Gestire le canvas nei progetti

I progetti mantengono le canvas organizzate insieme al resto del lavoro del team. Utilizzate le azioni di gestione del progetto quando una canvas ha bisogno di un responsabile, di una scadenza, di un tag, di una sezione, dell'assegnazione a un progetto, di un elenco di collaboratori, di uno stato di archiviazione o di una pulizia degli accessi.

Una canvas può essere il luogo in cui si svolge il lavoro, ma il progetto è spesso il posto in cui le persone lo ritrovano in seguito. Una buona igiene di progetto evita che le canvas importanti diventino "quel link che qualcuno ha inviato in chat tre settimane fa".

Relazione tra canvas e progetto

Utilizzate Progetti per consultare il modello di progetto completo. Questo articolo si concentra sulla gestione specifica delle canvas all'interno dei progetti.

Dove gestire una canvas

Le etichette esatte dei menu e le azioni disponibili dipendono dalle funzionalità dell'area di lavoro, dal tipo di progetto, dai permessi e dal fatto che la canvas si trovi in un Elenco, in un Kanban, in un progetto o in un contesto condiviso.

Organizzare le canvas con nomi, tag, responsabili e scadenze

Rinominate una canvas in modo che l'elenco dei progetti spieghi chiaramente il lavoro svolto. "Revisione lancio Q3" supera "Senza titolo" e "Copia workshop 3" con un margine onestamente imbarazzante.

Utilizzate i tag per mostrare categoria, stato, team, cliente, rischio o fase del flusso di lavoro. Utilizzate i responsabili quando una singola persona è incaricata del follow-up. Utilizzate le scadenze quando una canvas ha una data reale di revisione o di consegna, e non solo perché ogni riga richiede una data.

Se una canvas non ha un responsabile e una scadenza, può comunque essere utile, ma nessuno sarà chiaramente responsabile di ciò che accadrà in seguito. Aggiungete la responsabilità quando la canvas genera elementi d'azione (action item).

Spostare o copiare le canvas tra i progetti

Utilizzate Sposta in un altro progetto dal menu dell'intestazione della canvas quando quest'ultima appartiene a un progetto diverso. Questo cambia il luogo in cui le persone la troveranno e può influire sull'accesso basato sul progetto.

Utilizzate Copia in un altro progetto quando un altro progetto necessita di una versione propria. La copia è utile per modelli, cerimonie ricorrenti, versioni specifiche per i clienti ed esperimenti. Diventa rischioso quando due copie vengono trattate come lo stesso punto di riferimento (source of truth). Rinominate chiaramente le copie.

Se lo spostamento o la copia non sono disponibili, verificate se potete modificare la canvas e se disponete dell'accesso al progetto di destinazione. Se il progetto di destinazione manca dal selettore, chiedete a un amministratore del progetto o dell'area di lavoro di confermare il vostro accesso.

Sezioni e flussi di lavoro di progetto

In un Elenco di progetto o Kanban, le canvas possono essere organizzate in sezioni quando il progetto le supporta. Utilizzate le sezioni per fasi del flusso di lavoro, team, trimestri, risultati finali (deliverable) o stati di revisione.

Spostate le canvas tra le sezioni quando lo stato cambia. Ad esempio, una canvas può spostarsi da "Bozza" a "Revisione" ad "Approvato", o da "Idee" a "In corso" ad "Archiviato". Mantenete onesta la visualizzazione del progetto. Se tutto rimane in "In corso" per sempre, la sezione diventa solo una decorazione.

Gestire collaboratori e accessi

Utilizzate l'accesso a livello di progetto quando un gruppo ha bisogno di visibilità su molte canvas correlate. Utilizzate la condivisione a livello di canvas quando solo una canvas necessita di un pubblico diverso o dell'accesso di un ospite esterno.

Se qualcuno perde l'accesso dopo lo spostamento di una canvas tra progetti, verificate se il suo accesso derivava dal vecchio progetto. Lo spostamento di una canvas può modificare il percorso di progetto utilizzato dalle persone per raggiungerla. Condividete direttamente la canvas o aggiungete gli utenti al progetto di destinazione.

Se qualcuno ha ancora accesso dopo averlo rimosso da una canvas, verificate l'accesso al progetto o all'area di lavoro. Potrebbe esserci un altro percorso di autorizzazione.

Archiviare, ripristinare, rimuovere l'accesso ed eliminare

Archiviate una canvas quando deve lasciare il lavoro attivo ma rimanere recuperabile attraverso i flussi di archiviazione. Ripristinate la canvas dall'archivio quando il lavoro diventa nuovamente attivo.

Rimuovete l'accesso quando una persona non ha più bisogno della canvas. Utilizzate l'eliminazione solo quando la canvas deve essere effettivamente rimossa, controllando prima i commenti, i file, le esigenze di esportazione e i riferimenti del progetto. L'eliminazione di una canvas può essere più dirompente rispetto alla sua rimozione da una sezione o alla sua archiviazione.

Se le richieste di supporto menzionano canvas eliminate, mancanti o spostate, iniziate controllando la posizione del progetto, lo stato di archiviazione, i link diretti e l'accesso prima di presumere che il contenuto sia andato perso in modo permanente.

Utilizzare sotto-attività e risorse correlate

Quando la scheda Info è disponibile nel pannello laterale di collaborazione, utilizzate le Sotto-attività per il lavoro di follow-up che appartiene alla canvas. Utilizzate le Risorse correlate per canvas collegate, file, pagine o elementi di progetto.

Questo è utile dopo un workshop o una revisione. La canvas contiene il contesto visivo; le sotto-attività e le risorse correlate aiutano le persone ad agire di conseguenza senza trasformare la canvas in un secondo tracker di progetto.

Esempi

Per un progetto di design, mantenete le canvas raggruppate per funzionalità, contrassegnatele con tag in base alla fase di revisione, assegnate un responsabile a ciascuna canvas e impostate scadenze per le revisioni degli stakeholder.

Per un'area di lavoro con un cliente, copiate un modello pulito in ciascun progetto del cliente, quindi rinominatelo con il nome del cliente e la data della sessione. Do not reuse one shared canvas for every client unless you intend every client’s context to live together.

Per la pianificazione interna, archiviate le vecchie canvas dopo che le decisioni sono state registrate. Mantenete accessibili le canvas delle decisioni finali e spostate le bozze disordinate fuori dalla visualizzazione attiva del progetto.

Cosa può andare storto

Se una canvas sembra mancante, cercatela nel progetto, verificate lo stato di archiviazione, controllate se è stata spostata in un altro progetto e aprite qualsiasi link diretto in vostro possesso. "Mancante" spesso significa spostata o con accesso modificato, non distrutta.

Se i collaboratori non riescono ad aprire una canvas spostata, verificate nuovamente la condivisione nel progetto di destinazione.

Se le canvas duplicate creano confusione, rinominate chiaramente la versione corrente, archiviate le vecchie copie o aggiungete una nota sulla canvas obsoleta che rimandi a quella attiva.

Se l'eliminazione è l'unica idea di pulizia presa in considerazione, fermatevi. L'archiviazione, la rimozione dell'accesso, lo spostamento in un altro progetto o la compressione delle pagine possono preservare il contesto con minori rischi.