Utiliser les appels audio/vidéo

Les appels audio/vidéo permettent de prendre des décisions en direct autour d'un travail partagé

Utilisez un Appel audio/vidéo sur un canvas lorsque votre équipe a besoin d'échanger en direct sur un travail visuel tout en restant dans ALLO. Les appels sont particulièrement utiles pour les revues de conception, les présentations clients, les ateliers, les transmissions de dossiers, les sessions d'assistance et toutes les discussions où le ton ou la réactivité importent plus qu'un long fil de commentaires.

Un appel n'est pas un registre de décision. Utilisez l'appel pour parvenir à une décision, puis consignez le résultat dans un Commentaire, une tâche, une note ou une mise à jour visible sur le canvas. Les personnes n'ayant pas pu assister à l'appel doivent être capables de comprendre ce qui a changé sans avoir à solliciter les autres participants pour se remémorer la réunion.

Pour découvrir la disposition des options spécifiques au canvas, consultez la page Utiliser les appels audio/vidéo dans un canvas.

De plus, un appel ne donne pas accès au canvas. Chaque participant doit disposer des autorisations requises pour l'ouvrir. Si un Invité ou un collaborateur externe ne parvient pas à accéder au canvas, résolvez d'abord les questions d'autorisations de partage avant de vérifier le fonctionnement du microphone, de la caméra ou l'état de la salle.

Disponibilité et autorisations

Les Invités peuvent être autorisés à rejoindre un appel lorsque le canvas partagé et les accès de l'espace de travail le permettent. Ne considérez pas par défaut qu'un statut d'Invité exclut la possibilité de passer des appels. Vérifiez l'état d'accès réel du canvas partagé.

Démarrer ou rejoindre un appel

Ouvrez le canvas et utilisez l'option d'appel située dans l'en-tête. Lorsqu'aucune salle n'est active, un bouton de démarrage d'appel apparaît. Si une salle est déjà active, l'en-tête affiche un bouton pour rejoindre l'appel avec des indicateurs de présence afin que vous sachiez que d'autres personnes se trouvent déjà dans la salle.

Une fois que vous avez rejoint l'appel, les options d'appel passent du mode « démarrer ou rejoindre » aux options d'appel en direct : microphone, caméra et raccrocher. Les paramètres des périphériques se trouvent directement à côté des options de participation locale lorsque cela est pris en charge, ce qui vous permet de choisir votre microphone ou votre caméra sans quitter le canvas.

Prévoir la taille de la salle

Un appel sur canvas est un espace de travail actif, pas un webinaire. ALLO utilise Agora pour la transmission des flux en direct, et la capacité optimale d'un appel est de 32 personnes connectées en audio avec un maximum de 17 participants avec caméra activée simultanément.

Pour les réunions de grande envergure, demandez aux auditeurs de garder leur caméra désactivée et utilisez le canvas lui-même comme support visuel partagé. Utilisez les Commentaires pour les questions nécessitant un suivi durable, le chat d'équipe pour les remarques secondaires, et lancez un second appel si un sous-groupe a besoin d'approfondir certains détails.

Si un appel très fréquenté commence à subir des coupures de flux vidéo ou des dysfonctionnements des indicateurs de parole, commencez par réduire l'utilisation de la bande passante (en désactivant les caméras). Ce problème est généralement dû à la taille de l'appel ou à des contraintes de réseau et d'appareil, et non à une perte d'accès au canvas pour l'utilisateur concerné.

Configurer l'audio, la caméra et les périphériques

Les appels peuvent démarrer en mode audio par défaut. L'accès au microphone constitue la condition principale ; l'activation de la caméra est facultative. Cette distinction est importante car le canvas sert de support visuel partagé. Vous pouvez tout à fait mener un appel constructif en gardant la vidéo désactivée.

Coupez votre microphone lorsque vous ne parlez pas. Désactivez votre caméra si la vidéo détourne l'attention du canvas, ralentit la session ou s'avère superflue. Si le mauvais périphérique est sélectionné, ouvrez les paramètres des périphériques pour choisir le bon microphone ou la bonne caméra.

Si le navigateur demande des autorisations, autorisez l'accès au microphone et à la caméra pour ALLO. Si vous le refusez, l'autorisation interne d'ALLO aura beau être correcte, le navigateur ou le système d'exploitation continuera de bloquer les flux média.

Si un ordinateur ne dispose pas de caméra ou si celle-ci ne peut pas s'ouvrir, l'utilisateur peut tout de même rejoindre l'appel en mode audio seul si l'accès au microphone fonctionne. Si l'accès au microphone échoue également, il peut suivre l'activité visuelle sur le canvas et utiliser les Commentaires ou le chat jusqu'à ce que les autorisations de ses périphériques soient rétablies.

Utiliser la barre d'appel en direct

Les vignettes des participants apparaissent dans une barre flottante au-dessus du canvas. Vous pouvez faire glisser cette barre là où elle facilite le plus le suivi de votre réunion. Placez-la à proximité du travail en cours si les visages ou les réactions des participants sont utiles, ou déplacez-la dans un angle pour libérer de l'espace pour le contenu du canvas.

La barre doit soutenir la réunion et non encombrer la zone principale du canvas. Déplacez-la si elle masque l'Objet, les options de page, le fil de Commentaires, la zone de diapositives ou l'aperçu du fichier en cours de discussion.

L'indicateur d'interlocuteur actif vous permet de repérer immédiatement qui s'exprime. Lorsqu'un participant parle, sa vignette affiche un effet visuel d'activité pour que le groupe puisse suivre la conversation sans hésitation. Si quelqu'un indique qu'il parle mais qu'aucun état d'interlocuteur actif n'apparaît, vérifiez si son micro est coupé, contrôlez le périphérique sélectionné et les autorisations du navigateur avant de supposer qu'il s'agit d'une panne de la salle d'appel.

Utiliser les appels avec les commentaires et le chat

Utilisez l'appel pour les conversations directes. Privilégiez le Chat du canvas pour partager des notes secondaires, des liens, des indications de page ou pour poser des questions discrètes pendant la réunion. Utilisez enfin les Commentaires pour conserver une trace écrite et durable des décisions.

Lors d'une revue, la méthode recommandée consiste à :

1. Démarrer l'Appel audio/vidéo.
2. Utiliser la présence en ligne ou la fonction Suivre pour que tout le monde regarde au bon endroit.
3. Échanger de vive voix sur le travail en cours.
4. Ajouter des Commentaires là où des modifications sont nécessaires.
5. Mentionner les responsables sur les éléments de suivi.
6. Ne résoudre les Commentaires qu'une fois le travail finalisé.

Cette approche préserve la dimension humaine de la réunion tout en garantissant que les résultats restent faciles à retrouver.

Appels avec des invités et des collaborateurs externes

Avant de planifier un appel avec une personne externe à votre espace de travail, partagez le canvas et confirmez qu'elle parvient bien à y accéder. Un Invité qui reste bloqué sur l'écran d'accès ne pourra pas participer de manière constructive à un appel basé sur le canvas.

Les réviseurs externes peuvent avoir accès à l'appel sans pour autant disposer d'un accès étendu à l'espace de travail. C'est idéal pour les présentations clients et les ateliers, mais cela signifie également qu'ils ne verront pas l'onglet Membres, les paramètres de projet ou les zones internes de l'espace de travail. Veillez à exclure les discussions internes sensibles des appels sur canvas partagé, à moins que l'Invité ne doive y assister.

Pour les sessions planifiées avec des intervenants externes, envoyez le lien de partage à l'avance et demandez à l'Invité d'effectuer la procédure d'accès avant la réunion. Consultez la page Inviter des Invités et des collaborateurs externes si la session comprend des personnes extérieures à votre espace de travail.

Quand l'appel n'est pas le bon outil

N'ayez pas recours à un appel si le travail exige une relecture écrite approfondie, une approbation asynchrone ou un compte rendu exhaustif. Utilisez plutôt les Commentaires. N'utilisez pas non plus un appel pour contourner un problème d'accès manquant, résolvez d'abord les autorisations de partage. Enfin, ne considérez pas l'appel comme l'unique mise à jour du statut du projet, mettez à jour le projet ou la tâche concernée une fois l'appel terminé.

Si le sujet de discussion porte sur « Qui est responsable de cela ? » ou « Quelle est la date d'échéance ? », la réponse doit figurer dans le projet, la tâche ou les informations du canvas, et non uniquement faire l'objet d'une réponse orale.

Résoudre les problèmes liés aux options d'appel

• Le bouton d'appel est introuvable :

  • Vérifiez l'éligibilité de votre espace de travail et les paramètres de votre forfait.
  • Assurez-vous d'avoir accès au canvas et vérifiez votre statut d'Invité.
  • Contrôlez si des restrictions liées au contexte mobile ou à des accès limités s'appliquent.
  • Vérifiez si l'en-tête du canvas dispose de suffisamment d'espace pour afficher l'option.
  • Note : Les appels audio/vidéo sur canvas ne sont pas pris en charge actuellement sur l'application mobile native. Utilisez plutôt l'application web ou de bureau.

• L'option Rejoindre n'apparaît pas alors que d'autres personnes sont en appel :

  • Actualisez le canvas.
  • Confirmez que vous vous trouvez dans le même espace de travail et sur le même canvas. L'état de la salle dépend du canvas actif, et non du seul titre mentionné.

• Le microphone ou la caméra ne fonctionne pas :

  • Vérifiez les autorisations de votre navigateur.
  • Contrôlez les paramètres de confidentialité de votre système d'exploitation.
  • Vérifiez le périphérique sélectionné et assurez-vous qu'une autre application ne l'utilise pas déjà.
  • Si la caméra pose problème, tentez de vous connecter en mode audio uniquement.

• La vidéo devient instable dans une salle d'appel très fréquentée :

  • Désactivez les caméras pour maintenir la discussion fluide.
  • Si l'audio devient instable à l'approche de la limite des 32 participants actifs, déplacez certains participants vers le chat du canvas, les commentaires ou un appel secondaire plus restreint.

• L'appel fonctionne mais les participants sont perdus sur le canvas :

  • Utilisez la présence en ligne, la fonction Suivre, les noms des pages, les liens vers un Commentaire ou le mode présentation.
  • Note : Les appels résolvent les besoins de communication audio, mais ne gèrent pas l'orientation visuelle sur un canvas encombré.