Utiliser les appels audio/vidéo dans un canvas

Les appels de canvas placent la discussion au cœur de votre travail

Utilisez les appels de canvas lorsque les collaborateurs ont besoin d'échanger verbalement tout en consultant le même document. Les appels sont particulièrement utiles pour les sessions de révision en direct, les ateliers, les présentations aux parties prenantes, les sessions de support ou tout autre moment où la discussion écrite ralentirait le groupe.

Le canvas constitue l'espace visuel partagé. L'appel apporte aux participants le support de la voix et, s'ils le souhaitent, de la vidéo. Les commentaires, notes, tâches et modifications apportées au canvas permettent de formaliser les résultats de l'échange.

Pour obtenir un guide général sur la collaboration, consultez Utiliser les appels audio/vidéo.

La participation à un appel ne confère aucun droit d'accès au canvas. Chaque personne doit disposer de l'autorisation d'ouvrir le canvas pour que l'appel soit opérationnel. Si un utilisateur reste bloqué sur l'écran d'accueil des invités, s'il attend la validation d'une demande d'accès ou s'il est connecté au mauvais compte, veillez à corriger les paramètres de partage avant de tenter de résoudre ses problèmes de microphone ou de caméra.

Disponibilité

Si les boutons de commande d'appel sont absents, vérifiez les autorisations d'accès au canvas avant d'examiner les paramètres de vos périphériques. L'autorisation d'accès aux périphériques intervient une fois l'appel démarré, tandis que l'accès au document détermine votre capacité à initier ou rejoindre l'appel.

Lancer ou rejoindre un appel

Ouvrez le canvas et utilisez la commande d'appel située dans l'en-tête. Si personne ne se trouve dans le salon, lancez l'appel. Si des collaborateurs y sont déjà présents, rejoignez-les.

Lorsqu'un appel est actif, l'en-tête affiche le nombre de participants ainsi que leurs avatars. Utilisez cet indicateur visuel pour savoir si vous rejoignez une conversation existante ou si vous lancez une nouvelle session de discussion.

Une fois connecté à l'appel, gardez le canvas à l'écran. L'intérêt d'un appel de canvas est de pouvoir se référer au même support visuel tout en discutant.

Limites de participants

Les appels de canvas d'ALLO s'appuient sur la technologie Agora pour la diffusion audio et vidéo en temps réel. Pour garantir une qualité d'appel optimale, veillez à limiter chaque salon à un maximum de 32 participants en transmission audio. Parmi eux, limitez à 17 le nombre d'utilisateurs avec caméra active.

Cela ne signifie pas qu'un dix-huitième collaborateur ne peut pas ouvrir le canvas. Cela signifie simplement que l'appel a dépassé les capacités recommandées pour un flux multimédia stable. Si votre révision rassemble un grand nombre de personnes, demandez aux participants qui ne font qu'écouter de désactiver leur caméra, utilisez les commentaires et le chat pour les questions, ou divisez la discussion en direct en groupes plus restreints.

Si des participants constatent l'absence du flux d'un intervenant ou d'une vignette vidéo dans un appel très fréquenté, réduisez le nombre de flux audio ou vidéo actifs avant d'envisager un problème d'autorisation. L'accès au canvas, les commentaires et les modifications continuent de fonctionner normalement même lorsque le système d'appel est surchargé.

Gérer le microphone, la caméra et les périphériques

Utilisez le bouton de microphone pour désactiver ou réactiver votre micro. Utilisez le bouton de caméra pour activer ou couper votre flux vidéo. Utilisez les paramètres d'utilisateur local pour sélectionner le bon microphone ou la bonne caméra parmi vos périphériques connectés.

Les appels peuvent démarrer uniquement en audio. Ce comportement est volontaire. Dans de nombreuses sessions de révision, le contenu du canvas importe plus que les visages des participants. Laissez votre caméra éteinte si elle vous distrait de votre travail, si elle ralentit les performances de votre ordinateur ou si elle risque de dépasser la limite de flux vidéo autorisée dans le salon.

Si votre navigateur ou votre système d'exploitation vous demande l'autorisation d'accéder au microphone ou à la caméra, valisez l'accès pour ALLO. Si l'accès est refusé au niveau du navigateur, le salon d'appel restera accessible mais aucun flux ne pourra être transmis.

L'accès au microphone constitue la condition essentielle pour participer à un appel. L'accès à la caméra est optionnel. Si votre ordinateur ne possède pas de caméra, si le navigateur en bloque l'accès ou si une autre application utilise déjà le périphérique, rejoignez l'appel uniquement en audio pour continuer à travailler. Vous pourrez activer votre caméra ultérieurement si un périphérique se libère. Si l'accès au microphone est également bloqué, vous pourrez suivre visuellement les mouvements sur le canvas mais vous ne pourrez pas prendre la parole avant d'avoir configuré les autorisations de votre micro ou sélectionné le bon périphérique.

Utilisez les paramètres de périphérique si le mauvais micro, haut-parleur ou caméra est sélectionné. Un problème de caméra ne doit pas interrompre l'appel : votre vignette locale affichera simplement votre avatar d'utilisateur pendant que le flux audio reste actif.

Utiliser le panneau d'appel flottant

Le panneau d'appel en direct affiche les vignettes des participants au-dessus du canvas. Vous pouvez déplacer ce panneau par glisser-déposer à l'emplacement de votre choix sur l'écran. Placez-le à proximité de votre zone de travail si les expressions des participants enrichissent l'échange, ou déplacez-le vers un bord de l'écran pour libérer tout l'espace d'affichage du canvas.

Le panneau doit éviter de masquer le contenu de votre travail. Si la réunion porte sur l'examen d'une image précise, évitez de positionner le panneau d'appel par-dessus cette image. Si la discussion concerne un fil de discussion, éloignez le panneau de la zone des commentaires. Savoir repositionner le panneau d'appel fait partie de l'animation d'une session de révision : déplacez-le dès que l'interface d'appel gêne l'examen d'un élément important.

L'indicateur de prise de parole vous permet d'identifier immédiatement qui s'exprime. Lorsqu'un participant parle, sa vignette s'entoure d'un effet visuel pour aider le groupe à suivre la conversation sans avoir à deviner la provenance de la voix. Si un intervenant parle mais qu'aucun indicateur d'activité ne s'affiche, vérifiez l'état de son micro, le périphérique sélectionné et les autorisations système de son matériel.

Associer les appels à la présence en direct et au suivi

Les appels gagnent en efficacité lorsqu'ils sont combinés aux outils de collaboration en direct. La présence en direct, l'affichage des curseurs, les indicateurs de page et la fonction de suivi d'un collaborateur aident tout le monde à s'orienter pendant les échanges oraux.

Si un participant invite les autres à « regarder ici » alors que la moitié du groupe travaille ailleurs, utilisez les indicateurs de présence ou partagez un lien vers un commentaire. Sur un canvas structuré en pages, nommez clairement la page concernée. Sur un grand tableau blanc libre, créez des étiquettes ou délimitez des zones de travail avant le début de l'appel.

Consigner les décisions pendant l'appel

Ne laissez pas les décisions prises s'évaporer à la fin de l'appel. Dès qu'un accord est trouvé sur une modification, ajoutez un commentaire, mettez à jour le canvas ou créez la tâche correspondante pendant que le contexte est encore présent à l'esprit de tous.

Appliquez cette méthode :

1. Discutez du sujet pendant l'appel.
2. Ajoutez ou mettez à jour un commentaire à côté de l'élément de travail concerné.
3. Mentionnez le collaborateur responsable de l'action.
4. Ajoutez une date d'échéance ou un lien vers un projet si un suivi est requis.
5. Ne résolvez le fil de discussion qu'une fois la modification effectivement réalisée.

Cette rigueur garantit aux collaborateurs absents un historique clair et exploitable des décisions prises.

Appels avec des invités

Avant de démarrer un appel avec un invité, assurez-vous qu'il a bien validé son entrée sur le canvas. L'écran d'aperçu ou de saisie du nom pour les invités ne correspond pas à l'interface d'édition complète. L'invité doit avoir validé son entrée et disposer des autorisations nécessaires pour que l'appel soit opérationnel.

Les invités disposent généralement de commandes plus limitées dans l'espace de travail. Concentrez votre session sur le canvas partagé et évitez de vous référer à des pages internes de l'espace de travail que vos invités ne peuvent pas ouvrir.

Les collaborateurs externes peuvent rejoindre un appel de canvas sans avoir besoin d'un accès global à votre espace de travail. Cette fonctionnalité est très pratique pour les révisions de projets avec des clients ou les ateliers créatifs, mais gardez à l'esprit qu'ils n'auront pas accès aux paramètres du projet, à la liste des membres, aux fichiers ou à d'autres zones internes. Partagez uniquement les documents de travail dont ils ont besoin pour la réunion.

Résolution des problèmes d'appels audio/vidéo

Si les options Lancer ou Rejoindre l'appel n'apparaissent pas, assurez-vous que la fonctionnalité d'appel est activée sur l'espace de travail, que vous disposez des droits d'accès au canvas, que vous n'essayez pas de vous connecter depuis un appareil mobile, et que l'en-tête du canvas est assez large pour afficher le bouton.

Si votre microphone ou votre caméra ne fonctionne pas, vérifiez les autorisations d'accès de votre navigateur, les paramètres de confidentialité de votre système d'exploitation, le périphérique sélectionné et assurez-vous qu'aucune autre application n'utilise actuellement ce matériel.

Si un participant tente de se connecter depuis l'application mobile native, invitez-le à utiliser l'application web ou de bureau. L'application mobile permet de consulter le canvas et de rédiger des commentaires, mais ne prend pas en charge les appels audio/vidéo intégrés.

Si plus de 17 personnes ont activé leur caméra, demandez aux participants qui n'interviennent pas de couper leur flux vidéo. Si plus de 32 personnes ont besoin de s'exprimer dans le même salon, invitez-les à utiliser les commentaires, le chat ou divisez la réunion en plusieurs appels distincts.

Si un collaborateur ne parvient pas à rejoindre l'appel, assurez-vous qu'il a ouvert le bon canvas dans le bon espace de travail. Des noms de documents similaires dans des projets différents peuvent prêter à confusion et faire croire aux participants qu'ils se trouvent au même endroit alors qu'ils sont sur des documents différents.

Si vous constatez des ralentissements, coupez votre caméra, limitez les modifications complexes sur le canvas, fermez les onglets inutiles de votre navigateur et utilisez les commentaires pour consigner les points importants à sauvegarder.