Utilizzare le chiamate audio/video

Le chiamate audio/video servono per prendere decisioni in tempo reale sul lavoro condiviso

Utilizzate una Chiamata audio/video del canvas quando il gruppo ha la necessità di confrontarsi su un lavoro visivo rimanendo all'interno di ALLO. Le chiamate sono utili per le revisioni dei progetti, le presentazioni ai clienti, i workshop, i passaggi di consegne, le sessioni di supporto e qualsiasi discussione in cui il tono di voce o la rapidità d'azione contano più di un lungo thread di commenti.

Una chiamata non è un registro delle decisioni. Utilizzate la chiamata per raggiungere una decisione, quindi inserite il risultato in un Commento, in un'attività, in una nota o in un aggiornamento visibile del canvas. Chi non ha potuto partecipare alla chiamata deve essere in grado di comprendere cosa sia cambiato senza dover chiedere a ciascun partecipante di ricordare i dettagli della riunione.

Per la disposizione delle opzioni specifica per il canvas, consultate la guida Utilizzare le chiamate audio/video in un canvas.

Inoltre, una chiamata non garantisce l'accesso. Tutti gli utenti devono comunque disporre dei permessi corretti per aprire il canvas. Se un utente Ospite o un collaboratore esterno non riesce ad accedere al canvas, configurate correttamente i permessi di condivisione prima di verificare lo stato del microfono, della videocamera o della stanza.

Disponibilità e permessi

Gli utenti Ospite possono essere autorizzati a partecipare a una chiamata qualora il canvas condiviso e le impostazioni del workspace lo consentano. Non presumete che il ruolo di Ospite escluda la possibilità di effettuare chiamate. Verificate l'effettivo stato di accesso al canvas condiviso.

Avviare o partecipare a una chiamata

Aprite il canvas e utilizzate lo strumento di chiamata nell'intestazione. Quando non vi sono stanze attive, l'opzione comparirà como comando di avvio della chiamata. Quando una stanza è già attiva, l'intestazione mostrerà lo stato di partecipazione con gli indicatori dei partecipanti, in modo da segnalare la presenza di altre persone all'interno.

Dopo aver partecipato, i pulsanti di gestione della chiamata passeranno dallo stato "avvia o partecipa" ai comandi in tempo reale: microfono, videocamera e opzione per abbandonare la chiamata. Ove supportato, le impostazioni del dispositivo sono integrate direttamente con i comandi del partecipante locale, consentendovi di selezionare il microfono o la videocamera desiderati senza dover uscire dal canvas.

Pianificare le dimensioni della stanza

Una chiamata del canvas è una stanza di lavoro operativo, non un webinar. ALLO utilizza Agora per la trasmissione di contenuti multimediali in tempo reale, e la capienza ottimale per una chiamata prevede un massimo di 32 persone che trasmettono l'audio e fino a 17 partecipanti con videocamera attiva contemporaneamente.

Per sessioni di revisione con un pubblico più numeroso, consigliamo di tenere spente le videocamere degli ascoltatori e di utilizzare il canvas stesso come riferimento visivo condiviso. Utilizzate la funzione Commento per le domande che richiedono una registrazione permanente, la Chat del team per le annotazioni secondarie e una seconda chiamata qualora un sottogruppo abbia la necessità di approfondire determinati dettagli.

Se una chiamata molto affollata inizia a presentare problemi di fluidità, con la scomparsa dei riquadri video o degli indicatori vocali, riducete innanzitutto l'uso dei flussi multimediali attivi. È molto probabile che l'inconveniente sia causato dalle dimensioni della chiamata o dal carico del dispositivo e della rete, piuttosto che da un'improvvisa perdita di accesso al canvas da parte del partecipante.

Utilizzare le impostazioni per audio, videocamera e dispositivi

Le chiamate possono essere avviate in modalità prevalentemente audio. L'accesso al microfono rappresenta il requisito fondamentale; l'accesso alla videocamera è opzionale. Questo aspetto è importante poiché il canvas costituisce spesso la superficie visiva condivisa. Potete mantenere il video disattivato e condurre comunque una chiamata efficace.

Silenziate il microfono quando non state parlando. Disattivate la videocamera quando il flusso video distoglie l'attenzione dal canvas, rallenta la sessione o non è strettamente necessario. Qualora sia selezionato un dispositivo errato, aprite le impostazioni del dispositivo e scegliete il microfono o la videocamera corretti.

Se il browser richiede l'autorizzazione, consentite l'accesso al microfono e alla videocamera per ALLO. In caso di rifiuto, anche se i permessi all'interno di ALLO sono configurati correttamente, il browser o il sistema operativo continueranno a bloccare i flussi multimediali.

Se un computer è privo di videocamera, o se non è possibile avviarla, l'utente può comunque partecipare alla chiamata in modalità solo audio, a condizione che l'accesso al microfono funzioni regolarmente. Qualora non funzioni nemmeno l'accesso al microfono, l'utente potrà comunque visualizzare il canvas e utilizzare la funzione Commento o la Chat del canvas fino a quando non saranno stati ripristinati i permessi del dispositivo.

Utilizzare il dock della chiamata in tempo reale

I riquadri dei partecipanti compaiono all'interno di un dock sovrapposto al canvas. Potete trascinare il dock nella posizione che rende più agevole la visualizzazione. Tenetelo vicino all'area di lavoro quando la visualizzazione dei volti o delle reazioni è d'aiuto, oppure spostatelo in un angolo se avete bisogno di maggiore spazio per i contenuti del canvas.

Il dock deve supportare la riunione e non occupare la parte più importante dello spazio di lavoro. Spostatelo quando copre l'Oggetto, i comandi della pagina, il thread dei commenti, l'area delle slide o l'anteprima del file oggetto di discussione.

L'indicatore del parlante attivo vi consente di individuare immediatamente chi sta parlando. Quando un partecipante interviene, il suo riquadro mostra un effetto visivo per consentire al gruppo di seguire la conversazione in modo chiaro. Se un partecipante dichiara di parlare ma non compare l'indicatore di parlante attivo, verificate lo stato del silenziatore, il microfono selezionato e i permessi del browser prima di ipotizzare un malfunzionamento della stanza di chiamata.

Utilizzare le chiamate in combinazione con commenti e chat

Utilizzate la chiamata per la conversazione a voce. Utilizzate la Chat del canvas per note a margine, link, indicazioni sulle pagine e domande formulate in silenzio durante lo svolgimento della chiamata. Utilizzate la funzione Commento per conservare una registrazione duratura delle decisioni.

Durante una sessione di revisione, una modalità di lavoro altamente consigliata prevede di:

1. Avviare la Chiamata audio/video.
2. Utilizzare la presenza online o la funzione Segui per mantenere i partecipanti orientati sul canvas.
3. Discutere del lavoro a voce.
4. Aggiungere dei Commento nei punti in cui sono necessarie modifiche.
5. Menzionare i responsabili per le attività di follow-up.
6. Risolvere i commenti solo dopo che le modifiche necessarie sono state completate.

In questo modo, la riunione manterrà una dimensione umana pur garantendo la tracciabilità delle decisioni prese.

Chiamate con ospiti e collaboratori esterni

Prima di avviare una chiamata con un utente esterno al workspace, condividete il canvas e verificate che riesca ad accedervi. Un utente Ospite bloccato nella schermata di accesso non potrà partecipare in modo significativo a una chiamata basata sul canvas.

I revisori esterni possono avere accesso alle chiamate senza disporre di un accesso esteso al workspace. Questa opzione è utile per le revisioni con i clienti e per i workshop, ma implica che tali utenti potrebbero non visualizzare la sezione Persone, le impostazioni del progetto o le aree interne del workspace. Evitate di affrontare discussioni interne riservate durante le chiamate sul canvas condiviso, a meno che non desideriate che l'utente Ospite ne sia informato.

Per le sessioni pianificate con utenti esterni, inviate il link di condivisione con dovuto anticipo e chiedete all'utente Ospite di completare la procedura di accesso prima dell'inizio della riunione. Per ulteriori dettagli qualora la sessione includa persone esterne all'area di lavoro, consultate la guida Invitare ospiti e collaboratori esterni.

Quando la chiamata non è lo strumento adatto

Evitate di utilizzare una chiamata quando il lavoro richiede una revisione scritta approfondita, un'approvazione asincrona o una tracciabilità precisa del verbale. In questi casi, avvaletevi della funzione Commento. Non ricorrete a una chiamata per aggirare la mancanza di accesso; risolvete prima i problemi di condivisione. Inoltre, la chiamata non deve rappresentare l'unico aggiornamento sullo stato del progetto: aggiornate il progetto o l'attività al termine della riunione.

Se l'argomento in discussione riguarda questioni quali "chi è il responsabile di questo elemento?" o "qual è la scadenza?", la risposta deve essere registrata nel progetto, nell'attività o nelle informazioni del canvas, e non affidata esclusivamente a una spiegazione verbale.

Risoluzione dei problemi relativi alle chiamate

In questa sezione vengono descritti i problemi più comuni che possono verificarsi con le chiamate e le relative soluzioni per ripristinarne il corretto funzionamento.

• Il pulsante di chiamata non è visibile:

  • Configurazione dell'account: Verificate l'idoneità del vostro workspace e le impostazioni del piano tariffario.
  • Permessi: Controllate i permessi di accesso al canvas e lo stato del vostro account Ospite.
  • Limitazioni del dispositivo: Se state utilizzando un'applicazione mobile nativa, le chiamate non sono supportate. Utilizzate la versione web o l'app desktop.
  • Interfaccia: Assicuratevi che l'intestazione del canvas disponga di spazio a sufficienza per mostrare il pulsante.

• Il pulsante per partecipare non è disponibile mentre altri utenti sono già in chiamata:

  • Sincronizzazione: Aggiornate la pagina del canvas nel browser o nell'app desktop.
  • Verifica del canvas: Assicuratevi di trovarvi esattamente nello stesso workspace e sullo stesso canvas attivo. Lo stato della stanza è associato al singolo canvas, non al nome del progetto a voce.

• Il microfono o la videocamera non funzionano:

  • Permessi del browser: Verificate di aver consentito l'accesso ai dispositivi nel browser.
  • Privacy del sistema: Controllate che le impostazioni di privacy del sistema operativo non blocchino ALLO.
  • Dispositivo errato: Assicuratevi di aver selezionato il dispositivo corretto nelle impostazioni di ALLO.
  • Conflitti hardware: Verificate che altre applicazioni aperte sul computer non stiano occupando il microfono o la videocamera.
  • Soluzione temporanea: Se la videocamera non si attiva, provate a partecipare in modalità solo audio.

• Il flusso video o audio diventa instabile in stanze con molti partecipanti:

  • Instabilità video: Chiedete ai partecipanti che non intervengono direttamente di disattivare le proprie videocamere.
  • Instabilità audio (vicino al limite di 32 partecipanti): Spostate una parte delle comunicazioni sulla Chat del canvas o sulla funzione Commento, oppure pianificate una chiamata separata con un sottogruppo di partecipanti.

• La chiamata funziona ma i partecipanti non riescono a orientarsi sul canvas:

  • Strumenti di puntamento: Utilizzate la presenza online o la funzione Segui per coordinare i movimenti.
  • Riferimenti precisi: Utilizzate i nomi delle pagine, i link diretti ai commenti o la modalità presentazione per guidare il gruppo.