo foca no gerenciamento específico de canvases dentro de projetos.

Onde gerenciar um canvas

Os rótulos exatos do menu e as ações disponíveis dependem dos recursos do espaço de trabalho, do tipo de projeto, das permissões de acesso e se o canvas está na Lista, Kanban, em um projeto ou em um contexto compartilhado.

Organizar canvases com nomes, tags, proprietários e datas de entrega

Renomeie o canvas para que a lista de projetos explique o trabalho que está sendo feito. "Revisão de lançamento do terceiro trimestre" é incomparavelmente melhor do que "Sem título" ou "Cópia do workshop 3".

Use as tags para mostrar categoria, status, equipe, cliente, risco ou estágio do fluxo de trabalho. Defina proprietários quando uma pessoa específica for responsável pelo acompanhamento do trabalho. Use datas de entrega quando um canvas tiver uma data real de revisão ou entrega, e não apenas porque cada linha do projeto parece exigir uma data.

Se um canvas não tiver proprietário ou data de entrega definidos, ele ainda poderá ser útil, mas ninguém será claramente responsável pelo que acontecer em seguida. Adicione responsabilidades quando o canvas gerar itens de ação.

Mover ou copiar canvases entre projetos

Use a opção Mover para outro projeto no menu de cabeçalho do canvas quando ele pertencer a um projeto diferente. Isso altera o local onde as pessoas o encontram e pode afetar as permissões de acesso baseadas no projeto.

Use la opção Copiar para outro projeto quando outro projeto precisar de sua própria versão do conteúdo. A cópia é útil para modelos, reuniões recorrentes, versões específicas para clientes e experimentos. No entanto, é arriscado quando duas cópias separadas começam a ser tratadas como a mesma fonte de verdade. Renomeie as cópias de forma clara.

Se as opções de mover ou copiar não estiverem disponíveis, verifique se você possui permissão para editar o canvas e se possui acesso ao projeto de destino. Se o projeto de destino estiver ausente do seletor, peça a um administrador do projeto ou do espaço de trabalho para confirmar o seu acesso.

Seções e fluxos de trabalho de projetos

Na Lista do Projeto ou visualização Kanban, os canvases podem ser organizados em seções quando o projeto oferece suporte a elas. Use as seções para representar etapas do fluxo de trabalho, equipes, trimestres, entregas ou estados de revisão.

Mova os canvases entre as seções à medida que o status do trabalho muda. Por exemplo, um canvas pode ser movido de "Rascunho" para "Revisão" e depois para "Aprovado", ou de "Ideias" para "Em andamento" e depois para "Arquivado". Mantenha a visualização do projeto realista. Se todos os itens permanecerem em "Em andamento" para sempre, as seções serão apenas decorativas.

Gerenciar colaboradores e acessos

Use o acesso em nível de projeto quando um grupo precisar de visibilidade sobre vários canvases relacionados. Use o compartilhamento em nível de canvas quando apenas um canvas específico precisar de um público diferente ou de acesso de convidados externos.

Se alguém perder o acesso após a movimentação de um canvas entre projetos, verifique se o acesso dessa pessoa era derivado do projeto antigo. Mover um canvas pode alterar o caminho que os colaboradores usavam para alcançá-lo. Compartilhe o canvas diretamente ou adicione o usuário ao projeto de destino.

Se uma pessoa continuar com acesso mesmo depois de você removê-la do canvas, verifique os acessos do projeto ou do espaço de trabalho. Pode haver outro caminho de permissão ativo.

Arquivar, desarquivar, remover acesso e excluir

Arquive um canvas quando ele precisar sair da área ativa de trabalho, mas continuar recuperável por meio das ferramentas de arquivamento. Desarquive-o quando o trabalho voltar a ser ativo.

Remova o acesso quando uma pessoa não precisar mais visualizar ou editar o canvas. Use a exclusão definitiva apenas quando o canvas realmente precisar ser removido, e verifique os comentários, arquivos, necessidades de exportação e referências do projeto primeiro. Excluir um canvas pode causar mais interrupções do que simplesmente movê-lo de seção ou arquivá-lo.

Se solicitações de suporte mencionarem canvases excluídos, ausentes ou movidos, comece verificando a localização no projeto, o estado de arquivamento, os links diretos e as permissões de acesso antes de presumir que o conteúdo foi perdido permanentemente.

Usar subtarefas e recursos relacionados

Quando a aba de Informações estiver disponível no Painel lateral de colaboração, use as subtarefas para organizar os trabalhos de acompanhamento relacionados ao canvas. Use os recursos relacionados para conectar canvases secundários, arquivos, páginas ou artefatos do projeto.

Isso é muito útil após um workshop ou revisão. O canvas armazena o contexto visual; as subtarefas e recursos relacionados ajudam a equipe a agir com base nele, sem a necessidade de transformar o canvas em um segundo rastreador de projetos.

Exemplos

Para um projeto de design, mantenha os canvases agrupados por recursos, adicione tags correspondentes à etapa de revisão, defina um proprietário para cada canvas e estabeleça datas de entrega para as revisões dos stakeholders.

Para o espaço de trabalho de um cliente, copie um modelo limpo para o projeto correspondente a esse cliente e, em seguida, renomeie o canvas com o nome do cliente e a data da sessão. Não reutilize um único canvas compartilhado para todos os clientes, a menos que você queira que os contextos de todos os clientes vivam juntos.

Para planejamento interno, arquive os canvases antigos após a tomada e registro das decisões. Mantenha os canvases de decisões finais acessíveis e mova os rascunhos desorganizados para fora da visualização ativa do projeto.

O que pode dar errado

Se um canvas parecer ter sumido, faça uma busca no projeto, verifique o estado de arquivamento, confirme se ele foi movido para outro projeto e tente abrir qualquer link direto que você possua. Estar ausente geralmente significa que foi movido ou teve suas permissões de acesso alteradas, e não que foi destruído.

Se os colaboradores não conseguirem abrir um canvas que foi movido, verifique novamente as configurações de compartilhamento no projeto de destino.

Se canvases duplicados gerarem confusão, renomeie a versão atualizada de forma clara, arquive as cópias antigas ou adicione uma nota explicativa no canvas desatualizado direcionando para o ativo.

Se a exclusão for a única ideia de limpeza considerada, faça uma pausa. Arquivar, remover acessos, mover para outro projeto ou dobrar páginas podem preservar o contexto com muito menos riscos.