ゲストと共同作業する

ゲストコラボレーションでは、通常のワークスペース外にいる人が共有キャンバスを開き、付与された権限の範囲で参加できます。クライアント、インタビュー参加者、業務委託先、ワークショップ参加者、講師、学生、レビュアーなど、ワークスペースの正式なメンバーにする必要はない相手に向いています。相手が入る前にアクセスレベルを選ぶ必要がある場合は、キャンバスを共有するから始めます。

ゲストアクセスは、メンバーアクセスとは意図的に違います。共有キャンバスとワークスペース設定に応じて、ゲストには閲覧、コメント、編集、キャンバスチャット、音声・ビデオ通話への参加を許可できます。ただし、担当者やワークスペース向けのすべての操作が使えるわけではありません。

「ゲスト」を「ワークスペースメンバー」の別名として扱わないでください。ワークスペースメンバーはワークスペースのディレクトリに属します。外部コラボレーターは、特定のキャンバスまたはプロジェクトへ招待されることがあります。ゲストは共有キャンバスのフローから入り、共有された作業に範囲が限定されます。3 つの立場はすべて共同作業できますが、管理される場所が違い、見える操作も異なることがあります。

ゲストの入室フロー

通常のエディターが読み込まれる前に、ゲストには最初の入室画面が表示されることがあります。この画面には、ALLO ロゴ、利用できる場合は作成者または共有の文脈、最初のページのプレビュー、キャンバス名、ALLO ログインボタン、ゲスト名の入力欄、ゲストとして続行 が表示されます。

プレビューは通常のエディターではありません。アクセスが許可される前は、キャンバスは通常のコメント、プレゼンス、履歴、検索、チャット、コラボレーション機能を読み込みません。これにより、ゲストが実際に入室する前にライブセッションとしてキャンバスが開かれることを防ぎます。

ゲスト名がすでに保存されている場合、ALLO は名前入力の画面を省略してキャンバスを直接開くことがあります。ゲストが利用中にアクセスが取り消された場合、ALLO はその人を入室画面に戻します。

ゲスト名は、共有セッションで表示される識別名です。他の共同作業者が、誰が参加しているか、誰がコメントしたか、誰がチャットメッセージを送ったかを認識しやすくします。ゲスト名を入力しても、その人がワークスペースメンバーになるわけではありません。

ゲスト権限

ゲストが使える機能は、ワークスペース設定にも左右されます。ワークスペースで機能が無効になっている場合、キャンバスリンクが共有されていてもゲストには表示されません。

権限は、共有された項目にも依存します。あるキャンバスにコメントアクセスを持つゲストが、プロジェクト全体を開いたり、ワークスペースファイルを閲覧したり、メンバー一覧を見たり、接続された別キャンバスへアクセスしたりできるとは限りません。より広いアクセスが必要な場合は、対象のプロジェクトを共有するか、適切なロールで相手を招待します。

ゲストがキャンバス内で見るもの

ゲストは、閲覧権限があるキャンバス内容を見られます。ヘッダーには、機能が利用できる場合にチャット、通話、ゲストプロフィール操作、ログインオプションが表示されることがあります。ゲストには通常の共有や発表コントロールは表示されません。

コラボレーションサイドパネルの情報タブはメンバー向けであり、一部のサイドパネル情報やプロジェクトメタデータはメンバー専用です。ゲストがプロジェクトの担当者、サブタスク、関連リソース、ワークスペースレベルのメタデータを管理できるとは考えないでください。

許可されている場合、ゲストはコメントに参加できます。ただし、モデレーションは制限されます。返信とメンションはできますが、スレッドの解決、再開、スレッド全体の削除はできません。ゲスト本人が書いたコメントは、そのゲストコンテキストで利用できる投稿者権限のルールに従います。

ゲストは、入室フローで利用できるゲスト名または識別情報により、ライブプレゼンス、カーソルラベル、チャットメッセージ、リアクション、通話参加者リストに表示されることがあります。この表示はライブ共同作業のためのものであり、ワークスペースメンバーシップではありません。

ゲストに共有する

共有 を開き、メールで相手を招待するかリンクを作成し、作業に合う権限を選びます。外部レビューでは、通常は編集アクセスよりコメントアクセスの方が扱いやすくなります。ゲストがノートを追加する必要がある進行型ワークショップでは、キャンバスをインタラクティブに使うなら編集アクセスを選びます。

キャンバスで PIN またはパスコードを使っている場合は、チームに合う経路で共有します。正しいリンクを持っていても PIN が違うゲストは入室フローに留まり、通常のエディターには入れません。

重要な会議では、ゲストリンクを事前にテストします。セッション開始前に、ゲストが入室画面を通過できること、必要な PIN またはパスワードを入力できること、想定した権限でキャンバスに到達できることを確認します。

ゲストコラボレーションの場面

クライアントレビューでは、コメントアクセスでキャンバスを共有します。クライアントには名前を入力してもらい、特定のページやオブジェクトにコメントを残し、回答が必要な場所だけチームをメンションしてもらいます。

ワークショップでは、セッション直前に編集アクセスを共有し、説明はロックし、アクティビティごとにページを使います。キャンバスが大きい場合は、ゲストに直接ページリンクを渡します。

インタビューやユーザビリティ調査では、ゲストに見せるべき資料だけを含む最小限のキャンバスを使います。関係のないプロジェクトページ、プライベートコメント、内部の決定ログを見せないようにします。

ゲストの通話とチャット

ワークスペースとキャンバスで音声・ビデオ通話機能が許可されている場合、ゲストは通話を開始または参加できることがあります。通話ボタンは、誰もルームにいないときは 通話、ルームが有効なときは参加者のアバター付きで 参加 と表示されることがあります。

ヘッダーにチャットが表示されている場合、ゲストはチャットも使えます。ライブの調整にはチャットを使い、ゲストが退出した後もキャンバスに結び付けて残すべき決定事項やフィードバックにはコメントを使います。

通話やチャットメッセージによって、ゲストの権限が上がることはありません。ゲストが会話はできるが編集できない場合、編集が適切なら共有権限を変更します。

うまくいかないとき

ゲストが入室できない場合は、リンク、権限、PIN またはパスワード、ワークスペースのゲスト設定、キャンバスが移動、アーカイブ、削除されていないか、またはアクセスが取り消されていないかを確認します。

ゲストにプレビューまたは入室画面だけが表示される場合は、ゲスト名の入力フローが完了していない、正しいパスワードを入力していない、またはアクセス承認を受けていない可能性があります。

ゲストがコメントできない場合、リンクが閲覧のみになっている可能性があります。ゲストのロールをコメントまたは編集に変更します。

ゲストが編集できない場合、リンクが閲覧またはコメントアクセスになっている、オブジェクトがロックされている、ツールがゲストには利用できない、またはワークスペースがその操作を制限している可能性があります。

ゲストがサブキャンバスを作成できない場合、それは想定された動作です。ゲストはサブキャンバスツールを使いません。

ゲストが共有、発表、スレッド解決、情報パネルの操作を見つけられない場合、それは想定された動作です。これらはメンバーまたは担当者向けの操作であり、ゲスト向けではありません。

ゲストがキャンバスは開けるものの、接続されたプロジェクト、ダッシュボード、ファイルライブラリ、または別のキャンバスを開けない場合、それは想定された状態である可能性があります。ゲストが見るべき追加の作業だけを共有してください。