Gestire un workshop in una canvas

Un workshop su canvas funziona al meglio quando i partecipanti sanno sempre dove andare, cosa fare e cosa accadrà al loro contributo in seguito. ALLO vi offre tutti gli elementi necessari: modelli, pagine, note adesive, commenti, condivisione, accesso ospiti, presenza in tempo reale, chat, chiamate e presentazione. Il compito del facilitatore è organizzare questi elementi in un ordine che consenta alle persone di concentrarsi sul lavoro piuttosto che sullo strumento.

Utilizzate questa guida per retrospettive, sessioni di pianificazione, mappatura del percorso dell'utente, critiche di design, sintesi della ricerca, lezioni, workshop con i clienti e riunioni decisionali del team.

Ruoli e accesso al workshop

Prima del workshop

Iniziate da un modello quando la sessione ha una struttura nota. Utilizzate una canvas a pagine vuota quando il workshop è personalizzato ma richiede comunque una sequenza. Utilizzate una whiteboard freeform solo quando il workshop è intenzionalmente aperto e non necessita di presentazione, esportazione in PDF o struttura pagina per pagina.

Create le pagine per l'agenda effettiva. Una struttura comune include benvenuto, contesto, attività 1, attività 2, sintesi, decisioni, passaggi successivi e parking lot. Rinominate manualmente le pagine in modo che la barra delle pagine si legga come un'agenda.

Posizionate le istruzioni su ciascuna pagina. Mantenetele abbastanza brevi da poter essere lette mentre le persone stanno ascoltando. Bloccate le istruzioni del facilitatore e le cornici di sfondo in modo che i partecipanti non le spostino accidentalmente.

Caricate file sorgente, immagini, PDF e link prima che le persone si uniscano. Attendete che il caricamento delle anteprime e delle miniature sia completato. Se i file multimediali di grandi dimensioni sono ancora in fase di caricamento all'inizio del workshop, la prima attività consisterà nel guardare insieme un indicatore di caricamento.

Decidete cosa deve essere compresso. Comprimete le pagine di preparazione, le note riservate al facilitatore, le vecchie bozze e i contenuti di backup che non devono apparire nella presentazione.

Configurare gli strumenti per i partecipanti

Utilizzate le note adesive per le risposte. Utilizzate le forme per aree, categories, corsie o blocchi decisionali. Utilizzate le frecce per flussi e relazioni. Utilizzate i fogli di calcolo per matrici, punteggi, tempistiche o confronti strutturati. Utilizzate i commenti per le domande che richiedono una risposta dopo l'attività dal vivo.

Se i partecipanti sono nuovi dello strumento, aggiungete una piccola area di pratica sulla prima pagina di lavoro. Chiedete loro di aggiungere una nota adesiva, spostarla e lasciare una reazione o un commento. Questa pratica richiede due minuti e consente di risparmiare dieci minuti di confusione in seguito.

Condividere la canvas

Condividete la canvas prima della sessione impostando le autorizzazioni corrette. Se i partecipanti devono aggiungere note, concedete l'accesso in modifica. Se devono solo rivedere e discutere, concedete l'accesso in commento. Se sono esterni, utilizzate la collaborazione ospite e testate il flusso di ingresso.

Per una sessione in presenza, utilizzate la condivisione tramite QR code, se disponibile. Per i partecipanti a distanza, inviate il link della canvas, l'eventuale PIN o password, il ruolo previsto e la pagina iniziale.

Evitate di concedere un ampio accesso in modifica a persone che hanno solo la necessità di osservare.

Gestire la sessione dal vivo

Iniziate dalla pagina di benvenuto e assicuratevi che tutti riescano ad aprire la canvas. Utilizzate la presenza dal vivo per confermare che i partecipanti si trovino nel posto giusto. Se le persone si disperdono, utilizzate i link alle pagine, la barra delle pagine o la navigazione in modalità segui per riportarle indietro.

Utilizzate Chiamata o Partecipa se la sessione si svolge all'interno di ALLO. Utilizzate la chat per coordinarvi rapidamente e gestire i tempi. Utilizzate i commenti per domande, obiezioni o decisioni che devono rimanere dopo la riunione.

Quando i partecipanti aggiungono note adesive, impostate per loro un limite di tempo chiaro e un'area precisa in cui posizionarle. Dopo l'inserimento, utilizzate il raggruppamento, la funzione di riordino automatico (Tidy Up), l'allineamento o il clustering manuale per rendere la pagina leggibile. Bloccate i cluster finali se non devono subire modifiche durante l'attività successiva.

Utilizzate i commenti della pagina per le note del facilitatore come "Questa attività richiede un follow-up" o "Salta la prossima volta". Utilizzate i commenti degli elementi per feedback specifici su una nota, un file o una parte di un diagramma.

Presentazione e conclusione

Utilizzate la funzione Presentare una canvas per il resoconto finale se il workshop è una canvas a pagine su desktop. Verificate la barra delle pagine prima di presentare. Comprimete le pagine di bozza che non devono essere mostrate.

Concludete con le decisioni e i passaggi successivi ben visibili sulla canvas. Assegnate i responsabili tramite campi di progetto, sotto-attività o commenti con menzioni. Se la canvas fa parte di un progetto, verificate etichette, proprietario, scadenza e posizionamento della sezione.

Esportate in PDF solo dopo il completamento del caricamento dei file multimediali e quando l'ordine delle pagine è corretto. Se la canvas è una whiteboard freeform, utilizzate un altro metodo di consegna poiché l'esportazione in PDF basata su pagine segue un flusso di lavoro diverso in quel formato.

Dopo le conclusioni del workshop

Pulite la canvas mentre la sessione è ancora fresca nella memoria. Risolvete i commenti a cui è stata data risposta dal vivo. Menzionate i responsabili sugli elementi non risolti. Spostate o copiate la canvas nel progetto corretto. Archiviate le pagine di bozza comprimendole anziché eliminarle, qualora potessero rivelarsi utili in futuro.

Se il formato del workshop ha funzionato bene, ripulite una copia e utilizzate l'opzione Salva come modello se disponete delle autorizzazioni necessarie e il tipo di canvas lo supporta. Rimuovete i nomi dei partecipanti, i commenti privati, i dati dei clienti e le risposte specifiche prima di salvare.

Strutture di workshop

Per una retrospettiva, utilizzate le pagine per check-in, cosa ha funzionato, cosa no, temi emersi, azioni da intraprendere e assegnazione dei responsabili. Le note adesive ospitano gli input; i commenti ospitano le domande di follow-up.

Per una critica di design, utilizzate una pagina per ogni area di progettazione, caricate le immagini sorgente o i PDF, chiedete ai revisori di commentare oggetti specifici e terminate con una pagina decisionale.

Per la sintesi della ricerca, utilizzate una whiteboard freeform per il clustering iniziale se il lavoro è esplorativo, quindi create una canvas a pagine per la presentazione finale.

Per un workshop con un cliente, utilizzate i link ospite, gestite con attenzione i permessi di commento o modifica e nascondete le pagine di preparazione interna prima che il cliente si unisca.

Cosa può andare storto

Se i partecipanti non riescono a modificare, verificate il ruolo di condivisione, l'accesso ospiti, gli oggetti bloccati e se abbiano effettuato l'accesso o siano entrati come previsto.

Se le persone si perdono, migliorate i titoli delle pagine, utilizzate link diretti alle pagine, aprite la panoramica e mantenete la barra delle pagine visibile per i facilitatori.

Se la canvas rallenta, evitate di caricare file di grandi dimension dal vivo, riducete i file multimediali pesanti sulle pagine attive, utilizzate sub-canvas per gli approfondimenti ed evitate di tenere tutti i partecipanti su un'unica pagina ricca di contenuti multimediali.

Se i commenti diventano caotici, risolvete le decisioni dal vivo man mano che procedete e utilizzate i commenti della pagina per le note generali della sessione anziché disperdere feedback generici su oggetti casuali.

Se l'esportazione fallisce dopo il workshop, attendete l'elaborazione dei contenuti multimediali, verificate l'ordine delle pagine e le pagine compresse, quindi utilizzate la guida per Risolvere un'esportazione della canvas non riuscita.