Donner des retours avec les commentaires et mentions

« Agrandir cet élément. » Sur quel écran ? Le bleu ou la version finale ? Un retour d'expérience perd la moitié de son sens s'il n'est pas directement relié à l'élément concerné. Les commentaires dans ALLO résolvent ce problème en vivant sur le travail : ils sont ancrés visuellement au pense-bête, à l'image ou à la page dont ils parlent, complétés par un fil de réponses et un état de résolution, ce qui permet de retrouver facilement plusieurs semaines après ce qui a été décidé et pourquoi.

Ce guide vous explique où placer vos commentaires, comment interpeller les bons destinataires sans multiplier inutilement les notifications, et comment éviter qu'un canvas volumineux ne se retrouve submergé par des discussions en suspens.

En résumé

Placez un commentaire sur un objet lorsque le retour concerne cet élément précis, et sur la page s'il concerne toute la section. Saisissez @ pour mentionner la personne exacte devant intervenir. Répondez pour conserver la discussion groupée au sein du même fil de discussion, marquez-la comme résolue une fois l'action terminée, et rouvrez-la si nécessaire. Les commentaires constituent votre registre durable de décisions ; utilisez le chat et les réunions pour les échanges en direct, puis retranscrivez les décisions validées dans un commentaire.

Qui peut faire quoi

Toutes les actions de commentaires dépendent d'un facteur unique : votre droit de commentaire sur le canvas. Cette autorisation détermine votre capacité à rédiger, répondre, réagir et résoudre une discussion, et s'applique de la même manière aux membres connectés et aux invités.

Deux règles fondamentales méritent d'être soulignées :

• Vous pouvez toujours modifier ou supprimer vos propres commentaires, quel que soit votre rôle. La suppression du commentaire de quelqu'un d'autre ou d'un fil de discussion complet est réservée au propriétaire du canvas.
• Les invités ne disposent jamais des fonctions de modération des discussions. Un invité disposant d'un droit de commentaire participe activement aux discussions, mais les actions pour résoudre, rouvrir et supprimer un fil restent réservées aux collaborateurs de l'espace de travail propriétaires du canvas.

Si l'outil de commentaire est désactivé, cela provient de vos droits d'accès et non d'un bug. Le canvas vous a été partagé en lecture seule ou l'accès invité de ce canvas ne permet pas d'ajouter des commentaires.

Placer le commentaire au bon endroit

La décision la plus importante concerne l'endroit où se situe votre commentaire. Ancrez-le à l'objet si le retour concerne cet élément spécifique, et déposez-le sur la page s'il porte sur l'ensemble de la section.

Commentaires d'objet restent indissociables de l'élément visé : un pense-bête, une capture d'écran, un fichier PDF, une forme géométrique, une feuille de calcul ou un sous-canvas. Une remarque comme « Remplacer cette capture par le dernier export » n'a de sens que si elle est ancrée sur la capture en question. Privilégiez cette méthode plutôt que d'écrire une simple note de texte volante à proximité. Les commentaires ancrés apparaissent également dans l'onglet Commentaires et peuvent être résolus, contrairement à de simples blocs de texte.

Commentaires de page concernent la section dans son ensemble : « Cette page est prête pour révision », « Placer cet exercice avant la page de priorisation », « Réduire cette section avant de la montrer au client ». Comme ils sont rattachés à la page, ils se déplacent avec elle et sont pris en compte si la page vient à être supprimée.

Mentionner la personne exacte qui doit intervenir

Saisissez @ dans votre commentaire et sélectionnez la personne. Une mention est un signal fort : elle indique à ALLO que cette personne est le destinataire et qu'elle doit recevoir une notification.

Mentionnez l'intervenant précis qui doit agir, et non tout le groupe. Un fil de discussion citant huit personnes n'est en fait attribué à personne, et la vraie question finit par se noyer dans les validations. Si un commentaire requiert une prise de décision, mentionnez le décideur directement dans le message contenant la question, plutôt que d'attendre trois réponses plus tard.

Les invités peuvent également mentionner des personnes, dès lors que l'ajout de commentaires pour les invités est activé. Les suggestions de noms et la résolution des mentions d'équipe ou de canvas complet dépendent des paramètres de partage et d'appartenance ; consultez le guide Mentionner des personnes et collaborateurs de canvas pour plus de détails sur ces cibles.

Comment les notifications parviennent aux destinataires

Il existe deux manières distinctes pour qu'un commentaire attire l'attention d'un collaborateur, et elles ne produisent pas les mêmes effets.

• Une mention explicite avec @ constitue le signal le plus direct. Elle place le commentaire dans l'onglet Mentions de l'Accueil du destinataire et dans sa boîte de réception.
• La participation à une discussion constitue un signal secondaire. Si vous répondez au sein d'un fil de discussion dans lequel une personne est déjà intervenue, elle verra s'afficher la réponse dans sa boîte de réception même si vous ne l'avez pas explicitement mentionnée avec @. Une simple réponse de ce type n'est pas considérée comme une mention directe : elle apparaît dans l'historique de la boîte de réception générale, mais pas dans l'onglet Mentions.

Par conséquent, si vous avez besoin qu'une personne spécifique intervienne, mentionnez-la avec @. Ne supposez pas qu'une simple réponse au fil de discussion suffira à la faire revenir sur le document.

Le fonctionnement de la distribution des notifications est prévisible :

La boîte de réception de l'application est instantanée, l'envoi d'e-mails intervient environ une minute après et les autres canaux respectent les paramètres personnels de l'utilisateur. La distribution des mentions n'est pas un processus instantané à la seconde près.

Répondre, réagir, joindre des fichiers et modifier

Répondez à l'intérieur du fil de discussion pour garder les échanges groupés sous le message d'origine. Ajoutez une simple réaction si un pouce levé suffit pour éviter de surcharger les commentaires.

Vous pouvez joindre des fichiers à un commentaire en les faisant glisser ou en les collant directement dans le champ de saisie. Utilisez cette possibilité pour partager un document de référence utile à l'échange. Si le fichier lui-même doit faire l'objet d'une relecture visuelle, déposez-le plutôt comme objet sur le canvas et commentez-le à cet endroit afin que tout le monde puisse l'examiner en contexte.

Modifiez vos propres commentaires pour corriger des erreurs ou ajouter du contexte. Supprimez-les uniquement s'ils étaient erronés ou ne doivent pas figurer dans l'historique. Si le commentaire a permis de valider une décision, marquez le fil comme résolu plutôt que de le supprimer afin de conserver une trace écrite.

Résoudre et rouvrir

Résolvez un fil de discussion lorsque l'action est terminée. Un fil résolu ne disparaît pas : il se replie sur le dernier commentaire, masque les réponses précédentes sous un volet N commentaires supplémentaires et n'accepte plus de nouvelles réponses. L'historique reste préservé, mais l'encombrement visuel est éliminé. Rouvrez-le depuis l'en-tête du fil si le problème réapparaît ou si la décision validée s'avère incomplète.

Résoudre et rouvrir sont des actions réservées aux propriétaires et aux collaborateurs. Les invités peuvent continuer à répondre dans un fil de discussion mais ne peuvent pas le clôturer, ce qui garantit que la validation finale reste entre les mains des responsables du canvas.

Trouver les retours non lus sans chercher

Nul besoin de faire défiler tout le canvas à la recherche des bulles. Les commentaires non lus s'affichent sous forme de bulles vert citron, le rail de diapositives signale les pages contenant de l'activité non lue et l'onglet Commentaires du panneau latéral liste tous les fils de discussion pour vous permettre de les traiter dans l'ordre. Ouvrir un fil de discussion le marque automatiquement comme lu.

Sur un canvas très dense, naviguez plutôt depuis l'onglet Commentaires ou à l'aide du lien copié d'un commentaire plutôt que de faire défiler manuellement l'écran en espérant repérer une bulle. Si d'anciens fils de discussion encombrent inutilement la vue, résolvez-les ; c'est précisément le rôle de cette fonction.

Déplacer une bulle de commentaire

Si vous disposez d'un droit de commentaire, vous pouvez faire glisser une bulle de commentaire afin qu'elle ne masque plus le contenu sous-jacent. La bulle reste ancrée à la page pour éviter de s'égarer dans un espace vide. Une seule règle : ne l'éloignez pas trop au point de perdre le lien visuel logique avec l'élément commenté. Conserver un canvas visuellement parfait ne doit pas se faire au détriment de l'emplacement et de la clarté du commentaire.

Envoyer un collaborateur vers un fil de discussion précis

Utilisez Copier le texte pour extraire la formulation d'un commentaire et l'intégrer dans une tâche, un document ou un message externe. Utilisez Copier le lien du commentaire si vous souhaitez qu'un collaborateur arrive directement sur le fil de discussion : le lien ouvre le canvas et centre automatiquement l'écran sur ce commentaire.

Un lien de commentaire est un pointeur et non une clé d'accès. Il mène directement au fil de discussion dès lors que le canvas est ouvert, mais l'utilisateur doit disposer au préalable d'un droit d'accès au canvas lui-même. Si vous avez un doute, partagez le canvas d'abord, puis envoyez-lui le lien. Le guide Liens privés et liens de partage détaille ces différences.

Avant de supprimer un objet ou une page

Les commentaires sont rattachés directement à l'élément sur lequel ils sont ancrés ; supprimer cet élément entraîne donc la perte définitive de toute la discussion associée. ALLO ne procède pas à cette action sans vous avertir : la suppression d'un objet ou d'une page contenant des commentaires affiche une boîte de confirmation précisant le nombre exact de commentaires et de fils qui seront supprimés.

Lorsque cet avertissement s'affiche, prenez votre décision en toute conscience. Les options recommandées sont généralement :

1. Résoudre le fil de discussion, si l'échange est terminé.
2. Copier le lien ou le texte du commentaire dans une tâche ou un registre de décisions au préalable.
3. Réduire la page (la replier) plutôt que de la supprimer afin de conserver les commentaires.

Commentaires, chat et réunions

Les commentaires, le chat et les appels constituent trois outils distincts. La différence réside principalement dans la durabilité de l'information :

• Utilisez le chat pour la coordination rapide pendant que vous travaillez en temps réel, par exemple : « Il reste deux minutes pour cette étape ».
• Utilisez un appel lorsque le groupe a besoin d'échanger de vive voix en direct.
• Utilisez les commentaires pour conserver une trace écrite et durable.

Si une décision doit pouvoir être retrouvée le lendemain ou plus tard, elle doit être consignée sous forme de commentaire ou écrite directement sur le canvas, plutôt que d'être laissée uniquement dans un message de chat éphémère ou au cours d'un appel oral. C'est dans le panneau latéral de collaboration que vous pouvez relire tous les fils de commentaires sous forme de liste unifiée.

Résolution des problèmes courants

Impossible d'ajouter un commentaire. La rédaction de commentaires requiert un accès en commentaire. Plusieurs situations peuvent bloquer cette action :

• Un accès en lecture seule ou un accès invité ne permettant pas de commenter. Vérifiez vos droits d'accès dans le panneau Partager.
• Le canvas vient tout juste d'être ouvert et est encore en cours de chargement. Patientez quelques instants.
• Le canvas est configuré en lecture seule en raison de l'abonnement ou de la facturation de l'espace de travail d'origine, et non à cause de votre rôle. Cet état désactive la modification et les commentaires pour tout le monde. Cela se produit lorsque l'espace de travail a dépassé les limites de l'abonnement gratuit, son quota de stockage ou présente un défaut de paiement d'abonnement. Sur un canvas partagé, c'est l'espace de travail du propriétaire qui prévaut ; demandez-lui de vérifier son abonnement ou de résoudre un problème de paiement.

Un collaborateur mentionné ne parvient pas à ouvrir le commentaire. Il ne dispose pas des droits d'accès au canvas. Partagez le canvas, puis renvoyez-lui le lien du commentaire.

L'option pour résoudre ou rouvrir est manquante. Vous êtes un invité ou vous n'êtes pas propriétaire du canvas. La modération des fils de discussion reste réservée au propriétaire.

Un commentaire a disparu. L'objet ou la page auquel il était rattaché a été supprimé, ce qui supprime définitivement le fil. Si la page a seulement été réduite (repliée), les commentaires sont toujours présents. Retrouvez cette page dans le rail de diapositives ou dans l'onglet Commentaires.

Une mention n'a généré aucune notification. Passez en revue ces différents points :

• Avez-vous utilisé une mention directe avec @ ou simplement répondu dans le fil de discussion ? Seule une mention explicite avec @ place le commentaire dans les Mentions de l'Accueil.
• Disposent-ils bien d'un droit d'accès au canvas ?
• Le fil de discussion est-il déjà marqué comme résolu ?
• Leurs paramètres de notification personnels ou un mode de concentration (ne pas déranger) bloquent-ils l'envoi d'e-mails ou de notifications push ?

La boîte de réception de l'application est mise à jour immédiatement. L'envoi d'e-mails intervient environ une minute après par conception.