コメントとメンションでフィードバックする

「これを大きくして」。どの画面のことですか。青い案ですか、最終版ですか。フィードバックは、対象から離れた瞬間に意味の半分を失います。ALLO のコメントは、その問題を作業物の上で解決します。該当するスティッキーノート、画像、ページの正確な場所に固定され、返信スレッドと解決済みの状態を持つため、3週間後でも何が決まり、なぜそうなったのかを確認できます。

このガイドでは、コメントをどこに置くべきか、通知をばらまかずに適切な人を呼ぶ方法、未解決スレッドで混み合ったキャンバスを整理しておく方法を説明します。

要約

フィードバックが特定のものに対するものならオブジェクトに、セクション全体に対するものならページにコメントします。対応が必要な1人を呼ぶには @ を入力してメンションします。議論を1つのスレッドに保つには返信を使い、完了したら解決し、問題が戻ってきたら再オープンします。コメントは残る記録です。ライブの会話にはチャットや通話を使い、結論が出たらコメントに戻して残します。

誰が何をできるか

コメント操作は、キャンバスへのコメント権限があるかどうかで決まります。この1つの境界が、追加、返信、リアクション、解決を決めます。サインインしているメンバーでもゲストでも同じです。

よく聞かれるので、次の2つははっきり押さえておきます。

• 自分のコメントは、ロールに関係なくいつでも編集または削除できます。 他の人のコメントやスレッド全体の削除は、キャンバスの担当者だけが行えます。
• ゲストにはスレッドの管理権限はありません。 コメント権限を持つゲストは会話には十分参加できますが、解決、再オープン、スレッド削除は、キャンバスを所有するワークスペース共同編集者側に残ります。

コメントツールが無効になっている場合、原因はコメント権限です。バグではありません。そのキャンバスが閲覧のみで共有されているか、そのキャンバスのゲストアクセスにコメントが含まれていません。

コメントを置く場所を決める

最も大事な判断は、コメントがどこに置かれるかです。フィードバックがオブジェクトに関するものならオブジェクトに固定し、ページ全体に関するものならページに置きます。

オブジェクトコメントは、対象のものに結び付き続けます。スティッキーノート、スクリーンショット、PDF、図形、スプレッドシート、サブキャンバスタイルなどです。「このスクリーンショットを最新の書き出しに差し替えて」は、そのスクリーンショット上にコメントがあるときだけ意味が通ります。近くに浮いたテキストメモを置くのではなく、そこに固定してください。固定されたコメントはコメントタブにも表示され、解決できます。単なるテキストボックスではそうなりません。

ページコメントは、セクション全体に関するフィードバックに使います。「このページはステークホルダーレビューに出せます」「この演習を優先順位付けページの前に移動してください」「クライアントに見せる前にこのページを折りたたんでください」といった内容です。ページに結び付くため、そのページと一緒に移動し、ページ削除時のコメント数にも含まれます。この点は後で詳しく説明します。

対応が必要な1人をメンションする

コメント内で @ を入力し、相手を選びます。メンションは意図的な信号です。ALLO に、その人を受信者として扱い、コメントを注意の届く場所へ送るよう伝えます。

部屋全体ではなく、何かを実行する必要がある人をメンションします。8人の名前が入ったスレッドは、誰の持ち物でもないスレッドになります。本当に必要な問いは、了解の返信の中に埋もれます。コメントに決定が必要なら、3つ後の返信ではなく、依頼を書いたコメント内で決定者をメンションします。

ゲストコメントがオンになっていれば、ゲストも人をメンションできます。候補リストに誰が出るか、チームやキャンバス全体へのメンションがどう解決されるかは、共有設定とメンバーシップに依存します。人とキャンバス共同編集者をメンションするで、対象の違いを詳しく説明しています。

通知が人に届くしくみ

コメントが誰かの目に入る経路は2つあります。この2つは同じではありません。

• 明示的な @メンションは強い信号です。コメントは受信者のホームのメンションと受信トレイに入ります。
• スレッド参加は弱い信号です。すでに参加しているスレッドに返信すると、その人は @ されていなくても受信トレイで確認できます。ただし、このような通常の返信はメンションではありません。受信トレイ全体には表示されますが、ホームのメンションには表示されません。

特定の人が本当に必要なら、その人を @メンションしてください。スレッドへの返信だけで戻ってきてくれると考えないほうが安全です。

配信順序は予測できます。

受信トレイはすぐに更新され、メールは約1分遅れます。受信トレイ以外の通知は、すべて受信者の設定を尊重します。メンション配信はストップウォッチではありません。

返信、リアクション、添付、編集

コメントを始点にした議論をつなげておくには、スレッド内で返信します。親指のリアクションで足りる場面では、全文の返信でノイズを増やさずリアクションを使います。

コメント作成欄にファイルをドロップまたは貼り付けると、コメントにファイルを添付できます。議論を支える資料に使います。そのファイル自体を視覚的にレビューする必要がある場合は、キャンバス上にオブジェクトとして置き、そこでコメントしてください。全員が文脈の中で確認できます。

自分のコメントは、言い回しの修正や文脈の追加のために編集します。削除するのは、内容が間違っていた、または履歴に残すべきではない場合だけです。コメントが決定を記録しているなら、削除せずにスレッドを解決します。そうすれば記録が残ります。

解決と再オープン

問題が完了したらスレッドを解決します。解決済みのスレッドは消えません。最新コメントに折りたたまれ、それ以前の返信はさらに N 件のコメントの表示の後ろに入り、新しい返信は受け付けなくなります。履歴は残り、ノイズだけが減ります。問題が戻ってきたときや決定が不完全だったと分かったときは、スレッドヘッダーから再オープンします。

解決と再オープンは、担当者と共同編集者の操作です。ゲストはスレッド内で会話を続けられますが、閉じることはできません。これにより、「これは完了したか」という判断は、キャンバスに責任を持つ人の手元に残ります。

未読フィードバックを探し回らずに見つける

吹き出しを探してキャンバスを移動し続ける必要はありません。未読コメントはライム色の吹き出しで表示され、スライドレールは未読の活動があるページを示します。サイドパネルのコメントタブにはすべてのスレッドが一覧表示されるため、順番に処理できます。スレッドを開くと既読になります。

密度の高いキャンバスでは、吹き出しを見つけるまでスクロールするより、コメントタブまたはコピーしたコメントリンクから移動してください。古いスレッドが視覚的なノイズになっているなら、解決します。解決はそのためにあります。

吹き出しを邪魔にならない場所へ動かす

コメント権限があれば、対象を覆わないようにコメントの吹き出しをドラッグできます。吹き出しはページ内に固定されるため、空白の遠くへ飛んでいくことはありません。守るべきことは1つだけです。何を指しているのか分からなくなるほど遠くへ動かさないでください。きれいに見えるキャンバスより、誰も場所を判断できないコメントのほうが困ります。

スレッドへ直接送る

テキストをコピーは、コメント本文をタスク、ドキュメント、メッセージに移すときに使います。相手をスレッドへ直接連れていきたいときは、コメントリンクをコピーを使います。リンクはキャンバスを開き、そのコメントにフォーカスします。

コメントリンクはポインターであって、鍵ではありません。キャンバスが開いた後にスレッドへジャンプしますが、相手にはキャンバス自体へのアクセス権が必要です。アクセス権があるか分からない場合は、先にキャンバスを共有し、その後リンクを送ります。違いはプライベートリンクと共有リンクで説明しています。

オブジェクトやページを削除する前に

コメントは結び付いた対象の上に存在するため、その対象を削除すると議論も一緒に消えます。ALLO はこれを黙って実行しません。コメントがあるオブジェクトやページを削除しようとすると、失われるコメント数とスレッド数を明示する確認が表示されます。

その警告が出たら、意識して判断してください。多くの場合、適切なのは次のいずれかです。

1. 議論が終わっているので、スレッドを解決する。
2. 先にコメントリンクや本文をタスクまたは決定ログへコピーする。
3. コメントを残すため、ページを削除せずに折りたたむ。

コメント、チャット、通話

コメント、チャット、通話は別々の道具です。違いは、どれだけ記録として残るかです。

• 作業中の調整にはチャットを使います。「このラウンドはあと2分です」のような内容です。
• グループでライブに話し合う必要があるときは通話を使います。
• 記録にはコメントを使います。

明日誰かがその決定を必要とするなら、チャットの1行や誰も書き留めなかった通話の中だけではなく、コメントまたはキャンバス自体に残します。コラボレーションサイドパネルでは、コメントスレッドを一覧として確認できます。

うまくいかないとき

コメントを追加できない。 コメントにはコメント権限が必要です。権限がなくなる原因はいくつかあります。

• 閲覧のみのアクセス、またはコメントなしのゲストアクセスです。共有で自分のロールを確認してください。
• キャンバスを開いた直後で、まだ読み込み中です。少し待ってください。
• 自分のロールではなく、所有元ワークスペースのプランまたは請求状態により、キャンバスが閲覧のみになっています。この状態では全員の編集とコメントがオフになります。Free プランの上限、ストレージ容量の超過、未払いのサブスクリプションがあると発生します。共有キャンバスでは担当者側のワークスペースが基準になるため、担当者にプランの確認または支払い問題の解決を依頼してください。

メンションした相手がコメントを開けない。 その人にはキャンバスへのアクセス権がありません。キャンバスを共有してから、コメントリンクをもう一度送ります。

解決または再オープンが見当たらない。 ゲストであるか、キャンバスの担当者ではありません。スレッドの管理は担当者側に残ります。

コメントが消えた。 コメントが付いていたオブジェクトまたはページが削除され、スレッドも削除されました。ページが折りたたまれただけなら、コメントはまだ残っています。スライドレールまたはコメントタブでページを探してください。

メンションしても通知されない。 次を確認します。

• @メンションしましたか。それともスレッドに返信しただけですか。ホームのメンションに届くのは、明示的な @メンションだけです。
• 相手にキャンバスへのアクセス権がありますか。
• スレッドはすでに解決済みですか。
• 相手の通知設定やおやすみ時間が、メールやプッシュ通知を止めていませんか。

受信トレイはすぐに更新されます。メールは仕様上、1分遅れます。